フォーマルレターの最後の段落を書いたら、もう終わりで校正に移ってもいいような気がするかもしれませんね。 しかし、正式な手紙の中で相手にどのように話しかけるかというルールがあるように、署名の仕方にもガイドラインがあります。

正式な手紙を終えるとき、手紙を受け取る相手に適切な量の敬意を伝えることが重要です。 たとえば、未知の相手には、よく知っている仕事仲間とは異なる、より保守的な褒め言葉を使った結び方をします。

Complimentary Closeの使用

Complimentary Closeは、Complimentary Closeとも呼ばれ、電子メールメッセージや正式な手紙の署名の前に挿入される用語です。

多少古臭く感じるかもしれませんが、正式なビジネス文書を書く際には、complementary closingを使うことは今でも重要であると考えられています。 仕事のためのカバーレターやあらゆるタイプのビジネスレターを書いたり、電子メールで送ったりするときは、complimentary close を使用することが適切です。 ただし、カジュアルなものではなく、プロフェッショナルなものを選ぶようにしましょう。

フォーマルレターの結びの例

次のオプションはすべて、フォーマルレターの結びとしてよい方法です。

• All the best
• Best regards
• Best wishes
• Best

My best

• Regards
• Respectfully
• Respectfully yours
• Sincerely
• Sincerely yours
• Thank you
• Yours respectfully
• Yours sincerely
• Yours truly
• Cordially
• Cordially yours
• With appreciation
• With gratitude
• With respect
• With sincere appreciation

How to Choose Best Complimentary Close

上記に示した選択肢はすべてビジネス文書で使用するのにふさわしいものである。

たとえば、「感謝を込めて」「感謝を込めて」など、何らかの形でお礼を述べるものは、頼みごとや感謝の意を表すときに限定しましょう。

「Best regards」、「Sincerely」、「Cordially」、およびこれらのバリエーションは、褒め言葉のクローズのリトルブラックドレスと考えることができます。

軍隊の誰かに手紙を書く場合、軍隊では「Very Respectfully」またはその省略形である「V/R」という褒め言葉を使うのが通例であることを覚えておいてください。 “Love”、”Cheers”、”Later”、”Ciao”、”Always “などのカジュアルなサインオフは使わないでください。 これらのオプションは、手紙のフォーマルさにマッチしません。

How to Format the Closing and Include Your Signature

以下の例のように、常にコンマで区切ることを忘れないようにしましょう。 タイプされたあなたの名前は、褒め言葉のクロージングの後に入ります。 ハードコピーで送る場合は、クロージングとタイプされた名前の間に4行のスペースを空けてください。

名前の下に自分の肩書き、電話や電子メールアドレスも書くことができます。 メールでは、連絡先を記載したメール署名欄を設けることができます。

手紙やメールの署名例

More Guidelines for Writing Formal Letter

もし、正式なビジネスレターに何を記載すべきか（または記載しないべきか）まだわからない場合は、以下のキーポイントを心に留めておくと良いでしょう。

• 読みやすいようにビジネスレターの書式を整える。 1インチの余白をとり、段落の間はダブルスペースにする。 このようなタイムズニューローマンやArialなどの標準的なフォント、および12.のフォントサイズを選択します。
• 簡潔である。 テキストの大きなブロックを避け、短い、シンプルな文と段落で書く。
• レビューサンプルビジネスレター。
• ビジネスレターのサンプルを確認する：手紙を作成する前にいくつかのビジネスレターの例をチェックアウトし、あなたのmessage.
• Proofread Your Letter Before Sendingをカスタマイズするようにしてください。 手紙を書き終えたら、もちろんスペルや文法、句読点に間違いがないか、必ず校正をしましょう。 良い印象を与えるためには、手紙は完璧に構成されている必要があります。

送信する前に、あなたのコミュニケーションが洗練されているかどうかを確認することが重要です。