Downtime is een zeldzaam iets op de meeste werkplekken – maar er is een goede kans dat je af en toe een langzame dag zult ervaren. (Als je dit op je werk leest, heb je er vandaag misschien een.)

“Deze rustige perioden kunnen spelveranderingen zijn als je ze gebruikt om te controleren of je strategisch je werkdoelstellingen haalt, of, nog belangrijker, op schema ligt voor je carrièredoelen op de langere termijn. En het nieuwe jaar is de perfecte gelegenheid om deze tijd bewust te reserveren,” zegt Lynn Taylor, een nationale werkplekdeskundige en auteur van Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job.

“Het lijdt geen twijfel dat werknemers meer op hun bordje hebben dan ooit tevoren,” voegt Mark Strong toe, een levens-, carrière- en executive coach gevestigd in New York. “We hebben echter allemaal dagen dat onze werkdruk afneemt of dat we minder zin hebben om echt werk af te krijgen. En het is belangrijk om langzame dagen op een meer strategische manier te gebruiken, omdat ze niet zo vaak komen.”

Teri Hockett, de chief executive van What’s For Work?, een carrièresite voor vrouwen, is het daarmee eens. Ze zegt dat langzame dagen tegenwoordig zeldzaam zijn op de werkvloer – ze zijn zeker niet uitgestorven. “De meeste bedrijfstakken kennen periodes van natuurlijke stilstand, waardoor de dagen trager verlopen dan normaal. Er is altijd een kans om op adem te komen; de truc is om goed gebruik te maken van de tijd.”

Helaas weten werknemers meestal niet hoe ze hun tijd kunnen maximaliseren op langzame werkdagen “omdat deze zeldzame intervallen ongeveer net zo vreemd zijn als je baas die zegt: ‘Je hebt de laatste tijd zulk goed werk geleverd, ik denk dat je het gewoon een dag moet noemen en naar huis moet gaan,'” zegt Taylor. “Maar als je verstandig bent, staan op je to-do lijst projecten voor de langere termijn; back burner, standaard opdrachten voor tragere tijden. Of u gebruikt de tijd om na te denken over uw algehele rol en of u uw grotere doelstellingen bereikt.”

Strong zegt dat het vrij gebruikelijk is voor werknemers om langzamere dagen te gebruiken om in de “lage versnelling” te schakelen en taken te voltooien, zoals het schoonmaken van hun bureau, het afmaken van persoonlijke taken, of het socialiseren met collega’s. “Dat is geweldig,” zegt hij. “Maar een deel van de tragere dagen kan en moet worden gewijd aan minder voor de hand liggende ‘hoge versnelling’-taken, wat een gebied is dat enige verlichting verdient.”

“Het meeste wat ik zie en hoor, is dat een vertraging veel werknemers op het internet brengt”, zegt Cynthia Kyriazis, voorzitter van Productivity Partners, Inc. “Niet per se om e-mail of werkgerelateerd onderzoek te doen, maar om spelletjes te spelen, nieuwe sites en concepten te verkennen, en misschien om online te winkelen.”

Anderen zullen langere lunchpauzes nemen, het kantoor eerder verlaten, of persoonlijke correspondentie inhalen – en dit zijn niet per se slechte keuzes, afhankelijk van uw omstandigheden, voegt Taylor eraan toe. “Tijd nemen om dingen te doen die niets met het werk te maken hebben, kan nodig zijn voor je mentale gezondheid,” zegt ze. “Studies op de werkplek hebben aangetoond dat pauzes nodig zijn om de geest te verfrissen en je productiviteit op het werk ten goede komen. Als je wekenlang doorwerkt zonder pauze, zul je daar de gevolgen van ondervinden.”

In deze tijd is het een geschenk om aan persoonlijke en werkgerelateerde prioriteiten te kunnen werken zonder alle druk en chaos die een drukke dag vaak met zich meebrengt, zegt Kyriazis. Dus je zult van tevoren voorbereid willen zijn om deze tijd te laten tellen.

Hier zijn 14 dingen die je zou moeten doen op een langzame dag op het werk:

Get georganiseerd. Tijd besteden aan het zoeken naar misplaatste informatie zaps focus en energie en verhoogt stress, zegt Kyriazis. “Omdat rommel symptomatisch is voor vertraagde besluitvorming, kan een langzame dag een geweldig moment zijn om enkele beslissingen te nemen en het papier- en informatiemonster onder controle te krijgen. Het helpt je bureau en je geest op te ruimen.”

Nu is ook je kans om voor die e-mails te komen die je inbox overspoelen, voegt Hockett eraan toe. “Gebruik deze tijd om je inbox op te ruimen door een klassieke managementbenadering te volgen die bekend staat als ‘Do it – Dump it – Delegate it.’ Je zult je goed voelen nadat je ervoor hebt gezorgd dat de dingen in orde zijn, en zult waarschijnlijk op een positieve manier opvallen binnen je organisatie.”

Volg prestaties bij. De meesten van ons hebben geen tijd om een inventarisatie te maken van onze prestaties – maar een rustige dag op het werk biedt de perfecte gelegenheid om dit te doen. “Dit is om zoveel redenen van cruciaal belang,” zegt Strong. “Natuurlijk maakt het tussentijdse en eindejaarsgesprekken veel gemakkelijker om voor te bereiden. Maar nog belangrijker is dat deze lijst van onschatbare waarde is wanneer er in je bedrijf een functie vrijkomt die je wilt of wanneer er een promotie beschikbaar komt. Wees er altijd klaar voor.”

Plan. Vijf minuten plannen scheelt 30 minuten doen, zegt Kyriazis. “Besteed tijd aan het plannen van hoe je volgende dag of week eruit zal zien, en vooral aan het plannen van wat te doen met de volgende langzame dag of tijd die om de hoek komt kijken. Het ergste wat je kunt doen is de tijd krijgen en geen ideeën hebben over hoe het te besteden.”

Netwerken. Netwerken met anderen in uw vakgebied houdt u op de hoogte van trends in de industrie en helpt u zichtbaar te blijven in uw kring van professionals in de industrie, zegt Taylor. “Of u nu van plan bent om uw huidige baan nog jaren te behouden of niet, een solide reputatie in uw vakgebied wordt versterkt door uw grotere zichtbaarheid. Misschien heb je het contact met voormalige collega’s verloren en is het tijd om eens bij hen langs te gaan. U kunt misschien wat kneepjes van het vak oppikken, nieuwe verkopers, of zelfs aanwijzingen voor nieuwe aanwervingen. Het is altijd slim om je contacten levend te houden.”

In beeld: 14 Dingen om te doen op een trage dag op het werk

Build rapport met uw team. Maak van de gelegenheid gebruik om te gaan lunchen met een collega of zelfs je baas, indien mogelijk, zegt Taylor. In het normale tempo van het bedrijfsleven is het moeilijk om in een sociale omgeving de tijd te nemen om het grotere plaatje te bespreken; de missie van het bedrijf en de afdeling; of gewoon om een sterkere band met teamleden op te bouwen. “Het voegt een gemeenschapsgevoel toe van samen iets opbouwen: een van de grootste redenen waarom mensen voldoening vinden in het werk.”

Hockett is het daarmee eens. “Neem de telefoon op, stuur een instant message, of beter nog, loop rond en ga de interactie aan met collega’s. Vraag hen hoe het gaat, en maak er een punt van om meer te luisteren dan te praten. Dit zal waardevolle inzichten opleveren vanuit een persoonlijk en zakelijk aspect, terwijl het een geweldige exposure voor jou persoonlijk oplevert.”

Strong suggereert ook om de tijd te gebruiken om anderen te erkennen. “Besteed wat tijd aan het waarderen van de mensen om je heen. Schrijf met de hand wat briefjes waarin je mensen bedankt voor een geweldig 2013 of waarin je de gretigheid benadrukt om in 2014 samen te werken.”

Evalueer je doelen en intenties. Zowel professionele als persoonlijke intenties voor de komende maanden of het komende jaar zijn van cruciaal belang voor groei en voorspoed, zegt Hockett. “Maak je intenties zichtbaar zodat je ze elke dag kunt zien en deel ze vrijelijk met anderen.” Intenties verschillen van doelen in die zin dat ze je de flexibiliteit geven voor succes, legt ze uit. “Een doel zou bijvoorbeeld zijn: ‘Vergroot mijn netwerk met 15%’ en een voornemen zou zijn: ‘Ik ben van plan om meer kwaliteitstijd te besteden aan het groeien en onderhouden van mijn persoonlijke en professionele relaties.'” Beide zijn echter belangrijk – dus neem de tijd om je huidige doelen en intenties te evalueren, en overweeg om een aantal nieuwe te stellen.

Droom. “Besteed een uur om na te denken over hoe je zou willen dat dingen waren, nieuwe productideeën, hoe werk zou kunnen zijn zonder barrières,” zegt Strong. “Niemand van ons doet dit genoeg en langzame dagen geven de hersenen de ruimte om het goed te doen.”

Hockett zegt dat dagdromen effectief kan zijn op een langzame dag “omdat het de geest opwindt en mogelijkheden biedt om de dingen te visualiseren die je op het werk wilt bereiken.” Als u bijvoorbeeld dagdroomt over een nieuwe rol of positie binnen uw bedrijf, zullen uw hersenen u helpen een plan te ontwikkelen over hoe u daar het beste kunt komen.

Evalueer uw tijdsbesteding. Een rustige dag is een geweldige gelegenheid om te analyseren hoe u uw dagen doorbrengt, en of u slim werkt. “Beschouw uzelf als uw eigen adviseur voor tijdbeheer en onderzoek de vergaderingen en resultaten van de afgelopen maand”, stelt Taylor voor. “Maak op een document wat je denkt dat je algemene dagelijkse workflow is, en begin dan aanpassingen te maken voor meer efficiëntie. Het kan een grote wake-up call zijn als je je realiseert dat je veel te veel tijd besteedt aan de telefoon met een bepaalde klant of collega; de eerste twee uur van de dag e-mails afhandelt; geen prioriteit geeft aan je e-mails; te lang doet over het afhandelen van bedrijfsrapportages; technologische hulpmiddelen niet gebruikt voor transactionele activiteiten; of niet genoeg delegeert, bijvoorbeeld.” Als u soms het gevoel hebt dat u verdrinkt in taken, is dit een ideaal moment om een aantal echte veranderingen door te voeren.

Leer. Gebruik deze tijd om je eigen professionele kennis uit te breiden, zegt Hockett. “Haal tijdschriftartikelen in die u hebt opgestapeld, boeken die stof hebben verzameld, of digitale activiteiten zoals webinars, blogs of interactie met collega’s op forums.”

Als u soms het gevoel hebt dat uw ogen glazig worden wanneer uw collega’s praten over de nieuwste widget, of u snel van onderwerp verandert nadat u een te vaak over die nieuwste trend hebt gehoord – is het misschien tijd om een aantal belangrijke sites te bookmarken die u op de hoogte houden, zegt Taylor. “Blader door de beste online bedrijfs-, vak- en blogpublicaties en -sites in uw branche, want kennis is macht. Uw baas, collega’s en klanten zullen artikelen en links van belang die u stuurt altijd waarderen, wat uw carrière verder ten goede komt.”

Ga wat bewegen. Ga buiten wandelen of neem extra tijd in de sportschool. “Doe iets dat je wakker en in beweging krijgt,” zegt Kyriazis. “Pak een vriend als dat nodig is – maar het leegmaken van de geest en het geven van rust is waar we op uit zijn.”

Verbeteren van een proces. Als we 100 mijl per uur rennen, is het moeilijk om door de bomen het bos te zien, zegt Strong. “Gebruik de langzame tijden om een bepaald proces of systeem dat je vrij vaak gebruikt te evalueren en zoek naar mogelijkheden om efficiëntie of een betere manier van werken te creëren.”

Vrijwilliger. Overweeg om je tijd als vrijwilliger in te zetten om een andere collega of afdeling te helpen, zegt Hockett. “Dit kan helpen degenen die niet hebben een trage dag, en ook een kans voor u om nieuwe vaardigheden te verwerven, hetzij strategisch gerelateerd aan uw eigen carrière vooruitgang, of voor de lol.”

Check in met je baas. “Nadat je de kans hebt gehad om op adem te komen op een rustige dag, nadenkend over je projecten en doelen, heb je de perfecte gelegenheid om je baas te bereiken,” zegt Taylor. “Je projecten en het grote geheel zijn top of mind; wat is een beter moment om je baas een persoonlijke, mondelinge of schriftelijke update te geven van de prestaties die je onlangs hebt geleverd (het is duidelijk dat je er een paar hebt, want je hebt een pauze verdiend) – en om je volgende stappen te beschrijven?” Werknemers vergeten vaak om goed nieuws en hun toekomstige richting aan de baas door te geven; te vaak wordt de tijd besteed aan het blussen van brandjes. Welke manager houdt er niet van goed nieuws en geruststellende woorden te ontvangen? Dit versterkt je capaciteiten voor grotere en betere dingen in de toekomst.

Haal in of kom vooruit. “Dit omvat deadline-gedreven werk, segmenten van grotere projecten die vooruit moeten blijven gaan, en persoonlijke taken,” zegt Kyriazis.

Als je persoonlijke taken hebt uitgesteld die alleen tijdens de werkweek kunnen worden afgehandeld, zou nu het beste moment zijn om ze af te handelen, op voorwaarde dat je jezelf hebt ingedekt, zegt Taylor.

“Dit is ook de tijd om af te breken bij de projecten die je voor een regenachtige dag hebt achtergelaten,” voegt ze eraan toe. “Moet uw to-do-lijst spreekwoordelijk worden afgestoft? Zijn er nieuwe, meer bedrijfskritische projecten? Moet je opnieuw prioriteiten stellen en je herziene lijst door je manager laten lopen?”

Rustige tijd stelt je in staat om een deuk te maken in langer lopende, back burner projecten. Soms zullen deze schijnbaar minder prioritaire opdrachten plotseling op de voorgrond treden. Je zult later blij zijn dat je er een voorsprong op hebt. “Het moeilijkste is om er de eerste 10 minuten in te duiken; daarna ben je waarschijnlijk goed op dreef,” zegt ze.

Slow days zijn in de meeste werkomgevingen zeldzaam, concludeert Hockett. Daarom is het belangrijk om er het beste van te maken en deze dagen te beschouwen als een kans om je te concentreren op je eigen interesses en proactief te zijn, in plaats van te reageren op de behoeften van anderen. “Gebruik deze tijd goed, en je zult in staat zijn om je carrière vooruit te helpen, professionele kennis op te doen en je meer op de top van de dingen te voelen.”

In beeld: 14 Things To Do On A Slow Day At Work