Als u een brief van de IRS heeft ontvangen waarin wordt verwezen naar de SS-8 vaststelling dat een werknemer een werknemer is, kan dat betekenen dat u die werknemer ten onrechte heeft geclassificeerd als een onafhankelijke aannemer. De brief van de IRS zal u aanraden uw belastingaangiften te wijzigen. Wat dit betekent is dat u achterstallige belastingen verschuldigd bent voor de loonbelasting met holdings die u had moeten maken voor die werknemer en/of de groep van werknemers die in vergelijkbare posities zijn. U kunt worden onderworpen aan achterstallige belastingen en boetes. 
Wat is een IRS SS-8 formulier?
Iedereen kan een SS-8 formulier indienen. Werkgevers of werknemers kunnen een formulier SS-8 (Determination of Employee Work Status for Purposes of Federal employment Taxes and Income Tax Withholding) indienen om van de IRS te laten vaststellen of een werknemer al dan niet een onafhankelijke contractant is. De brief van de IRS en het SS-8 formulier zijn geen audit. Het is een federaal onderzoek naar de relatie als onafhankelijke aannemer of werknemer van de persoon die in de brief wordt genoemd. De meeste bedrijven vrezen dat het om een bedrijfsbrede audit gaat. Dat is niet het geval. Het SS-8 programma geeft vaststellingsbrieven af aan werkgevers en werknemers over de juiste classificatie van een werknemer met het oog op de federale arbeidsbelasting en de inhouding van inkomstenbelasting. Een SS-8 technicus past de wet toe op de feiten en omstandigheden die met het formulier SS-8, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding, worden ingediend om te bepalen of de werknemer diensten verricht als werknemer of als onafhankelijke contractant. Vaststellingsbrieven zijn bindend voor de IRS op basis van de voorgelegde feiten. Zodra een vaststellingsbrief is afgegeven, kan deze om verschillende redenen worden gewijzigd of ingetrokken
Best practices wanneer een bedrijf een SS-8-formulier ontvangt.
De beste praktijk is om de relatie van het bedrijf met de werknemer te onderzoeken die door de IRS in de brief en het formulier SS-8 wordt geïdentificeerd. Een bedrijf moet reageren op het SS-8 formulier. Als een bedrijf niet antwoordt, zal de IRS de status van werknemer/onafhankelijke contractant alleen vaststellen op basis van de door de werknemer verstrekte informatie. Bedrijven die de SS-8 procedure negeren lopen het risico dat de IRS belangrijke informatie en documenten negeert die van invloed kunnen zijn op de uitkomst van haar beslissing. U kunt immers niet verwachten dat de IRS uw relatie met een werknemer kent en begrijpt, tenzij u hen documenten vertelt en laat zien die van invloed kunnen zijn op de vaststelling van de onafhankelijke aannemer.
Waarom werkgevers aandacht moeten besteden aan het formulier SS-8-proces
Werkgevers moeten aandacht besteden aan het SS-8-proces en voorbereid zijn om tijdig te antwoorden. Dit is geen eenvoudige kwestie van het invullen van een formulier. Er zijn arbeidsrechtelijke overwegingen en documentaties die moeten worden geëvalueerd door een arbeidsrechtadvocaat. Niet reageren of de verkeerde dingen zeggen kan resulteren in een onjuiste vaststelling van de IRS.
Dit wordt meestal gedaan door middel van een brief 5367. De brief zal luiden:
“Geachte belastingbetaler,
We hebben een verzoek ontvangen van de hierboven genoemde werknemer om de juiste belastingstatus te bepalen voor diensten die hij of zij voor u heeft verricht in 2018 – 2018 .
In dit soort gevallen geven we meestal elke belanghebbende partij de gelegenheid om een verklaring van de feiten te presenteren, omdat onze beslissing van invloed zal zijn op de arbeidsbelastingstatus van alle betrokken partijen. Vul het bijgevoegde formulier SS-8 in, Determination o/Worker Status/or Purposes o/Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding. Een invulformulier is ook online beschikbaar op www.irs.gov/formspubs. Als u andere documentatie wilt opsturen, stuur dan niet het originele exemplaar mee. Alles wat u verstrekt wordt onderdeel van het IRS dossier en wordt niet aan u geretourneerd.”
Dit betekent dat er een SS-8 zaak is geopend. De brief zal verwijzen naar uw zaaknummer. U hebt het recht en wordt aangemoedigd om op de brief te reageren. De IRS zal meestal de informatie die zij ontvangen in het SS-8 proces verwerken en vervolgens de werkgever op de hoogte stellen door middel van een vaststellingsbrief.
IRS SS-8 Determination
De IRS zal de werkgever gewoonlijk in kennis stellen van haar vaststelling door middel van een brief 4991-A. In de brief wordt de werkgever medegedeeld dat hij federale inkomstenbelastingen en zijn aandeel in de Federal Insurance Contributions Act (FICA)-belasting (sociale zekerheid en Medicare-belasting) moet betalen. De brief van de IRS luidt meestal als volgt:
“Deze vaststelling is bindend voor de Dienst, in de veronderstelling dat er geen wijziging optreedt in de feiten of de wet die de grondslag voor de ruling vormen. Indien u een tegengesteld standpunt inneemt of de ruling naast u neerlegt, kunt u voor audit worden doorverwezen. Als u nog geen aangifte hebt gedaan, kan het zijn dat u dat alsnog moet doen. Als u wel aangifte hebt gedaan, moet u deze mogelijk wijzigen.
Werkgevers moeten in het algemeen inkomstenbelasting en Federal Insurance Contributions Act (FICA)-belasting (dat wil zeggen sociale zekerheid en Medicare-belasting) inhouden op het loon dat zij aan hun werknemers betalen en deze belastingen aan de overheid afdragen. Werkgevers moeten ook het werkgeversaandeel van de FICA-belasting en de Federal Unemployment Tax Act (FUTA) belasting over de lonen betalen. Om de nodige aanpassingen te doen om deze belastingen over vroegere lonen aan uw werknemers te betalen, inclusief het gebruik van speciale tarieven, verwijzen wij u naar Publicatie 15, (Circular E) Werkgeversgids voor belastingen en Publicatie 15-A, Werkgeversgids voor aanvullende belastingen. U kunt deze publicaties krijgen door 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) te bellen of door ons online te bezoeken op www.irs.gov/formspubs .”
Het vaststellingspakket kan zowel een brief 4991, brief 4991-A / formulier 14430, als een SS-8 Determination Analysis bevatten waarin de specifieke factoren worden uiteengezet die zijn gebruikt om vast te stellen dat de werknemer een werknemer was.
Onafhankelijke contractant en de IRS 20-factortest
De IRS heeft de hieronder weergegeven 20-factortest ontwikkeld om werkgevers te helpen beoordelen of een werknemer een werknemer of een onafhankelijke contractant is. Geen enkele factor in de test is meer indicatief voor de status van werknemer dan een andere. Als er een groot aantal “ja”-tekens is, dan zal dat hoogstwaarschijnlijk wijzen op de aanwezigheid van een arbeidsverhouding, een groot aantal “nee”-tekens kan al dan niet wijzen op een aannemersverhouding. Daarom kunnen werkgevers het beste het zekere voor het onzekere nemen en in geval van twijfel een uitspraak van de belastingdienst vragen.
De belastingdienst gebruikt wat wordt beschouwd als “common law rules” om te bepalen of een werknemer een onafhankelijke aannemer is. Hoewel u misschien denkt dat dit betekent dat u uw gezond verstand kunt gebruiken om te bepalen of een werknemer een werknemer of een onafhankelijke contractant is, hebt u het mis. De vaststelling is een combinatie van feitelijke overwegingen en juridische precedenten. U moet de hulp inroepen van een arbeidsrechtadvocaat die bekend is met de gerechtelijke uitspraken over deze kwestie. De common law factoren waarnaar de IRS verwijst, houdt rekening met de gedragscontrole, financiële controle, en de relaties van de partijen.
De IRS heeft richtlijnen ontwikkeld om de werkgever te helpen bij het correct classificeren van hun arbeidsrelaties. Er zijn verschillende publicaties die ingaan op wie werknemers zijn en wie onafhankelijke contractanten zijn. De IRS volgt de common law test om te bepalen of een individu een werknemer is voor federale werkloosheidsbelastingdoeleinden. Volgens de common law test is er sprake van een werkgever-werknemer relatie als de persoon voor wie diensten worden verricht het recht heeft om een werknemer te controleren en te leiden in resultaten, specifieke details en de middelen waarmee de resultaten worden bereikt.