Interrogar-se como aumentar a produtividade no local de trabalho?

Um empresário de sucesso compreende a importância da produtividade num ambiente de trabalho.

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A produtividade dos funcionários pode ajudar as empresas a utilizar a capacidade da sua força de trabalho disponível de forma eficiente. E a maioria das empresas que se concentram na produtividade geralmente têm funcionários saudáveis e felizes, o que aumenta o seu sucesso geral.

No entanto, tentar usar uma única abordagem para cada funcionário irá muito provavelmente falhar porque pode não se entender tudo facilmente. Saber que método usar para cada funcionário ofereceria uma solução melhor e poderia criar um ambiente feliz e saudável tanto para o funcionário como para a empresa – tornando mais fácil para os funcionários alcançarem seus objetivos.

Neste artigo, vamos dar uma olhada em 15 dicas práticas para aumentar a produtividade no local de trabalho.

Este artigo contém:

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• Como Aumentar a Produtividade no Local de Trabalho
  • Contribuir com os Funcionários
  • Motivar seus funcionários
  • Conduzir revisões regulares
  • Anular o microgerenciamento
  • Atribuir tarefas realistas
  • Ser rigoroso com intervalos
  • Encorajar Exercício
  • Distribuir Rotinas de Trabalho
  • Ajustar Sempre a Barra para Alto
  • Disporcionar Treinamento
  • Anular Multitarefa
  • Remover Distrações
  • Deixe os funcionários decorarem o seu escritório
  • Recompensar funcionários com grandes benefícios
  • Utilizar software de produtividade

Vamos começar.

Como Aumentar a Produtividade no Local de Trabalho

Aqui estão 15 dicas para aumentar a produtividade no local de trabalho:

Contribuir com os funcionários

Quando estiver a dar ordens aos seus funcionários, seja sempre preciso e evite dar ordens gerais.

Você também deve designar a tarefa a cada indivíduo designado e garantir que eles entendam plenamente que são os responsáveis por suas tarefas.

Responsabilizar seus funcionários por suas tarefas e objetivos significa que eles colocarão um esforço extra e serão mais meticulosos com suas tarefas.

Como?

Devê-los sentir que são responsabilizados fortaleceria seu senso de propriedade do tipo de trabalho entregue a eles. Assim, com este tipo de mentalidade, eles tendem a consegui-lo o melhor possível.

Este processo é também outra forma de garantir que sejam cometidos menos erros.

Motivar os seus funcionários.

A motivação dos funcionários é um factor essencial para melhorar a produtividade da força de trabalho.

Porquê?

Os funcionários sem motivação aborrecem rapidamente, especialmente os funcionários que fazem tarefas de rotina todos os dias de trabalho.

Outra questão é que os funcionários sem motivação não têm qualquer alegria em terminar quaisquer tarefas que lhes são entregues.

Como motivar os seus funcionários?

Uma forma eficaz de aumentar a motivação de um funcionário é através da gamificação.

Como a palavra gamificação sugere, faça algo agradável com a tarefa que lhe é entregue.

Como os RPGs (role-playing games) usam elementos repetitivos como impulsos, recompensas, poderes de vida e rankings para subir de nível, os seus empregados precisam de algo que os motive a conseguir mais, como:

• Ser o líder de vendas da semana.
• Criar a maior percentagem de presença.
• Completar o maior número de tarefas num mês, etc.

Este tipo de ambiente de “jogo” também aumenta o moral e a motivação dos funcionários.

Com este tipo de processo, os funcionários são motivados a trabalhar arduamente e a trabalhar mais eficientemente porque podem ganhar algo com isso.

Muitas empresas geralmente esquecem de reconhecer um trabalho bem feito ou até mesmo agradecem aos funcionários por trabalharem duro, o que pode resultar em um impacto negativo e funcionários sem motivação.

Os funcionários podem pensar que seus esforços não são’ reconhecidos, então eles se apegam a um trabalho medíocre, o que os leva ao tédio.

Uma palavra de encorajamento, um simples agradecimento e pequenas recompensas por trabalharem duro mostrarão o quanto a gerência e a empresa valorizam seus empregos. Também pode ser possível converter recompensas, pontos e classificações em bônus monetários.

Mas lembre-se sempre que as recompensas podem vir de muitas formas, tais como licença obrigatória ou tempo livre do trabalho.

Isso vai mantê-los motivados e engajados porque ambos são reconhecidos e valorizados por fazerem o melhor pela empresa.

Procurando mais maneiras de aumentar o engajamento dos funcionários?

Aqui estão os 12 melhores softwares de engajamento de funcionários para 2021.

Conduzir revisões regulares

Uma maneira de criar um funcionário produtivo e engajado é explicar o que se espera deles.

Esta é a principal razão pela qual as empresas apresentam aos funcionários a visão, os valores centrais e a cultura da empresa durante o processo de integração.

No entanto, tenha sempre em mente como você delega tarefas, e não se esqueça de acompanhar cada funcionário sobre sua tarefa atribuída.

Lembre-se de perguntar o status da tarefa atribuída a eles. Desta forma, você saberá que o progresso está sendo feito e seus funcionários estão fazendo seu trabalho.

Também é importante fornecer feedback depois que eles lhe dão uma atualização.

Por quê?

Feedback é uma forma de garantir que os funcionários não fiquem presos com as idéias que eles têm.

Adicionalmente, os funcionários gostam de ouvir o feedback dos seus empregadores, porque ele lhes permite saber que partes da tarefa precisam de ajustes, o que está faltando, e qualquer outra coisa que eles precisem mudar.

Você também deve reconhecer as suas realizações, mas também abordar os seus erros e falhas enquanto lhes fornece soluções.

A chave é fazer críticas construtivas ao seu desempenho.

Anular o microgerenciamento

Pode ser difícil determinar a diferença entre microgerenciamento e gerenciamento.

No entanto, tenha sempre em mente que com o microgerenciamento, você está ensinando seus funcionários a se tornarem dependentes de você ou de seus supervisores.

Os funcionários precisam de direção e devem ter iniciativa enquanto fazem seu trabalho.

But spoon-feeding cada detalhe do seu trabalho pode dificultar o crescimento de um empregado.

Os gestores de projectos são responsáveis por atribuir tarefas, definir tarefas e fornecer aos colaboradores os recursos de que necessitam para completar o seu trabalho. No entanto, é responsabilidade do colaborador descobrir como deve realizar as suas tarefas.

Para evitar a micro-gestão, encoraje os colaboradores a trabalharem da forma que quiserem.

Escalhe-os a aprender, trabalhar e pensar de forma independente, beneficiando a empresa.

E se cometerem algum erro, fale sempre primeiro com eles antes de tirar conclusões precipitadas. Desta forma, seus funcionários farão o possível para evitar cometer os mesmos erros no futuro.

Atribuir Tarefas Realistas

Puxar seus funcionários produtivos até o limite de suas capacidades é bom, mas não exagere.

Os empregados são humanos, e os humanos ficam cansados.

Alguns empregados podem sentir-se completamente sobrecarregados com a sua lista de tarefas sem fim.

Estar sobrecarregado com toneladas de tarefas diárias pode ser a razão pela qual os empregados estão a procrastinar. Isto pode levar a atrasos frequentes e improdutividade.

Os empregadores precisam atribuir tarefas realizáveis e dar aos empregados tempo suficiente para realizar essas tarefas. Desta forma, os funcionários sentir-se-ão motivados porque estão a realizar todas as tarefas que lhes forneceu.

Queimá-los com um trabalho louco e prazos inalcançáveis são grandes assassinos de motivação.

Então o que pode fazer?

Definir objectivos e metas individuais realistas para os seus funcionários. Desta forma, você pode aumentar a sua eficácia, consciência e impacto sobre o seu papel na sua empresa.

Sejam rigorosos com as pausas

Anime os funcionários a terem pausas e outras actividades recreativas.

Porquê?

Stress from overwork can lead to two things:

• Pode desmotivar o funcionário.
• Pode também levar à procrastinação, o que é um grande assassino da produtividade.

Uma pausa no trabalho pode ajudar a repor o cérebro cansado do seu empregado.

Sugerimos uma pausa de 10 minutos após 50 minutos de trabalho.

Uma pausa curta pode ajudá-lo a sentir-se refrescado quando precisar de iniciar uma nova tarefa ou trabalhar na tarefa actual.

Você também deve pedir-lhes para fazerem uma pausa de 30 minutos a cada 3 horas.

E lembre-se de encorajar os seus empregados a terem uma mudança de cenário durante esse intervalo.

Eles podem usar este tempo para sair para passear, tomar um café, ou planear a sua lista semanal de mercearias.

Encourage Exercising

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A saúde do seu empregado deve ser a sua prioridade máxima. O seu negócio não pode ser bem sucedido quando a sua força de trabalho está frequentemente doente ou ausente.

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Servir em frente a um computador durante todo o dia pode representar grandes riscos para a saúde.

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Algumas ideias que podem evitar que os empregados estejam doentes ou stressados são:

• Encorajar os empregados a ficarem de pé durante alguns minutos todos os dias.
• Adicionar mesas de pé ao escritório.
• Dar aos empregados uma oportunidade de fazer algum trabalho remoto para evitar o stress de deslocações.
• Optar por uma sessão semanal de ioga / Zumba / aeróbica após o horário de trabalho.

O resultado final é que você deve encorajar os empregados a ter um horário de aptidão física em suas atividades diárias.

Pode ser alongamento, um pouco de exercício físico ou talvez algum exercício aeróbico feito em casa ou até mesmo um exercício atlético de construção de equipe, o que também melhora o engajamento dos trabalhadores.

Outro benefício disto é que as actividades de construção de equipas também podem levar a um melhor trabalho de equipa no seu local de trabalho.

Este tipo de actividade não só os manterá em forma e saudáveis, como também reforçará o envolvimento dos colaboradores e ajudará os colaboradores a terem uma mente mais clara, especialmente quando trabalham.

Está provado que os colaboradores que estão fisicamente aptos e mentalmente activos terão um melhor desempenho no trabalho e uma atitude positiva em relação ao trabalho e ao seu local de trabalho.

Destruir Rotinas de Trabalho

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Embora seja bom permitir que um empregado se concentre numa determinada tarefa principal, fazer esse mesmo trabalho durante cerca de 40 horas pode tornar-se exaustivo.

Para quebrar esta rotina monótona de trabalho, tente rodar as responsabilidades e introduzir novas funções a diferentes empregados.

Desta forma, pode expandir as suas capacidades e pode dar à sua equipa uma visão geral do tipo de funções que os seus colegas de trabalho têm. Eles também obterão insights sobre como a empresa funciona.

Always Set The Bar High

Diferentes organizações têm seus padrões, e é essencial introduzir os funcionários a essas expectativas de sucesso a longo prazo.

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Deixe seus funcionários saber as regras que seu negócio está impondo e o que você espera deles.

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Os seus funcionários também precisam saber que terão mais oportunidades de promoção desenvolvendo novas habilidades ou adquirindo novos conhecimentos.

Todos os dias de trabalho devem ser um desafio para cada funcionário.

Os seus empregados não devem ser complacentes e limitar-se a tarefas manejáveis. Isto reduziria o seu valor e, consequentemente, afectaria a produtividade do trabalho.

Por isso, deve deixar os seus funcionários compreender que confiança, oportunidades e respeito são algo que todos devem ganhar.

Prover Formação

Apenas como actualizamos as nossas tecnologias, os seus funcionários também precisam de uma actualização – isto irá ajudá-los a atingir um nível de produtividade mais elevado.

Aprendizagem é um processo contínuo, e proporcionar aos seus funcionários seminários e cursos de formação irá melhorar as suas competências.

Introduzir os seus funcionários a soluções inovadoras irá também motivá-los a serem mais criativos enquanto trabalham. Lembre-se sempre, um funcionário motivado é um funcionário feliz.

Mas isso não significa que você precise gastar uma quantia considerável de dinheiro apenas para dar a eles o treinamento necessário. Você sempre pode contratar um palestrante ou treinador que gostaria de ensinar ou motivar seus funcionários.

11. Evite Multitarefa

Sabemos que isto soa estranho.

Usualmente multitarefa é considerada uma habilidade e ajuda os funcionários a alcançar alvos rapidamente.

Agora, existem toneladas de ferramentas de produtividade que podem racionalizar as tarefas diárias para você.

Por isso não há necessidade de encorajar seus funcionários a multitarefa quando eles realmente têm tempo para se concentrar em uma tarefa específica.

Embora a multitarefa possa levar a realizações a curto prazo, trabalhar em muitas tarefas todos os dias também pode levar a burnout.

Onicialmente os funcionários estão queimados, eles vão ter dificuldades para se concentrar, o que pode levar a vários erros nos projetos.

Remover Distrações

Dar aos seus funcionários acesso aos seus telemóveis em qualquer altura pode ser um pouco mais que um desperdício de tempo.

Não queremos dizer que você deve iniciar uma proibição de telemóveis.

No entanto, criar uma política de telemóvel que encoraje os funcionários a desligar o telemóvel enquanto trabalham pode levar a um aumento da produtividade.

Também é importante dar-lhes tempo para verificarem quaisquer mensagens, para que não se distraiam com a ideia de receberem mensagens, as suas redes sociais ou chamadas telefónicas.

Enquanto um trabalhador remoto tem o benefício de poder trabalhar numa casa tranquila, um funcionário no escritório pode distrair-se com conversas casuais e ruídos de fundo.

Então, como se pode evitar distracções no local de trabalho?

Aqui estão algumas soluções:

• Os funcionários de Sk para falar baixinho ao atender chamadas telefônicas.
• Encoraje os funcionários a usar fones de ouvido para ouvir música ou podcasts para bloquear o ruído.
• Cortar o número de reuniões desnecessárias no local de trabalho.

Deixe os funcionários decorarem seus escritórios

Um estudo realizado por Tim Harford mostra que os funcionários são 30% mais produtivos quando lhes é permitido decorar seus escritórios.

Isso significa que quanto mais confortável seus funcionários se sentirem, menos estressados e mais produtivos eles serão. Isso também aumenta a moral e leva a um ambiente de trabalho mais produtivo.

Adicionalmente, seus funcionários ficarão ansiosos para ver e trabalhar em um ambiente de escritório bem decorado.

Reward Employees With Great Perks

Esta é sobre a satisfação dos empregados.

O que queremos dizer?

Bem, vamos dar uma olhada no Google.

Google é bem conhecido por fornecer aos empregados salas de massagem, sestas, e cortes de cabelo de cortesia.

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O objetivo aqui é oferecer aos seus funcionários algumas vantagens, para que eles tenham uma melhor experiência de trabalho e se sintam confortáveis em seu ambiente de trabalho.

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De acordo com o Fellowes Workplace Wellness Trend Report, 87% dos funcionários gostariam que seu atual empregador oferecesse benefícios mais saudáveis no local de trabalho, como salas de bem-estar, benefícios de fitness da empresa, opções saudáveis de almoço, e assentos ergonômicos.

Aqui estão alguns outros exemplos de benefícios que você pode introduzir para melhorar a satisfação dos funcionários no trabalho:

• Vouchers de livraria.
• Spa day passes.
• Ingressos mensais de cinema.
• Associações de ginásio.

Utilizar software de produtividade

Software de produtividade ajuda as pessoas a fazer mais no trabalho através de recursos como rastreadores de tempo, lembretes, relatórios e listas de verificação.

Além disso, o software de produtividade também oferece aos gerentes de projeto uma representação visual do fluxo de trabalho da organização, o que melhora a delegação de tarefas e a coordenação da equipe.

A. Know The New Applications In The Store

Há um novo aplicativo vendido no mercado ou até mesmo baixado gratuitamente a cada dia.

Aplicativos como tutoriais de idiomas, lista de aplicativos e até mesmo aplicativos onde você pode verificar e anotar suas despesas estão disponíveis hoje.

Com os vários tipos de aplicativos iOS, Android e Windows no mercado, faça algumas pesquisas e encontre um aplicativo que se adapte ao seu negócio. Depois disso, tente sugeri-lo aos seus funcionários.

Você também pode procurar por extensões de navegador concebidas para ajudar a aumentar a produtividade dos funcionários.

B. Instale e Use um Instant Messenger

Você deve instalar um aplicativo de mensagens instantâneas nas estações de seus funcionários para uma comunicação eficaz.

Um aplicativo de mensagens em grupo como Slack onde você pode rapidamente dar instruções ou feedback pode ser uma excelente ferramenta para melhorar a comunicação.

Partilhar informações rapidamente através de um aplicativo de mensagens instantâneas é incrivelmente útil para grandes empresas e empresas que se concentram em trabalho remoto.

C. Instale um rastreador de tempo

É importante estar ciente de como seus funcionários utilizam seu tempo.

Para fazer isso, você precisa de uma ferramenta que possa rastrear o tempo que seus funcionários levam para completar tarefas individuais e projetos maiores em tempo real.

Este tipo de métrica mostra quais funcionários são produtivos e quais precisam de mais treinamento.

Adicionalmente, uma ferramenta de rastreamento de tempo também mostra quais áreas do seu fluxo de trabalho estão ocupando mais tempo. E usando esta informação, você pode implementar uma estratégia para ajudar seus funcionários a ocupar menos tempo nessas tarefas.

Uma ferramenta de rastreamento de tempo bem arredondada como o Time Doctor não só rastreia o tempo gasto em tarefas, mas também o tempo ocioso de um funcionário.

What Is Time Doctor?

Time Doctor é a derradeira ferramenta de rastreamento de tempo e gerenciamento de produtividade.

Usado por empresas incrivelmente produtivas como Verizon e pequenas empresas como Thrive Market, o Time Doctor é adequado para qualquer negócio que queira fazer mais.

Com recursos que vão desde rastreamento avançado de tempo até excelentes integrações com ferramentas líderes de gerenciamento de projetos como Jira, o Time Doctor é o melhor aplicativo para aumentar a produtividade dos funcionários.

Aqui está uma rápida visão geral de como o Time Doctor pode ajudá-lo com o gerenciamento de tempo:

• Track quanto tempo leva para que as equipes concluam as tarefas.
• Crie projetos e atribua tarefas aos membros da equipe dentro do Time Doctor.
• Utilize classificações de produtividade para selecionar quais sites e aplicativos você quer ser classificado como improdutivo.
• Acesse relatórios abrangentes de produtividade de trabalho para que você possa avaliar o nível de produtividade de cada funcionário.
• Tirar telas das telas do computador dos seus funcionários durante as horas de trabalho.
• Track time on the go com o aplicativo Android.

Pensamentos Finais

Possibilitar a produtividade no local de trabalho pode ser uma tarefa desafiadora.

Mas não se preocupe!

Implemente as dicas de produtividade que abordamos acima e seus funcionários terão os recursos certos para serem super produtivos.
E lembre-se, um ambiente saudável e feliz é a chave para maior produtividade no local de trabalho.

Sobre o Autor

Susan Culp é um blogger especializado em artigos de negócios. Ela escreve em nome da Moneybanker, uma empresa que oferece as melhores opções quando se trata de empréstimos. Além de ser blogueira e escritora de cor, ela também adora descobrir formas inovadoras de melhorar suas habilidades de liderança e gestão.