Als Long Island arbeidsrecht advocaten, is een van de vragen die we tegenkomen of een werkgever een werknemer om medische gegevens kan vragen. Een verzoek van deze aard kan impliceren kwesties met betrekking tot handicap discriminatie wetten, zoals de Amerikanen met een handicap Act (ADA), en de Family Medical Leave Act (FMLA). De Long Island-arbeidsrechtblog van vandaag probeert enig licht op de zaak te werpen.

Verzoeken om medische dossiers onder antidiscriminatiewetten

De EEOC heeft consequent opgemerkt dat werkgevers met legitieme zorgen met betrekking tot de medische toestand van een werknemer die van invloed kan zijn op het vermogen van die werknemer om de essentiële functies van zijn baan uit te voeren, elk onderzoek naar de medische geschiedenis van die werknemer mogen doen. Maar, dat onderzoek moet beperkt zijn en verband houden met de medische aandoening in kwestie.

Bijvoorbeeld, in een discussiebrief van 4 oktober 2004, merkte de EEOC op dat een werkgever onderzoek mag doen naar het gebruik van ziektetijd door een werknemer, maar niet mag vragen om documentatie die geen verband houdt met het gebruik van ziektetijd door de werknemer of “om meer informatie dan nodig is om het ziekteverlofverzoek te rechtvaardigen.”

Evenzo, in de discussiebrief, besprak de EEOC een situatie waarin een werknemer probeert terug te keren van het werk na een medisch verlof. De EEOC verklaarde dat de werkgever toelaatbaar zou kunnen onderzoeken of het vermogen van de werknemer om het essentiële van zijn baan uit te voeren in gevaar zou komen door de medische aandoening die aanleiding gaf tot het verlof of dat hij een directe bedreiging zal vormen, wat betekent dat de werknemer een aanzienlijk gevaar kan vormen voor de gezondheid of veiligheid van de werknemer of anderen. Wat de reikwijdte van het onderzoek betreft, bekeek de EEOC in zijn adviesbrief een hypothetische situatie met betrekking tot de terugkeer van een piloot naar het werk en verklaarde dat medische documentatie met betrekking tot maximaal een jaar vóór het verlof geschikt kan zijn, maar dat verder dan dat te “ver zou gaan.”

De EEOC-leidraad bespreekt verder een scenario waarin een werkgever bezorgd is over de prestaties van een werknemer. Wanneer de werknemer wordt geconfronteerd door de werkgever over de problemen, merkt de werknemer op dat ze is gediagnosticeerd met lupus en voorgeschreven medicatie voor die aandoening. De EEOC zegt dat een geoorloofd onderzoek beperkt zou zijn tot, “haar vragen of ze een nieuw medicijn neemt en hoe lang de bijwerkingen van het medicijn naar verwachting zullen duren, of de supervisor kan Sally vragen om documentatie van haar zorgverlener te verstrekken waarin de effecten van de medicatie op Sally’s vermogen om haar werk uit te voeren worden uitgelegd.”

Kortom, de arbeidsdiscriminatiewetten sluiten werkgevers niet volledig uit om te informeren naar de medische geschiedenis van een werknemer, noch verbieden ze werkgevers absoluut om te vragen naar medische dossiers. Integendeel, het verzoek moet beperkt zijn in tijd en omvang. Het verzoek moet beperkt zijn tot een onderzoek naar aandoeningen en/of behandelingen die een invloed kunnen hebben op het vermogen van een werknemer om de essentiële taken van zijn of haar functie uit te voeren en het moet verband houden met de medische aandoening die verantwoordelijk kan zijn voor die invloed. Verregaande, algemene vragen of “fishing expeditions” zijn niet toegestaan.

Verzoeken om medische dossiers onder de FMLA

De Family Medical Leave Act (FMLA) staat werknemers toe om tot 12 weken verlof op te nemen van het werk vanwege een ernstige gezondheidstoestand. De FMLA staat werkgevers toe de werknemer om een medisch attest te vragen dat volstaat om aan te tonen dat de werknemer recht heeft op verlof volgens de wet. Met andere woorden, de medische verklaring moet feiten vaststellen die voldoende zijn om aan te tonen dat de werknemer een ernstige gezondheidstoestand heeft, zoals gedefinieerd door de wet.

De werknemer is niet verplicht om ondersteunende medische dossiers te overleggen, noch moet de werknemer een medische verklaring ondertekenen, maar een verklaring kan worden vereist als de medische verklaring het bestaan van een ernstige medische aandoening niet voldoende kan aantonen. De verklaring is de enige vereiste documentatie, maar deze moet de aandoening voldoende aantonen. Een werkgever kan echter contact opnemen met de medische zorgverlener van de werknemer om opheldering te vragen over de informatie in de medische verklaring. Belangrijke kanttekeningen hierbij zijn dat het contact moet worden gelegd door HR-personeel, een zorgverlener of andere administratieve of leidinggevende personen. De directe supervisor van de werknemer mag geen contact opnemen met de medische zorgverlener van de werknemer, noch kan iemand namens de werkgever informatie vragen die buiten de reikwijdte van de medische verklaring valt.

Een werkgever kan beweren dat de medische verklaring niet volledig is en vragen dat de werknemer nadere informatie verstrekt. Het verzoek moet specifiek schriftelijk aangeven waarom de certificering als onvoldoende wordt beschouwd en de werkgever moet een redelijke kans bieden om de problemen op te lossen.

Hulp is beschikbaar voor werknemers met medische aandoeningen

De wetten met betrekking tot medische dossiers en het recht van een werkgever om toegang te krijgen tot die dossiers kunnen ingewikkeld zijn. Als u zich zorgen maakt over uw werkgever die medische dossiers opvraagt of als u een werkgever bent die denkt dat u toegang moet hebben tot de medische dossiers van een werknemer, neem dan contact op met een arbeidsrechtadvocaat van Long Island. Meer informatie is beschikbaar op onze website op http://linycemploymentlaw.com. Onze advocaten zijn telefonisch bereikbaar op 631-352-0050.

Werkgevers toegang tot medische gegevens van werknemers