優れたメモは、読者の利便性と理解の容易さのために、また書き手の目的を最も効果的に達成するために、伝えるべき情報を整理するものです。

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見出し

冒頭

要約

ディスカッション・パラグラフ（複数）

締めくくり

添付ファイル

見出し

あらゆるメモの見出しは同じ基本形式に従っています：

TO.TA.TA.TA.TA.

メモの見出しは、次のとおりです。

cc:

FROM:

DATE:

SUBJECT:

SUBJECT:

件名は簡潔に、数語以内で、しかし誤解のないように明示する必要があります。 例えば、「ピザを注文する」という件名では、読者は、あなたのメモが、深夜にオフィスで持ち帰りを注文する際の正しい手順について説明していると思うかもしれませんが、実際には、カーペットについたトマトソースや床に散乱した箱についての清掃スタッフからの苦情を伝えているのです。

Opening

The opening sentences or paragraphs of a memo tells reader the context of the issue, the suggested assignment or task, and the purpose of the memo:

Context

The context you describe is the event, situation, or background of the problem or issue you are addressed.これは、あなたが取り組んでいる問題の背景を説明するものです。 一文で済ませるか、一段落で済ませるかは、状況の複雑さによって決まります。 たとえば、コンテキストは次のように始まります：

The cleaning company has complaining that it takes too long to clean our floors…

Be clear and direct, providing only as much information as your readers need.

Task

The task or assignment statements described what you are doing to solve the problems, issue, or situation.The task or assignment statement is describishes that you are doing the problem, issues or situation.

You asked me to look at…

従業員に検討するための代替案を提示したい場合、次のように言うかもしれません：

We need to consider alternatives that will satisfy the cleaning company without…

目的

目的の記述は、なぜそのメモを書いているのか、残りの部分につながることを説明します。 直接的な表現が必要で、情報を軽んじるような表現は避けましょう。

このメモは、クリーニング会社の苦情に対する私の理解、これらの人々を収容するいくつかの方法の提案、および問題を解決するための私自身の推奨事項を記述します。

メモが長くなり、セクション見出しを追加すると情報の構成を追いやすくなる場合は、ぜひ追加してください。 もし、タスクを説明するのが難しいことがわかったら、メモを書く前にもっと考える必要があるかもしれません。

Summary

Summaryセクションを書くには、メモのメインボディを書き終えるまで待つことです。 メモが1ページ以下であれば、サマリーは必要ないかもしれません。

メモが、ある問題について、あるいはプロジェクトのために行ったリサーチに関する短いレポートである場合、これまでに使用した手法やソースを要約する良い場所となります。 しかし、これは要約であることを忘れないでください。

Discussion paragraph(s)

あなたのトピックの基本的なプレゼンテーションを十分にカバーした後、ここでは、あなたが議論したアイデアをサポートするすべての詳細-事実、統計、仮説-をレイアウトするところです。 このセクションでは、あなたのアイデアを提示することによって、創造的かつ批判的に考えるあなたの能力を実証する。

最も重要または最も重要な情報から始まり、あなたの最も強い事実から弱い事実へと進む（または、歴史的背景を提供している場合は、古い情報から新しい情報へ）

これらのパラグラフは、あなたの提案を行い、他の人の提案を認め、発生するかもしれない将来の問題とあなたの提案が単にそのような問題が発生しないようにする方法を説明する場でもある。

重要な事実や詳細を番号付きリストや箇条書きにし、やはり最も強い点から弱い点へ向かうとよいでしょう。

Your closing

読者にあなたのメモの主題に関連するすべての情報を与えたら、あなたが彼らに取って欲しい行動を記述し、それらの行動がどのように皆の利益になるかを指摘する丁寧な結びを使用する。 この1段落の結びは、次のように始めるとよいでしょう。

We can discuss my recommendations in more detail at our next meeting…

or

Should you need more information, I’ll be glad to…

Attachments

The reader will provide whatever documentation or additional information to come to 彼ら自身の理解、問題、イベント、あなたが述べた問題などを最後に記載することで、あなたの読者が必要になるでしょう。

たとえば、あなたのテーマについて手紙のやり取りがあった場合、そのコピーを添付します（そうすることで機密保持に違反しない場合、または読者が知る必要のある情報を含んでいる場合）。 事実や統計のグラフ、物理的な関係を示す図などを作成した場合は、それらを添付する。 メモの適切な箇所でそのようなグラフや図、イラストを参照することもできます。

メモの主題に直接関係しない資料は添付しないこと

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