In qualsiasi azienda, il know-how delle attivita’ quotidiane della tua azienda e’ cio’ che mantiene la tua attivita’ in funzione.

Piu’ importante – di solito e’ cio’ che ti fa distinguere dai tuoi concorrenti.

Quindi, assicurarsi che questa competenza e informazione sia mantenuta all’interno della tua azienda e’ molto importante.

Può sembrare semplice e normale galateo aziendale, ma si vuole assicurarsi che il nostro business sia al sicuro da qualsiasi potenziale violazione della riservatezza.

Questo articolo parlerà della riservatezza sul posto di lavoro – perché è importante, e cosa si può fare per mantenerla.

Perché la riservatezza è importante?

La riservatezza sul posto di lavoro si riferisce a qualsiasi informazione riservata che si incontra nel corso del business.

Ci sono tre tipi principali –

1. le informazioni personali dei clienti
2. le informazioni dei dipendenti che i manager raccolgono, e
3. le “informazioni proprietarie”

Questo articolo si concentrerà sul terzo di questi – le informazioni proprietarie, che altrimenti si possono chiamare semplicemente “informazioni commerciali” o “segreti commerciali”.

Le informazioni aziendali possono includere qualsiasi cosa, dai documenti aziendali ai dettagli dei processi aziendali, dati finanziari, elenco di clienti, il codice software del vostro prodotto e la strategia di marketing.

Normalmente, questo tipo di informazioni non è disponibile al pubblico, e sicuramente non ai vostri concorrenti.

Perché?

Nel clima altamente competitivo di oggi, queste informazioni riservate sono ciò che potrebbe darti un vantaggio sui tuoi concorrenti – quindi vuoi tenerle al sicuro!

Esempi di violazione della riservatezza sul posto di lavoro

Per aiutarti a capire l’importanza di mantenere la riservatezza sul posto di lavoro, sarebbe bene esplorare i diversi modi in cui essa può essere violata.

Iniziamo con alcuni esempi.

Se il tuo ex dipendente se ne va a lavorare per un concorrente e condivide la tua lista di clienti, questo potrebbe potenzialmente lasciare il tuo business a secco.

Oppure, immaginate che un appaltatore crei un codice software per il vostro nuovo prodotto, ma poi usi lo stesso identico codice software quando ha un contratto con un’altra azienda.

Quindi questo significherebbe che avete un prodotto identico ad un’altra azienda.

Questa è l’ultima cosa che vuoi che accada alla tua azienda, e quindi ci sono alcune cose che puoi fare per evitarlo.

Mantenere la riservatezza sul posto di lavoro

Ci sono passi legali e non legali che puoi prendere per assicurarti che le informazioni riservate siano protette dentro e fuori dal tuo posto di lavoro.

Lo avete messo per iscritto?

Clausole di riservatezza

È sempre un buon inizio per rendere chiaro il vostro approccio alle informazioni confidenziali fin dall’inizio quando portate a bordo nuovi dipendenti, appaltatori, fornitori di servizi, fornitori o clienti.

Si dovrebbe iniziare con un contratto legalmente vincolante, ma è sempre una buona idea includere una “clausola di riservatezza”.

Questo è un primo passo importante: salvaguardare le tue informazioni aziendali dal furto da parte di chiunque entri in contatto con la tua azienda.

Accordi di non divulgazione/accordi di riservatezza

Le informazioni riservate possono a volte farsi strada fuori dal posto di lavoro – quindi vuoi essere sicuro di essere protetto anche da questo.

Anche se non sei formalmente impegnato con qualcuno come dipendente o appaltatore, potresti comunque condividere informazioni aziendali attraverso discussioni commerciali.

Per esempio, un investitore potrebbe essere interessato alla tua azienda.

Questo potrebbe comportare una serie di discussioni in cui potresti rivelare un sacco di informazioni commerciali riservate per far sembrare buona la tua azienda – dai tuoi dati finanziari alla clientela e alla strategia di vendita.

Se questo è il caso, è sempre una buona idea avere un Non Disclosure Agreement (NDA), o un Accordo di Riservatezza, per assicurarsi che l’investitore non usi o condivida quelle informazioni riservate altrove.

Non sei sicuro di come funzionano? IP Australia ti dà un rapido run-down qui.

IP Assignment Deeds

Questo è un tipo di documento legale che trasferisce completamente la proprietà di qualsiasi proprietà intellettuale (IP) creata da una persona ad un’altra persona.

IP è la chiave per il successo di molte imprese – e fare in modo che la tua IP sia protetta fa anche in modo che il tuo business sia protetto (abbiamo scritto di IP qui!).

Nel business, avere questo contratto legale farà in modo che qualsiasi dipendente, azionista o appaltatore che acceda o contribuisca a qualsiasi proprietà intellettuale realizzata nel corso della vostra attività, assegnerà quindi quel diritto IP di nuovo a voi.

Per esempio, se assumete un appaltatore per aiutarvi a creare il logo della vostra azienda, volete essere sicuri che quel logo appartenga alla vostra azienda.

In caso contrario, quell’appaltatore avrà tutto il diritto di rivendere e distribuire quel logo ad altre aziende.

Con un IP Assignment Deed, quell’appaltatore assegnerà tutti i diritti del logo alla vostra azienda, così che solo voi e la vostra azienda avrete il diritto esclusivo di utilizzarlo.

Se non sei sicuro di cosa significhi proteggere la proprietà intellettuale per la tua azienda, puoi leggere la nostra guida.

Politiche di riservatezza

Infine, potresti anche prendere in considerazione una politica sul posto di lavoro.

Quando gestisci un posto di lavoro, è importante assicurarsi che tutti i tuoi lavoratori capiscano i loro ruoli, responsabilità e obblighi.

Politiche sul posto di lavoro ben scritte garantiscono che le tue linee guida siano coerenti e pratiche.

Questa è una buona occasione per includere regole sulla riservatezza sul posto di lavoro, che ricorderanno costantemente ai vostri lavoratori che li prendete molto sul serio.

Hai delle pratiche d’ufficio per proteggere le tue informazioni riservate?

Sebbene sia fantastico avere politiche e contratti di riservatezza, ci sono anche passi non legali che puoi prendere.

Nel mondo di oggi, la tecnologia ha reso più facile l’accesso a tutti i tipi di informazioni sensibili e riservate all’interno di un business.

Vuoi assicurarti che stai usando una piattaforma di archiviazione sicura che proibisce l’accesso esterno o potenziali minacce alla sicurezza.

Inoltre, ci sono molti nuovi strumenti che ti permettono di limitare l’accesso e i permessi a certe informazioni e documenti all’interno della tua azienda.

Questo aiuta a restringere chi può vedere le informazioni sensibili e riservate, e promuove anche una cultura di riservatezza sul posto di lavoro.

Per esempio, è possibile limitare tutti i conti e i dati finanziari della vostra azienda alle persone specifiche che lavorano direttamente con queste informazioni.

Questo evita che altri lavoratori si imbattano accidentalmente (o intenzionalmente) in queste informazioni sensibili, il che può invitare a pregiudizi, discriminazioni e critiche.

Passi successivi

Quindi, abbiamo parlato del perché è importante mantenere la riservatezza sul posto di lavoro.

Da dove si parte?

Come primo passo, è una buona idea cercare l’aiuto di un avvocato per assicurarsi che tutti i vostri contratti includano clausole di riservatezza.

Poi, è bene iniziare a pensare agli atti di cessione della proprietà intellettuale, agli NDA e alle politiche di riservatezza.

Vuoi essere sicuro di farlo bene, perché queste clausole di riservatezza possono essere complicate, e a volte la loro formulazione può lasciare qualche lacuna.

Inoltre, ci potrebbero essere requisiti legali specifici per gli accordi di riservatezza.

Ogni stato in Australia ha le proprie leggi relative alla privacy sul posto di lavoro e alla sorveglianza (maggiori dettagli in fondo a questa pagina).

Così volete assicurarvi di cercare l’aiuto di un avvocato per redigere i vostri contratti e prestare particolare attenzione alle disposizioni di riservatezza che vi darebbero la pace della mente.

Se volete aiuto per raddrizzare i vostri contratti per proteggere le vostre informazioni riservate, o volete una consultazione sulle vostre opzioni per andare avanti, siamo qui per aiutarvi!

Puoi raggiungerci al 1800 730 617 o [email protected].

Regie Anne Gardoce

Regie è un avvocato di Sprintlaw, con una laurea in legge alla UNSW. Regie ha una precedente esperienza di lavoro in studi legali e startup tecnologiche, e ha riunito queste passioni nel suo lavoro in Sprintlaw.

Tomoyuki Hachigo

Tomo è il co-fondatore di Sprintlaw e un avvocato commerciale con una vasta esperienza legale. Prima di fondare Sprintlaw, è stato un avvocato M&A in uno studio legale di alto livello che assiste aziende di tutte le dimensioni, dalle grandi aziende alle startup.