Clubforce sta pubblicando una serie di articoli sui ruoli che i volontari di club possono svolgere nei loro club sportivi locali, esaminando prima i ruoli dei dirigenti di club e poi gli allenatori e altri ruoli di volontariato. Se sei nuovo al ruolo di volontario nel tuo club o se stai pensando di contribuire al tuo club come volontario, questa serie potrebbe rivelarsi utile per valutare quale ruolo ti si addice meglio.

Il presidente del club

Il presidente

Segretario

Tesoriere del club

Registro del club

Cos’è il tesoriere del club?

Il tesoriere del club è responsabile della gestione del flusso di denaro nel club e dell’assegnazione e registrazione di come quel denaro viene speso per il funzionamento del club. Si tratta di un ruolo vitale in un club, in quanto il tesoriere lavora per garantire che il club sia in grado di far fronte alle spese quotidiane e per far emergere la necessità di aumentare la raccolta di fondi del club quando le entrate sono insufficienti. Il tesoriere lavora anche in collaborazione con il presidente nella pianificazione dello sviluppo del club, ad esempio creando bilanci annuali, stimando i fondi necessari per un progetto di capitale come un nuovo campo o la clubhouse e proiettando i soci e le entrate per gli anni futuri per contribuire a una pianificazione prudente del futuro del club.

Quali sono i tratti tipici di un tesoriere di club?

Come ogni posizione con la responsabilità di maneggiare denaro, il tesoriere deve essere trasparente e onesto nei suoi rapporti con il club. Una buona tenuta dei registri è essenziale e mentre un background in finanza o contabilità non è imperativo per questo ruolo, è preferibile avere qualcuno che abbia esperienza nella gestione dei conti. Questo ruolo è spesso ricoperto da proprietari di piccole imprese, contabili e altri professionisti che gestiscono denaro nei loro ruoli professionali (ad esempio, funzionari di banca).

Quali sono i compiti del tesoriere del club?

Il tesoriere di club tipicamente gestisce le finanze del club, riferisce sui risultati finanziari del club e guida la raccolta di fondi per assicurare che il club abbia i fondi necessari per avere successo.

Il tesoriere è responsabile di quanto segue:

• Creare e mantenere il bilancio annuale del club

Prima dell’assemblea generale del club, il tesoriere esamina i risultati finanziari dell’anno precedente (o di più anni) e prepara un bilancio per l’anno successivo. Questo può essere un compito che richiede molto tempo senza una registrazione consolidata delle entrate e delle uscite del club – ma sempre più tesorieri di club entrano in questo ruolo di volontariato con molti anni di esperienza nei servizi finanziari e hanno gli strumenti e i processi per svolgere questo ruolo in modo efficiente.

• Lavorare con altri dirigenti di club per generare e raccogliere fondi

La raccolta di fondi è un’attività senza fine per i club sportivi e i tesorieri incoraggiano sempre nuovi sforzi di raccolta fondi per aumentare la posizione finanziaria del club. Questo può assumere molte forme, tra cui lavorare con:

• • Con il cancelliere per la raccolta dei pagamenti delle quote associative
  • Raccolta di fondi come il lotto del club e altre attività ad hoc
  • Gli ufficiali dei bambini o gli organizzatori del campo per le quote del campo
  • Gli organizzatori di eventi per la vendita dei biglietti

• Assicurando un registro accurato e aggiornatoI tesorieri del club hanno la responsabilità di mantenere una registrazione storica accurata delle transazioni che coprono le entrate come i pagamenti dei soci, entrate da raccolta fondi, entrate da sponsorizzazione e pagamenti a conti bancari, conti NGB e terze parti.
  • Pagamenti a terzi

  I club sportivi hanno molte spese diverse durante l’anno e fatture da pagare. In genere, un club sportivo medio trasferisce fondi al proprio organo direttivo nazionale per l’affiliazione e il tesseramento e potrebbe avere un’assicurazione significativa, utenze (ad esempio, elettricità/gas), fornitori di bar e spese di manutenzione. Altri costi potrebbero includere l’emissione di rimborsi ai membri del club per pagamenti in eccesso, il pagamento di fornitori di kit, fisioterapia e fatture mediche e affitto.

  • Preparare ed emettere fatture

  I club raccolgono denaro da una varietà di fonti e il tesoriere emette fatture e riconcilia i pagamenti per sponsorizzazioni, affitto di terreni del club ad altri gruppi sportivi, affitto di strutture astro-turf e/o affitto della clubhouse per eventi sociali. A seconda del club, ci potrebbero essere anche altre opportunità per aumentare le entrate – per esempio fatturando ai personal trainer l’uso delle strutture del club / palestre ecc.

  • Gestisce il conto bancario del club

  Il tesoriere del club è responsabile della gestione dei conti bancari del club. Ciò comporta la raccolta di fondi in entrata da tutte le attività del club, compresi i pagamenti dei soci, la sponsorizzazione e la raccolta di fondi, il deposito dei fondi sul conto bancario del club tramite trasferimento elettronico (o di persona) e la riconciliazione dei registri bancari con le attività che generano denaro.

  • Sollecita i pagamenti agli allenatori

  Il tesoriere ha la supervisione finanziaria di un club e sa quando i soci non sono stati pagati. Questo è di solito comunicato al socio tramite l’allenatore e può richiedere diverse settimane prima che tutti i soci ricevano la comunicazione in questo modo ad hoc.

  • Richiedere l’approvazione del comitato del club per le spese importanti

  I diversi club avranno politiche diverse quando si tratta di spendere soldi, ma il tesoriere di un club dovrebbe in genere ottenere la firma del presidente o del segretario o di entrambi per autorizzare i pagamenti dal conto bancario del club e le spese significative potrebbero dover essere ratificate da una riunione del consiglio o anche dall’assemblea generale del club.

  • Preparazione dei rendiconti finanziari prima dell’assemblea generale annuale

  I club sportivi moderni hanno una quantità considerevole di entrate e uscite finanziarie durante l’anno e questa attività viene riportata all’assemblea generale del club. Un tesoriere deve dettagliare un rapporto che includa le entrate e le uscite e le attività/passività (locali, macchinari, debiti, prestiti ecc.) del club, il che richiede una revisione dettagliata delle entrate da tutte le fonti e una registrazione dettagliata di quali fondi del club sono stati spesi durante l’anno e per cosa sono stati spesi. Molti tesorieri usano fogli di calcolo Excel o qualche tipo di software di contabilità per tenere un registro delle finanze del club.

  • Rapportare i risultati finanziari del club all’assemblea generale del club

  Una volta terminata la preparazione, il rapporto del tesoriere sarà all’ordine del giorno dell’assemblea generale del club e i bilanci e i registri finanziari saranno rivisti dai soci e sarà concordato un nuovo bilancio per l’anno successivo.

  La continuità è una sfida per tutti i ruoli di volontariato del club, ma è particolarmente importante nel ruolo di tesoriere. Quando un tesoriere lascia il comitato all’AGM per essere sostituito da un tesoriere entrante, il passaggio di consegne di tutti i registri finanziari e dei conti bancari è importante. Avere un registro centralizzato delle finanze rende questa transizione più facile e un registro completo può essere facilmente assunto dal tesoriere entrante.

  Come Clubforce può facilitare il ruolo di tesoriere di club…

  Il modulo Contabilità di Clubforce semplifica il trasferimento di fondi al conto corrente del club o della NGB; la rendicontazione finanziaria e il confronto pluriennale; l’emissione di sconti e/o rimborsi ai soci. Il sistema Clubforce mantiene anche un registro completo di tutte le transazioni finanziarie e delle spese di servizio e rilascia ai soci ricevute automatiche con identificatori unici per ogni acquisto effettuato. Il socio ha anche accesso al proprio account – quindi non ha bisogno di consultare il tesoriere del club per controllare il proprio stato di pagamento.

  Il sistema Clubforce permette anche agli sponsor di fare pubblicità sulle ricevute del club e i tesorieri possono creare, emettere e monitorare le fatture per qualsiasi cosa dal pannello di amministrazione.

  Clubforce riduce anche la probabilità che le cose si perdano nella comunicazione tra tesorieri, registratori e allenatori per quanto riguarda lo stato dei pagamenti in quanto tutte queste informazioni sono disponibili ai diversi ruoli con un semplice clic su app o desktop.

  Per maggiori informazioni su come Clubforce può aiutare il tesoriere del tuo club chiamaci oggi stesso al numero +353-91+506048 o compila il modulo sottostante e uno del nostro team si metterà in contatto per organizzare una demo.