Onderhandelingsproces dringt door in de interacties van bijna iedereen in groepen en organisaties.
In de huidige losjes gestructureerde organisaties, waarin leden werken met collega’s over wie ze geen direct gezag hebben en met wie ze misschien niet eens een gemeenschappelijke baas delen, worden onderhandelingsvaardigheden van cruciaal belang.
De essentie van de vijf stappen van het onderhandelingsproces is het feitelijke geven en nemen in een poging om tot een overeenkomst te komen, een goed koopje geschikt voor alle partijen.
De 5 stappen van het onderhandelingsproces zijn;
- Voorbereiding en Planning.
- Vaststelling van basisregels.
- Verklaringen en rechtvaardiging.
- Onderhandeling en probleemoplossing.
- Sluiting en implementatie.
In deze post zullen we kijken naar het onderhandelingsproces dat uit vijf stappen bestaat. Deze stappen worden hieronder beschreven;
Voorbereiding en planning
Voor het begin van de onderhandelingen moet men zich bewust zijn van het conflict, de geschiedenis die tot de onderhandelingen heeft geleid van de betrokkenen en hun perceptie van het conflict, de verwachtingen van de onderhandelingen, enz.
Voordat men met de onderhandelingen begint, moet men huiswerk maken.
- Wat is de aard van het conflict?
- Wat is de voorgeschiedenis die tot deze onderhandeling heeft geleid?
- Wie zijn de betrokkenen en wat is hun perceptie van het conflict?
Daarnaast moet, voordat enige onderhandeling plaatsvindt, worden besloten wanneer en waar een bijeenkomst zal plaatsvinden om het probleem te bespreken en wie die bijeenkomst zal bijwonen.
Het vaststellen van een beperkte tijdschaal kan ook nuttig zijn om te voorkomen dat de onenigheid voortduurt. In deze fase moet ervoor worden gezorgd dat alle pertinente feiten van de situatie bekend zijn, zodat het eigen standpunt kan worden verduidelijkt.
Ook moet worden nagegaan wat de onderhandelingsdoelen van de andere partijen zijn. Wat zullen zij waarschijnlijk vragen?
Bepaling van de spelregels
Nadat de planning en de strategie zijn ontwikkeld, moet men beginnen met het bepalen van de spelregels en procedures met de andere partij over de onderhandeling zelf die de onderhandeling zal voeren.
- Waar zal het plaatsvinden?
- Welke eventuele tijdsbeperkingen zullen gelden?
- Tot welke onderwerpen zullen de onderhandelingen beperkt blijven?
- Wordt er een specifieke procedure gevolgd wanneer een impasse is bereikt?
Tijdens deze fase zullen de partijen ook hun oorspronkelijke voorstellen of eisen uitwisselen.
Verklaringen en rechtvaardigingen
Wanneer de oorspronkelijke standpunten zijn uitgewisseld, zullen beide partijen hun oorspronkelijke eisen toelichten, verduidelijken, kracht bijzetten en rechtvaardigen. Dit hoeft niet confronterend te zijn.
Het is eerder een gelegenheid om elkaar te onderrichten en te informeren over de kwesties waarom zij belangrijk zijn en hoe ieder tot zijn oorspronkelijke eisen is gekomen.
Dit is het punt waarop de ene partij de andere partij wellicht alle documentatie wil verschaffen die haar standpunt helpt ondersteunen.
Onderhandelen en problemen oplossen
De essentie van het onderhandelingsproces is het feitelijke geven en nemen in een poging om tot een overeenkomst, een goed koopje, te komen. Hier zullen beide partijen ongetwijfeld concessies moeten doen.
afsluiting en uitvoering
De laatste stap in het onderhandelingsproces is de formalisering van de uitgewerkte overeenkomst en de ontwikkeling van procedures die nodig zijn voor de uitvoering en het toezicht.
Voor belangrijke onderhandelingen – zal dit inhouden dat de bijzonderheden in een formeel contract moeten worden vastgelegd.