Se você recebeu uma carta do IRS que faz referência à determinação SS-8 de que um trabalhador é um empregado, isso poderia significar que você não classificou esse trabalhador como um contratado independente. A carta do IRS recomendará que você altere sua declaração de impostos. O que isto significa é que você deve impostos retroactivos para imposto sobre o trabalho com participações que deveria ter feito para esse trabalhador e/ou para o grupo de trabalhadores que estão em posições semelhantes. Você pode estar sujeito a impostos retroactivos e multas. 
O que é um formulário SS-8 do IRS?
Anyone pode apresentar um formulário SS-8. Um empregador ou trabalhador pode apresentar um formulário SS-8 (Determination of Employee Work Status for Purposes of Federal employment Taxes and Income Tax Withholding) para obter uma determinação do IRS sobre se um trabalhador é ou não um empreiteiro independente. A carta do IRS e o formulário SS-8 não é uma auditoria. É uma investigação federal sobre a relação de empreiteiro independente ou de empregado do indivíduo identificado na carta. A maioria das empresas se preocupa que se trata de uma auditoria a nível de toda a empresa. Não é. O programa SS-8 emite cartas de determinação para empregadores e trabalhadores sobre a classificação adequada de um trabalhador para fins de impostos federais de trabalho e retenção de imposto de renda na fonte. Um técnico da SS-8 aplica a lei aos fatos e circunstâncias apresentados com o Formulário SS-8, Determinação da Situação do Trabalhador para Fins de Impostos Federais sobre o Emprego e Retenção de Imposto de Renda, para determinar se o trabalhador está prestando serviços como empregado ou como contratado independente. As cartas de determinação são vinculativas para o IRS, com base nos factos apresentados. Uma vez emitida a carta de determinação, esta pode ser modificada ou revogada por vários motivos
Melhores práticas quando uma empresa recebe um Formulário SS-8.
A melhor prática é examinar a relação da empresa com o trabalhador identificado pela Receita Federal na carta e no Formulário SS-8. Uma empresa deve responder ao Formulário SS-8. Se uma empresa não responder, então o IRS fará a sua determinação sobre o estatuto de trabalhador-empreiteiro independente com base apenas nas informações fornecidas pelo trabalhador. As empresas que ignoram o processo SS-8 arriscam que o IRS ignore informações e documentos importantes que possam afetar o resultado de sua determinação. Afinal, você não pode esperar que o IRS conheça e entenda sua relação com um trabalhador, a menos que você lhes conte e mostre documentos que possam afetar a determinação do contratante independente.
Por que os empregadores devem prestar atenção ao processo SS-8 do formulário
Os empregadores devem prestar atenção ao processo SS-8 e estar preparados para responder de forma oportuna. Isto não é uma simples questão de preencher um formulário. Há considerações e documentações sobre o direito do trabalho que devem ser avaliadas por um advogado de emprego. Não responder ou dizer as coisas erradas pode resultar em uma determinação errada do IRS.
Isto é normalmente feito através de uma Carta 5367. A carta indicará:
“Caro Contribuinte,
Recebemos um pedido do trabalhador acima mencionado para determinar a situação fiscal correta para os serviços que ele ou ela realizou para você em 2018 – 2018 .
Neste tipo de casos, normalmente damos a cada parte interessada a oportunidade de apresentar uma declaração dos fatos, uma vez que nossa decisão afetará a situação fiscal de todas as partes envolvidas. Preencha o Formulário SS-8 em anexo, Determinação do Estatuto do Trabalhador/ou Fins a que se destina o Imposto sobre o Emprego e Retenção de Imposto de Renda na Fonte. Um formulário de preenchimento está também disponível online em www.irs.gov/formspubs. Se desejar enviar qualquer outra documentação, não envie a cópia original. Qualquer coisa que você forneça torna-se parte do arquivo do caso do IRS e não será devolvido a você”
Isso significa que há um caso SS-8 aberto. A letra fará referência ao número do seu caso. Você tem direito e é encorajado a responder à carta. O IRS normalmente processará as informações que receber no processo SS-8 e depois notificará o empregador através de uma carta de determinação.
IRS SS-8 Determination
O IRS normalmente notificará o empregador da sua determinação através de uma carta 4991-A. A carta informa ao empregador que ele deve pagar o imposto de renda federal e sua parcela do FICA (Federal Insurance Contributions Act) (imposto previdenciário e Medicare). A carta da Receita Federal geralmente diz o seguinte:
“Esta determinação é vinculativa para o Serviço, assumindo que não há alteração nos fatos ou lei que formam a base para a decisão. Se você tomar uma posição contrária ou desconsiderar a sentença, você pode ser encaminhado para auditoria. Se você não tiver apresentado declaração de imposto de trabalho, pode ser necessário fazê-lo. Se você apresentou declarações de imposto de trabalho, talvez seja necessário alterá-las.
Os empregadores geralmente devem reter o imposto de renda e a Lei Federal de Contribuições de Seguros (FICA) (ou seja, a previdência social e o imposto Medicare) dos salários pagos aos seus empregados e pagar esses impostos ao governo. Os empregadores também devem pagar a parte do empregador no imposto FICA e na Lei Federal do Imposto de Desemprego (FUTA) sobre os salários. Para fazer quaisquer ajustes necessários para pagar estes impostos sobre salários passados aos seus empregados, incluindo o uso de taxas especiais, consulte a Publicação 15, (Circular E) Guia Fiscal do Empregador e a Publicação 15-A, Guia Fiscal Suplementar do Empregador. Você pode obter estas publicações ligando para 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) ou visitando-nos online em www.irs.gov/formspubs .”
O pacote de determinação pode conter uma Carta 4991, Carta 4991-A / Formulário 14430, e uma Análise de Determinação SS-8 que estabelece os fatores específicos usados na determinação de que o trabalhador foi um empregado.
Contratante Independente e o Teste de Fator 20 do IRS
O IRS desenvolveu o Teste de Fator 20 mostrado abaixo para ajudar os empregadores a avaliar se um trabalhador é um empregado ou um contratado independente. Nenhum fator no teste é mais indicativo do status do empregado do que outro. Se houver um número elevado de marcas de “sim”, então o mais provável é que indique a presença de uma relação de trabalho, um número elevado de marcas de “não” pode ou não indicar uma relação de empreiteiro. Portanto, é melhor que os empregadores se enganem no lado da cautela e sigam uma decisão do IRS quando em dúvida.
O IRS usa o que é considerado “regras de direito comum” para determinar se um trabalhador é um empreiteiro independente. Embora você possa pensar que isso significa que você pode usar o bom senso para determinar se um trabalhador é um empregado ou um empreiteiro independente, você estaria errado. A determinação é uma combinação de consideração factual e precedentes legais. Você deve reter a ajuda de um advogado de emprego que esteja familiarizado com as decisões do tribunal sobre esta questão. Os fatores de direito comum mencionados pelo IRS levam em consideração o controle do comportamento, controle financeiro e as relações das partes.
O IRS desenvolveu diretrizes para ajudar o empregador a classificar corretamente suas relações de emprego. Existem várias publicações que se dirigem a quem são empregados e que são empreiteiros independentes. A Receita Federal segue o teste de direito comum para determinar se um indivíduo é um empregado para fins de imposto federal de trabalho. De acordo com o teste de direito comum, um empregador-empregado faz o teste se a pessoa para quem os serviços são prestados tem o direito de controlar e dirigir um trabalhador em resultados, detalhes específicos e os meios pelos quais os resultados são realizados.