Clubforce publiceert een serie artikelen over de rollen die clubvrijwilligers kunnen spelen in hun lokale sportclub. Eerst komen de functies van clubbestuurder aan bod en daarna die van coach en andere vrijwilligersfuncties. Als u nieuw bent in een rol als vrijwilliger bij uw club of als u overweegt een bijdrage te leveren aan uw club als vrijwilliger, kan deze serie nuttig blijken bij het beoordelen welke rol het beste bij u past.

De Club PRO

De Voorzitter

Secretaris

Clubpenningmeester

Clubgriffier

Wat is de Clubpenningmeester?

De Clubpenningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van de geldstroom naar de club en voor de toewijzing en registratie van hoe dat geld wordt besteed om de club te leiden. Dit is een vitale rol in een club, omdat de penningmeester ervoor zorgt dat de club haar dagelijkse uitgaven kan doen en meer fondsen moet werven als er een tekort aan inkomsten is. De penningmeester werkt ook samen met de voorzitter bij het plannen van de ontwikkeling van de club, bv. het opstellen van jaarlijkse begrotingen, het ramen van de fondsen die nodig zijn voor een kapitaalproject zoals een nieuw veld of clubhuis en het maken van een leden- en inkomstenprognose voor de komende jaren om bij te dragen tot een voorzichtige planning van de toekomst van de club.

Wat zijn de typische eigenschappen van een clubpenningmeester?

Zoals in elke functie met verantwoordelijkheid voor het omgaan met geld, wordt van de penningmeester verwacht dat hij transparant en eerlijk is in zijn omgang met als vertegenwoordiger van de club. Een goede boekhouding is essentieel en hoewel een achtergrond in financiën of boekhouding voor deze functie niet absoluut noodzakelijk is, verdient het de voorkeur iemand te hebben die ervaring heeft met het beheren van rekeningen. Deze functie wordt vaak vervuld door eigenaars van kleine ondernemingen, accountants en andere professionele mensen die in hun professionele functie geld beheren (bv. bankbedienden).

Wat zijn de taken van de penningmeester van de club?

De clubpenningmeester beheert de financiën van de club, brengt verslag uit over de financiële prestaties van de club en speelt een voortrekkersrol bij de fondsenwerving om ervoor te zorgen dat de club over de nodige middelen beschikt om succesvol te zijn.

De penningmeester is verantwoordelijk voor het volgende:

• Het opstellen en bijhouden van de jaarlijkse begroting van de club

Vóór de jaarlijkse vergadering van de club bekijkt de penningmeester de financiële prestaties van het voorgaande jaar (of van meerdere jaren) en stelt hij een begroting op voor het komende jaar. Dit kan een tijdrovende taak zijn zonder een geconsolideerd overzicht van de inkomsten en uitgaven van de club – maar steeds meer clubpenningmeesters gaan als vrijwilliger aan de slag met jarenlange ervaring in de financiële dienstverlening en beschikken over de instrumenten en processen om deze taak efficiënt uit te voeren.

• Samenwerken met andere clubfunctionarissen om fondsen te werven en in te zamelen

Fondsenwerving is een nooit eindigende activiteit voor sportclubs en penningmeesters stimuleren altijd nieuwe fondsenwervingsinspanningen om de financiële positie van de club te verbeteren. Dit kan op vele manieren gebeuren, zoals door samen te werken met:

• • Met de griffier voor het innen van de contributie
  • Fondsenwerving zoals de clublotto en andere ad-hocactiviteiten
  • Kinderofficieren of kamporganisatoren voor de kampgelden
  • Organisatoren van evenementen voor de kaartverkoop

• Zorgen voor een nauwkeurige en actuele administratie van alle inkomsten en uitgaven van de club.up to date administratie van alle inkomsten en uitgaven van de club

Club penningmeesters zijn verantwoordelijk voor het bijhouden van een nauwkeurige historische registratie van transacties met betrekking tot inkomsten, zoals lidmaatschapsbetalingen, inkomsten uit fondsenwerving, inkomsten uit sponsoring en betalingen naar bankrekeningen, NGB-rekeningen en derden.

• Betalingen aan derden

Sportclubs hebben in de loop van het jaar veel verschillende uitgaven en rekeningen die betaald moeten worden. Een doorsnee sportclub maakt geld over aan zijn nationale bestuursorgaan voor aansluiting en lidmaatschap en kan aanzienlijke uitgaven hebben voor verzekeringen, nutsvoorzieningen (bv. elektriciteit/gas), barleveranciers en onderhoud. Andere kosten kunnen zijn: terugbetalingen aan clubleden wegens te veel betaalde contributie, betalingen aan leveranciers van uitrusting, facturen voor fysiotherapie en medische kosten en huur.

• Opstellen en versturen van facturen

Clubs innen geld uit verschillende bronnen en de penningmeester verstuurt facturen en sluit betalingen af voor sponsoring, verhuur van clubterreinen aan andere sportgroepen, huur van astro-turffaciliteiten en/of huur van het clubhuis voor sociale evenementen. Afhankelijk van de club kunnen er ook andere mogelijkheden zijn om inkomsten te genereren – bijvoorbeeld door personal trainers te factureren voor het gebruik van clubfaciliteiten / sportscholen enz.

• Beheert de bankrekening van de club

De clubpenningmeester is verantwoordelijk voor het bijhouden van de bankgegevens van de club. Dit houdt in dat de binnenkomende gelden van alle clubactiviteiten, waaronder lidmaatschapsbetalingen, sponsoring en fondsenwerving, worden verzameld, op de bankrekening van de club worden gestort door middel van een elektronische overschrijving (of persoonlijk) en dat de bankgegevens worden vergeleken met deze geldgenererende activiteiten.

• Bood betalingsherinneringen aan coaches

De penningmeesters houden financieel toezicht op een club en weten wanneer lidmaatschappen niet zijn betaald. Dit wordt meestal via de coach aan het lid meegedeeld en het kan enkele weken duren voordat alle leden de mededeling op deze ad-hocmanier ontvangen.

• Goedkeuring vragen van het bestuur van de club voor grote uitgaven

Verschillende clubs zullen een verschillend beleid hebben als het op het uitgeven van geld aankomt, maar een clubpenningmeester zal doorgaans de handtekening van de voorzitter of de secretaris of van beiden moeten krijgen om betalingen van de bankrekening van de club goed te keuren en belangrijke uitgaven zullen soms door een bestuursvergadering of zelfs een AVA van de club moeten worden bekrachtigd.

• Voorbereiding van de financiële overzichten voor de jaarlijkse algemene vergadering

In moderne sportclubs is er het hele jaar door sprake van een aanzienlijk financieel reilen en zeilen en over deze activiteiten wordt verslag uitgebracht tijdens de jaarlijkse algemene vergadering van de club. Een penningmeester moet een verslag opstellen met de inkomsten en uitgaven en de activa/passiva (gebouwen, machines, schulden, leningen enz.) van de club. Dit vereist een gedetailleerd overzicht van de inkomsten uit alle bronnen en een gedetailleerd verslag van de clubgelden die in de loop van het jaar zijn uitgegeven en waaraan ze zijn uitgegeven. Veel penningmeesters zullen Excel-spreadsheets of een soort boekhoudprogramma gebruiken om de financiën van de club bij te houden.

• Verslagen over de financiële prestaties van de club op de jaarlijkse algemene vergadering

Als de voorbereiding is afgerond, staat het verslag van de penningmeester op de agenda van de jaarlijkse algemene vergadering van de club en worden de begrotingen en financiële gegevens door de leden bekeken en wordt er een nieuwe begroting voor het komende jaar vastgesteld.

Continuïteit is een uitdaging voor alle vrijwilligersfuncties in de club, maar is vooral belangrijk in de rol van penningmeester. Wanneer een penningmeester het bestuur tijdens de AVA verlaat om te worden vervangen door een nieuwe penningmeester, is de overdracht van alle financiële gegevens en bankrekeningen belangrijk. Een gecentraliseerd overzicht van de financiën vergemakkelijkt deze overgang en een volledig overzicht kan gemakkelijk worden overgenomen door de nieuwe penningmeester.

Hoe Clubforce de rol van clubpenningmeester gemakkelijker kan maken…

De module Rekeningen van Clubforce maakt het voor clubpenningmeesters gemakkelijk om geld over te maken naar de bankrekening van de club of de NGB; om financiën te rapporteren en financiële vergelijkingen over meerdere jaren te maken; om kortingen en/of terugbetalingen aan leden uit te geven. Het Clubforce-systeem houdt ook een volledig overzicht bij van alle financiële transacties en servicekosten en geeft automatische ontvangstbewijzen met unieke identificatiecodes af aan leden voor elke gedane aankoop. Het lid heeft ook toegang tot zijn eigen ledenrekening – en hoeft dus niet de clubpenningmeester te raadplegen om zijn eigen betalingsstatus te controleren.

Het Clubforce-systeem maakt het ook mogelijk sponsors te laten adverteren op clubbonnen en penningmeesters kunnen facturen voor van alles maken, uitgeven en bijhouden vanuit het adminpaneel.

Clubforce vermindert ook de kans dat dingen verloren gaan in de communicatie tussen penningmeesters, registrars en coaches met betrekking tot de betalingsstatus, omdat al deze informatie beschikbaar is voor de verschillende rollen met een klik op een knop op app of desktop.

Voor meer informatie over hoe Clubforce de penningmeester van uw club kan helpen, bel ons vandaag nog op +353-91+506048 of vul het onderstaande formulier in en een van onze teamleden zal contact met u opnemen om een demo te organiseren.