Una volta che si scrive l’ultimo paragrafo di una lettera formale, si può pensare di aver finito e si può passare alla correzione di bozze. Ma proprio come ci sono regole su come rivolgersi a qualcuno in una lettera formale, ci sono anche linee guida per come firmare.

Quando si conclude una lettera formale, è importante trasmettere la quantità appropriata di rispetto alla persona che riceve la lettera. Per esempio, useresti una chiusura diversa e più conservativa per un destinatario sconosciuto rispetto a quella che useresti per un socio d’affari che conosci abbastanza bene. La tua chiusura e la tua firma dovrebbero essere professionali come il resto della tua lettera o messaggio di posta elettronica.

Usare una chiusura complimentosa

Una chiusura complimentosa, conosciuta anche come chiusura complimentosa, è il termine inserito prima della tua firma in un messaggio di posta elettronica o una lettera formale.

Anche se può sembrare un po’ antiquato, usare una chiusura di complimenti è ancora considerato importante quando si scrive corrispondenza commerciale formale. Quando si scrive o si invia per e-mail una lettera di presentazione per un lavoro o qualsiasi tipo di lettera d’affari, è appropriato usare una chiusura complimentosa. Assicurati di sceglierne una, però, che sia professionale piuttosto che casuale.

Esempi di chiusura di lettere formali

Le seguenti opzioni sono tutti buoni modi per chiudere una lettera formale:

• Tutti i migliori
• Saluti
• Auguri
• Meglio
• I miei migliori
• Ricordi
• Rispettosamente
• Rispettosamente vostro
• Sinceramente vostro
• Sinceramente vostro
• Grazie
• Vostro rispetto
• Vostro sinceramente
• Vostro veramente
• Cordialmente
• Cordialmente vostro
• Con apprezzamento
• Con gratitudine
• Con rispetto
• Con sincero apprezzamento
• Con sincero ringraziamento

Come scegliere la migliore chiusura complementare

Tutte le opzioni elencate sopra sono appropriate per essere usate nella corrispondenza commerciale.

Per esempio, limitate le opzioni che sono una qualche forma di ringraziamento (come “Con riconoscenza” e “Con gratitudine”) ai casi in cui state richiedendo un favore o esprimendo apprezzamento.

Potete pensare a “Cordiali saluti”, “Sinceramente”, “Cordialmente”, e le variazioni su queste chiusure come il piccolo abito nero delle chiusure di complimenti. Non puoi sbagliare scegliendo una di queste opzioni – sono sempre appropriate.

Tieni a mente che se stai scrivendo a qualcuno nelle forze armate, è consuetudine nell’esercito usare la chiusura complimentosa, “Molto rispettosamente” o la sua abbreviazione, “V/R.”

Evita di essere troppo casual

Non stai scrivendo un’email con un amico o inviando una nota di ringraziamento a un parente. Non usare segni casuali come “Love”, “Cheers”, “Later”, “Ciao” o “Always”. Queste opzioni non corrispondono alla formalità della tua lettera. Mantenete il tono professionale della vostra corrispondenza, dal saluto al contenuto fino alla firma.

Come formattare la chiusura e includere la vostra firma

Ricordatevi sempre di far seguire la chiusura da una virgola, come negli esempi seguenti. Il tuo nome digitato andrà dopo la chiusura gratuita. Se stai inviando una lettera cartacea, lascia quattro righe di spazio tra la chiusura e il tuo nome digitato. Quando stampi la lettera, questo ti darà un sacco di spazio in cui firmare il tuo nome in inchiostro blu o nero tra la chiusura omaggio e il tuo nome digitato.

Puoi scrivere il tuo titolo sotto il tuo nome, così come il tuo telefono e indirizzo email. Nelle e-mail, puoi includere una sezione di firma e-mail con le informazioni di contatto.

Esempi di firma per lettere ed e-mail

Altre linee guida per scrivere una lettera formale

Se non sei ancora sicuro di cosa dovrebbe essere incluso (o meno) in una lettera di lavoro formale, tieni a mente questi suggerimenti chiave:

• Formatta la tua lettera d’affari per renderla più leggibile: Lascia margini di 1 pollice e uno spazio doppio tra i paragrafi. Scegli un carattere standard, come Times New Roman o Arial, e una dimensione del carattere di 12.
• Sii conciso: Evita grandi blocchi di testo e scrivi in frasi e paragrafi brevi e semplici.
• Rivedi esempi di lettere commerciali: Controlla alcuni esempi di lettere commerciali prima di comporre la tua lettera e poi assicurati di personalizzare il tuo messaggio.
• Correggi la tua lettera prima di inviarla: Dopo aver finito di scrivere una lettera, naturalmente, correggila sempre per gli errori di ortografia, grammatica e punteggiatura. Per fare una buona impressione, la tua lettera deve essere costruita in modo impeccabile.