Un buon memo organizza le informazioni da trasmettere sia per la comodità e la facilità di comprensione del lettore sia per raggiungere lo scopo dello scrittore nel modo più efficace.

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Titolo

Apertura

Sommario

Paragrafo/i di discussione

La tua chiusura

Allegati

Intestazione

Il titolo di ogni memo segue lo stesso formato di base:

A:

cc:

FROM:

DATA:

OGGETTO:

Il tuo oggetto dovrebbe essere breve, non più di poche parole, ma esplicito, in modo che non ci sia possibilità di fraintendimento. “Ordinare la pizza” come oggetto, per esempio, potrebbe portare i vostri lettori a pensare che il vostro promemoria fornirà istruzioni sulla procedura corretta per ordinare da asporto nelle tarde notti in ufficio, quando, in realtà, state trasmettendo le lamentele del personale delle pulizie per la salsa di pomodoro sul tappeto e le scatole sparse su tutto il pavimento. Qualcosa come “Pulisci il tuo casino prima di andartene” annuncia il punto principale del memo.

Apertura

Le frasi o i paragrafi iniziali di un memo dicono ai lettori il contesto del problema, l’incarico o il compito suggerito, e lo scopo del memo:

Contesto

Il contesto che descrivi è l’evento, la situazione, o lo sfondo del problema o della questione che stai affrontando. Se ci vuole una frase o un paragrafo dipende dalla complessità della situazione. Per esempio, il contesto può iniziare con:

L’impresa di pulizie si è lamentata che ci vuole troppo tempo per pulire i nostri pavimenti…

Siate chiari e diretti, fornendo solo le informazioni di cui i vostri lettori hanno bisogno.

Task

Il vostro compito o incarico descrive cosa state facendo per risolvere il problema, la questione o la situazione. Se il vostro lettore vi ha chiesto di agire, potreste dire:

Mi avete chiesto di guardare a…

Se volete presentare delle alternative da far considerare agli impiegati, potreste dire:

Dobbiamo considerare delle alternative che soddisfino l’impresa di pulizie senza…

Scopo

La vostra dichiarazione di scopo spiega perché state scrivendo il memo e conduce al resto del testo. Devi essere diretto, ed evitare di cercare di sminuire le informazioni. La tua dichiarazione potrebbe iniziare con:

Questo promemoria descrive la mia comprensione del reclamo dell’impresa di pulizie, propone diversi modi per sistemare queste persone, e le mie raccomandazioni per risolvere il problema.

Se il promemoria sarà così lungo che l’aggiunta di titoli di sezione renderà più facile seguire l’organizzazione delle informazioni, in ogni caso, fatelo.

Quando lo scopo di un promemoria è quello di convincere i vostri lettori che c’è un problema reale, evitate di entrare più in dettaglio di quanto la situazione richiede. Se scoprite che avete difficoltà a descrivere il compito, potreste aver bisogno di riflettere di più prima di scrivere il memo. Se decidi di dividere il tuo memo in segmenti, assicurati che siano i punti più importanti.

Riassunto

Aspetta di aver scritto il corpo principale del tuo memo per scrivere una sezione riassuntiva. Se il tuo memo è di una pagina o meno, un riassunto potrebbe non essere necessario. Se, tuttavia, hai trattato diverse questioni o eventi importanti, o la tua analisi è abbastanza dettagliata, un paragrafo riassuntivo è appropriato.

Se il memo è un breve rapporto su una ricerca che hai fatto su un argomento o per un progetto, questo è un buon posto per riassumere i metodi e le fonti che hai usato finora. Ricorda, però, che questo è un riassunto. Tienilo breve e non ripetere inutilmente informazioni dettagliate.

Paragrafo(i) di discussione

Dopo aver adeguatamente coperto la presentazione di base del tuo argomento, qui è dove esponi tutti i dettagli – fatti, statistiche, ipotesi – che supportano le idee che hai discusso. In questa sezione dimostrate la vostra capacità di pensare in modo creativo e critico presentando le vostre idee.

Iniziate con le informazioni più importanti o più significative, procedendo dai fatti più forti a quelli più deboli (o, se state fornendo un background storico, dalle informazioni più vecchie a quelle più recenti).

Questi paragrafi sono anche il luogo in cui fate le vostre raccomandazioni, riconoscete quelle degli altri e descrivete i problemi futuri che potrebbero verificarsi e come i vostri suggerimenti faranno sì che tali problemi semplicemente non si verifichino.

Spesso aiuta mettere fatti o dettagli importanti in elenchi numerati o puntati, sempre andando dal punto più forte al più debole.

La tua chiusura

Una volta che hai dato ai tuoi lettori tutte le informazioni rilevanti per l’argomento del tuo memo, usa una chiusura cortese che descriva le azioni che vuoi che facciano, e sottolinea come queste azioni andranno a beneficio di tutti. Questa chiusura di un paragrafo potrebbe iniziare con:

Possiamo discutere le mie raccomandazioni in modo più dettagliato al nostro prossimo incontro…

o

Se avete bisogno di ulteriori informazioni, sarò lieto di….

Allegati

Fornite qualsiasi documentazione o informazione aggiuntiva di cui i vostri lettori avranno bisogno per arrivare alla loro propria comprensione dell’evento, della questione o del problema che avete descritto, ed elencate tali allegati alla fine.

Per esempio, se c’è stato uno scambio di lettere riguardanti il vostro argomento, includetene delle copie (se ciò non viola la riservatezza o se contengono informazioni che i vostri lettori devono conoscere). Se hai creato grafici di fatti o statistiche o diagrammi che illustrano relazioni fisiche, allegali. Puoi anche fare riferimento a tali grafici, diagrammi o illustrazioni in punti appropriati del tuo memo.

Non allegare materiali che non riguardano direttamente l’argomento del memo.