Je kunt jezelf geen professional noemen als je nog steeds dat oude gratis e-mailadres gebruikt. Je weet wel, het adres dat eindigt op @gmail.com, yahoo.com, of nog verder terug in de tijd, hotmail.com. Natuurlijk kun je dit gebruiken, maar het is een trefzekere manier om onprofessioneel over te komen bij je potentiële klanten. Of u nu op zoek bent naar een professioneel imago voor het verzenden van cv’s, het weergeven op uw blog, of voor uw bedrijf en het personeel, een professioneel e-mailadres is een must-have.

Alleen volledige namen gebruiken

De meest gebruikelijke indeling van een e-mailadres is om de naam van de eigenaar van het e-mailadres te gebruiken. Dit kan alleen de voornaam zijn, alleen de achternaam, of zowel de voor- als de achternaam.

Enkelse voornaam

Een e-mailadres met alleen de voornaam als voorbeeld

Het e-mailadres met alleen de voornaam is een goed formaat voor bloggers en solopreneurs. Het komt vriendelijker over dan alleen de achternaam en is ook beter te onthouden. Het is echter geen goede keuze als u een groeiend bedrijf hebt, omdat u waarschijnlijk werknemers met dezelfde naam zult krijgen.

Last Name Only

Last name only e-mail voorbeeld

Het formaat van het last name only e-mail adres is een goede keuze voor kleine bedrijven die een professionelere indruk willen maken. Dit zou bijvoorbeeld ideaal kunnen zijn voor een klein advocatenkantoor met slechts een handvol personeelsleden. Net als de indeling met alleen de voornaam is dit geen goede keuze voor groeiende bedrijven, omdat u dan waarschijnlijk personeel krijgt met dezelfde achternaam.

Voornaam &achternaam

E-mailvoorbeeld met voor- en achternaam

De e-mail met voor- en achternaam is heel herkenbaar, maar kan ook lang worden. Als je bijvoorbeeld Elizabeth Thompson heet, is je e-mailadres behoorlijk lang. En hoe langer het is, hoe groter de kans dat mensen het per ongeluk verkeerd spellen.

Voorletters combineren met namen

Een van de beste – en dus meest voorkomende – professionele e-mailformaten voor bedrijven is het gebruik van een combinatie van namen en voorletters. In tegenstelling tot het gebruik van volledige namen, helpt het combineren van initialen met de voor- of achternaam van een gebruiker om de kans te verkleinen dat meerdere mensen met dezelfde e-mail binnen een bedrijf werken.

Initialen van voornaam &achternaam

Voorletter en achternaam e-mailvoorbeeld

De eerste manier om dit op te maken is door de eerste initiaal van een gebruiker als eerste te zetten. Of er een punt tussen moet staan, hangt af van persoonlijke voorkeur, maar het kan verstandig zijn er een te gebruiken omdat sommige achternamen met een initiaal kunnen versmelten tot een nieuw woord, wat er vreemd uit kan zien. Overigens zullen de meeste e-maildiensten de naam, met of zonder punt, hetzelfde behandelen, wat betekent dat als iemand het vergeet, u nog steeds hun e-mail ontvangt.

Lachternaam &Eerste initiaal van voornaam: [email protected] of [email protected]

Voorbeeld e-mail met achternaam en eerste initiaal

Net als bij het vorige idee voor een professioneel e-mailadres, kunt u ook de achternaam gebruiken met de eerste initiaal erachter. Dit is beter voor grote organisaties die gebruikers bij hun achternaam beheren, in tegenstelling tot voornamen.

Namen inkorten

In sommige gevallen kunnen organisaties ervoor kiezen namen in te korten om ervoor te zorgen dat e-mailadressen niet langer zijn dan een bepaald aantal tekens. Dit is vooral gebruikelijk bij zeer grote organisaties, zoals universiteiten. Voor kleine bedrijven is het echter niet aan te raden, omdat ze niet zo goed te onthouden zijn en meer typefouten kunnen maken wanneer anderen uw e-mailadres intypen.

Eerste beginletter, Middenvoorletter &De eerste vier letters van de achternaam

Voorbeeld verkort e-mailadres

U kunt elke combinatie of elk aantal tekens gebruiken. In het bovenstaande voorbeeld hebben we de eerste en middelste initialen gebruikt, gevolgd door de eerste vier letters van de achternaam van de gebruiker. U kunt echter elke combinatie van initialen en elk aantal tekens gebruiken.

Het gebruik van trefwoorden of herkenningstekens

Een ander idee voor een professioneel e-mailadres is het gebruik van trefwoorden of herkenningstekens in het adres. U kunt bijvoorbeeld de graad van een gebruiker toevoegen (bijv. doctor of jd), positie of afdeling (bijv, verkoop of CPA), of zelfs de locatie voor bedrijven met meerdere locaties.

Naam & Afdeling

E-mailvoorbeeld van naam en afdeling

Het combineren van de naam van een gebruiker met zijn of haar functie is een ander idee voor een professioneel e-mailadres. Hoewel het geen veelgebruikte e-mailopmaak is, kan het een unieke keuze zijn voor kleine bedrijven die een aantal verschillende afdelingen hebben in klantgerichte functies. Een digitaal marketingbureau zou deze e-mailindeling bijvoorbeeld kunnen gebruiken als hun klanten contact hebben met een aantal mensen, zoals een verkoper, een webdesigner en een SEO-strateeg.

Naam & Titel

Naam en titel e-mailvoorbeeld

In sommige gevallen zou u nog verder kunnen gaan en in plaats van de afdeling van een gebruiker in hun e-mailadres op te nemen, zou u hun functietitel of functie kunnen gebruiken. Een accountantskantoor zou bijvoorbeeld CPA, assistent en tax manager kunnen vermelden om onderscheid te maken tussen gebruikers, zodat klanten gemakkelijk kunnen zien met wie ze spreken zonder hun rol te hoeven onthouden. Het probleem hierbij is natuurlijk dat als medewerkers een andere functie krijgen, u hun e-mailadres moet bijwerken.

Naam &Graad of certificering

E-mailvoorbeeld

Naam en graad

Net als bij het opnemen van de functietitel in een e-mailadres, is het in veel gevallen beter om de graad of certificering van de gebruiker op te nemen. Door bijvoorbeeld M.D. (doctor in de geneeskunde) of J.D. (Juris doctor) op te nemen, wordt de functietitel van een gebruiker aangegeven zonder dat direct een specifieke functie wordt vermeld, die in de loop der tijd kan veranderen.

Naam & Locatie

E-mailvoorbeeld voor naam en locatie

Als uw bedrijf meerdere locaties heeft, kunt u overwegen om de locatie van een gebruiker in zijn e-mailadres op te nemen. Houd er rekening mee dat dit geen goede gebruikersnaamindeling is als uw locaties dicht bij elkaar liggen en het personeel vaak op verschillende locaties werkt.

Gebruik van generieke inbox-namen

Als u een professioneel e-mailadres maakt om openbaar op uw website weer te geven, is het een goed idee om een generiek e-mailadres te maken. U kunt bijvoorbeeld [email protected] of [email protected] gebruiken om op uw contactpagina weer te geven. Het helpt spam naar uw persoonlijke inbox te beperken en het helpt ook bedrijven met teams die één inbox beheren, zoals bijvoorbeeld de klantenservice.