In elk bedrijf is de know-how van de dagelijkse activiteiten van uw bedrijf wat uw bedrijf up and running houdt.

Belangrijker nog – het is meestal wat u onderscheidt van uw concurrenten.

Dus, ervoor zorgen dat deze expertise en informatie binnen uw bedrijf wordt gehouden, is erg belangrijk.

Het lijkt misschien eenvoudig en normale zakelijke etiquette, maar u wilt ervoor zorgen dat ons bedrijf veilig is voor mogelijke inbreuken op de vertrouwelijkheid.

Dit artikel zal het hebben over vertrouwelijkheid op de werkplek – waarom het belangrijk is, en wat u kunt doen om het te handhaven.

Waarom is vertrouwelijkheid belangrijk?

Gedragsvertrouwelijkheid op de werkplek verwijst naar alle vertrouwelijke informatie die u tijdens het zakendoen tegenkomt.

Er zijn drie hoofdtypen –

1. de persoonlijke informatie van klanten
2. werknemersinformatie die managers verzamelen, en
3. “bedrijfseigen informatie”

Dit artikel zal zich richten op de derde hiervan – bedrijfseigen informatie, die u anders gewoon “bedrijfsinformatie” of “handelsgeheimen” kunt noemen.

Bedrijfsinformatie kan van alles omvatten, van bedrijfsdocumenten tot de ins en outs van bedrijfsprocessen, financiële gegevens, klantenlijsten, de softwarecode van uw product en marketingstrategie.

Normaal gesproken is dit soort informatie niet beschikbaar voor het publiek, en al helemaal niet voor uw concurrenten.

Waarom?

In het huidige, zeer concurrerende klimaat kan deze vertrouwelijke informatie u een voorsprong geven op uw concurrenten – dus u wilt deze veilig bewaren!

Voorbeelden van een schending van de vertrouwelijkheid op de werkplek

Om u te helpen begrijpen hoe belangrijk het is om de vertrouwelijkheid op de werkplek te handhaven, zou het goed zijn om de verschillende manieren te onderzoeken waarop deze kan worden geschonden.

Laten we beginnen met enkele voorbeelden.

Als uw voormalige werknemer vertrekt om voor een concurrent te werken en uw lijst met klanten deelt, kan dit mogelijk uw bedrijf droog achterlaten.

Of, stel dat een aannemer een softwarecode voor uw nieuwe product maakt, maar vervolgens exact dezelfde softwarecode gebruikt wanneer hij onder contract staat bij een ander bedrijf.

Dan zou dat betekenen dat u een identiek product heeft aan een ander bedrijf.

Dit is het laatste wat u wilt dat er met uw bedrijf gebeurt, en dus zijn er een paar dingen die u kunt doen om dit te voorkomen.

Het handhaven van vertrouwelijkheid op de werkplek

Er zijn juridische en niet-juridische stappen die u kunt nemen om ervoor te zorgen dat vertrouwelijke informatie op en buiten uw werkplek wordt beschermd.

Heb je het op papier?

Geheimhoudingsclausules

Het is altijd een goed begin om uw aanpak van vertrouwelijke informatie vanaf het begin duidelijk te maken wanneer u nieuwe werknemers, aannemers, dienstverleners, leveranciers of klanten aan boord haalt.

U zou beginnen met een juridisch bindend contract, maar het is altijd een goed idee om een “geheimhoudingsclausule” op te nemen.

Dit is een belangrijke eerste stap: uw bedrijfsinformatie beschermen tegen diefstal door iedereen die in contact komt met uw bedrijf.

Non-Disclosure Agreements/ Vertrouwelijkheidsovereenkomsten

Vertrouwelijke informatie kan soms zijn weg vinden buiten de werkplek – dus u wilt ervoor zorgen dat u ook daartegen beschermd bent.

Ook al gaat u niet formeel met iemand in zee als werknemer of aannemer, u deelt mogelijk toch zakelijke informatie via commerciële besprekingen.

Een investeerder kan bijvoorbeeld geïnteresseerd zijn in uw bedrijf.

Dit kan een reeks gesprekken met zich meebrengen waarbij u mogelijk veel vertrouwelijke bedrijfsinformatie vrijgeeft om uw bedrijf goed te laten overkomen – van uw financiële gegevens tot klantenbestand en verkoopstrategie.

In dat geval is het altijd een goed idee om een Non Disclosure Agreement (NDA) of een Confidentiality Agreement te sluiten, om ervoor te zorgen dat de investeerder die vertrouwelijke informatie niet ergens anders gebruikt of deelt.

Niet zeker hoe deze werken? IP Australia geeft u hier een korte opsomming.

IP-toewijzingsakten

Dit is een soort juridisch document dat het eigendom van intellectueel eigendom (IP) dat door een persoon is gecreëerd, volledig overdraagt aan een andere persoon.

IP is de sleutel tot het succes van veel bedrijven – en ervoor zorgen dat uw IP wordt beschermd, zorgt er ook voor dat uw bedrijf wordt beschermd (we hebben hier over IP geschreven!).

In het bedrijfsleven zal het hebben van deze juridische overeenkomst ervoor zorgen dat alle werknemers, aandeelhouders of aannemers die toegang hebben tot of bijdragen aan enig intellectueel eigendom gemaakt binnen de loop van uw bedrijf, daarom dat IP-recht aan u terug zullen toewijzen.

Als u bijvoorbeeld een aannemer inhuurt om te helpen uw bedrijfslogo te maken, wilt u ervoor zorgen dat dat bedrijfslogo aan uw bedrijf toebehoort.

Anders heeft die aannemer alle recht om dat logo door te verkopen en te distribueren naar andere bedrijven.

Onder een IP-toewijzingsakte zal die aannemer alle rechten van het logo aan uw bedrijf toewijzen, zodat alleen u en uw bedrijf een exclusief recht hebben om het te gebruiken.

Als u niet zeker weet wat het beschermen van intellectueel eigendom voor uw bedrijf betekent, kunt u onze gids lezen.

Beleid inzake vertrouwelijkheid

Ten slotte kunt u ook een werkplekbeleid overwegen.

Wanneer u een werkplek beheert, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat al uw werknemers hun rollen, verantwoordelijkheden en verplichtingen begrijpen.

Goed opgesteld werkplekbeleid zorgt ervoor dat uw richtlijnen consistent en praktisch zijn.

Dit is een goede gelegenheid om regels op te nemen rond vertrouwelijkheid op de werkplek, waardoor uw werknemers er voortdurend aan worden herinnerd dat u het zeer serieus neemt.

Heeft u kantoorpraktijken om uw vertrouwelijke informatie te beschermen?

Hoewel het geweldig is om vertrouwelijkheidsbeleid en -contracten te hebben, zijn er ook niet-juridische stappen die u kunt nemen.

In de wereld van vandaag heeft technologie het gemakkelijker gemaakt om toegang te krijgen tot alle soorten gevoelige en vertrouwelijke informatie binnen een bedrijf.

U wilt er zeker van zijn dat u een veilig opslagplatform gebruikt dat toegang van buitenaf of potentiële veiligheidsbedreigingen verbiedt.

Bovendien zijn er veel nieuwe hulpmiddelen waarmee u de toegang en machtigingen tot bepaalde informatie en documenten binnen uw bedrijf kunt beperken.

Dit helpt beperken wie gevoelige en vertrouwelijke informatie kan zien, en bevordert ook een werkcultuur van vertrouwelijkheid.

U zou bijvoorbeeld alle rekeningen en financiële gegevens van uw bedrijf kunnen beperken tot de specifieke mensen die direct met deze informatie werken.

Dit voorkomt dat andere werknemers per ongeluk (of opzettelijk) op deze gevoelige informatie stuiten, wat vooroordelen, discriminatie en kritiek kan uitlokken.

Next Steps

Zo, we hebben gesproken over waarom het handhaven van de vertrouwelijkheid op de werkplek belangrijk is.

Waarheen vanaf hier?

Als eerste stap is het een goed idee om de hulp van een advocaat in te roepen om ervoor te zorgen dat al uw contracten vertrouwelijkheidsclausules bevatten.

Dan is het goed om na te gaan denken over IP-overdrachtsakten, NDA’s en vertrouwelijkheidsbeleid.

U wilt er zeker van zijn dat u het goed doet, want deze vertrouwelijkheidsclausules kunnen lastig zijn, en soms kan de formulering ervan een paar hiaten laten.

Daarnaast kunnen er specifieke wettelijke vereisten zijn voor geheimhoudingsovereenkomsten.

Elke staat in Australië heeft zijn eigen wetten met betrekking tot privacy op de werkplek en toezicht (meer details onder aan deze pagina).

Dus wilt u ervoor zorgen dat u de hulp van een advocaat inroept om uw contracten op te stellen en bijzondere aandacht te besteden aan de vertrouwelijkheidsbepalingen die u gemoedsrust zouden geven.

Als u hulp wilt bij het rechtzetten van uw contracten om uw vertrouwelijke informatie te beschermen, of een consultatie wilt over uw opties om verder te gaan, zijn we hier om te helpen!

U kunt ons bereiken op 1800 730 617 of [email protected].

Regie Anne Gardoce

Regie is jurist bij Sprintlaw, met een rechtendiploma van UNSW. Regie heeft eerder ervaring opgedaan bij advocatenkantoren en tech-startups, en heeft deze passies samengebracht in haar werk bij Sprintlaw.

Tomoyuki Hachigo

Tomo is de medeoprichter van Sprintlaw en een commercieel jurist met een breed scala aan juridische ervaring. Voordat hij Sprintlaw oprichtte, was hij M&A-advocaat bij een vooraanstaand advocatenkantoor dat bedrijven van alle groottes adviseerde, van grote ondernemingen tot startups.