IRS Forms 1099 komen overeen met inkomen en Sociale Zekerheidsnummers. De meeste mensen besteden aandacht aan deze formulieren in de belastingtijd, maar zowel advocaten als cliënten moeten er de rest van het jaar ook aandacht aan besteden. Als u een formulier 1099 niet rapporteert, krijgt u gegarandeerd een aanslagbiljet van de IRS om te betalen. Deze kleine formulieren zijn een belangrijke bron van informatie voor de IRS. Kopieën gaan naar staatsbelastingdiensten, die nuttig zijn bij het innen van staatsbelastinginkomsten.
Advocaten ontvangen en verzenden meer Formulieren 1099 dan de meeste mensen, deels als gevolg van belastingwetten die hen eruit pikken. Advocaten zijn goede controlepersonen omdat ze vaak met geld van cliënten omgaan. Ze hebben ook vaak een aanzienlijk inkomen. De IRS is zeer geïnteresseerd in de fiscale behandeling van gerechtelijke schikkingen, vonnissen en advocatenhonoraria. Advocaten worden uitgekozen voor extra formulieren 1099. De belastingwet vereist dat bedrijven die betalingen aan advocaten doen, de betalingen aan de IRS melden op een formulier 1099.
Elke persoon die zich bezighoudt met zaken en een betaling van $ 600 of meer voor diensten doet, moet dit melden op een formulier 1099. De regel is cumulatief, dus terwijl één betaling van $ 500 de regel niet zou activeren, vereisen twee betalingen van $ 500 aan een enkele begunstigde gedurende het jaar een formulier 1099 voor de volledige $ 1.000. Advocaten moeten formulieren 1099 uitgeven aan getuigen-deskundigen, jury-adviseurs, onderzoekers en zelfs co-raadslieden wanneer diensten worden verleend en de betaling $600 of meer bedraagt.
Een opmerkelijke uitzondering op de normale $600-regel zijn betalingen aan bedrijven. Betalingen aan een bedrijf voor diensten zijn over het algemeen vrijgesteld; er geldt echter een uitzondering voor betalingen voor juridische diensten. Met andere woorden, de regel dat betalingen aan advocaten het onderwerp moeten zijn van een formulier 1099 heeft voorrang op de regel dat betalingen aan bedrijven dat niet hoeven te zijn. Bijgevolg moet voor elke betaling voor diensten van $600 of meer aan een advocaat of advocatenkantoor een formulier 1099 worden ingevuld, en het doet er niet toe of het advocatenkantoor een vennootschap, LLC, LLP of vennootschap onder firma is, noch hoe groot of klein het advocatenkantoor mag zijn. Een advocaat of advocatenkantoor dat honoraria betaalt aan mede-advocaten of een verwijzingsvergoeding aan een advocaat moet een formulier 1099 uitgeven, ongeacht hoe de advocaat of het advocatenkantoor is georganiseerd. Bovendien moet elke cliënt die een advocatenkantoor meer dan 600 dollar in een jaar betaalt als onderdeel van het bedrijf van de cliënt een formulier 1099 uitgeven. Formulieren 1099 worden over het algemeen afgegeven in januari van het jaar na betaling. In het algemeen moeten ze uiterlijk op de laatste dag van januari naar de belastingbetaler en de IRS worden verzonden.
Issuing Forms 1099 to Clients
Een verwarrende belastingaangifte voor advocatenkantoren is of ze Forms 1099 aan klanten moeten uitgeven. De praktijk varieert aanzienlijk, en veel bedrijven geven de formulieren routinematig uit; maar voor de meeste betalingen aan cliënten zijn de formulieren eigenlijk niet nodig. Natuurlijk ontvangen veel advocaten geld dat zij doorgeven aan hun cliënten. Dat betekent dat advocatenkantoren vaak cheques uitschrijven aan cliënten voor een deel van de schikkingsopbrengst. Zelfs dan is er zelden een Formulier 1099 verplichting voor dergelijke betalingen. De meeste advocaten die een gezamenlijke schikkingscheque ontvangen om een rechtszaak met een cliënt op te lossen, worden niet als betalers beschouwd. In feite wordt de schikkende gedaagde beschouwd als de betaler, niet het advocatenkantoor. De gedaagde is dus meestal verplicht om de formulieren 1099 te verstrekken, niet de advocaat.
Voorbeeld 1: Larry Lawyer verdient een voorwaardelijke vergoeding door Cathy Client te helpen haar bank aan te klagen. De schikkingscheque is gezamenlijk verschuldigd aan Larry en Cathy. Als de bank de verdeling Larry/Cathy niet kent, moet zij twee formulieren 1099 uitgeven aan zowel Larry als Cathy, elk voor het volledige bedrag. Wanneer Larry Cathy een cheque uitdeelt voor haar deel, hoeft hij geen formulier uit te reiken.
Voorbeeld 2: Beschouw dezelfde feiten als in voorbeeld 1, maar neem aan dat Larry de bank vertelt om twee cheques uit te reiken, een aan Larry voor 40 procent en de andere aan Cathy voor 60 procent. Ook hier heeft Larry geen verplichting om een formulier uit te geven omdat Cathy door de bank wordt betaald. De bank zal Larry een formulier 1099 geven voor zijn 40 procent. Zij zal Cathy een formulier 1099 geven voor 100 procent, inclusief de betaling aan Larry, ook al betaalde de bank Larry rechtstreeks. Cathy moet een manier vinden om de juridische kosten af te trekken.
Lichamelijk letselbetalingen
Een belangrijke uitzondering op de regels voor formulieren 1099 geldt voor betalingen voor persoonlijk lichamelijk letsel of lichamelijke ziekte. Denk aan gerechtelijke schikkingen voor auto-ongelukken en letsel door uitglijden en vallen. Aangezien dergelijke betalingen voor compenserende schadevergoedingen doorgaans belastingvrij zijn voor de gewonde, is geen formulier 1099 vereist.
Voorbeeld 1: Hal Hurt is betrokken bij een auto-ongeluk en ontvangt een schikking van $ 1 miljoen. Gedaagde Motors geeft een gezamenlijke cheque uit aan Hal en zijn advocaat Sue Suits. De gedaagde hoeft geen formulier 1099 aan Hal uit te reiken. De gedaagde moet wel een formulier 1099 aan Sue uitgeven voor de volledige $1 miljoen.
Voorbeeld 2: Dezelfde feiten, maar stel dat Sue vraagt om een cheque van $600.000 aan Hal (zonder een formulier 1099) en een cheque van $400.000 aan haar (met een formulier 1099 aan Sue voor $400.000). Gedaagde Motors kan met dit verzoek instemmen.
Andere betalingen aan cliënten
Hoe zit het met de terugbetaling door een advocatenkantoor van juridische kosten aan cliënten? Moeten die betalingen aan de cliënt worden gemeld op formulier 1099 dat aan de cliënt wordt verstrekt? Als de terugbetaling betrekking heeft op gelden die op de trustrekening van de advocaat staan, is geen formulier 1099 vereist; als het advocatenkantoor echter eerder is betaald en een bedrag terugbetaalt uit de eigen inkomsten van het advocatenkantoor, is een formulier 1099 vereist.
Voorbeeld: Big Law LLP vertegenwoordigt Joe Inventor en houdt $ 50.000 van Joe’s fondsen op zijn trustrekening. Als gevolg van een geschil over de kwaliteit van de diensten van Big Law stemt deze ermee in om $ 30.000 van Joe’s storting terug te betalen. Er is geen formulier 1099 vereist omdat dit geld van Joe was. Big Law stemt er ook mee in om 60.000 dollar terug te betalen van het geld dat Joe de laatste drie jaar aan honoraria heeft betaald. Big Law moet een formulier 1099 uitgeven voor de $ 60.000 betaling.
Het primaire gebied waar een advocaat een formulier 1099 moet uitgeven aan een cliënt is waar de advocaat belangrijke toezichts- en managementfuncties vervult. De belastingvoorschriften zijn niet vreselijk duidelijk precies wat deze management- en toezichtsfuncties in veel gevallen zijn, maar het is niet genoeg om alleen maar een advocaat van de eiser te zijn en de schikkingsgelden te beheren.
Wat als de advocaat meer doet dan alleen het geld ontvangen en de aandelen van de advocaat en de cliënt verdelen? Volgens de IRS-regels, als advocaten een te grote rol op zich nemen en beheer en toezicht uitoefenen op het geld van de klant, worden ze “betalers” en als zodanig zijn ze verplicht om Formulieren 1099 uit te geven wanneer ze fondsen uitbetalen.
Joint Checks
IRS-regels bevatten uitgebreide bepalingen met betrekking tot gezamenlijke cheques en hoe Formulier 1099 in dergelijke gevallen moet worden uitgegeven. De meeste van deze regels betekenen dat advocaten Formulieren 1099 zullen ontvangen wanneer hun namen op de schikkingscheques staan.
Voorbeeld 1: Dastardly Defendant schikt een zaak en geeft een gezamenlijke cheque uit aan Clyde Client en Alice Attorney. Dastardly moet normaliter één formulier 1099 uitreiken aan Clyde voor het volledige bedrag en één formulier 1099 aan Alice, eveneens voor het volledige bedrag. Deze realiteit kan Alice ertoe aanzetten de voorkeur te geven aan afzonderlijke cheques, één voor de cliëntgelden, en één om de advocaat rechtstreeks te betalen. Op die manier ontvangt Alice misschien alleen een formulier 1099 voor haar honorarium, niet ook voor het geld van haar cliënt.
Voorbeeld 2: Deze keer geeft Dastardly Defendant een cheque uit voor 60 procent van de schikking aan cliënt Clyde en 40 procent aan Alice Advocaat. Dastardly geeft een formulier 1099 aan Clyde voor 100 procent, en een formulier 1099 aan Alice voor 40 procent. Om te voorkomen dat Clyde belasting betaalt over de aan Alice betaalde vergoedingen waarvoor hij een formulier 1099 heeft ontvangen, zal hij proberen de 40 procent af te trekken op zijn belastingaangifte. Vanaf 2018 zijn de aftrekmogelijkheden voor juridische kosten echter veel beperkter dan vroeger. Er is nog steeds een boven-de-lijn aftrek voor juridische kosten in werkgelegenheid, burgerrechten, en klokkenluiderzaken, maar daarbuiten kunnen veel juridische kosten niet langer worden afgetrokken.
Op zoek om hun klanten te helpen voorkomen dat ze formulieren 1099 ontvangen, vragen sommige eiser-advocaten de gedaagde om één cheque te betalen aan de “Jones Law Firm Trust Account.” Veel verweerders zijn bereid om in deze situatie een enkel formulier 1099 aan het advocatenkantoor Jones uit te reiken. Technisch gezien bepaalt het financieel reglement echter dat u deze Jones Law Firm Trust Account-cheque moet behandelen als een gezamenlijke cheque aan advocaat en cliënt. Dat betekent dat twee formulieren 1099, elk voor het volledige bedrag, vereist zijn.
Judgment Calls and Penalties
Eisen om formulieren 1099 uit te reiken, bestaan al tientallen jaren in de belastingwetgeving en parallelle staatswetgeving. Toch zijn deze eisen de laatste jaren strenger geworden. Ook het opleggen van boetes is strenger geworden. Meer en meer rapportage is nu vereist, en advocaten en advocatenkantoren worden niet alleen geconfronteerd met de basisregels, maar ook met de speciale regels gericht op juridische honoraria.
Advocaten zijn niet altijd verplicht om Formulieren 1099 uit te reiken, vooral aan cliënten. Toch is het onwaarschijnlijk dat de IRS iemand zal bekritiseren voor het uitgeven van meer van de alomtegenwoordige kleine formulieren. In feite is de IRS van mening dat hoe meer formulieren 1099, hoe beter. Misschien om die reden wordt het voor advocatenkantoren steeds gebruikelijker om formulieren 1099 aan cliënten te verstrekken, zelfs wanneer dat niet strikt noodzakelijk is. Ook gedaagden hebben meestal deze voorspelbare reactie: bij twijfel de formulieren uitschrijven. Soms echter gaan zowel advocaten als gedaagden te ver en geven ze de formulieren uit terwijl ze dat eigenlijk niet zouden moeten doen.
De meeste boetes voor het niet opzettelijk niet indienen zijn bescheiden – zo laag als $270 per formulier. Deze boete voor het niet indienen van Formulieren 1099 is vooral gericht op grootschalige fouten, zoals wanneer een bank nalaat om duizenden van de formulieren uit te geven aan rekeninghouders; advocatenkantoren moeten echter ook voorzichtig zijn met deze regels.
De verdeling van de opbrengst van een class action, bijvoorbeeld, kan leiden tot grootschalige uitgiften van Formulieren 1099. Naast de boete van $ 270 per nalatigheid, kan de IRS ook proberen een aftrek te weigeren voor het item dat op een formulier 1099 had moeten worden gerapporteerd. Dat betekent dat als u verzuimt een formulier uit te reiken voor een adviesvergoeding van $100.000, de IRS zou kunnen beweren dat het niet aftrekbaar is. Het is meestal mogelijk om dit soort draconische straffen te weerleggen, maar de ernst van de dreiging maakt het nog steeds een krachtige.
Een vaak genoemd technisch gevaar (maar over het algemeen geen ernstig risico) is de straf voor opzettelijke overtredingen. Een belastingplichtige die weet dat een formulier 1099 moet worden afgegeven en die verplichting desondanks negeert, vraagt om problemen. De IRS kan een boete opleggen gelijk aan 10 procent van het bedrag van de betaling.
Voorbeeld: Larry Lawyer doet een betaling van $ 400.000 aan co-counsel, maar Larry verzuimt een vereist formulier 1099 af te geven, hoewel zijn CPA hem vertelde dat hij verplicht was om dat te doen. Naast andere rechtsmiddelen kan de IRS een boete opleggen van $40.000.
Hoewel een boete van 10 procent hoog is, heb ik persoonlijk nog nooit meegemaakt dat deze boete werd opgelegd. In feite vraag ik me af hoe waarschijnlijk het zelfs is dat het wordt voorgesteld, tenzij de belastingbetaler een vernietigende memo in zijn dossier heeft die hij aan de IRS overhandigt, waaruit blijkt dat hij wist van de Form 1099-verplichting en deze negeerde.
IRS Form W-9
Gezien het feit dat Formulieren 1099 identificatienummers van belastingbetalers vereisen, worden advocaten vaak gevraagd om betalers te voorzien van hun eigen identificatienummers van belastingbetalers en die van hun cliënten. Gewoonlijk worden dergelijke verzoeken gedaan op IRS-formulier W-9. Als een advocaat wordt gevraagd om een fiscaal identificatienummer te verstrekken en dit nalaat aan een betalende partij, is hij of zij onderworpen aan een boete van $ 50 voor elk verzuim om die informatie te verstrekken.
De betalingen die aan de advocaat moeten worden gedaan, kunnen ook worden onderworpen aan een back-up inhouding. In de praktijk zullen sommige gedaagden weigeren geld uit te betalen zonder de vereiste belastingplichtige identificatienummers, of zullen zij proberen het geld via een rechtbank te betalen. Het is meestal niet de moeite waard om over formulieren W-9 te bekvechten. Als u in de schikkingsovereenkomst hebt bedongen dat duidelijk wordt gemaakt welke formulieren 1099 wel (of niet) zullen worden afgegeven, is er meestal geen reden om te vechten over het verstrekken van formulieren W-9.
Conclusie
Het ontvangen van formulieren 1099 is niet bijzonder leuk, maar het is tenminste een herinnering om de betaling te melden op uw belastingaangifte. Zelfs veel uitgevers van Formulieren 1099 vinden het formulier niet bijzonder leuk. Advocaten moeten speciale aandacht besteden aan deze regels, en niet alleen wanneer zij zaken afhandelen of vastgoeddeals sluiten. Meer dan veel andere bedrijven en beroepsbeoefenaren versturen en ontvangen advocaten vaak formulieren 1099. Cliënten geven ook veel om deze regels, vooral als ze een groot, vet formulier 1099 in de post ontvangen dat ze niet hadden verwacht.
Robert W. Wood is een fiscaal jurist bij www.WoodLLP.com en de auteur van talrijke fiscale boeken, waaronder Taxation of Damage Awards & Settlement Payments (www.TaxInstitute.com). Deze bespreking is niet bedoeld als juridisch advies.