Een goede memo ordent de over te brengen informatie zowel voor het gemak en het gemak van de lezer als om het doel van de schrijver op de meest effectieve manier te bereiken.

Jump to:

Heading

Opening

Samenvatting

Discussie paragraaf(en)

Uw afsluiting

Aanhechtingen

Heading

De kop van elke memo volgt dezelfde basisopmaak:

Tot:

cc:

FROM:

DATUM:

SUBJECT:

Jouw onderwerpregel moet kort zijn, niet meer dan een paar woorden, maar wel duidelijk, zodat er geen kans op misverstanden is. “Pizza bestellen” als onderwerpregel bijvoorbeeld kan uw lezers doen denken dat uw memo instructies bevat over de juiste procedure voor het bestellen van afhaalmaaltijden op late avonden op kantoor, terwijl u in feite klachten van de schoonmakers doorgeeft over de tomatensaus op het tapijt en de dozen die over de vloer zijn verspreid. Iets als “Ruim je rommel op voordat je weggaat” kondigt het hoofdpunt van de memo aan.

Opening

De openingszinnen of -alinea’s van een memo vertellen de lezers de context van de kwestie, de voorgestelde opdracht of taak, en het doel van de memo:

Context

De context die je beschrijft is de gebeurtenis, situatie, of achtergrond van het probleem of de kwestie die je behandelt. Of dit een zin of een alinea duurt, hangt af van de complexiteit van de situatie. De context kan bijvoorbeeld beginnen met:

Het schoonmaakbedrijf heeft geklaagd dat het te lang duurt om onze vloeren schoon te maken…

Wees duidelijk en direct, en geef niet meer informatie dan uw lezers nodig hebben.

Taak

Uw taak- of opdrachtomschrijving beschrijft wat u doet om het probleem, de kwestie, of de situatie op te lossen. Als uw lezer u heeft gevraagd actie te ondernemen, zou u kunnen zeggen:

U heeft mij gevraagd te kijken naar…

Als u alternatieven wilt presenteren die de medewerkers in overweging kunnen nemen, zou u kunnen zeggen:

We moeten alternatieven overwegen die het schoonmaakbedrijf tevreden zullen stellen zonder…

Doel

Uw doelomschrijving legt uit waarom u de memo schrijft en leidt de rest van de memo in. U moet direct zijn, en vermijden dat u de informatie probeert te bagatelliseren. Uw verklaring zou kunnen beginnen met:

Dit memo beschrijft mijn begrip van de klacht van het schoonmaakbedrijf, stelt verschillende manieren voor om deze mensen tegemoet te komen, en mijn eigen aanbevelingen om het probleem op te lossen.

Als het memo zo lang wordt dat het toevoegen van sectiekoppen het gemakkelijker maakt om de organisatie van de informatie te volgen, doe dat dan vooral.

Als het doel van een memo is om uw lezers ervan te overtuigen dat er een echt probleem is, ga dan niet gedetailleerder in dan de situatie vereist. Als u ontdekt dat u moeite hebt om de taak te beschrijven, moet u misschien meer nadenken voordat u de memo schrijft. Als u besluit uw memo in segmenten op te splitsen, zorg er dan voor dat het de belangrijkste punten zijn.

Samenvatting

Wacht met het schrijven van een samenvattend gedeelte tot u het hoofdgedeelte van uw memo hebt geschreven. Als je memo één pagina of minder beslaat, is een samenvatting misschien niet nodig. Als je echter verschillende belangrijke kwesties of gebeurtenissen hebt behandeld, of als je analyse vrij gedetailleerd is, is een samenvattende paragraaf op zijn plaats.

Als de memo een kort verslag is van onderzoek dat je hebt gedaan naar een kwestie of voor een project, is dit een goede plek om de methoden en bronnen die je tot nu toe hebt gebruikt samen te vatten. Vergeet echter niet dat dit een samenvatting is. Houd het kort en herhaal niet nodeloos gedetailleerde informatie.

Discussie paragraaf(en)

Nadat je de basispresentatie van je onderwerp voldoende hebt behandeld, leg je hier alle details uit – feiten, statistieken, hypotheses – die de ideeën ondersteunen die je hebt besproken. In dit gedeelte laat je zien dat je creatief en kritisch kunt denken door je ideeën te presenteren.

Begin met de belangrijkste of meest veelzeggende informatie, waarbij je van het sterkste feit naar het zwakste gaat (of, als je historische achtergrond geeft, van de oudste naar de nieuwste informatie).

Deze alinea’s zijn ook de plaats waar je je aanbevelingen doet, de aanbevelingen van anderen erkent, en toekomstige problemen beschrijft die zich zouden kunnen voordoen en hoe je suggesties ervoor zullen zorgen dat zulke problemen zich gewoon niet voordoen.

Het helpt vaak om belangrijke feiten of details in genummerde lijsten of lijsten met opsommingstekens te zetten, wederom van het sterkste punt naar het zwakste.

Uw slot

Als u uw lezers alle informatie hebt gegeven die relevant is voor het onderwerp van uw memo, gebruikt u een hoffelijk slot dat de acties beschrijft die u wilt dat ze ondernemen, en wijst u erop hoe die acties iedereen ten goede zullen komen. Deze afsluiting van één alinea zou kunnen beginnen met:

We kunnen mijn aanbevelingen meer in detail bespreken tijdens onze volgende vergadering…

of

Als u meer informatie nodig hebt, ben ik graag bereid….

Bijlagen

Breng alle documentatie of aanvullende informatie mee die uw lezers nodig hebben om tot hun eigen begrip te komen van de gebeurtenis, de kwestie of het probleem dat u hebt beschreven, en vermeld dergelijke bijlagen aan het eind.

Als er bijvoorbeeld een briefwisseling is geweest over uw onderwerp, voeg dan kopieën van die brieven bij (als dat de vertrouwelijkheid niet schendt of als ze informatie bevatten die uw lezers moeten weten). Als u grafieken hebt gemaakt van feiten of statistieken of diagrammen die fysische relaties illustreren, voeg die dan bij. U kunt ook naar dergelijke grafieken, diagrammen of illustraties verwijzen op geschikte plaatsen in uw memo.

Gebruik geen materiaal dat niet rechtstreeks betrekking heeft op het onderwerp van de memo.