Clubforce está a publicar uma série de artigos sobre os papéis que os voluntários do clube podem desempenhar nos seus clubes desportivos locais, olhando primeiro para as funções de dirigente do clube e depois para os treinadores e outras funções de voluntariado. Se você é novo num papel de voluntário no seu clube ou se você está considerando contribuir para o seu clube como voluntário, esta série pode ser útil para avaliar qual papel seria mais adequado para você.

O Clube PRO

O Presidente

Secretário

O Tesoureiro do Clube

O Escrivão do Clube

O que é o Tesoureiro do Clube?

O Tesoureiro do Clube é responsável por gerir o fluxo de dinheiro para o clube e por alocar e registar como esse dinheiro é gasto para gerir o clube. Este é um papel vital num clube, pois o tesoureiro trabalha para assegurar que o clube seja capaz de cobrir as suas despesas do dia-a-dia e suscita a necessidade de aumentar a angariação de fundos do clube onde existe um défice de rendimentos. O tesoureiro também trabalha em conjunto com o assessor no planejamento do desenvolvimento do clube, por exemplo, criando orçamentos anuais, estimando os fundos necessários para um projeto de capital como um novo campo ou casa do clube e projetando sócios e renda para anos futuros a fim de contribuir para um planejamento prudente do futuro do clube.

Quais são as características típicas de um tesoureiro de clube?

Como qualquer cargo com a responsabilidade de lidar com dinheiro, espera-se que o tesoureiro seja transparente e honesto em seus negócios como representante do clube. A manutenção de bons registos é essencial e embora não seja imperativo ter um passado em finanças ou contabilidade para este papel, é preferível ter alguém com experiência na gestão de contas. Esta função é frequentemente desempenhada por proprietários de pequenas empresas, contabilistas e outros profissionais que gerem dinheiro nas suas funções profissionais (por exemplo, funcionários bancários).

Quais são as funções do Tesoureiro do Clube?

O tesoureiro do clube normalmente gere as finanças do clube, relata o desempenho financeiro do clube e lidera o esforço de angariação de fundos para assegurar que o clube tem os fundos necessários para ser bem sucedido.

O tesoureiro assume a responsabilidade pelo seguinte:

• Criar e manter o orçamento anual do clube

A frente da AGM do clube, o tesoureiro irá rever o desempenho financeiro do ano anterior (ou de vários anos) e preparar um orçamento para o ano seguinte. Esta pode ser uma tarefa demorada sem um registro consolidado das receitas e despesas do clube – mas cada vez mais tesoureiros de clube entram nesta função de voluntários com muitos anos de experiência em serviços financeiros e têm as ferramentas e processos para conduzir esta função de forma eficiente.

• Trabalhar com outros dirigentes do clube para gerar e recolher fundos

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A angariação de fundos é uma actividade sem fim para os clubes desportivos e os tesoureiros estão sempre a encorajar novos esforços de angariação de fundos para impulsionar a posição financeira do clube. Isto pode assumir muitas formas, incluindo trabalhar com:

• • Com o registrador para recolher o pagamento das taxas de associação
  • Fundraisers tais como loteria do clube e outras atividades ad hoc
  • Crianças ou organizadores de acampamentos
  • Eventar organizadores para a venda de ingressos

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• Enssegurando a precisão e a alta…registros atualizados de todas as receitas e despesas do clube

Os tesoureiros dos clubes são responsáveis por manter um registro histórico preciso das transações que cobrem as receitas, tais como pagamentos de associados, rendimentos de angariação de fundos, rendimentos de patrocínios e pagamentos para contas bancárias, contas NGB e terceiros.

• Pagamentos a terceiros

Os clubes desportivos têm muitas despesas diferentes ao longo do ano e contas a serem pagas. Normalmente, o clube desportivo médio transfere fundos para o seu Organismo Governamental Nacional para afiliação e filiação e pode ter seguros significativos, serviços públicos (por exemplo electricidade/gás), fornecedores de bares e despesas de manutenção. Outros custos podem incluir a emissão de reembolsos aos sócios do clube por pagamento excessivo, pagamento de fornecedores de kits, fisioterapia e contas médicas e aluguel.

• Preparar e emitir faturas

Clubs coletam dinheiro de várias fontes e o tesoureiro emitirá faturas e conciliará pagamentos para patrocínio, aluguel de terrenos do clube para outros grupos esportivos, aluguel de instalações de astro-turf e/ou aluguel da casa do clube para eventos sociais. Dependendo do clube, pode haver outras oportunidades para aumentar as receitas também – por exemplo, facturando os treinadores pessoais para o uso das instalações do clube / ginásios, etc.

• Gerir a conta bancária do clube

O tesoureiro do clube é responsável por manter os registos bancários do clube. Isto envolve a coleta de fundos recebidos de todas as atividades do clube, inclusive pagamento de associados, patrocínio e arrecadação de fundos, depositando os fundos na conta bancária do clube por meio de transferência eletrônica (ou pessoalmente) e pela reconciliação dos registros bancários com aquelas atividades geradoras de dinheiro.

• Lembranças de pagamento para os treinadores

Tesoureiros têm supervisão financeira em um clube e sabem quando os sócios não foram pagos. Isto é normalmente comunicado ao sócio através do treinador e pode levar várias semanas até que todos os sócios recebam a comunicação desta forma ad hoc.

• Visando a aprovação da comissão do clube para gastos maiores

Os clubes diferentes terão normas diferentes quando se trata de gastar dinheiro, mas um tesoureiro do clube normalmente teria que obter a assinatura do presidente ou do secretário ou ambos para autorizar pagamentos da conta bancária do clube e gastos significativos podem precisar ser ratificados por uma reunião de diretoria ou mesmo por uma AGM do clube.

• Preparar demonstrações financeiras antes da Reunião Geral Anual

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Os clubes desportivos modernos têm uma quantidade considerável de idas e vindas financeiras ao longo do ano e esta actividade é relatada na AGM do clube. Um tesoureiro deve detalhar um relatório incluindo receitas e despesas e activos/passivos (instalações, maquinaria, dívidas, empréstimos, etc.) do clube, o que requer uma revisão detalhada das receitas de todas as fontes e um registo detalhado de que fundos do clube foram gastos durante o ano e em que é que foram gastos. Muitos tesoureiros usarão planilhas Excel ou algum tipo de software de contabilidade para manter um registro das finanças do clube.

• Relatório sobre o desempenho financeiro do clube na AGM do clube

Após a preparação ser feita, o relatório do tesoureiro constará na agenda da AGM do clube e os orçamentos e registros financeiros serão revisados pelos sócios e um novo orçamento será acordado para o ano seguinte.

Continuidade é um desafio para todas as funções de voluntariado do clube, mas é particularmente importante no papel do tesoureiro. Quando um tesoureiro deixa a comissão na AGM para ser substituído por um tesoureiro entrante, a entrega de todos os registros financeiros e contas bancárias é importante. Ter um registro centralizado das finanças facilita esta transição e um registro completo pode ser facilmente assumido pelo tesoureiro entrante.

Como o Clubforce pode facilitar o papel de tesoureiro do clube…

O módulo de Contas do Clubforce facilita a transferência de fundos para a conta bancária do clube ou da NGB; para relatar finanças e fazer comparações financeiras plurianuais; para emitir descontos e/ou reembolsos aos sócios. O sistema Clubforce também mantém um registro completo de todas as transações financeiras e taxas de serviço e emite recibos automáticos com identificadores únicos aos sócios para qualquer compra feita. O sócio também tem acesso à sua própria conta de sócio – portanto, não precisa consultar o tesoureiro do clube para verificar seu próprio status de pagamento.

O sistema Clubforce também permite que os patrocinadores anunciem nos recibos do clube e os tesoureiros podem criar, emitir e rastrear faturas para qualquer coisa do painel de administração.

Clubforce também reduz a probabilidade de perda de comunicação entre tesoureiros, registradores e treinadores no que diz respeito ao status de pagamento, já que toda esta informação está disponível para as diferentes funções com o clique de um botão no aplicativo ou desktop.

Para mais informações sobre como o Clubforce pode ajudar o tesoureiro do seu clube ligue-nos hoje para +353-91+506048 ou preencha o formulário abaixo e um dos membros da nossa equipa entrará em contacto para organizar uma demonstração.