IRS Forms 1099 match income and Social Security numbers. La maggior parte delle persone presta attenzione a queste forme al momento delle tasse, ma avvocati e clienti dovrebbero prestare attenzione a loro il resto dell’anno pure. Non riuscire a segnalare un modulo 1099 è garantito per darvi un avviso fiscale dell’IRS per pagare. Questi piccoli moduli sono una fonte importante di informazioni per l’IRS. Copie vanno alle autorità fiscali statali, che sono utili nella raccolta delle entrate fiscali statali.
Gli avvocati ricevono e inviano più moduli 1099 della maggior parte delle persone, in parte a causa delle leggi fiscali che li individuano. Gli avvocati sono buoni soggetti di audit perché spesso gestiscono i fondi dei clienti. Tendono anche ad avere un reddito significativo. L’IRS ha un forte interesse nel trattamento fiscale degli insediamenti di controversie, sentenze e spese legali. Gli avvocati sono individuati per i moduli extra 1099. Il codice fiscale richiede alle aziende che effettuano pagamenti agli avvocati di segnalare i pagamenti all’IRS su un modulo 1099.
Ogni persona impegnata in affari e che effettua un pagamento di $600 o più per servizi deve segnalarlo su un modulo 1099. La regola è cumulativa, quindi mentre un pagamento di 500 dollari non farebbe scattare la regola, due pagamenti di 500 dollari a un singolo beneficiario durante l’anno richiedono un modulo 1099 per tutti i 1.000 dollari. Gli avvocati devono emettere i moduli 1099 per i testimoni esperti, i consulenti della giuria, gli investigatori, e anche i co-consulenti quando i servizi vengono eseguiti e il pagamento è di 600 dollari o più.
Una notevole eccezione alla normale regola dei 600 dollari sono i pagamenti alle società. I pagamenti fatti a una società per i servizi sono generalmente esenti; tuttavia, un’eccezione si applica ai pagamenti per i servizi legali. In altre parole, la regola che i pagamenti agli avvocati devono essere oggetto di un modulo 1099 batte la regola che i pagamenti alle società non devono esserlo. Così, qualsiasi pagamento per servizi di $ 600 o più a un avvocato o studio legale deve essere oggetto di un modulo 1099, e non importa se lo studio legale è una società, LLC, LLP, o partnership generale, né importa quanto grande o piccolo lo studio legale può essere. Un avvocato o uno studio legale che paga un compenso a un co-consulente o un compenso di rinvio a un avvocato deve emettere un modulo 1099 indipendentemente da come l’avvocato o lo studio legale è organizzato. Inoltre, qualsiasi cliente che paga uno studio legale più di $ 600 in un anno come parte del business del cliente deve emettere un modulo 1099. I moduli 1099 sono generalmente emessi nel gennaio dell’anno successivo al pagamento. In generale, devono essere spediti al contribuente e all’IRS entro l’ultimo giorno di gennaio.
Assegnare i moduli 1099 ai clienti
Una questione di reporting fiscale che confonde gli studi legali è se emettere i moduli 1099 ai clienti. La pratica varia considerevolmente, e molte aziende emettono i moduli di routine; tuttavia, la maggior parte dei pagamenti ai clienti non richiedono effettivamente i moduli. Naturalmente, molti avvocati ricevono fondi che passano ai loro clienti. Ciò significa che gli studi legali spesso staccano assegni ai clienti per una parte dei proventi della liquidazione. Anche così, raramente c’è un obbligo di modulo 1099 per tali pagamenti. La maggior parte degli avvocati che ricevono un assegno di liquidazione congiunta per risolvere una causa del cliente non sono considerati pagatori. In realtà, il convenuto insediamento è considerato il pagatore, non lo studio legale. Pertanto, il convenuto ha generalmente l’obbligo di emettere i moduli 1099, non l’avvocato.
Esempio 1: L’avvocato Larry guadagna un compenso contingente aiutando la cliente Cathy a fare causa alla sua banca. L’assegno di liquidazione è pagabile congiuntamente a Larry e Cathy. Se la banca non conosce la divisione Larry/Cathy, deve emettere due moduli 1099 sia a Larry che a Cathy, ciascuno per l’intero importo. Quando Larry taglia a Cathy un assegno per la sua parte, non ha bisogno di emettere un modulo.
Esempio 2: Consideriamo gli stessi fatti dell’Esempio 1, ma supponiamo che Larry dica alla banca di emettere due assegni, uno a Larry per il 40 per cento, e l’altro a Cathy per il 60 per cento. Anche qui, Larry non ha alcun obbligo di emettere un modulo perché Cathy viene pagata dalla banca. La banca emetterà a Larry un modulo 1099 per il suo 40 per cento. Emetterà Cathy un modulo 1099 per il 100 per cento, compreso il pagamento a Larry, anche se la banca ha pagato direttamente Larry. Cathy deve trovare un modo per dedurre le spese legali.
Pagamenti per lesioni fisiche
Un’importante eccezione alle regole per i moduli 1099 si applica ai pagamenti per lesioni fisiche personali o malattie fisiche. Pensate alle liquidazioni legali per incidenti d’auto e lesioni da caduta. Dato che tali pagamenti per danni compensativi sono generalmente esenti da tasse per la persona ferita, non è richiesto alcun modulo 1099.
Esempio 1: Hal Hurt è coinvolto in un incidente d’auto e riceve un risarcimento di 1 milione di dollari. La Defendant Motors emette un assegno congiunto a Hal e al suo avvocato Sue Suits. Il convenuto non è tenuto ad emettere un modulo 1099 a Hal. Defendant deve comunque emettere un modulo 1099 a Sue per l’intero milione di dollari.
Esempio 2: Stessi fatti, ma supponiamo che Sue chieda un assegno di 600.000 dollari per Hal (senza un modulo 1099) e un assegno di 400.000 dollari per lei (con un modulo 1099 per Sue per 400.000 dollari). L’imputato Motors può acconsentire a questa richiesta.
Altri pagamenti ai clienti
Che dire del rimborso delle spese legali di uno studio legale ai clienti? Questi pagamenti devono essere riportati sul modulo 1099 rilasciato al cliente? Se il rimborso è di denaro detenuto nel conto fiduciario dell’avvocato, nessun modulo 1099 è richiesto; tuttavia, se lo studio legale è stato precedentemente pagato e sta rimborsando un importo dal reddito dello studio legale, un modulo 1099 è necessario.
Esempio: Big Law LLP rappresenta Joe Inventor e tiene 50.000 dollari di fondi di Joe nel suo conto fiduciario. A causa di una controversia sulla qualità dei servizi di Big Law, accetta di rimborsare $30.000 del deposito di Joe. Non è richiesto alcun modulo 1099 perché questo era il denaro di Joe. Big Law accetta anche di rimborsare 60.000 dollari dei soldi che Joe ha pagato per le tasse negli ultimi tre anni. Big Law deve emettere un modulo 1099 per il pagamento di 60.000 dollari.
L’area principale in cui un avvocato deve emettere un modulo 1099 a un cliente è quella in cui l’avvocato svolge funzioni significative di supervisione e gestione. I regolamenti fiscali non sono terribilmente chiari esattamente quali sono queste funzioni di gestione e supervisione in molti casi, ma il semplice fatto di essere un avvocato del ricorrente e di gestire il denaro dell’insediamento non è sufficiente.
Che cosa succede se l’avvocato è oltre a ricevere semplicemente il denaro e dividere le quote dell’avvocato e del cliente? Secondo i regolamenti dell’IRS, se gli avvocati assumono un ruolo troppo grande ed esercitano la gestione e la supervisione del denaro dei clienti, diventano “pagatori” e come tali devono emettere il modulo 1099 quando erogano i fondi.
Assegni congiunti
I regolamenti IRS contengono ampie disposizioni che regolano gli assegni congiunti e come il modulo 1099 deve essere emesso in tali casi. La maggior parte di queste regole significa che gli avvocati riceveranno il modulo 1099 quando i loro nomi sono sugli assegni di liquidazione.
Esempio 1: Dastardly Defendant risolve una causa ed emette un assegno congiunto al cliente Clyde e all’avvocato Alice. Dastardly normalmente deve emettere un modulo 1099 a Clyde per l’intero importo e un modulo 1099 anche ad Alice per l’intero importo. Questa realtà può indurre Alice a preferire assegni separati, uno per i fondi del cliente e uno per pagare direttamente l’avvocato. In questo modo, Alice può ricevere un modulo 1099 solo per i suoi onorari, non anche per i soldi del suo cliente.
Esempio 2: Questa volta l’imputato Dastardly emette un assegno per il 60 per cento della liquidazione al cliente Clyde e il 40 per cento all’avvocato Alice. Dastardly emette un modulo 1099 a Clyde per il 100 per cento, e un modulo 1099 ad Alice per il 40 per cento. In modo che Clyde non paghi le tasse sulle tasse pagate ad Alice per le quali ha ricevuto un modulo 1099, cercherà di dedurre il 40 per cento sulla sua dichiarazione dei redditi. A partire dal 2018, però, le deduzioni per le spese legali sono ora molto più limitate che in passato. C’è ancora una deduzione sopra la linea per le spese legali nei casi di occupazione, diritti civili e whistleblower, ma oltre questo, molte spese legali non possono più essere dedotte.
Cercando di aiutare i loro clienti a evitare di ricevere i moduli 1099, alcuni avvocati querelanti chiedono al convenuto un assegno pagabile al “Jones Law Firm Trust Account”. Molti imputati sono disposti ad emettere un singolo modulo 1099 solo allo studio legale Jones in questa situazione. Tecnicamente, però, i regolamenti del Tesoro impongono di trattare questo assegno del Jones Law Firm Trust Account come un assegno congiunto pagabile all’avvocato e al cliente. Ciò significa che sono necessari due Moduli 1099, ciascuno per l’intero importo.
Chiamate di giudizio e sanzioni
I requisiti per emettere i Moduli 1099 esistono da decenni nel codice fiscale e nella legge statale parallela. Tuttavia, questi requisiti sono diventati più rigorosi negli ultimi anni. Anche l’applicazione delle sanzioni è diventata più dura. Sempre più rapporti sono ora richiesti, e gli avvocati e gli studi legali affrontano non solo le regole di base, ma le regole speciali che riguardano gli onorari legali.
Gli avvocati non sono sempre tenuti ad emettere i moduli 1099, specialmente ai clienti. Tuttavia, è improbabile che l’IRS critichi qualcuno per l’emissione di più di questi piccoli moduli onnipresenti. Infatti, dal punto di vista dell’IRS, più moduli 1099 sono meglio è. Forse per questa ragione, sta diventando comune per gli studi legali emettere i moduli 1099 ai clienti anche quando non sono strettamente necessari. Gli imputati di solito hanno questa reazione istintiva, come pure in caso di dubbio emettere i moduli. A volte, però, sia gli avvocati che gli imputati esagerano ed emettono i moduli quando non dovrebbero proprio farlo.
La maggior parte delle sanzioni per mancanze non intenzionali sono modeste, fino a 270 dollari per modulo. Questa sanzione per la mancata archiviazione dei moduli 1099 è rivolta principalmente ai fallimenti su larga scala, come quando una banca non riesce ad emettere migliaia di moduli ai titolari dei conti; tuttavia, gli studi legali dovrebbero stare attenti anche a queste regole.
La distribuzione dei proventi di un’azione collettiva, per esempio, può innescare emissioni su larga scala di moduli 1099. Oltre alla sanzione di 270 dollari per errore, l’IRS può anche cercare di negare una deduzione per la voce che avrebbe dovuto essere riportata su un modulo 1099. Ciò significa che se non si emette un modulo per una tassa di consulenza di 100.000 dollari, l’IRS potrebbe sostenere che non è deducibile. Di solito è possibile sconfiggere questo tipo di sanzione draconiana, ma la gravità della minaccia la rende ancora potente.
Un pericolo tecnico spesso citato (ma generalmente non un rischio serio) è la sanzione per violazioni intenzionali. Un contribuente che sa che un modulo 1099 deve essere emesso e tuttavia ignora quest’obbligo sta chiedendo guai. L’IRS può imporre una sanzione pari al 10 per cento dell’importo del pagamento.
Esempio: Larry Lawyer fa un pagamento di 400.000 dollari a un co-consulente, ma Larry non riesce a emettere un modulo 1099 richiesto anche se il suo CPA gli ha detto che era richiesto. Oltre ad altri rimedi, l’IRS può imporre una sanzione di 40.000 dollari.
Anche se una sanzione del 10 per cento è alta, non ho mai visto personalmente questa sanzione imposta. Infatti, mi chiedo quanto sia probabile che venga proposta, a meno che il contribuente non abbia un memorandum schiacciante nel suo file che consegna all’IRS, chiarendo che sapeva dell’obbligo del modulo 1099 e l’ha ignorato.
IRS Form W-9
Dato che i moduli 1099 richiedono numeri di identificazione del contribuente, agli avvocati viene comunemente chiesto di fornire ai pagatori i propri numeri di identificazione del contribuente e quelli dei loro clienti. Di solito queste richieste arrivano sul modulo IRS W-9. Se a un avvocato viene richiesto di fornire un numero di identificazione del contribuente e non riesce a fornirlo a una parte pagante, lui o lei è soggetto a una sanzione di 50 dollari per ogni mancata fornitura di tali informazioni.
I pagamenti da effettuare all’avvocato possono anche essere soggetti a ritenuta d’acconto. Come questione pratica, alcuni imputati possono rifiutarsi di pagare il denaro senza i numeri di identificazione del contribuente richiesti, o cercheranno di pagare il denaro attraverso un tribunale. Di solito non vale la pena litigare per i moduli W-9. Se avete negoziato un linguaggio nell’accordo che chiarisce quali moduli 1099 saranno (o non saranno) emessi, di solito non c’è motivo di litigare per fornire i moduli W-9.
Conclusione
Ricevere i moduli 1099 non è particolarmente divertente, ma almeno è un promemoria per segnalare il pagamento sulla vostra dichiarazione dei redditi. Anche molti emittenti di Forms 1099 possono non amare particolarmente il modulo. Gli avvocati devono prestare particolare attenzione a queste regole, e non solo quando stanno risolvendo casi o chiudendo accordi immobiliari. Più di molte altre imprese e professionisti, gli avvocati sono comunemente l’invio e la ricezione di moduli 1099. Anche i clienti si preoccupano molto di queste regole, specialmente se ricevono per posta un grosso, grasso modulo 1099 che non si aspettavano.
Robert W. Wood è un avvocato fiscale con www.WoodLLP.com e l’autore di numerosi libri fiscali tra cui Taxation of Damage Awards & Settlement Payments (www.TaxInstitute.com). Questa discussione non è intesa come consulenza legale.