Primeiro e acima de tudo, não desejamos nem queremos que você considere a informação neste blog como um conselho legal. Em vez disso, isto destina-se apenas a ser útil (mas geral) informação. Você é encorajado a verificar com o seu consultor jurídico sobre quaisquer leis mencionadas neste blog e quaisquer obrigações que você ou a sua empresa possam ter.

Você viu em primeira mão como contratar os funcionários certos pode fazer ou quebrar a produtividade do local de trabalho. Uma grande equipe de funcionários é tão eficiente, enérgica e dinâmica quanto uma máquina bem lubrificada. No entanto, contratar acidentalmente um funcionário de uma sub-parte pode atirar uma grande chave inglesa nas engrenagens – e parar todo o seu sistema de moagem.

Para proprietários de pequenas empresas, tais avarias na comunicação e eficiência traduzem-se em perda de dinheiro. É por isso que é crucial verificar cuidadosamente os seus candidatos com um processo de contratação bem organizado, incluindo uma verificação completa dos seus antecedentes. Embora as verificações de antecedentes sejam críticas para os empregadores, elas também requerem atenção aos detalhes e de uma perspectiva legal. As checagens de antecedentes dos funcionários são geralmente consideradas “relatórios de consumidores” sob o FCRA (Federal Fair Credit Reporting Act), o que significa que eles estão sujeitos a parâmetros em torno do acesso e uso. Permanecer em conformidade com os regulamentos do FCRA durante todo o processo de triagem de antecedentes é crucial. Se você ignorar as leis do consumidor – mesmo acidentalmente – você pode se expor a processos judiciais caros e demorados que podem acabar com seu negócio.

É essencial usar um serviço de triagem de funcionários em conformidade com FCRA como o ShareAble® for Hires ao trazer novas pessoas a bordo. Saber que a verificação dos antecedentes dos seus funcionários segue os regulamentos de relatórios de consumo significa menos uma coisa com que você tem que se preocupar ao selecionar o melhor candidato para o emprego.

Neste artigo, vamos discutir – a partir de um nível geral (isto não é aconselhamento legal; verifique com o seu consultor jurídico para isso) – como os regulamentos FCRA afectam o processo de rastreio de antecedentes e repasse alguns passos importantes.

Qual é o Fair Credit Reporting Act (FCRA)?

O FCRA é uma lei federal que foi promulgada em 1970. Originalmente concebida para ajudar os consumidores a disputar e resolver imprecisões nos seus relatórios de crédito, esta lei foi desde então expandida para cobrir inúmeros outros relatórios de consumidores.

Um relatório de consumidor contém informações fornecidas por uma agência de informação ao consumidor. Esta informação pode detalhar o relatório de um consumidor:

• Saúde do crédito
• Caracter
• Reputação geral
• Características pessoais
• Modo de vida

A informação acima é tipicamente usada para determinar a elegibilidade para uma variedade de propósitos, incluindo emprego, crédito, ou seguro.

Hoje em dia, as normas de conformidade FCRA geralmente regulam os empregadores que utilizam relatórios de fundo, juntamente com as Agências de Informação ao Consumidor (CRAs) que lhes fornecem esses relatórios. As regras FCRA geralmente se aplicam sempre que um empregador obtém uma verificação de antecedentes de um potencial candidato a emprego de uma fonte externa.

Dentre outras disposições, e de acordo com a FTC, a FCRA protege os candidatos a emprego, assegurando:

• Têm o direito de ser informados de uma verificação de antecedentes
• Têm o direito de dar consentimento para uma verificação de antecedentes laborais
• Têm o direito de rever as informações relativas às suas informações pessoais e financeiras
• Têm o direito de corrigir quaisquer imprecisões que o seu relatório de antecedentes possa conter
• Têm o direito de recorrer das decisões se o candidato achar que a decisão foi tomada injustamente

O que é FCRA Compliance e o que isso significa para os empregadores?

“Conformidade FCRA” tipicamente significa aderir aos requisitos estabelecidos pelo Fair Credit Reporting Act. Esses requisitos geralmente exigem que os empregadores conduzam verificações de antecedentes que sejam precisas, transparentes e justas aos consumidores.

Para ajudar a garantir que sua pequena empresa esteja protegida de uma ação judicial FCRA, é importante se familiarizar com o processo de solicitação de uma verificação de antecedentes em conformidade com FCRA.

A Federal Trade Commission (FTC) estabelece as responsabilidades do empregador em três categorias diferentes::

• Antes de solicitar uma verificação de antecedentes
• Antes de tomar medidas adversas
• Após tomar medidas adversas

Cada etapa específica de uma verificação de antecedentes tem seus próprios requisitos no processo de triagem.

Responsabilidades do empregador antes de solicitar uma verificação de antecedentes

Os empregadores devem considerar fazer o seguinte antes de solicitar uma verificação de antecedentes:

• Fornecer um aviso por escrito ao candidato, explicando que as informações obtidas em seu relatório de consumo podem ser usadas para decisões relacionadas ao emprego. O aviso deve ser independente e não pode ser incluído na solicitação de emprego.
• Obter a permissão por escrito do candidato para obter o relatório de consumo.

Responsabilidades do empregador antes de tomar medidas adversas

Se você decidir que os resultados de um relatório de antecedentes desqualificam um candidato a um emprego de uma posição, há medidas que você deve tomar antes de poder rejeitar a sua solicitação, negar uma promoção ou tomar qualquer outra medida adversa de emprego. Geralmente, você deve fornecer ao candidato ou empregado:

• Um aviso com uma cópia do relatório do consumidor que você usou para tomar sua decisão de contratação
• Uma cópia de Um Resumo de Seus Direitos Sob a Lei de Relato de Crédito Justo
• Um tempo razoável para rever o relatório e confirmar ou contestar suas conclusões

Responsabilidades do Empregador Após Tomar Medidas Adversas

Se você decidir avançar com ações adversas, geralmente você deve notificar sua intenção verbalmente, eletronicamente, ou por escrito ao candidato.

Um Aviso de Ação Adversa explica os direitos de uma pessoa de revisar informações relatadas em uma verificação de antecedentes. Isto dá-lhes a oportunidade de corrigir informações imprecisas. O aviso deve geralmente incluir:

• Informação sobre a Agência de Informação ao Consumidor que forneceu o relatório
• Declaração de que o serviço de triagem de antecedentes não decidiu tomar a ação adversa e não pode dar razões específicas para ela
• Indicar o direito de uma pessoa de disputar a precisão ou integridade de qualquer informação
• Informe o indivíduo que pode receber um relatório adicional gratuito da empresa, se ele solicitar dentro de 60 dias

De acordo com a Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego (EEOC), você deve preservar essa documentação por um ano após a retirada do relatório, ou após a tomada de medidas, o que ocorrer mais tarde. Uma vez terminado esse período, você deve descartar corretamente o relatório do consumidor. Novamente, verifique com seu advogado se você tiver dúvidas.

Cumprimento dos Regulamentos de Discriminação da EEOC

Além do cumprimento da FCRA, as empresas normalmente também devem seguir os padrões estabelecidos pela Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego. Esses padrões podem incluir o seguinte:

• Você não pode verificar o histórico dos candidatos e empregados quando essa decisão é baseada em idade, raça, origem nacional, cor, sexo, religião, deficiência ou informação genética. Por exemplo, somente perguntando aos candidatos de certa idade ou mais velhos sobre seu histórico financeiro pode ser classificado como discriminação.
• Você deve aplicar os mesmos padrões a todos.
• Você não deve basear as decisões de emprego em problemas de antecedentes que podem ser mais comuns entre certos grupos.
• Você pode precisar abrir exceções para problemas revelados durante uma verificação de antecedentes que foram causados por uma deficiência.

Embora a maioria dos proprietários de empresas não ignore intencionalmente os regulamentos FCRA, mesmo o não cumprimento não intencional pode resultar em consequências graves que podem devastar o seu negócio.

É crucial confirmar que a Agência de Informação ao Consumidor que lhe fornece um relatório é credível e confiável; um erro da agência que você contrata para executar uma verificação de antecedentes também pode prejudicar o seu negócio. É por isso que é crucial selecionar um serviço de verificação de antecedentes do empregador que esteja em conformidade com todos os regulamentos de relatórios de consumidores desde o início.

Quais são as consequências da não conformidade FCRA?

A sua empresa pode enfrentar graves penalidades financeiras por infringir os regulamentos de conformidade FCRA – mesmo que a violação seja acidental. Resolver um processo de verificação de antecedentes FCRA pode ser incrivelmente caro.

De acordo com Webrecon LLC, somente em fevereiro de 2018, 422 processos de FCRA foram movidos. Os números têm aumentado constantemente a cada ano, indicando que os empregados em potencial são experientes sobre seus direitos e estão preparados para tomar medidas contra os empregadores não-conformes.

Aquele litígio caro pode arruinar seu pequeno negócio; os processos dos empregadores são incrivelmente caros e podem levar meses – ou até mesmo anos – para serem resolvidos. O empregador geralmente deve fazer todos os esforços para permanecer em conformidade com o FCRA.

Como eu cumpro com o FCRA durante o processo de contratação?

Você deve discutir esta questão com o seu advogado. Uma maneira de garantir que seu processo de triagem de fundo seja compatível com o FCRA é usar um serviço de triagem respeitável. Um provedor de verificação de antecedentes compatível com FCRA cobre a coleta e armazenamento do relatório de um indivíduo.

Nota: existem algumas leis específicas do estado que podem limitar sua capacidade de obter certas informações pessoais durante uma verificação de antecedentes. Por exemplo (esta não é necessariamente uma lista exaustiva), a Califórnia e Massachusetts têm regulamentos em vigor que, em parte, especificam que os empregadores não podem considerar ou buscar informações sobre prisões que não resultaram em condenação. Além de cumprir com o FCRA, é necessário manter-se atualizado sobre qualquer lei estadual onde sua empresa opera.

Executar checagens de antecedentes em conformidade com FCRA com ShareAble for Hires

Atrair novos funcionários para sua empresa é uma tarefa delicada; você tem que cumprir com as leis aplicáveis de relatórios de consumidores, enquanto ainda tenta determinar se eles seriam um ativo ou um passivo para sua empresa. Reforce o seu processo de conformidade com as leis com uma triagem abrangente dos funcionários através do ShareAble for Hires.

Criado especificamente para ajudar as pequenas empresas, ShareAble® for Hires fornece relatórios abrangentes e em conformidade com FCRA em questão de minutos. Confirme as informações pessoais do candidato e ajude a prevenir fraudes com a triagem de crédito pré-emprego e uma verificação de identidade. Com esses relatórios detalhados, você pode descobrir bandeiras vermelhas relacionadas à identidade e saber mais sobre o histórico financeiro de um candidato, incluindo dívidas pendentes. Saber que seu potencial empregado é responsável com dinheiro pode lhe dar paz de espírito – especialmente se a função envolver supervisão financeira. Com o apoio da TransUnion, uma grande agência de relatórios de crédito, você pode se sentir confiante que seus resultados são precisos e confiáveis.

Ajude a proteger seu negócio, funcionários e clientes de uma possível chave inglesa nas engrenagens com verificações de antecedentes criminais líderes do setor. Cada relatório criminal adere aos regulamentos FCRA aplicáveis enquanto vasculha bancos de dados criminais nacionais e estaduais, incluindo os Mais Procurados do FBI, o Registro Público Nacional de Criminosos Sexuais, e a Proteção de Alfândega e Fronteiras. Com a revisão profunda dos registros de prisão, mandados e processos judiciais, você pode descansar mais facilmente sabendo que usou verificações de antecedentes em conformidade para ajudar a reduzir o risco de contratações perigosas.

ShareAble for Hires fornece preços simples e diretos, sem requisitos de assinatura ou taxas de inscrição. Isto é ideal para a contratação de gestores que não precisam de seleccionar centenas de candidatos todos os anos. Você paga apenas pelas verificações de histórico que você precisa, quando você precisa delas.

Embora você não possa proteger seu negócio de qualquer ameaça potencial, você pode ajudar a reduzir o risco de reclamações de consumidores com a triagem de histórico compatível com FCRA. Proteja o seu negócio e mantenha a sua máquina bem oleada a funcionar sem problemas com o ShareAble for Hires. Saiba mais e comece a triagem hoje.