Se hai ricevuto una lettera dall’IRS che fa riferimento alla determinazione SS-8 che un lavoratore è un dipendente, questo potrebbe significare che hai sbagliato a classificare quel lavoratore come un appaltatore indipendente. La lettera dell’IRS vi raccomanderà di modificare le vostre dichiarazioni fiscali. Ciò che questo significa è che dovete delle tasse arretrate per l’imposta sull’occupazione con le ritenute che avreste dovuto fare per quel lavoratore e/o per il gruppo di lavoratori che sono in posizioni simili. Potreste essere soggetti a tasse arretrate e sanzioni. 
Cos’è un modulo IRS SS-8?
Tutti possono presentare un modulo SS-8. Un datore di lavoro o un lavoratore può presentare un modulo SS-8 (Determinazione dello status di lavoratore dipendente ai fini delle imposte federali sul lavoro e della ritenuta dell’imposta sul reddito) per ottenere una determinazione dall’IRS se un lavoratore è un appaltatore indipendente o meno. La lettera dell’IRS e il modulo SS-8 non sono un audit. È un’indagine federale sul rapporto di appaltatore indipendente o dipendente dell’individuo identificato nella lettera. La maggior parte delle aziende teme che si tratti di un audit a livello aziendale. Non lo è. Il programma SS-8 emette lettere di determinazione ai datori di lavoro e ai lavoratori sulla corretta classificazione di un lavoratore ai fini delle tasse federali sull’occupazione e della ritenuta dell’imposta sul reddito. Un tecnico SS-8 applica la legge ai fatti e alle circostanze presentate con il modulo SS-8, Determinazione dello stato del lavoratore ai fini delle imposte federali sul lavoro e della ritenuta dell’imposta sul reddito, per determinare se il lavoratore sta svolgendo servizi come dipendente o imprenditore indipendente. Le lettere di determinazione sono vincolanti per l’IRS sulla base dei fatti presentati. Una volta che una lettera di determinazione è emessa, può essere modificata o revocata per vari motivi
Pratiche migliori quando un’azienda riceve un modulo SS-8.
La pratica migliore è quella di esaminare il rapporto dell’azienda con il lavoratore identificato dall’IRS nella lettera e il modulo SS-8. Un’azienda dovrebbe rispondere al modulo SS-8. Se un’azienda non risponde, allora l’IRS farà la sua determinazione sullo stato di dipendente-appaltatore indipendente basato solo sulle informazioni fornite dal lavoratore. Le aziende che ignorano il processo SS-8 rischiano che l’IRS ignori informazioni e documenti importanti che potrebbero influenzare il risultato della sua determinazione. Dopo tutto, non ci si può aspettare che l’IRS conosca e capisca la vostra relazione con un lavoratore a meno che non gli diciate e mostriate i documenti che possono influenzare la determinazione dell’appaltatore indipendente.
Perché i datori di lavoro dovrebbero prestare attenzione al processo del modulo SS-8
I datori di lavoro dovrebbero prestare attenzione al processo SS-8 ed essere preparati a rispondere in modo tempestivo. Non è una semplice questione di compilare un modulo. Ci sono considerazioni di diritto del lavoro e documentazioni che dovrebbero essere valutate da un avvocato del lavoro. Non rispondere o dire le cose sbagliate può risultare in una determinazione errata dell’IRS.
Questo di solito viene fatto attraverso una lettera 5367. La lettera dirà:
“Caro contribuente,
Abbiamo ricevuto una richiesta dal lavoratore sopra nominato per determinare il corretto status fiscale per i servizi che lui o lei ha eseguito per te nel 2018 – 2018 .
In questi tipi di casi, di solito diamo a ciascuna parte interessata l’opportunità di presentare una dichiarazione dei fatti, poiché la nostra decisione influenzerà lo status fiscale del lavoro di tutte le parti coinvolte. Compilare il modulo SS-8 allegato, Determinazione o/stato di lavoratore/o ai fini delle imposte federali sul lavoro e della ritenuta dell’imposta sul reddito. Un modulo da compilare è disponibile anche online su www.irs.gov/formspubs. Se vuoi inviare altra documentazione, non inviare la copia originale. Qualunque cosa lei fornisca diventa parte del file del caso IRS e non le verrà restituito.”
Questo significa che c’è un caso SS-8 aperto. La lettera farà riferimento al vostro numero di caso. Lei ha il diritto e l’incoraggiamento di rispondere alla lettera. L’IRS di solito elabora le informazioni che riceve nel processo SS-8 e poi notifica il datore di lavoro attraverso una lettera di determinazione.
IRS SS-8 Determinazione
L’IRS di solito notifica al datore di lavoro la sua determinazione attraverso una lettera 4991-A. La lettera informa il datore di lavoro che deve pagare le tasse federali sul reddito e la sua quota di tasse FICA (Federal Insurance Contributions Act) (sicurezza sociale e tasse Medicare). La lettera dell’IRS di solito afferma quanto segue:
“Questa determinazione è vincolante per il Servizio, assumendo che non ci siano cambiamenti nei fatti o nella legge che formano la base della sentenza. Se prendete una posizione contraria o ignorate la decisione, potreste essere sottoposti ad un audit. Se non ha presentato le dichiarazioni dei redditi per l’occupazione, potrebbe essere necessario farlo. Se avete presentato le dichiarazioni dei redditi di lavoro, potrebbe essere necessario modificarle.
I datori di lavoro generalmente devono trattenere l’imposta sul reddito e la tassa Federal Insurance Contributions Act (FICA) (cioè la sicurezza sociale e la tassa Medicare) dai salari pagati ai loro dipendenti e pagare queste tasse al governo. I datori di lavoro devono anche pagare la quota datoriale dell’imposta FICA e l’imposta Federal Unemployment Tax Act (FUTA) sui salari. Per fare qualsiasi aggiustamento necessario per pagare queste tasse sui salari passati ai tuoi dipendenti, incluso l’uso di tariffe speciali, fai riferimento alla Pubblicazione 15, (Circolare E) Guida alle tasse del datore di lavoro e alla Pubblicazione 15-A, Guida alle tasse supplementari del datore di lavoro. È possibile ottenere queste pubblicazioni chiamando 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) o visitandoci online all’indirizzo www.irs.gov/formspubs.”
Il pacchetto di determinazione può contenere sia una Lettera 4991, Lettera 4991-A / Modulo 14430, e una Analisi di determinazione SS-8 che stabilisce i fattori specifici utilizzati per determinare che il lavoratore era un dipendente.
Appaltatore indipendente e il Test dei 20 fattori dell’IRS
L’IRS ha sviluppato il Test dei 20 fattori mostrato sotto per aiutare i datori di lavoro a valutare se un lavoratore è un dipendente o un imprenditore indipendente. Nessun fattore del test è più indicativo dello stato di dipendente di un altro. Se c’è un alto numero di segni “sì”, allora molto probabilmente indica la presenza di un rapporto di lavoro, un alto numero di segni “no” può o non può indicare un rapporto di appaltatore. Pertanto, è meglio per i datori di lavoro sbagliare sul lato della cautela e perseguire una sentenza dell’IRS in caso di dubbio.
L’IRS utilizza ciò che è considerato “regole di diritto comune” per determinare se un lavoratore è un imprenditore indipendente. Mentre si può pensare che questo significa che si può usare il senso comune per determinare se un lavoratore è un dipendente o un appaltatore indipendente, ci si sbaglia. La determinazione è una combinazione di considerazioni fattuali e precedenti legali. Dovreste ricorrere all’aiuto di un avvocato del lavoro che ha familiarità con le sentenze dei tribunali su questo argomento. I fattori di common law a cui fa riferimento l’IRS prendono in considerazione il controllo del comportamento, il controllo finanziario, e le relazioni delle parti.
L’IRS ha sviluppato linee guida per aiutare il datore di lavoro a classificare correttamente i loro rapporti di lavoro. Ci sono diverse pubblicazioni che affrontano chi sono dipendenti e chi sono appaltatori indipendenti. L’IRS segue il test della common law per determinare se un individuo è un dipendente ai fini dell’imposta federale sul lavoro. Secondo il test della common law un rapporto datore di lavoro-impiegato esiste se la persona per la quale i servizi sono eseguiti ha il diritto di controllare e dirigere un lavoratore nei risultati, nei dettagli specifici e nei mezzi con i quali i risultati sono compiuti.