É seguro dizer que o empregado médio não aprecia verdadeiramente quanto trabalho é feito para fazer um retiro da empresa.

Sejamos francos, a maioria dos empregados vê um retiro da empresa como um dia de folga. Para eles é apenas uma chance de conhecer seus colegas de trabalho, participar de algumas atividades de formação de equipe e talvez um copo de rosé (ou cinco).

Se ao menos eles soubessem.

Para os gerentes de escritório, assistentes executivos, administradores e pessoal de RH encarregado de organizar estes eventos, é uma experiência muito, muito diferente.

“Pode ser muita pressão”, diz Liza Goldberg, ex-gerente do SnackNation Vibe, transformada em superestrela de Marketing de Eventos. “Seja uma sessão de planejamento para a liderança executiva ou uma divertida escapada comemorativa para a empresa, pode parecer que tudo repousa sobre seus ombros”

E para ser claro, é o Gerente de Escritório, o Assistente Executivo ou o Administrador que mais frequentemente é encarregado de planejar esses off sites.

De acordo com os dados dos nossos recentes relatórios sobre o Estado do Gestor do Escritório e Estado do Assistente Executivo, 84% dos Gestores de Escritório nomearam o planeamento de eventos como uma das suas principais responsabilidades, enquanto 90% dos Assistentes Executivos nos disseram o mesmo.

Quando eles vão bem, os retiros da empresa podem fornecer uma tonelada de valor. Sair do escritório e entrar em um novo ambiente pode inspirar novas idéias, e reunir pessoas de diferentes lados da orgia ajuda a quebrar silos e estimular novas colaborações. Além disso, os retiros oferecem oportunidades para criar e fortalecer laços sociais entre os membros da equipe, um ingrediente essencial do engajamento dos funcionários.

Mas quando falham, tendem a falhar de forma épica. E todos o informarão se estiverem infelizes.

Para garantir que a sua próxima empresa fora do local seja um sucesso com a sua equipa, recorremos à ajuda dos nossos especialistas em retiros residentes – essa é a já mencionada Liza e o nosso actual Director de Vibe, Alexis Norman.

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Conjuntamente eles lançaram uma série de retiros memoráveis e produtivos da empresa, e eles estão aqui para compartilhar os segredos do seu sucesso.

Clarificar objetivos do Get-Go

Retiros da empresa levam muito planejamento e podem ficar caros, então é uma boa aposta que a maioria das empresas não os fazem apenas para fazê-los. Geralmente há um objectivo específico em mente.

As razões para coordenar um são muitas e variadas.

Pode ser apenas para desabafar ou celebrar depois de atingir um marco. Pode ser para fazer um brainstorming para um projeto muito específico ou um próximo desafio.

Pode ser para fomentar a união da equipe ou aumentar a comunicação interdepartamental. Pode ser para reforçar os valores e a cultura da empresa.

Pode ser uma combinação de todas essas coisas!

Quanto mais cedo você descobrir qual é esse objetivo, melhor. Objectivos claros ajudarão a orientar toda a sua tomada de decisão enquanto planeia e executa este evento.

Embora isso possa parecer óbvio, você ficaria surpreendido com a frequência com que os executivos assumem que você está na mesma página em termos de objectivos sem realmente os discutir consigo. Enquanto isso, você fica adivinhando.

Como com tantos outros problemas, a solução está na comunicação. Assim que o seu chefe levantar a ideia de um retiro da empresa, faça perguntas pontuais:

• É o objectivo de todos só para se divertirem?
• O que pretendemos ganhar com isto? Um monte de novas ideias para a P3?
• É isto a construção de uma equipa estruturada? Ou mais como uma ligação social casual?

Se existem múltiplos objectivos (muito possíveis) certifique-se que você e o seu chefe identificam a prioridade. Assim, se você tiver que fazer uma chamada difícil sobre orçamentos ou tempo, você pode fazer a escolha certa.

Liza elabora:

“Para um dos offsites que eu planejei, descobri que o brainstorming foi uma parte muito mais importante do evento do que eu tinha percebido inicialmente. Nós fornecemos papel e canetas, mas não o suficiente, e ninguém trouxe seus computadores. Muitas das notas que as pessoas tiraram se perderam”

Isso poderia ter sido evitado se Liza tivesse uma noção mais clara de que sair desse retiro com algumas idéias sólidas desse brainstorm era uma prioridade máxima.

Zero em um orçamento

Vamos nos tornar reais por um segundo. Quando se trata de retiros, é provável que o seu chefe peça um Rolex, mas dê-lhe o orçamento para um Casio.

Orçamento será um dos maiores desafios que você enfrentará quando fizer os seus primeiros retiros da empresa. Novamente, dar prioridade a ajudas:

“Não importa o quê, você vai ter trabalho dentro de um orçamento apertado”, explica Liza. “Conhecer suas prioridades o ajudará a determinar se você precisa economizar um pouco no almoço a fim de reservar aquele espaço luxuoso para eventos, ou vice-versa”

Outra parte fundamental do trabalho dentro de um orçamento apertado – gerenciar as expectativas. Às vezes pode parecer que o seu chefe saiu do “My Super Sweet 16”. Você não pode ter o bolo de Ferrari e a tiara de diamantes. Ser realista sobre o que você pode fazer dentro do seu orçamento vai evitar uma grande decepção.

Outra dica – leia as letras miúdas!

“Definitivamente, certifique-se de rever todos os itens do contrato – especialmente quando se trata de comida e álcool”, diz Alexis. “Os locais são mestres em fazer despesas adicionais que de alguma forma explodem o seu orçamento.”

Livre um local o mais rápido possível

Livrar um local deve ser uma das primeiras coisas que você faz. Onde você realiza o seu evento pode ser uma decisão tomada ou quebrada em termos de como ele é recebido. Por esta razão, é super importante que você reserve o mais cedo possível para evitar ficar preso a um cenário que simplesmente não funciona. Além disso, quanto mais cedo reservar, melhor será o negócio.

Como você sabe que tem o local certo? O tamanho da sua reunião vai determinar muito, mas mais uma vez, resume-se a objectivos.

Escolha um local que apoie a actividade que quer encorajar. Se tudo se resume a criar laços, você vai precisar de um espaço com atividades e lugares para comer e socializar.

Pro-Tip: Se a sua equipe inclui membros que moram em outras partes do país, pense em maneiras pelas quais você pode promover um retiro virtual envolvente para equipes remotas que talvez não possam participar do evento pessoalmente.

Se o trabalho focado como brainstorming é mais o ponto, um local à beira da piscina, por exemplo, pode não ser a melhor escolha. Em vez disso, certifique-se de que o seu local tem algum espaço tranquilo que seja relativamente livre de distracções.

Liza também defende tirar partido das coisas únicas que a sua cidade ou região tem para oferecer.

“Estamos sediados em Los Angeles, e grande parte da nossa equipa vem do meio-oeste”, diz Liza, “por isso fazemos questão de manter os nossos off-site em locais que permitam à nossa equipa experimentar as coisas fantásticas sobre a Califórnia”. Isso pode significar ir à praia em Santa Monica, a uma casa em Malibu, ou a uma adega local para que as pessoas possam experimentar o ótimo clima””

Se você mora perto das montanhas, considere uma escapada fora da estação em uma estância de esqui local. Se por acaso você estiver perto de um próspero centro da cidade, tome conta de um restaurante moderno ou de um espaço de arte. Encontre as coisas que tornam a sua área única, e realce-as.

Outro fator – um local que tenha experiência em hospedar eventos da empresa.

“Não posso dizer o quanto é útil trabalhar com um local que já fez um retiro antes, especialmente se for a primeira vez que você planeja um desses”, explica Alexis. “Olhe no site deles e veja se eles têm funcionários especializados em eventos da empresa”. Procure um ‘Coordenador de Eventos Corporativos’ ou ‘Serviços Corporativos’ de contato. Estas são as pessoas que podem emprestar sua experiência para ajudar a fazer do seu evento um sucesso”

Visitar o site antes

Se for possível, faça uma caminhada para conseguir o lay of the land”. Isso vai ajudá-lo a evitar uma ladainha de potenciais armadilhas que você nem sequer tinha considerado.

Aqui Liza novamente:

“Se há uma coisa que eu gostaria de fazer antes de lançar o meu primeiro offsite, seria visitar o site por conta própria com antecedência, apenas para obter o lay of the land”, explica ela. “Teria evitado algumas das dores de cabeça com que nos deparámos, como autocarros a perderem-se ou não saberem onde estacionar”

Conecte o seu retiro ao propósito da sua empresa

Por vezes, excitar a sua equipa com um fora do local é mais difícil do que pensa. Mesmo que esses eventos sejam para ser divertidos e relaxantes, haverá algumas pessoas em sua equipe que verão isso como uma distração do trabalho que deveriam estar fazendo, ou prefeririam ter apenas um dia de folga.

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Conecte seu retiro com o propósito de fazer seu retiro.

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“Em nosso retiro mais recente, reunimos as pessoas em equipes, e fizemos com que elas competissem por uma instituição de caridade de sua escolha”, explica Alexis. “Dar às pessoas um propósito e uma causa para se reunirem ajudou realmente a entusiasmar e engajar as pessoas – não pareceu uma perda de tempo para ninguém”

Ponham um Oficial de Segurança

Sair do local para um retiro implica um pouco mais de risco do que o seu dia-a-dia comum.

Verdade, é improvável que você esteja colocando sua equipe diretamente em perigo, mas você estará em um novo ambiente e o potencial para ferimentos ou outras calamidades é aumentado. (Especialmente se você jogar álcool na mistura.)

É uma boa idéia planejar o pior só para estar seguro. É aí que entra um agente de segurança.

O seu agente de segurança deve:

• Acorde em ficar sóbrio durante todo o dia para que ele ou ela possa conduzir em caso de emergência.
• Saber a localização do hospital mais próximo.
• Brigar um kit de primeiros socorros de escritório.
• Saber CPR.

O seu oficial de segurança não deve ser você. Dessa forma, se o seu agente de segurança precisa levar alguém ao hospital, você ainda está lá para ajudar a organizar o evento.

Please the “Influencers”

Não importa o que você faça, você não pode agradar a todos – então seja estratégico.

“Parte disso se resume a conhecer a sua equipe”, explica Liza. “Em cada empresa há um punhado de ‘influenciadores’ cuja opinião se vai esfregar nos outros”.

Basicamente, se eles não estão felizes, ninguém está feliz. Descobrir quem são os seus influenciadores e fazer as pequenas coisas para mantê-los comprados é essencial.

Arrange Transportation

Depender todos os membros da sua equipa de levar os seus próprios carros normalmente não é uma opção. É muito caótico, você provavelmente não terá estacionamento suficiente no local, e todos chegarão em horários diferentes e jogarão sua agenda fora. (Se você mora em uma cidade com bons transportes públicos, a maioria da sua equipe pode nem possuir carros)

O aplicativo Swoop é uma ótima opção que usamos no passado para levar as pessoas ao escritório e voltar com segurança.

“Usamos um ótimo serviço chamado Swoop para levar a nossa equipe ao local”, explica Alexis. “O melhor de ir com eles é que eles fazem parceria com muitos dos espaços do evento na cidade, e na verdade tinham muitos conselhos sobre como fazer do evento um sucesso”

Planear o Dia para um T, mas Construir em Tempos de Buffer

Forneça sua equipe com um itinerário. Isto irá ajudar o evento a correr sem problemas, mas construir em tempos de buffer como pausas na água, horas de cocktail, e socialização. Haverá sempre atrasos imprevistos, portanto cozer nessa flexibilidade ajudará a manter seu evento nos trilhos.

Seja Sensato Sobre o Álcool

Beber, ou não beber?

Se o seu evento fora do local inclui ou não a bebida é da responsabilidade da gerência, e portanto fora do seu controle. Mas se a sua empresa estiver a fornecer bebidas alcoólicas no seu retiro, certifique-se de que tem muita água disponível. Uma boa regra prática é ter tanta água quanto álcool. Portanto, se tiver 15 garrafas de vinho, tenha também 90 garrafas de água à mão (suponha seis copos por garrafa).

Outra chave – não se esqueça de servir a comida antes de tirar o álcool. Beber com o estômago vazio é uma receita para o desastre. (E para que conste, shots de gelatina não contam como comida.)

E, claro, sempre que as pessoas estiverem a beber, nada de conduzir. Nunca vale a pena. Sem excepções.

Verifica o nosso post sobre beber no trabalho para mais dicas.

Desfrute de si mesmo

Finalmente, tenha em mente que os retiros da empresa são para o benefício de toda a equipa. E você sabe quem é uma parte super importante da equipe? Você!

Certo, mais fácil dizer do que fazer. Como a pessoa que dirige o evento, você inevitavelmente sentirá um maior senso de responsabilidade. Mas você ainda deve fazer questão de participar das atividades, provar um pouco da comida e se conectar com seus colegas de equipe.

Liza elabora:

“Quer isso signifique contratar uma equipe de limpeza para que você não fique preso no local até a meia-noite de limpeza, ou se estiver demorando apenas vinte minutos para você respirar, saborear um pouco da comida e tomar um copo de vinho, você precisa se certificar de tirar algo do evento também. Lembre-se que esses eventos são para toda a equipe – e isso inclui você”

Quais são as coisas mais importantes a ter em mente ao planejar um retiro da empresa? Qualquer coisa que tenhamos perdido?

Deixe-nos saber nos comentários abaixo.

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