We kunnen gerust stellen dat de gemiddelde werknemer niet echt beseft hoeveel werk er in het organiseren van een bedrijfsretraite gaat zitten.

Laten we eerlijk zijn, de meeste werknemers zien een bedrijfsretraite als een vrije dag. Voor hen is het gewoon een kans om hun collega’s te leren kennen, deel te nemen aan een paar teambuilding activiteiten, en misschien een glas rosé (of vijf) te drinken.

Wisten ze dat maar.

Voor de Office Managers, Executive Assistants, Admins en HR-medewerkers die deze evenementen moeten organiseren, is het een heel andere ervaring.

“Er kan veel druk op staan,” zegt Liza Goldberg, voormalig SnackNation Vibe Manager en nu een superster op het gebied van Event Marketing. “Of het nu gaat om een planningssessie voor de directie of een leuk feestelijk uitje voor het bedrijf, het kan aanvoelen alsof alles op jouw schouders rust.”

En voor alle duidelijkheid, het is de Office Manager, de Executive Assistant of de Admin die het vaakst de taak hebben om deze offsites te plannen.

Volgens gegevens uit onze recente rapporten over de staat van de Office Manager en de staat van de Executive Assistant, noemde 84% van de Office Managers het plannen van evenementen als een van hun belangrijkste verantwoordelijkheden, terwijl maar liefst 90% van de Executive Assistants ons hetzelfde vertelde.

Wanneer ze goed gaan, kunnen bedrijfsretraites een hoop waarde bieden. Weg van kantoor en in een nieuwe omgeving kan inspireren tot frisse ideeën, en het samenbrengen van mensen van verschillende kanten van de org helpt silo’s af te breken en nieuwe samenwerkingen aan te moedigen. Bovendien bieden retraites de mogelijkheid om sociale banden tussen teamleden te creëren en te versterken, een essentieel ingrediënt van werknemersbetrokkenheid.

Maar als ze mislukken, hebben ze de neiging om epicly te mislukken. En iedereen zal het je laten weten als ze niet tevreden zijn.

Om ervoor te zorgen dat je volgende bedrijfsuitje een smash wordt met je team, hebben we de hulp ingeroepen van onze residente retraite-experts – dat is de eerder genoemde Liza en onze huidige Vibe Manager, Alexis Norman.

Samen hebben ze een reeks gedenkwaardige en productieve bedrijfsretraites georganiseerd, en ze zijn hier om de geheimen van hun succes te delen.

Verklar de doelstellingen vanaf het begin

Bedrijfsretraites vergen veel planning en kunnen duur worden, dus het is een goede gok dat de meeste bedrijven ze niet alleen doen om ze te doen. Er is meestal een specifiek doel in gedachten.

De redenen voor het coördineren van een zijn veel en gevarieerd.

Het kan gewoon zijn om stoom af te blazen of te vieren na het bereiken van een mijlpaal. Het kan zijn om te brainstormen voor een zeer specifiek project of komende uitdaging.

Het kan zijn om teambinding te bevorderen of de communicatie tussen de afdelingen te verbeteren. Het kan zijn om de bedrijfswaarden en -cultuur te versterken.

Het kan een combinatie van al deze dingen zijn!

Hoe eerder u erachter komt wat dat doel is, hoe beter. Duidelijke doelstellingen helpen u bij het nemen van beslissingen tijdens het plannen en uitvoeren van dit evenement.

Hoezeer dit ook voor de hand ligt, het zal u verbazen hoe vaak leidinggevenden ervan uitgaan dat u op één lijn zit wat betreft de doelstellingen, zonder deze daadwerkelijk met u te bespreken. Ondertussen blijf je gissen.

Zoals met zoveel andere problemen, ligt de oplossing in de communicatie. Zodra je baas het idee van een bedrijfsretraite oppert, stel dan gerichte vragen:

• Is het doel voor iedereen om gewoon een leuke tijd te hebben?
• Wat willen we hieruit halen? Een hoop nieuwe ideeën voor Q3?
• Gaat het om gestructureerde teambuilding? Of is het meer een gezellig samenzijn?

Als er meerdere doelstellingen zijn (heel goed mogelijk), zorg er dan voor dat jij en je baas de prioriteit bepalen. Als je dan een moeilijke beslissing moet nemen over budgetten of tijd, kun je de juiste keuze maken.

Liza legt uit:

“Bij een van de offsites die ik had gepland, bleek dat brainstormen een veel belangrijker onderdeel van het evenement was dan ik me aanvankelijk had gerealiseerd. We hadden wat papier en pennen voorzien, maar niet genoeg, en niemand had zijn computer meegebracht. Veel van de aantekeningen die mensen maakten, raakten kwijt.”

Dit had voorkomen kunnen worden als Liza duidelijker had aangevoeld dat weglopen van deze retraite met een aantal solide ideeën uit deze brainstorm een topprioriteit was.

Zero in on a Budget

Laten we even reëel blijven. Als het op retraites aankomt, is de kans groot dat je baas om een Rolex vraagt, maar je het budget voor een Casio geeft.

Budgettering zal een van de grootste uitdagingen zijn waarmee je te maken krijgt als je je eerste paar bedrijfsretraites organiseert. Ook hier helpt het om prioriteiten te stellen:

“Hoe dan ook, je zult binnen een beperkt budget moeten werken,” legt Liza uit. “Als je weet wat je prioriteiten zijn, kun je bepalen of je wat moet bezuinigen op de lunch om die luxueuze evenementenruimte te kunnen boeken, of andersom.”

Een ander belangrijk onderdeel van werken met een krap budget is het managen van verwachtingen. Soms voelt het alsof je baas zo uit “My Super Sweet 16” is gestapt. Je kunt niet de Ferrari cake en de diamanten tiara hebben. Als je realistisch bent over wat je binnen je budget kunt doen, voorkom je grote teleurstellingen.

Een andere tip – lees de kleine lettertjes!

“Zorg er zeker voor dat je alle regels in het contract doorneemt – vooral als het gaat om eten en alcohol,” zegt Alexis. “Locaties zijn meesters in het stiekem in rekening brengen van extra kosten die op de een of andere manier je budget opblazen.”

Boek zo snel mogelijk een locatie

Het boeken van een locatie zou een van de eerste dingen moeten zijn die je doet. Waar u uw evenement houdt, kan een beslissing zijn die maakt of breekt in termen van hoe het wordt ontvangen. Om deze reden is het super belangrijk dat u zo vroeg mogelijk boekt om te voorkomen dat u vastzit aan een omgeving die gewoon niet werkt. Plus, hoe vroeger je boekt, hoe beter de deal die je krijgt.

Hoe weet je dat je de juiste locatie hebt? De grootte van uw bijeenkomst zal veel bepalen, maar nogmaals, het komt echt neer op doelen.

Kies een locatie die de activiteit ondersteunt die u wilt aanmoedigen. Als het allemaal om binding gaat, hebt u een ruimte nodig met activiteiten en plaatsen om te eten en te socialiseren.

Pro-tip: Als uw team leden bevat die in andere delen van het land wonen, denk dan na over manieren waarop u een boeiende virtuele retraite kunt bevorderen voor teams op afstand die misschien niet in staat zijn om het evenement persoonlijk bij te wonen.

Als het meer om geconcentreerd werken gaat, zoals brainstormen, is een locatie aan het zwembad bijvoorbeeld misschien niet de beste keuze. Zorg in plaats daarvan voor een rustige ruimte die relatief weinig afleiding biedt.

Liza pleit er ook voor om te profiteren van de unieke dingen die je stad of regio te bieden heeft.

“Wij zijn gevestigd in LA en een groot deel van ons team komt uit het middenwesten,” zegt Liza, “dus maken we er een punt van om onze offsites op locaties te houden waar ons team de geweldige dingen van Californië kan ervaren. Dat kan betekenen dat we naar het strand in Santa Monica gaan, een huis in Malibu, of een lokale wijnmakerij, zodat mensen het geweldige weer kunnen ervaren.”

Als u in de buurt van de bergen woont, overweeg dan een uitje buiten het seizoen in een plaatselijk skiresort. Als u toevallig in de buurt van een bloeiende binnenstad woont, neem dan een hip restaurant of een kunstruimte over. Zoek de dingen die uw omgeving uniek maken en zet ze in de schijnwerpers.

Een andere factor – een locatie die ervaring heeft met het organiseren van bedrijfsevenementen.

“Ik kan u niet vertellen hoe nuttig het is om te werken met een locatie die al eerder een retraite heeft georganiseerd, vooral als het de eerste keer is dat u zo’n evenement organiseert,” legt Alexis uit. “Kijk op hun website en zie of ze personeel hebben dat gespecialiseerd is in bedrijfsevenementen. Zoek naar een ‘Corporate Event Coordinator’ of ‘Corporate Services’ contactpersoon. Dit zijn de mensen die u met hun ervaring kunnen helpen om van uw evenement een succes te maken.”

Bezoek de locatie van tevoren

Als het enigszins mogelijk is, loop dan even door de locatie om een indruk te krijgen van het terrein. Zo kunt u een heleboel valkuilen vermijden waar u niet eens aan gedacht had.

Hier is Liza weer:

“Als er één ding is dat ik zou willen doen voordat ik mijn eerste offsite organiseerde, dan zou het zijn dat ik de locatie van tevoren alleen had bezocht, gewoon om een indruk te krijgen van de ligging van de locatie,” legt ze uit. “Dat zou een paar problemen hebben voorkomen die we tegenkwamen, zoals bussen die verdwaalden of niet wisten waar ze moesten parkeren.”

Verbind uw retraite met het doel van uw bedrijf

Soms is het moeilijker dan u denkt om uw team enthousiast te maken voor een offsite. Hoewel deze evenementen leuk en ontspannend moeten zijn, zullen er een paar mensen in uw team zijn die het zien als een afleiding van het werk dat ze zouden moeten doen, of die liever gewoon een vrije dag hebben.

Drijf de interne buy-in op door uw retraite doelgericht te maken.

“Bij onze meest recente retraite hebben we mensen in teams bij elkaar gezet en ze laten strijden voor een goed doel van hun keuze,” legt Alexis uit. “Door mensen een doel te geven waar ze zich achter konden scharen, werden ze echt enthousiast en betrokken – het leek voor niemand tijdverspilling.”

Stel een veiligheidsbeambte aan

Een retraite buiten het terrein brengt iets meer risico’s met zich mee dan de gewone dagelijkse gang van zaken.

Toegegeven, het is onwaarschijnlijk dat u uw team direct in gevaar brengt, maar u bevindt zich in een nieuwe omgeving en de kans op letsel of andere calamiteiten is verhoogd. (Vooral als je alcohol in de mix gooit.)

Het is een goed idee om voor de zekerheid op het ergste te anticiperen. Dat is waar een veiligheidsfunctionaris om de hoek komt kijken.

Uw veiligheidsfunctionaris moet:

• Overeenkomen de hele dag nuchter te blijven, zodat hij of zij kan rijden in geval van nood.
• de locatie van het dichtstbijzijnde ziekenhuis kennen.
• een EHBO-doos voor op kantoor meenemen.
• kennis hebben van reanimatie.

De veiligheidsfunctionaris zou u niet moeten zijn. Als uw veiligheidsfunctionaris iemand naar het ziekenhuis moet rijden, bent u er nog steeds om het evenement in goede banen te leiden.

Vredig de “beïnvloeders”

Wat u ook doet, u kunt het niet iedereen naar de zin maken – dus wees strategisch.

“Het komt er voor een deel op neer dat je je team moet kennen,” legt Liza uit. “In elk bedrijf is er een handjevol ‘beïnvloeders’ wiens mening op anderen overslaat.

Basically, als zij niet gelukkig zijn, is niemand gelukkig. Uitzoeken wie je beïnvloeders zijn en de kleine dingen doen om ze betrokken te houden is essentieel.

Vervoer regelen

Al je teamleden hun eigen auto laten nemen is meestal geen optie. Het is te chaotisch, u zult waarschijnlijk niet genoeg parkeergelegenheid ter plaatse hebben, en iedereen zal op verschillende tijden aankomen en uw schema in de war sturen. (Als je in een stad met goed openbaar vervoer woont, heeft het merendeel van je team misschien niet eens een auto.)

De Swoop-app is een geweldige optie die we in het verleden hebben gebruikt om mensen veilig naar kantoor en terug te brengen.

“We gebruikten een geweldige service genaamd Swoop om ons team naar de locatie te brengen,” legt Alexis uit. “Het beste van deze service is dat ze samenwerken met veel evenementenlocaties in de stad en dat ze veel advies gaven over hoe we het evenement tot een succes konden maken.

Plan de dag tot in de puntjes, maar bouw buffertijden in

Stel een routebeschrijving op voor je team. Dit zal helpen het evenement soepel te laten verlopen, maar bouw buffertijden in zoals waterpauzes, cocktailuren en socialiseren. Er zullen altijd onvoorziene vertragingen zijn, dus het inbouwen van die flexibiliteit zal helpen uw evenement op de rails te houden.

Ben verstandig over alcohol

Drinken, of niet drinken?

Of er op uw offsite al dan niet wordt gedronken, is aan het management, en valt dus buiten uw controle. Maar als uw bedrijf drank verstrekt op uw retraite, zorg er dan voor dat er voldoende water beschikbaar is. Een goede vuistregel is om evenveel water als alcohol te hebben. Dus als je 15 flessen wijn hebt, zorg dan dat je ook 90 flessen water bij de hand hebt (ga uit van zes glazen per fles).

Een ander belangrijk punt – vergeet niet om eten te serveren voordat je de alcohol tevoorschijn haalt. Drinken op een lege maag is een recept voor een ramp. (En voor de goede orde, jello shots tellen niet als voedsel.)

En natuurlijk, wanneer mensen drinken, niet rijden. Het is het nooit waard. Geen uitzonderingen.

Check out our post on drinking at work for more tips.

Enjoy Yourself

Finish, houd in gedachten dat bedrijfsretraites zijn ten behoeve van het hele team. En weet je wie een super belangrijk deel van het team is? Jij! Natuurlijk, makkelijker gezegd dan gedaan. Als de persoon die het evenement leidt, zul je onvermijdelijk een groter gevoel van verantwoordelijkheid hebben. Maar je moet wel aan de activiteiten meedoen, van het eten proeven en contact maken met je teamgenoten.

Liza licht toe:

“Of het nu betekent dat je een schoonmaakploeg moet inhuren zodat je niet tot middernacht op de locatie vastzit om op te ruimen, of dat je gewoon twintig minuten voor jezelf moet nemen om op adem te komen, van het eten te genieten en een glas wijn te drinken, je moet ervoor zorgen dat je zelf ook iets uit het evenement haalt. Onthoud dat deze evenementen voor het hele team zijn – en daar hoor jij ook bij.”

Wat zijn de belangrijkste dingen om in gedachten te houden bij het plannen van een bedrijfsretraite? Hebben we iets gemist?

Laat het ons weten in de reacties hieronder.

Office How To’s Bronnen:

25 epische ideeën voor kantoorfeestjes waar iedereen nog weken van zal nagenieten

15 creatieve ideeën voor kantoorindeling waar mensen superenthousiast van worden

We hebben onze huisdieren vrij spel gegeven op de werkvloer – dit is hoe ons kantoor er beter van werd

Beter

De ultieme gids voor het organiseren van een kantoorarchief

De enige checklist voor het plannen van bedrijfsevenementen die je ooit nodig zult hebben

7 creatieve manieren om memorabele aankondigingen van nieuwe werknemers te doen

Je A-Z Cheat Sheet for Picking the Best Conference Call Service