Als uw bedrijf geen kapitalisatiebeleid heeft of als dit de afgelopen jaren niet is bijgewerkt, is dit een kritisch boekhoudkundig vraagstuk. Een activeringsbeleid bepaalt, voor boekhoudkundige doeleinden, dat een aankoop van onroerend goed (1) boven een minimale uitgave (bijv. $5.000, $2.500, $1.000, enz. per eenheid) en (2) met een nuttige levensduur van één jaar of meer, wordt geactiveerd. Indien een uitgave voldoet aan het activeringsbeleid, zou deze worden geactiveerd voor boekhoudkundige doeleinden. Als een uitgave niet voldoet aan het activeringsbeleid, zou deze als kosten moeten worden opgenomen.

Er zijn voordelen verbonden aan het hebben van een activeringsbeleid:

• De behandeling door het bedrijf van toevoegingen aan onroerend goed en reparaties en onderhoud zal consistenter worden. Ongeacht wie de boeking uitvoert of wanneer de boeking plaatsvindt, een activeringsbeleid zorgt ervoor dat een item elke keer op dezelfde manier wordt behandeld.
• De onderneming zal aanzienlijk minder uitgeven aan het bijhouden van de administratie als het activeringsbeleid wordt gevolgd, aangezien de onderneming minder tijd zal besteden aan het bijhouden van de administratie voor elk immaterieel item. Een gekapitaliseerd goed zal ook worden opgenomen in het schema voor vaste activa in het jaar dat het in gebruik wordt genomen, elk jaar worden afgeschreven over de gebruiksduur, en uiteindelijk worden afgedankt. Bovendien hebt u dan een langere lijst van vaste activa die u elk jaar moet onderhouden. Door een hoger activeringsbeleid is er minder administratie nodig met betrekking tot individuele activa die kleinere historische kosten hebben.

Kapitalisatiedrempel

Vorig hebben we de regelgeving voor materiële vaste activa en de bijgewerkte de minimis safe harbor-drempels besproken die door de Internal Revenue Service zijn aangekondigd. Volgens recente IRS-regelgeving kunnen zakelijke belastingbetalers bepaalde investeringsposten tot een bepaald dollarbedrag aftrekken in plaats van te activeren op basis van de vraag of de belastingbetaler een toepasselijke jaarrekening (AFS) heeft, dat wil zeggen een reeks financiële overzichten die (1) een gecontroleerde jaarrekening vergezeld van een rapport van een accountantskantoor is, (2) is ingediend bij de Securities and Exchange Commission, of (3) is ingediend bij een andere overheidsinstantie. Indien de belastingplichtige een AFS heeft, bedraagt de veiligehavendrempel 5.000 dollar per post. Als de zakelijke belastingplichtige geen AFS heeft, is de veiligehavendrempel $ 2.500 per item ($ 500 vóór 1 januari 2016).

De drempels van $ 5.000 en $ 2.500 zijn precies wat is voorzien in de de minimis safe harbor-regels. Een bedrijf kan een activeringsbeleid implementeren met drempels die hoger of lager zijn dan deze drempels.

• Een bedrijf kan geen acquisities met een hogere dollarwaarde voor belastingdoeleinden uitgeven dan ze voor boekingsdoeleinden hebben uitgegeven. Alleen omdat u maximaal $ 5.000 of $ 2.500 kunt uitgeven onder de de minimis safe harbor-regels, betekent niet dat u uw activeringsbeleid per se moet maximaliseren.
• Door hogere activeringsdrempels vast te stellen, zullen uw uitgaven meer stijgen dan uw activa, wat een effect kan hebben op de financiële ratio’s van uw bedrijf (minder activa, hogere uitgaven), wat op zijn beurt kan leiden tot het beïnvloeden van schuldconvenanten.

De drempels van $ 5.000 en $ 2.500 onder de de minimis safe harbor-regels zijn alleen van toepassing als het kapitalisatiebeleid is ondertekend en van kracht is vóór het begin van het boekjaar.

Gebruikslevensduur

Onder Amerikaanse GAAP is er geen vooraf bepaalde gebruiksduur. De beste werkwijze bestaat er echter in richtlijnen vast te stellen voor de periode waarin het management redelijkerwijs verwacht dat een categorie activa in gebruik zal zijn. Er zijn talloze organisaties die twee vergelijkbare apparaten over verschillende gebruiksduren afschrijven zonder erover na te denken. Uw boekhoudkundige professionals bij BlumShapiro kunnen u helpen bij het opstellen van richtlijnen die specifiek zijn voor uw organisatie.

Algemene richtlijnen die vaak worden gebruikt, zijn onder meer:

• Grond – Geen afschrijfbare activa
• Grondverbeteringen – 15 jaar
• Bouwen – 30-40 jaar
• Computerapparatuur – 5 jaar
• Meubilair en apparatuur – 10 jaar
• Software – 3 jaar

Deze richtlijnen maken een einde aan het giswerk en de discussies over hoe lang een actief moet worden afgeschreven wanneer de afschrijvingsschema’s worden opgesteld.

Voor belastingdoeleinden dicteert de Internal Revenue Service wat de af te schrijven levensduur van elk actief moet zijn. Uw belastingprofessionals bij BlumShapiro zullen u helpen bij het maken van deze vaststellingen.

Salvage Value

Salvage value is de geschatte waarde van een actief aan het einde van de gebruiksduur wanneer het actief niet langer kan worden gebruikt voor het beoogde doel. Als een organisatie bijvoorbeeld een wagenpark heeft, kan de organisatie bepalen dat elk voertuig een restwaarde heeft waarvan zij verwacht dat het voertuig nog waard is wanneer het wordt vervreemd (bv. als zij het voertuig aan een andere organisatie verkoopt). Indien van toepassing, moet het management een beste schatting maken van wat de restwaarde van een actief zou kunnen zijn aan het einde van de gebruiksduur.

Bijvoorbeeld, als de Organisatie een vrachtwagen van $ 100.000 koopt, verwacht dat de vrachtwagen een gebruiksduur van 10 jaar zal hebben, en verwacht dat de vrachtwagen aan het einde van 10 jaar $ 10.000 waard zal zijn, dan zou de Organisatie een afschrijving van $ 9.000 per jaar nemen ($ 100.000 kosten – $ 10.000 restwaarde = $ 90.000 / 10 jaar = $ 9.000).

De invloed op de restwaarde kan worden gevoeld op het netto-inkomen (afnemende afschrijvingen en netto-inkomen) en op de waarde van de activa van de Organisatie (toenemende nettoboekwaarde omdat er minder wordt afgeschreven). De restwaarde kan ook van invloed zijn op financiële ratio’s, zoals de verhouding tussen schuld en eigen vermogen.