Een werknemer in dienst nemen en voor het eerst de loonlijst bijhouden, is een grote stap voor elk klein bedrijf, en net als bij elke nieuwe fase in het bedrijfsleven gaat dit gepaard met een groot aantal nieuwe verantwoordelijkheden en complexe situaties.

Nieuwe werkgevers moeten uitzoeken hoe het zit met loonformulieren en arbeidsbelasting, en er zijn verrassend weinig goede bronnen om u daarbij te helpen. Misschien heb je Googled een paar van uw vragen of scrolde door de Internal Revenue Service (IRS) website, maar je bent nog steeds het gevoel verward en onzeker.

Never fret! We zijn hier om de wereld van salarisadministratie, belastingen en IRS-formulieren die komen samen met het inhuren van uw eerste werknemer te demystificeren.

In deze gids geven we uitleg over IRS-formulier 941, de driemaandelijkse federale belastingaangifte van de werkgever, inclusief:

• Wat formulier 941 is
• Waarom de IRS vereist dat werkgevers het indienen
• Hoe uit te vinden of u formulier 941 moet indienen
• Wanneer en hoe u formulier 941 moet invullen en indienen

Wat is formulier 941?

Als u haast heeft, hier is de essentie:

• Wat wordt er gerapporteerd op formulier 941: Inkomsten en FICA-belasting inhouding, plus het werkgeversdeel
• Wanneer het wordt ingediend: Driemaandelijks
• Wie moet het indienen: De meeste werkgevers in de VS

Form 941, in een notendop, is een document dat de IRS van werkgevers verlangt om elk kwartaal in te dienen. Het is ontworpen om de IRS en de werkgevers zelf te helpen bepalen hoeveel inkomstenbelasting en FICA-belasting (Federal Insurance Contribution Act) een klein bedrijf elk kwartaal aan de federale overheid verschuldigd is.

Op formulier 941 geven bedrijven de inkomstenbelasting, socialezekerheidsbelasting en Medicare-belasting op die ze in de loop van het kwartaal hebben ingehouden op de loonstrookjes van de werknemers. Aangezien de FICA-belastingen worden verdeeld tussen de werknemer en de werkgever, bevat formulier 941 ook het eigen aandeel van de werkgever in die socialezekerheids- en Medicare-belastingen (later meer over gedeelde belastingen).

Hoe verschilt formulier 941 van formulier 940?

Kleine bedrijven en werkgevers moeten een aantal loonbelastingformulieren indienen bij de IRS, dus het is gemakkelijk om ze te verwarren. Formulieren 940 en 941 zijn vergelijkbaar in die zin dat ze beide worden gebruikt om belastingen te berekenen en te rapporteren die een werkgever aan de federale overheid verschuldigd is. Formulier 941 moet echter elk kwartaal worden ingediend en het rapporteert over inhoudingen en gedeelde belastingen.

Form 940 wordt slechts één keer per jaar ingediend en rapporteert in plaats daarvan de federale werkloosheidsbelasting (FUTA) van een werkgever. Hier is een andere manier om het te bekijken: Formulier 940 rapporteert alleen werkgeversbelastingen, terwijl formulier 941 inkomstenbelasting en gedeelde belastingen (die verdeeld tussen de werkgever en werknemer) rapporteert.

Hoe verschilt formulier 941 van formulier 944?

Formulieren 941 en 944 lijken nog meer op elkaar – beide worden gebruikt om FICA- en inkomstenbelastinginhouding aan de IRS te melden. Het belangrijkste verschil hier hangt af van hoeveel belasting uw kleine bedrijf verschuldigd is voor het jaar.

Waar Formulier 941 elk kwartaal wordt ingediend door de meeste werkgevers, kleine bedrijven waarvan de jaarlijkse FICA en bronbelasting minder dan $ 1.000 bedragen, dienen in plaats daarvan Formulier 944 in, en ze doen dit slechts één keer per jaar.

Waarom de IRS vereist dat werkgevers Formulier 941 indienen

Formulier 941 is een IRS-formulier dat betrekking heeft op belastingen waarmee de meeste mensen in de VS bekend zijn. Of u nu werknemer of werkgever bent, u hebt waarschijnlijk te maken gehad met het inhouden van inkomstenbelasting en hebt gezien dat federale verzekeringsbelastingen (FICA) werden ingehouden op loonstrookjes.

Terwijl inkomstenbelastingen worden betaald door de werknemer, zijn werkgevers verantwoordelijk voor het inhouden van deze belasting en het storten ervan bij de federale overheid. Werkgevers zijn ook verantwoordelijk voor het betalen van 50% van de FICA-belasting en het inhouden van de andere 50% op de loonstrookjes van hun werknemers.

Om bij te houden hoeveel inkomsten- en FICA-belasting werkgevers inhouden, en hoeveel zij verschuldigd zijn voor hun aandeel in de FICA-belasting, gebruikt de IRS formulier 941 en vereist van de meeste werkgevers dat zij dit elk kwartaal indienen. Het formulier helpt zowel de belastingdienst als de werkgever om het hele jaar door op de hoogte te blijven van ingehouden, verschuldigde en betaalde belastingen – wat de belastingaangifte aan het eind van het jaar vereenvoudigt.

Wacht-wat zijn inhoudingen en FICA-belastingen eigenlijk?

Laten we even snel een stapje terug doen. Hoewel velen van ons hebben gehoord van de inhouding van inkomstenbelasting en FICA, heb je misschien niet een super duidelijk begrip van wat ze inhouden. In de loon- en arbeidswereld zijn er drie hoofdtypen belastingen:

• Inhoudingstaksen: Dit zijn belastingen die uw werknemers betalen over hun inkomen – zowel de standaard inkomstenbelasting als hun deel van de FICA-belastingen. U bent verantwoordelijk voor het inhouden van deze belastingen op de loonstrookjes van uw werknemers en het storten ervan bij de juiste belastingdienst. Deze maken deel uit van wat wordt gerapporteerd op Formulier 941.
• Werkgeversbelastingen: Zoals de naam al aangeeft, bent u, de werkgever, verantwoordelijk voor het betalen van het geheel van deze belastingen.
• Gedeelde belastingen: Deze belastingen worden verdeeld tussen u en uw werknemers en omvatten socialezekerheids- en Medicare-belastingen (of FICA). Deze worden ook gerapporteerd op formulier 941. Nogmaals, het is uw verantwoordelijkheid om het deel van de werknemer in te houden en het volledige bedrag (uw deel en hun deel) te storten bij de juiste belastingdienst.

Inkomstenbelastingen vormen het grootste deel van de belastinggrondslag van de IRS, terwijl FICA-belastingen in sociale vangnetprogramma’s zoals sociale zekerheid en Medicare worden gestort. Aangezien het inkomstenbelastingtarief van elke werknemer zal variëren op basis van zijn jaarlijks inkomen, gekwalificeerde afhankelijke personen, persoonlijke voorkeur, en andere factoren, moet u jaarlijks een W-4 formulier van elke werknemer verzamelen. Dit formulier zal u vertellen hoeveel inkomstenbelasting u van hun loonstrookje moet aftrekken.

Standaard FICA-belastingen voor 2019 bedragen 7,65% voor elke partij, de werkgever en de werknemer. De uitsplitsing ziet er als volgt uit:

• 6,2% socialezekerheidsbelasting (soms OASDI genoemd)
• 1,45% Medicare-belasting

De socialezekerheidsbelasting is alleen van toepassing op de eerste $ 132.900 die een werknemer verdient (voor 2019). Daarna is er geen socialezekerheidsbelasting meer verschuldigd, noch door de werknemer, noch door de werkgever. Aan de andere kant zijn werknemers die meer verdienen dan een vastgesteld jaarinkomen onderworpen aan een extra 0,9% Medicare-belasting op alle inkomsten boven $ 200.000 voor degenen die als alleenstaande of $ 250.000 voor degenen die gezamenlijk met een echtgenoot indienen. Het is belangrijk op te merken dat de extra Medicare-belasting alleen door de werknemer wordt betaald en niet door de werkgever.

Moet ik formulier 941 indienen?

Nu laten we die meest brandende van vragen beantwoorden: Moet u Formulier 941 indienen? Als u een werkgever in de Verenigde Staten bent, is de kans groot dat het antwoord ja is. De overgrote meerderheid van bedrijven met een of meer W-2-werknemers is verplicht om elk kwartaal Formulier 941 in te dienen.

Als u:

• loon betaalt aan een W-2-werknemer (let op: geen aannemer) EN
• meer dan $ 1.000 aan bron- en FICA-belastingen per jaar verschuldigd bent

U bent verplicht om Formulier 941 in te dienen.

Er zijn echter een paar uitzonderingen om nota van te nemen. Zoals Fundera benadrukt, “bedrijven die alleen landarbeiders inhuren en mensen die huishoudelijk personeel inhuren, zoals dienstmeisjes of kindermeisjes” hoeven geen formulier 941 in te dienen.

Bovendien bent u voor seizoensgebonden bedrijven alleen verplicht om formulier 941 in te dienen voor de kwartalen waarin u daadwerkelijk loon hebt betaald. Dus, bijvoorbeeld, als u een e-commerce cadeauwinkel runt die alleen tijdens het wintervakantieseizoen werknemers inhuurt, hoeft u waarschijnlijk geen Formulier 941 in te dienen voor kwartaal 2 (april tot en met juni).

Als u verwacht dat uw bron- en FICA-belastingverplichting voor het jaar onder $ 1.000 zal vallen, kunt u contact opnemen met de IRS om toestemming te krijgen om in plaats daarvan jaarlijks formulier 944 in te dienen.

Hoe formulier 941 in te vullen

Voor die werkgevers die wel formulier 941 moeten indienen, laten we naar het hoe en wanneer gaan. Voordat we beginnen, moet u een paar stukjes informatie bij de hand hebben:

• De huidige FICA-belastingtarieven: Vanaf 2019 is het socialezekerheidsbelastingtarief 6,2% en het Medicare-belastingtarief 1,45%, wat een gecombineerd FICA-belastingtarief van 7,65% van de werknemer en 7,65% van de werkgever oplevert. Anders gezegd, de socialezekerheidsbelasting is 12,4% in totaal en de Medicare-belasting is 2,9% in totaal.
• De maximale socialezekerheidsdrempel: Voor 2019 betalen zowel de werkgever als de werknemer alleen socialezekerheidsbelasting over de eerste $ 132.900 die een werknemer verdient.
• Het aanvullende Medicare-belastingtarief en de drempel: Het aanvullende Medicare-belastingtarief is 0,9% en geldt als een belasting alleen voor werknemers voor alleenstaande aanvragers die meer dan $ 200.000 per jaar verdienen of gezamenlijke aanvragers die meer dan $ 250.000 per jaar verdienen.
• Het aantal werknemers dat u tijdens het kwartaal had
• Totaal aan werknemers betaald loon
• Belastbaar loon voor sociale zekerheid en Medicare voor het kwartaal
• Het totale bedrag dat op het loon van de werknemers is ingehouden

Berekenen hoeveel belasting u verschuldigd bent

Berekenen hoeveel belasting u voor een bepaald kwartaal verschuldigd bent, is eigenlijk het hele punt van formulier 941, en door de stapsgewijze instructies voor het invullen te volgen, kunt u erachter komen wat u voor het kwartaal verschuldigd bent.

Omdat formulier 941 een paar verschillende soorten belastingen bevat, is de formule voor het vinden van uw belastingschuld een beetje complexer – dus we zullen het in 4 delen opsplitsen.

• De formule voor de inkomstenbelasting ziet er als volgt uit: x . Dus als uw werknemer zijn belastingen als alleenstaand indient en jaarlijks $ 50.000 verdient, valt hij in de 22% belastingschijf en verdient hij elk kwartaal $ 12.500 aan brutoloon. Dus de inkomstenbelasting die u inhoudt en moet doorgeven aan de IRS is 22% x $12.500 = $2.750.
• De formule voor de socialezekerheidsbelasting ziet er als volgt uit: x x . Laten we bijvoorbeeld aannemen dat u 5 mensen in dienst hebt met hetzelfde salaris als ons vorige voorbeeld – $50.000 per jaar. De verschuldigde sociale zekerheidsbelasting ziet er als volgt uit: 12,4% x 5 werknemers x $12.500 = $7.750.
• De formule voor de Medicare-belasting ziet er als volgt uit: x . Gebruikmakend van hetzelfde voorbeeld als voorheen, ziet uw Medicare-belastingverplichting er als volgt uit: 2,9% x $62.500 betaald belastbaar loon = $1.812,50.
• Samenvattend kunt u dus uw totale verschuldigde FICA-belasting voor het kwartaal vinden door die laatste twee getallen op te tellen: $7.750 + $1.812,50 = $9.562,50.

Het goede nieuws is dat de meeste payroll-systemen (inclusief Wave) al deze berekeningen voor u doen, zodat u snel en gemakkelijk getallen kunt opvragen zoals totaal uitbetaalde lonen, ingehouden inkomstenbelasting en belastbaar loon voor sociale zekerheid en Medicare – zonder al het rekenwerk.

Wanneer formulier 941 indienen

IRS-formulier 941 is een driemaandelijkse indiening. Dat betekent dat de IRS eist dat werkgevers het invullen en indienen 4 keer per jaar, samen met het maken van de driemaandelijkse belastingbetalingen die daarmee gepaard gaan. Voor de overgrote meerderheid van kleine bedrijven, moet formulier 941 worden ingediend op:

• 31 januari (voor kwartaal 4 van het voorgaande jaar-oktober tot en met december)
• 30 april (voor kwartaal 1-januari tot en met maart)
• 31 juli (voor kwartaal 2-april tot en met juni)
• 31 oktober (voor kwartaal 3-juli t/m september)

Hoe dient u formulier 941 in en doet u uw FICA- en inkomstenbelastingbetalingen

Wanneer het aankomt op het indienen van formulier 941 en het doen van uw driemaandelijkse belastingbetalingen, hebben kleine bedrijven een paar opties om uit te kiezen:

• E-file and pay online
• Mail in your form and payments
• Work with an account to file for you
• Any combination of the above

E-file and pay online

The IRS touts e-filing as the faster, more accurate, and more secure way to file and pay quarterly taxes.

Om formulier 941 (of elk ander formulier van de IRS) online in te dienen, moet u kiezen voor belastingsoftware of werken met een erkende e-file-belastingprofessional. U vindt een lijst met IRS-goedgekeurde software hier en geautoriseerde e-file providers hier.

Om uw driemaandelijkse Form 941-belastingbalans te betalen en uw maandelijkse of semiwekelijkse stortingen online te doen, gebruikt u het Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS).

Als u werkt met een fiscale software of professional, raadt de IRS u aan uw betalingen te doen via Electronic Funds Withdrawal (of EFW). Met deze optie kunt u e-file en autoriseren betaling in een stap.

Mail in uw formulier en betaling

Hoewel de IRS de voorkeur geeft aan en raadt online indienen, kleine bedrijven hebben ook de mogelijkheid van post in Form 941 samen met overeenkomstige belastingbetalingen.

Om post in uw formulier en betaling, print zowel Form 941 en Form 941-V, de betaling voucher. Stuur deze, samen met uw betaling, naar het adres dat voor uw staat vermeld staat. U vindt het juiste postadres op pagina 6 van de Instructies voor Form 941.

Werk met een accountant om voor u in te dienen

Uw laatste optie voor het indienen van Form 941 en eventuele uitstaande betalingen of stortingen is om samen te werken met een accountant of andere belastingprofessional die zowel het formulier als de betaling voor u kan indienen. Typisch wordt dit gedaan via het Electronic Funds Withdrawal (EFW) systeem dat we hierboven noemden.

Wrapping up

Phew, dat was een hoop. Samenvattend zijn hier de basis takeaways die de gemiddelde werkgever in gedachten moet houden over IRS Form 941:

• Form 941 rapporteert het bedrag van de inkomstenbelastinginhouding en Federal Insurance Contributions Act (FICA) belasting die een werkgever verantwoordelijk is voor het betalen
• De overgrote meerderheid van de werkgevers die een of meer W-2 werknemers hebben gehad in de loop van het voorafgaande kwartaal zijn verplicht om Form 941 in te dienen