Leerresultaten:

• onderscheid maken tussen technische en professionele communicatie en schrijven
• de rol van een technisch communicator begrijpen
• weten hoe ethiek, samenwerking, contextbewustzijn, onderzoek, schrijven en ontwerpen samenhangen bij het maken van documentatie
• Benoem drie artefacten van technische communicatie in de ruimte. Wat hebben ze gemeen? Wat verschilt?
• Zoek op een populair platform (monster.com, lokale krantensites, stc.org, enz.) naar vacatures voor technisch schrijvers. Verwissel de term “technisch” voor “professioneel” en “schrijver” voor “communicator”. Maak een tabel en maak een lijst van de verschillen tussen elk van deze vier mogelijke termen. Schrijf vervolgens, op basis van de kwalificaties en taken die worden vermeld bij banen onder elke titel, een definitie van elk.

Professionele en technische schrijvers vallen over het algemeen onder twee categorieën: schrijvers die zich richten op
“technische” gebieden en professionals die schrijven als onderdeel van hun baan. Hoewel veel professionals zichzelf niet als schrijver zien, vereisen hun banen dat ze vaak lezen en schrijven.

What’s in a name?

De termen “professioneel” en “technisch”, evenals “schrijven” en “communicatie” worden in het veld vrij door elkaar gebruikt. Hoewel er enkele verschillen zijn die hieronder worden belicht, begrijpt men over het algemeen dat elk van deze combinaties verwijst naar het presenteren van informatie aan een publiek met het uiteindelijke doel om werk gedaan te krijgen. Dit is een vrij brede definitie, en in feite is het vakgebied zelf ook vrij breed.

Technische communicatie is overal. Het is niet beperkt tot instructies waarnaar je af en toe verwijst of tot pamfletten die bij nieuwe technologie worden geleverd. Als je technologie beschouwt als alles wat wetenschappelijke bevindingen toepast, dan zul je het overal gaan zien. Terwijl geavanceerde technologie zoals smartphones en wifi alomtegenwoordig aan het worden is, bestaat low technology al sinds de mens gebruiksvoorwerpen begon te maken. Omdat technologieën in bepaalde contexten worden gecreëerd en vaak in veel bredere contexten worden verspreid, is het voor hun makers en voorstanders belangrijk om het beoogde gebruik van een product te communiceren om verkeerd gebruik te voorkomen en ook om ethische verspreiding te bevorderen. Technisch schrijven kan het voorschrift zijn dat aan de binnenkant van het montuur van uw bril staat, het etiket in uw overhemd, of het waarschuwingsbord buiten op een bouwplaats.

Intussen omvat de overkoepelende term “professionele communicatie” al het schrijven op de werkplek, van interne memo’s en beleid tot externe persberichten en marketing voor relevante doelgroepen. Dit soort communicatie vindt voortdurend plaats binnen instellingen, waaronder overheidssectoren, ziekenhuizen, bedrijven, ondernemingen, universiteiten, enz. In tegenstelling tot academische papers waarin het doel over het algemeen is om een idee te ontwikkelen, een theoretisch argument te maken, of competentie aan te tonen, hebben professionele teksten als doel om mensen met macht te overtuigen om een specifieke actie te ondernemen.

Welke soorten teksten zijn er in “professionele en technische communicatie”?

In principe wordt elke tekst die bedoeld is om informatie over het gebruik van technologie over te brengen, beschouwd als “technische communicatie.” Ondertussen wordt elke tekst die circuleert in een professionele setting met het doel om werk gedaan te krijgen, beschouwd als professionele communicatie. Deze teksten kunnen geschreven, visueel of mondeling zijn en gedrukt of elektronisch.

Teksten worden vaak “deliverables” genoemd omdat ze het onderzoek en de informatie leveren in tastbare artefacten (en meestal in gangbare genres) zoals interne memo’s, rapporten, voorstellen, presentaties, enz. Om te begrijpen welke tekst het meest geschikt is voor een bepaalde taak, moeten schrijvers concepten van retorica in overweging nemen, zoals publiek en contextuele analyse, evenals ontwerpprincipes.

Wat is retorica?

Dit is een omstreden vraag in het vakgebied. De meest elementaire definitie van retorica zou kunnen worden teruggebracht tot de studie van overtuigingskracht, of hoe woorden dingen doen. In de media krijgt de term “retorica” vaak een slechte naam als instrument voor politici om anderen met lege woorden te manipuleren, maar dit is niet precies de rol van retorica. Plato veroordeelde de sofisten zelfs als bedrieglijke retorici (Gorgias beweerde dat hij elk schijnbaar belachelijk argument goed kon laten lijken). Quintilianus verdedigde openlijk de noodzaak van ethiek in de retorica toen hij zei dat succesvolle retorica “de goede man is die goed spreekt”. Dus beweren dat retorica inherent bedrieglijk is, is de kunst verwarren met manipulatie, en de morele basis negeren die een burgerlijke samenleving ondersteunt.

Hoewel de studie van argumentatie een abstract en vaak filosofisch debat lijkt, kunnen retorische bewegingen in bijna elke interactie worden waargenomen. Denk maar aan de manier waarop u bent overgehaald om deze tekst te lezen, of aan de verschillende factoren die een rol hebben gespeeld bij uw beslissing over wat u vanochtend voor ontbijt gaat eten (of niet). Overtuiging omvat culturele studies, psychologische overwegingen, taal en nog veel meer, en het is de kern van communicatie.

Alle geschriften die iemand moeten overtuigen om iets te geloven, of het nu gaat om de meest geschikte persoon om als president te dienen of de beste manier om een computerfout op te lossen, berusten op retorica. De kunst houdt ook rekening met elementen als uitvinding en levering, die alle aspecten van het schrijfproces erkennen. Van het ontwikkelen van het idee voor een project tot het publiceren van rapporten, professionals gebruiken retorica zowel bewust als onbewust. Vier termen waar je in dit boek meer over zult lezen zijn ethos, pathos, logos, en kairos. De eerste drie zijn retorische oproepen die Aristoteles onderscheidde, en kairos is een idee van opportune tijd en plaats dat centraal stond in de sofistische school van denken. Door te analyseren hoe deze oproepen in teksten functioneren, kun je ze beter en coherenter gebruiken om je doel te bereiken voor je beoogde publiek.

Lees meer over retorica door de video “In Defense of Rhetoric” te bekijken, gemaakt door afgestudeerde studenten in het MA in Professional Communication-programma aan de Clemson University:

Zorgen PTC-teksten niet gewoon voor duidelijke informatie?

Ja en nee. Aan de ene kant helpt het onderscheid tussen PTC en andere vormen van communicatie om het vakgebied te definiëren. Maar alle communicatie is inherent bevooroordeeld en op een bepaalde manier gesitueerd. Je vertelt je ouders misschien niet over een nieuwe tatoeage op dezelfde manier als je het je vrienden zou vertellen. Evenzo zou je een collega of professor in biomedische techniek niet op dezelfde manier vertellen hoe een nieuwe pacemaker werkt als aan een chirurg of een patiënt. Naast overwegingen van bruikbaarheid en functionaliteit, is het belangrijk om de ethiek in gedachten te houden die ten grondslag ligt aan PTC-teksten. Bij het nemen van beslissingen over hoe informatie over te brengen, moeten schrijvers nadenken over hoe hun keuzes hun publiek beïnvloeden. Wie wordt er afgesneden van toegang tot informatie? Hoe bevoorrecht de ene keuze een bepaalde bevolkingsgroep, een bepaalde manier van begrijpen, of een bepaalde cultuur ten opzichte van een andere? Sluit de publicatie of verspreiding van teksten op onethische wijze bepaalde mensen uit, waardoor ze geen informatie krijgen die hen zou helpen hun carrière vooruit te helpen of een taak te volbrengen?

Andere, meer fundamentele vragen over functionaliteit zijn afhankelijk van retorische keuzes: Communiceert de tekst voldoende hoeveelheden informatie zonder het publiek te overweldigen? Is het op een zinvolle en nuttige manier geproduceerd of zal het op een plank blijven staan en zelden worden gelezen? Dit zijn allemaal vragen die het vakgebied beïnvloeden en belangrijk zijn voor mensen die in professionele rollen schrijven.

Hoe ziet een werkomgeving voor technische communicatie eruit?

Technisch schrijven vindt plaats in samenwerkingsomgevingen. In organisatorische omgevingen worden documenten, met name voor extern publiek, geproduceerd en/of goedgekeurd door een team. Meerdere bewegende delen betekent dat het leren van vaardigheden in het werken binnen groepen en georganiseerd blijven belangrijk zijn voor het krijgen en behouden van een carrière binnen een organisatie. Of u nu een academische wetenschapper, een bedrijfsadviseur, een werktuigbouwkundig ingenieur of een patiënt bent, u zult moeten begrijpen wat goede communicatiepraktijken zijn. In deze omgevingen werken vaak mensen met allerlei verschillende achtergronden, culturen en ideeën over wat goed is. Vermijd onnodige en tijdrovende conflicten door projecten te benaderen met een open geest en met een bewustzijn van uw eigen vooroordelen, die niet alleen anders kunnen zijn dan die van uw lezers, maar ook van uw collega’s.

Samenwerkingstactieken zoals projectbeheer zullen u ook van pas komen bij individuele taken. Op dit moment gebeurt veel technisch schrijven op afstand, en als zodanig werken professionele schrijvers vaak voor meerdere klanten tegelijk. In feite kan men behoorlijk goed rondkomen door thuis te werken aan een aantal contractuele of parttime banen, maar om succesvol te zijn, moet je voortdurend taken in evenwicht houden door een systeem te ontwikkelen om ze te organiseren. Het verkrijgen van multitasking-capaciteiten zal overgaan naar elke baan waarin je aan verschillende belanghebbenden moet rapporteren over dezelfde of soortgelijke projecten.

Omwille van de collaboratieve aard van dit werk, evenals het natuurlijke proces van schrijven, zijn documentreview en revisie integrale onderdelen van het produceren van schriftelijke communicatie.

Do Professional and Technical Writers Just Write?

Hoewel een groot deel van het veld schrijven is, zijn er tal van andere taken die verband houden met het creëren en distribueren van taken. Omdat hun doel vaak is om teksten te maken die gebruikers helpen bij het voltooien van taken, voeren technisch schrijvers bruikbaarheidstests uit om te bepalen hoe succesvol hun tekst was en hoe ze deze kunnen verbeteren voor publicatie. Andere elementen van het ontwikkelen van teksten zijn grafisch ontwerp, datavisualisatie, en remediation (het opnieuw maken van teksten in verschillende media voor verschillende doelgroepen of doeleinden).

Rol van technologie

PTC-professionals blijven over het algemeen voor op de curve als het gaat om nieuwe technologieën. Omdat de technologie voortdurend in ontwikkeling is en er dagelijks nieuwe hulpmiddelen opduiken, zou het onmogelijk zijn om elk relevant hulpmiddel onder de knie te krijgen. In plaats daarvan beheersen technische communicatoren de analytische vaardigheden en fundamenten van systemen om zich aan te passen aan de veranderende omgeving van het vakgebied. Professionals die vaardigheden beheersen in hun eigen context, of dat nu een ziekenhuis is of een groot bedrijf, raken vertrouwd met bepaalde procedures; voor schrijfprofessionals betekent dit dat zij de voorkeur geven aan ontwerp- en bewerkingssoftware voor zowel gedrukte als elektronische publicaties, en deze goed kennen betekent dat zij de door de klant geprefereerde tools vrij gemakkelijk kunnen oppikken.

Start ik eerst met ontwerpen of eerst met schrijven?

Beide/Ande/Neither. Ontwerp en inhoud vullen elkaar aan. Soms betekent ruimtegebrek dat de tekst uiterst beknopt moet zijn en van alle details moet zijn ontdaan. Aan de andere kant is het soms om juridische of andere redenen belangrijk om veel informatie op te nemen, ongeacht hoeveel ruimte dat in beslag neemt. In beide gevallen moeten schrijvers in de eerste plaats hun doel voor ogen houden. Als je weet dat je in de tweede situatie schrijft, waarin ruimte geen rol speelt, kan de lengte betekenen dat je de belangrijkste informatie op de eerste pagina zet, of dat je pull-outs of afbeeldingen in het ontwerp opneemt om de interesse van de lezer tot de laatste pagina vast te houden. Omgekeerd kan ruimtegebrek schrijvers dwingen om zinsbouw en stemgeluid te herzien.

Ruimte is niet de enige beperking die ontwerp en inhoud bepaalt. Schrijvers moeten rekening houden met de waarden van het publiek, de retorische situatie waarin ze zich bevinden, en institutionele beperkingen zoals kosten en opmaak, evenals toegankelijkheid. Verschillende publieken zullen verschillende interpretaties van teksten hebben, gebaseerd op hun cultuur, prioriteiten en relatie tot het onderwerp. Daarom moeten schrijvers, voordat ze beginnen te schrijven, bedenken voor wie ze schrijven. Op het werk zijn er vaak twee doelgroepen: intern, of inter-organisationeel, en extern, wat vaak het publiek is. Soms belanden interne documenten op externe plaatsen (en vice versa), vooral met de proliferatie van sociale media, dus het is belangrijk voor professionele communicatoren om rekening te houden met potentiële secundaire doelgroepen.

Lijst met belangrijkste definities

• Toegankelijkheid – de leesbaarheid van een tekst voor verschillende gebruikers met verschillende mogelijkheden, zoals fysiek, cognitief, monetair, cultureel, etc.
• Artikel – in technische communicatie, over het algemeen alles wat als eindproduct geldt, van een tekstdocument tot een instructiefilmpje tot een website. In tegenstelling tot een deliverable wordt een artefact meestal gedefinieerd vanuit het oogpunt van de lezer of het publiek, en het draagt het element van chronos, of tijd, in zich als iets dat definitief is en geconsumeerd wordt op het moment dat er naar verwezen wordt.
• Publieksanalyse- het proces van onderzoek naar het primaire en secundaire publiek om de deliverables af te stemmen op hun behoeften en waarden.
• Deliverable- het eindproduct dat klaar is om gepubliceerd te worden, of de tekst die een schrijver van plan is af te leveren aan haar klant. Dit is gewoonlijk een term die wordt gebruikt in de context van productie en afronding; na publicatie kan een deliverable worden beschouwd als een artefact, maar u kunt deze termen enigszins uitwisselbaar vinden.
• Repurposing- het proces van het nemen van een oorspronkelijke tekst en het ontwikkelen van nieuwe (soms multimodale of gemengde media) deliverables voor verschillende doelgroepen of doeleinden.
• Rhetorische situatie- de gelegenheid, het publiek en de beperkingen waarin men schrijft.
• Usability Testing- in technische communicatie, het inschakelen van gebruikers om taken uit te proberen die in een tekst worden beschreven met als doel problemen met de tekst te ontdekken voordat deze aan het beoogde publiek wordt gepubliceerd.

Oefeningen:

• Benoem drie artefacten van technische communicatie in de zaal. Wat hebben ze gemeen? Wat verschilt?
• Zoek op een populair platform (monster.com, lokale krantensites, stc.org, enz.) naar vacatures voor technisch schrijvers. Verwissel de term “technisch” voor “professioneel” en “schrijver” voor “communicator”. Maak een tabel en maak een lijst van de verschillen tussen elk van deze vier mogelijke termen. Schrijf vervolgens, op basis van de kwalificaties en taken die bij banen onder elke titel worden vermeld, een definitie van elke.