In de eerste plaats willen we niet, noch willen we dat u de informatie in deze blog beschouwt als juridisch advies. In plaats daarvan is dit alleen bedoeld als nuttige (maar algemene) informatie. U wordt aangemoedigd om uw juridisch adviseur te raadplegen met betrekking tot alle wetten die in deze blog worden genoemd en eventuele verplichtingen die u of uw bedrijf kan hebben.

U hebt uit de eerste hand gezien hoe het inhuren van de juiste werknemers de productiviteit op de werkplek kan maken of breken. Een geweldig werknemersteam is net zo efficiënt, energiek en dynamisch als een goed geoliede machine. Echter, per ongeluk het inhuren van een sub-par werknemer kan gooien een grote moersleutel in de versnellingen-en breng uw hele systeem tot stilstand.

Voor eigenaren van kleine bedrijven, dergelijke storingen in de communicatie en efficiëntie vertalen in het verliezen van geld. Daarom is het van cruciaal belang om uw kandidaten grondig te screenen met een goed georganiseerd wervingsproces, inclusief een uitgebreid antecedentenonderzoek. Hoewel achtergrondcontroles van cruciaal belang zijn voor werkgevers, vereisen ze ook aandacht voor detail en vanuit een juridisch perspectief. Achtergrondcontroles van werknemers worden over het algemeen beschouwd als “consumentenrapporten” onder de Federal Fair Credit Reporting Act (FCRA), wat betekent dat ze onderworpen zijn aan parameters voor toegang en gebruik. Het is van cruciaal belang dat u zich gedurende het hele achtergrondonderzoeksproces aan de FCRA-regels houdt. Als u de consumentenwetten negeert – zelfs per ongeluk – kunt u zich blootstellen aan dure en tijdrovende rechtszaken die u uit het bedrijfsleven kunnen halen.

Het is essentieel om een FCRA-conforme werknemersscreeningservice zoals ShareAble® for Hires te gebruiken wanneer u nieuwe mensen aan boord haalt. Als u weet dat uw antecedentenonderzoek de regelgeving voor consumentenrapportage volgt, hoeft u zich over één ding minder zorgen te maken bij het selecteren van de beste kandidaat voor een dienstverband.

In dit artikel bespreken we – op een algemeen niveau (dit is geen juridisch advies; raadpleeg hiervoor uw juridisch adviseur) – hoe de FCRA-regelgeving van invloed is op het achtergrondonderzoeksproces en bespreken we enkele belangrijke stappen.

Wat is de Fair Credit Reporting Act (FCRA)?

De FCRA is een federale wet die in 1970 werd uitgevaardigd. Oorspronkelijk ontworpen om consumenten te helpen onnauwkeurigheden in hun kredietrapporten te betwisten en op te lossen, is deze wet sindsdien uitgebreid met tal van andere consumentenrapporten.

Een consumentenrapport bevat informatie die door een consumentenrapportagebureau wordt verstrekt. Deze informatie kan een detail geven van een consument:

• Krediet gezondheid
• Karakter
• Algemene reputatie
• Persoonlijke kenmerken
• Woonwijze

De bovenstaande informatie wordt meestal gebruikt om te bepalen of u in aanmerking komt voor een verscheidenheid van doeleinden, met inbegrip van werkgelegenheid, krediet, of verzekering.

Today, FCRA-nalevingsnormen reguleren over het algemeen werkgevers die achtergrondrapporten gebruiken, samen met de Consumer Reporting Agencies (CRA’s) die hen van deze rapporten voorzien. FCRA-regels zijn over het algemeen van toepassing elke keer dat een werkgever een achtergrondcontrole van een potentiële kandidaat voor een baan verkrijgt van een bron van derden.

Naast andere bepalingen, en volgens de FTC, beschermt de FCRA sollicitanten door te zorgen voor:

• Zij hebben het recht om te worden geïnformeerd over een antecedentenonderzoek
• Zij hebben het recht om toestemming te geven voor een antecedentenonderzoek
• Zij hebben het recht om informatie met betrekking tot hun persoonlijke en financiële informatie te bekijken
• Zij hebben het recht om eventuele onnauwkeurigheden in hun achtergrondrapport te corrigeren
• Zij hebben het recht om tegen beslissingen in beroep te gaan als de sollicitant van mening is dat de beslissing oneerlijk is

Wat is FCRA Compliance en wat betekent dit voor werkgevers?

“FCRA-naleving” betekent doorgaans dat men zich houdt aan de vereisten die zijn vastgelegd in de Fair Credit Reporting Act. Deze vereisten vereisen over het algemeen dat werkgevers achtergrondcontroles uitvoeren die nauwkeurig, transparant en eerlijk zijn voor consumenten.

Om ervoor te zorgen dat uw kleine bedrijf wordt beschermd tegen een FCRA-rechtszaak, is het belangrijk om uzelf vertrouwd te maken met het proces van het aanvragen van een FCRA-conform achtergrondonderzoek.

De Federal Trade Commission (FTC) legt de verantwoordelijkheden van werkgevers in drie verschillende categorieën vast::

• Voor het aanvragen van een achtergrondonderzoek
• Voor het nemen van nadelige actie
• Na het nemen van nadelige actie

Elke specifieke fase van een achtergrondonderzoek heeft zijn eigen vereisten in het screeningproces.

Verantwoordelijkheden van werkgevers voordat zij een achtergrondonderzoek aanvragen

Werkgevers moeten overwegen het volgende te doen voordat zij een achtergrondonderzoek aanvragen:

• Breng een schriftelijke kennisgeving aan de sollicitant, waarin wordt uitgelegd dat informatie die in hun consumentenrapport is verkregen, kan worden gebruikt voor werkgerelateerde beslissingen. De kennisgeving moet op zichzelf staan en kan niet worden opgenomen in de sollicitatie.
• Vraag de schriftelijke toestemming van de sollicitant om het consumentenrapport te verkrijgen.

Verantwoordelijkheden van de werkgever voordat hij een nadelige actie onderneemt

Als u besluit dat de resultaten van een achtergrondrapport een sollicitant diskwalificeren voor een functie, zijn er stappen die u moet nemen voordat u hun sollicitatie kunt afwijzen, een promotie kunt weigeren, of andere nadelige arbeidsmaatregelen kunt nemen. In het algemeen moet u de sollicitant of werknemer voorzien van:

• Een kennisgeving met een kopie van het consumentenrapport dat u hebt gebruikt om uw aanwervingsbeslissing te nemen
• Een kopie van A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act
• Een redelijke hoeveelheid tijd om het rapport te bekijken en de bevindingen te bevestigen of te betwisten

Employer Responsibilities After Taking Adverse Action

Als u besluit om door te gaan met nadelige actie, moet u de sollicitant in het algemeen mondeling, elektronisch of schriftelijk van uw voornemen in kennis stellen.

In een aankondiging van een nadelige actie wordt uitgelegd welke rechten iemand heeft om de informatie te bekijken die over een antecedentenonderzoek is gerapporteerd. Dit biedt hen de gelegenheid om onjuiste informatie te corrigeren. De kennisgeving moet in het algemeen bevatten:

• Informatie over het bureau voor consumentenrapportage dat het rapport heeft verstrekt
• Een verklaring dat de dienst voor antecedentenonderzoek niet heeft besloten om de nadelige actie te ondernemen en daarvoor geen specifieke redenen kan geven
• Het recht van een persoon vermelden om de juistheid of volledigheid van informatie te betwisten
• Informeer de persoon dat hij een extra gratis rapport van het bedrijf kan krijgen als hij dit binnen 60 dagen aanvraagt

Volgens de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), moet u deze documentatie bewaren tot een jaar na het opstellen van het rapport, of nadat actie is ondernomen, afhankelijk van wat later gebeurt. Als die periode voorbij is, moet u het consumentenrapport correct verwijderen. Nogmaals, raadpleeg uw juridisch adviseur als u vragen hebt.

Voldoen aan EEOC-discriminatievoorschriften

Naast naleving van de FCRA moeten bedrijven zich doorgaans ook houden aan de normen die zijn opgesteld door de Equal Employment Opportunity Commission. Deze normen kunnen het volgende omvatten:

• U kunt de achtergrond van sollicitanten en werknemers niet controleren wanneer die beslissing is gebaseerd op leeftijd, ras, nationale afkomst, kleur, geslacht, religie, handicap of genetische informatie. Bijvoorbeeld, alleen vragen aan sollicitanten van een bepaalde leeftijd of ouder over hun financiële geschiedenis kan worden aangemerkt als discriminatie.
• U moet dezelfde normen toepassen op iedereen.
• U mag geen arbeidsbeslissingen baseren op achtergrondproblemen die vaker voorkomen bij bepaalde groepen.
• U moet mogelijk uitzonderingen maken voor problemen die tijdens een achtergrondcontrole aan het licht zijn gekomen en die zijn veroorzaakt door een handicap.

Hoewel de meerderheid van de bedrijfseigenaren de FCRA-regelgeving niet opzettelijk zou negeren, kan zelfs onbedoelde niet-naleving leiden tot ernstige gevolgen die uw bedrijf kunnen verwoesten.

Het is van cruciaal belang om te bevestigen dat het Consumer Reporting Agency dat u een rapport verstrekt geloofwaardig en betrouwbaar is; een fout van het bureau dat u inhuurt om een achtergrondcontrole uit te voeren, kan ook uw bedrijf schaden. Dat is waarom het van cruciaal belang is om een gerenommeerde werkgever achtergrond screening service die voldoet aan alle consumenten rapportage regelgeving vanaf het begin te selecteren.

Wat zijn de gevolgen van FCRA niet-naleving?

Uw bedrijf kan worden geconfronteerd met ernstige financiële sancties voor het afoul van FCRA compliance regelgeving – zelfs als de overtreding per ongeluk is. Het afwikkelen van een FCRA-achtergrondcontroleproces kan ongelooflijk kostbaar zijn.

Volgens Webrecon LLC werden alleen al in februari 2018 422 FCRA-rechtszaken ingediend. De aantallen zijn elk jaar gestaag toegenomen, wat aangeeft dat potentiële werknemers op de hoogte zijn van hun rechten en bereid zijn actie te ondernemen tegen werkgevers die zich niet aan de regels houden.

Dergelijke kostbare rechtszaken kunnen uw kleine bedrijf ruïneren; werkgeversrechtszaken zijn ongelooflijk duur en kunnen maanden of zelfs jaren duren om op te lossen. Werkgevers moeten in het algemeen alles in het werk stellen om FCRA-conform te blijven.

Hoe voldoe ik aan de FCRA tijdens de aanwervingsprocedure?

U moet deze vraag bespreken met uw juridisch adviseur. Een manier om ervoor te zorgen dat uw antecedentenonderzoek FCRA-conform is, is gebruik te maken van een gerenommeerde screeningdienst. Een FCRA-conforme aanbieder van achtergrondcontroles dekt het verzamelen en opslaan van het rapport van een individu.

Note: er zijn enkele staat-specifieke wetten die uw vermogen kunnen beperken om bepaalde persoonlijke informatie te verkrijgen tijdens een achtergrondcontrole. Californië en Massachusetts hebben bijvoorbeeld (dit is niet noodzakelijkerwijs een uitputtende lijst) regelgeving die, gedeeltelijk, bepaalt dat werkgevers geen informatie kunnen overwegen of zoeken over arrestaties die niet tot een veroordeling hebben geleid. Naast het naleven van het FCRA-compliance-spelboek, is het noodzakelijk om up-to-date te blijven over alle staatswetten waar uw bedrijf actief is.

Run FCRA-Compliant Background Checks met ShareAble for Hires

Het binnenhalen van nieuwe werknemers in uw bedrijf is een delicate taak; u moet voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake consumentenrapportage, terwijl u nog steeds probeert te bepalen of ze een aanwinst of een verplichting voor uw bedrijf zouden zijn. Versterk uw compliant proces met uitgebreide screening van de achtergrond van werknemers via ShareAble for Hires.

Specifiek gemaakt om kleine bedrijven te helpen, biedt ShareAble® for Hires uitgebreide, FCRA-conforme rapporten in een kwestie van minuten. Bevestig de persoonlijke informatie van een sollicitant en help fraude te voorkomen met pre-employment credit screening en een identiteitscontrole. Met deze diepgaande rapporten kunt u identiteitsgerelateerde rode vlaggen ontdekken en meer te weten komen over de financiële geschiedenis van een kandidaat, inclusief openstaande schulden. De wetenschap dat uw potentiële werknemer verantwoordelijk met geld omgaat, kan u gemoedsrust geven – vooral als de functie financieel toezicht inhoudt. Ondersteund door TransUnion, een belangrijke krediet rapportage agentschap, kunt u erop vertrouwen dat uw resultaten nauwkeurig en betrouwbaar zijn.

Help uw bedrijf, werknemers en klanten te beschermen tegen een potentiële moersleutel in de versnellingen met toonaangevende criminele achtergrond controles. Elk strafrechtelijk rapport houdt zich aan de toepasselijke FCRA-voorschriften terwijl het nationale en staatsniveau criminele databases doorzoekt, waaronder de FBI’s Most Wanted, de National Sex Offender Public Registry, en Customs and Border Protection. Dankzij de grondige controle van arrestatieverslagen, aanhoudingsbevelen en gerechtelijke procedures kunt u gerust zijn dat u gebruik hebt gemaakt van achtergrondcontroles die voldoen aan de regels om het risico op gevaarlijke wervingen te verminderen.

ShareAble for Hires biedt een eenvoudige, ongecompliceerde prijsstelling, zonder abonnementsvereisten of inschrijvingskosten. Dit is ideaal voor aanwervende managers die niet honderden sollicitanten per jaar hoeven te screenen. U betaalt alleen voor de achtergrondcontroles die u nodig hebt, wanneer u ze nodig hebt.

Hoewel u uw bedrijf niet tegen elke potentiële bedreiging kunt beschermen, kunt u helpen het risico op rechtszaken over consumentenrapportage te verminderen met FCRA-conforme achtergrondscreening. Bescherm uw bedrijf en houd uw goed geoliede machine soepel draaiende met ShareAble for Hires. Lees meer en begin vandaag nog met screenen.