Als u de laatste alinea van een formele brief hebt geschreven, hebt u misschien het gevoel dat u klaar bent en verder kunt gaan met proeflezen. Maar net zoals er regels zijn voor het aanspreken van iemand in een formele brief, zijn er ook richtlijnen voor het ondertekenen.
Als je een formele brief afsluit, is het belangrijk dat je het juiste respect toont voor de persoon die de brief ontvangt. Voor een onbekende ontvanger zou u bijvoorbeeld een andere, meer behoudende afsluiter gebruiken dan voor een zakenrelatie die u goed kent. Uw slot en handtekening moeten net zo professioneel zijn als de rest van uw brief of e-mailbericht.
- Een complimentary close gebruiken
- Voorbeelden van formele briefafsluitingen
- Hoe kiest u de beste aanvullende afsluiting
- Vermijd overdreven casual
- Hoe de afsluiting te formatteren en uw handtekening op te nemen
- Voorbeelden van handtekeningen in brieven en e-mails
- Voorbeeld van handtekening onder een e-mailbericht
- Gedrukt brief Ondertekenings Voorbeeld
- Meer richtlijnen voor het schrijven van een formele brief
- Key Takeaways
Een complimentary close gebruiken
Een complimentary close, ook bekend als een complimentary closing, is de term die wordt ingevoegd voorafgaand aan uw handtekening in een e-mailbericht of een formele brief.
Dit afsluitende zinnetje toont uw respect en waardering voor de persoon die het verzoek in uw brief of e-mail overweegt.
Hoewel het misschien wat ouderwets lijkt, wordt het gebruik van een complimenteus afsluitend zinnetje nog steeds als belangrijk beschouwd bij het schrijven van formele zakelijke correspondentie. Wanneer je een sollicitatiebrief of een andere zakelijke brief schrijft of e-mailt, is het gepast om een complimentary close te gebruiken. Zorg er wel voor dat u er een kiest die professioneel is in plaats van informeel.
Voorbeelden van formele briefafsluitingen
De volgende opties zijn allemaal goede manieren om een formele brief af te sluiten:
- Al het beste
- Beste groeten
- Beste wensen
- Mijn beste
- Begroet
- Retenties
- Respectvol
- Met vriendelijke groet
- Met vriendelijke groet
- Met vriendelijke groet
- Dank u
- Uw groet
- Uw groet
- Uw groet
- Uw groet
- Met vriendelijke groet
- Met vriendelijke groet
- Met waardering
- Met dankbaarheid
- Met respect
- Met oprechte waardering
- Met oprechte dank
Hoe kiest u de beste aanvullende afsluiting
Alle hierboven genoemde opties zijn geschikt voor gebruik in zakelijke correspondentie.
Kies welke u gebruikt op basis van hoe goed u de ontvanger kent en de omstandigheden waarin u uw brief schrijft.
Beperk bijvoorbeeld het gebruik van opties die een vorm van dankbetuiging zijn (zoals “Met waardering” en “Met dankbaarheid”) tot gevallen waarin u om een gunst vraagt of waardering uitspreekt.
U kunt denken aan “Met vriendelijke groet”, “Hoogachtend”, “Hartelijk”, en de variaties op deze afsluiters als de kleine zwarte jurk van complimenterende afsluiters. U kunt niet fout gaan met het kiezen van een van deze opties – ze zijn altijd geschikt.
Bedenk dat als u iemand schrijft in het leger, het gebruikelijk is in het leger om de complimentary close, “Zeer respectvol” of de afkorting, “V/R.”
Vermijd overdreven casual
U bent niet e-mailen met een vriend of het sturen van een bedankje aan een familielid. Gebruik geen informele ondertitels als “Liefs”, “Proost”, “Later”, “Ciao”, of “Altijd”. Deze opties passen niet bij de formaliteit van je brief. Houd de professionele toon van uw correspondentie consistent, van de aanhef via de inhoud tot de ondertekening.
Hoe de afsluiting te formatteren en uw handtekening op te nemen
Denk er altijd aan om de afsluiting op te volgen met een komma, zoals in de voorbeelden hieronder. Uw getypte naam komt na de aanvullende afsluiting. Als u een brief op papier verstuurt, laat dan vier regels ruimte tussen de afsluiting en uw getypte naam. Wanneer u de brief afdrukt, hebt u zo voldoende ruimte om uw naam met blauwe of zwarte inkt te ondertekenen tussen de afsluiter en uw getypte naam.
Als u een e-mail verstuurt, laat u één spatie tussen de afsluiter en uw handtekening.
U kunt uw titel onder uw naam zetten, evenals uw telefoon- en e-mailadres. In e-mails kunt u een e-mailhandtekening opnemen met contactinformatie.
Voorbeelden van handtekeningen in brieven en e-mails
Voorbeeld van handtekening onder een e-mailbericht
Hoogachtend,
Tanisha Johnson
Sales Manager, ABC Industries
[email protected]
555-123-1234
Uitgebreid
Gedrukt brief Ondertekenings Voorbeeld
Met vriendelijke groet,
(geschreven handtekening)
Voornaam Achternaam
Uitbreiden
Meer richtlijnen voor het schrijven van een formele brief
Als u nog steeds niet zeker weet wat er wel en niet in een formele zakelijke brief moet staan, houdt u dan deze belangrijke tips in gedachten:
- Formatteer uw zakelijke brief om hem leesbaarder te maken: Laat marges van 1 inch en een dubbele spatie tussen alinea’s. Kies een standaard lettertype, zoals Times New Roman of Arial, en een lettergrootte van 12.
- Wees beknopt: Vermijd grote blokken tekst en schrijf in korte, eenvoudige zinnen en alinea’s.
- Review Sample Business Letters: Bekijk een paar voorbeelden van zakelijke brieven voordat u uw brief samenstelt en zorg er dan voor dat u uw boodschap aanpast.
- Proeflees uw brief voordat u hem verstuurt: Nadat u klaar bent met het schrijven van een brief, natuurlijk, altijd proeflezen op spelling, grammaticale, en interpunctie fouten. Om een goede indruk te maken, moet uw brief foutloos zijn opgebouwd.
Key Takeaways
Wees respectvol: “Met vriendelijke groet” of “Hoogachtend” zijn over het algemeen veilige keuzes.
Houd uw toon consequent: Wees niet te familiair of nonchalant in formele zakelijke correspondentie.
Volg de afsluiting op met een komma: Volg dan de komma met uw getypte of ondertekende naam.
Proofread Before Sending Your Letter or Email: Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw communicatie gepolijst is voordat u deze verstuurt.