IRS Forms 1099 match income and Social Security numbers. A maioria das pessoas presta atenção a estes formulários em tempo fiscal, mas tanto os advogados como os clientes devem prestar atenção a eles também no resto do ano. A não apresentação de um formulário 1099 é garantia de que você receberá uma notificação do IRS para pagar o imposto. Estes pequenos formulários são uma importante fonte de informação para o IRS. As cópias vão para as autoridades fiscais estaduais, que são úteis na cobrança das receitas fiscais estaduais.
Os advogados recebem e enviam mais Formulários 1099 do que a maioria das pessoas, em parte devido às leis fiscais que os destacam. Os advogados fazem bons assuntos de auditoria porque muitas vezes lidam com os fundos dos clientes. Eles também tendem a ter rendimentos significativos. O IRS tem um grande interesse no tratamento fiscal de litígios, julgamentos e honorários advocatícios. Os advogados são escolhidos para os formulários extra 1099. O código fiscal exige que as empresas que fazem pagamentos a advogados reportem os pagamentos ao IRS num Formulário 1099.
A cada pessoa envolvida em negócios e que faça um pagamento de $600 ou mais por serviços deve reportá-lo num Formulário 1099. A regra é cumulativa, portanto, enquanto um pagamento de $500 não acionaria a regra, dois pagamentos de $500 a um único beneficiário durante o ano requerem um Formulário 1099 para os $1.000 completos. Os advogados devem emitir Formulários 1099 para testemunhas especializadas, consultores do júri, investigadores e até mesmo co-consultores onde os serviços são executados e o pagamento é de $600 ou mais.
Uma notável exceção à regra normal de $600 são os pagamentos a corporações. Pagamentos feitos a uma corporação por serviços são geralmente isentos; entretanto, uma exceção se aplica a pagamentos por serviços jurídicos. Dito de outra forma, a regra de que os pagamentos a advogados devem ser objeto de um formulário 1099 supera a regra de que os pagamentos a corporações não precisam ser feitos. Assim, qualquer pagamento por serviços de $600 ou mais a um advogado ou escritório de advocacia deve ser sujeito a um Formulário 1099, e não importa se o escritório é uma corporação, LLC, LLP, ou sociedade em geral, nem importa quão grande ou pequena pode ser a firma de advocacia. Um advogado ou escritório de advocacia que pague honorários a um co-conselheiro ou uma taxa por indicação a um advogado deve emitir um Formulário 1099, independentemente de como o advogado ou escritório de advocacia está organizado. Além disso, qualquer cliente que pague a um escritório de advocacia mais de $600 em um ano como parte do negócio do cliente deve emitir um Formulário 1099. Os formulários 1099 são geralmente emitidos em janeiro do ano após o pagamento. Em geral, eles devem ser enviados ao contribuinte e ao IRS até o último dia de janeiro.
Issuing Forms 1099 to Clients
Uma emissão confusa de relatórios de impostos para escritórios de advocacia é a emissão ou não dos Formulários 1099 para clientes. A prática varia consideravelmente, e muitos escritórios emitem os formulários rotineiramente; no entanto, a maioria dos pagamentos aos clientes na verdade não exige os formulários. É claro que muitos advogados recebem fundos que passam aos seus clientes. Isso significa que muitas vezes os escritórios de advocacia cortam cheques aos clientes para uma parte dos lucros do acordo. Mesmo assim, raramente há uma obrigação do Formulário 1099 para tais pagamentos. A maioria dos advogados que recebem um cheque conjunto para resolver um processo judicial de um cliente não são considerados pagadores. Na verdade, o liquidatário é considerado o pagador, não o escritório de advocacia. Assim, o réu geralmente tem a obrigação de emitir os Formulários 1099, não o advogado.
Exemplo 1: Larry Lawyer ganha uma taxa contingente ao ajudar Cathy Cliente a processar o seu banco. O cheque do acordo é pagável em conjunto a Larry e Cathy. Se o banco não conhece a divisão Larry/Cathy, deve emitir dois Formulários 1099 para Larry e Cathy, cada um pelo valor total. Quando Larry corta um cheque para Cathy, ele não precisa emitir um formulário.
Exemplo 2: Considere os mesmos fatos do Exemplo 1, mas assuma que Larry diz ao banco para emitir dois cheques, um para Larry por 40 por cento e outro para Cathy por 60 por cento. Aqui novamente, Larry não tem a obrigação de emitir um formulário porque Cathy está sendo paga pelo banco. O banco vai emitir um formulário 1099 para o Larry pelos seus 40 por cento. Ele vai emitir um Formulário 1099 para Cathy por 100 por cento, incluindo o pagamento a Larry, mesmo que o banco tenha pago diretamente a Larry. Cathy deve encontrar uma forma de deduzir a taxa legal.
Pagamentos por danos físicos
Uma excepção importante às regras dos Formulários 1099 aplica-se aos pagamentos por danos físicos pessoais ou doença física. Pense em acordos legais para acidentes automobilísticos e lesões por escorregamento e queda. Dado que tais pagamentos por danos compensatórios são geralmente isentos de impostos para a pessoa ferida, não é necessário o Formulário 1099.
Exemplo 1: Hal Hurt está num acidente de carro e recebe um pagamento de $1 milhão de dólares. A Defendant Motors emite um cheque conjunto para Hal e seu advogado Sue Suits. O réu não é obrigado a emitir um formulário 1099 para Hal. O Réu ainda deve emitir um Formulário 1099 para Sue pelo valor total de $1 milhão.
Exemplo 2: Os mesmos fatos, mas suponha que Sue pede um cheque de $600.000 emitido para Hal (sem um Formulário 1099) e um cheque de $400.000 emitido para ela (com um Formulário 1099 para Sue por $400.000). A Defendant Motors pode concordar com este pedido.
Outros Pagamentos aos Clientes
E quanto ao reembolso de honorários advocatícios aos clientes por parte de um escritório de advocacia? Esses pagamentos devem ser reportados ao cliente no Formulário 1099 emitido para o cliente? Se o reembolso for de dinheiro mantido na conta do advogado, não é necessário o Formulário 1099; no entanto, se o escritório de advocacia foi pago anteriormente e está reembolsando uma quantia da renda do próprio escritório, é necessário um Formulário 1099.
Exemplo: Big Law LLP representa Joe Inventor e tem $50.000 dos fundos de Joe em sua conta fiduciária. Devido a uma disputa sobre a qualidade dos serviços do Big Law, ele concorda em reembolsar $30.000 do depósito do Joe. Não é necessário o formulário 1099 porque este era o dinheiro de Joe. A Big Law também concorda em reembolsar $60.000 do dinheiro que Joe pagou por taxas durante os últimos três anos. A Big Law é obrigada a emitir um Formulário 1099 para o pagamento de $60.000.
A área principal onde um advogado deve emitir um Formulário 1099 para um cliente é onde o advogado desempenha funções significativas de supervisão e gestão. O regulamento fiscal não é muito claro quais são exatamente essas funções de gerenciamento e supervisão em muitos casos, mas simplesmente ser o advogado do requerente e lidar com o dinheiro do acordo não é suficiente.
E se o advogado está além de simplesmente receber o dinheiro e dividir as ações do advogado e do cliente? Segundo os regulamentos do IRS, se os advogados assumirem um papel demasiado grande e exercerem a gestão e supervisão do dinheiro dos clientes, tornam-se “pagadores” e, como tal, são obrigados a emitir os formulários 1099 quando desembolsam fundos.
Controlos Conjuntos
Os regulamentos do IRS contêm disposições extensivas que regem os controlos conjuntos e a forma como o formulário 1099 deve ser emitido em tais casos. A maioria destas regras significa que os advogados receberão os Formulários 1099 quando os seus nomes estiverem nos cheques do acordo.
Exemplo 1: Dastardly Defendant resolve um caso e emite um cheque conjunto para Clyde Client e Alice Attorney. Dastardly normalmente deve emitir um Formulário 1099 para Clyde pelo valor total e um Formulário 1099 para Alice também pelo valor total. Esta realidade pode fazer com que a Alice prefira cheques separados, um para os fundos do cliente e outro para pagar directamente ao advogado. Dessa forma, Alice pode receber apenas um Formulário 1099 pelos seus honorários, não também pelo dinheiro do seu cliente.
Exemplo 2: Desta vez a Dastardly Defendant emite um cheque de 60% do acordo para o Cliente Clyde e 40% para a Alice Attorney. Dastardly emite um formulário 1099 para Clyde por 100%, e um formulário 1099 para Alice por 40%. Para que Clyde não pague impostos sobre os honorários pagos à Alice pelos quais recebeu um Formulário 1099, ele tentará deduzir os 40% na sua declaração de impostos. A partir de 2018, no entanto, as deduções de taxas legais são agora muito mais restritas do que no passado. Ainda há uma dedução acima da linha para honorários legais em casos de emprego, direitos civis e denunciantes, mas além disso, muitos honorários legais não podem mais ser deduzidos.
Procurando ajudar seus clientes a evitar o recebimento dos Formulários 1099, alguns advogados queixosos pedem ao réu um cheque pagável à “Jones Law Firm Trust Account”. Muitos requeridos estão dispostos a emitir um único Formulário 1099 apenas para a “Jones Law Firm” nesta situação. Tecnicamente, porém, o Regulamento do Tesouro dita que você deve tratar este cheque da “Jones Law Firm Trust Account” tal como um cheque conjunto a pagar ao advogado e ao cliente. Isso significa que dois Formulários 1099, cada um no valor total, são exigidos.
Penalidades e Chamadas Judiciais
Requisitos para emitir os Formulários 1099 existem no código fiscal e na lei estadual paralela há décadas. Ainda assim, estes requisitos têm-se tornado mais rigorosos nos últimos anos. A aplicação de penalidades também se tornou mais rigorosa. Cada vez mais são exigidos relatórios e os advogados e escritórios de advocacia enfrentam não só as regras básicas, mas também as regras especiais que visam os honorários legais.
Os advogados nem sempre são obrigados a emitir os Formulários 1099, especialmente para os clientes. No entanto, é pouco provável que o IRS critique alguém por emitir mais dos pequenos formulários onipresentes. Na verdade, na opinião do IRS, quanto mais Formulários 1099, melhor. Talvez por essa razão, está se tornando comum que escritórios de advocacia emitam Formulários 1099 para clientes, mesmo quando não são estritamente necessários. Os réus geralmente também têm essa reação de joelhos quando em dúvida emitem os formulários. Por vezes, porém, tanto os advogados como os arguidos exageram e emitem os formulários quando realmente não deveriam.
A maioria das penalizações por falhas não intencionais de preenchimento são modestas – tão pequenas como $270 por formulário. Esta penalidade por falha no preenchimento dos Formulários 1099 destina-se principalmente a falhas em larga escala, tais como quando um banco não emite milhares de formulários para os titulares de contas; no entanto, os escritórios de advocacia também devem ter cuidado com estas regras.
A distribuição dos lucros de uma acção colectiva, por exemplo, pode desencadear a emissão em larga escala dos Formulários 1099. Além da penalidade de $270 por falta, a Receita Federal também pode tentar negar uma dedução para o item que deveria ter sido reportado em um Formulário 1099. Isso significa que se você não emitir um formulário por uma taxa de consultoria de $100.000, o IRS pode alegar que ele não é dedutível. Geralmente é possível derrotar este tipo de penalidade draconiana, mas a gravidade da ameaça ainda a torna potente.
Um perigo técnico freqüentemente citado (mas geralmente não um risco sério) é a penalidade por violações intencionais. Um contribuinte que sabe que é necessário emitir um formulário 1099 e, no entanto, ignora essa obrigação está a pedir problemas. O IRS pode impor uma penalidade igual a 10% do valor do pagamento.
Exemplo: Larry Lawyer faz um pagamento de 400.000 dólares ao co-conselheiro, mas Larry não emite um formulário 1099 mesmo que o seu CPA lhe tenha dito que era obrigatório. Além de outros remédios, o IRS pode impor uma penalidade de $40.000.
Embora uma penalidade de 10% seja alta, eu nunca vi pessoalmente esta penalidade ser imposta. De facto, pergunto-me qual a probabilidade de ser sequer proposta, a menos que o contribuinte tenha um memorando condenatório no seu processo que entregue o IRS, deixando claro que sabia da obrigação do Formulário 1099 e a ignorou.
Formulário IRS W-9
Dado que os Formulários 1099 exigem números de identificação do contribuinte, os advogados são normalmente solicitados a fornecer aos pagadores os seus próprios números de identificação do contribuinte e os dos seus clientes. Normalmente tais pedidos vêm no Formulário W-9 do IRS. Se um advogado for solicitado a fornecer um número de identificação de contribuinte e não o fornecer a uma parte pagadora, ele ou ela está sujeito a uma penalização de $50 por cada falha no fornecimento dessa informação.
Os pagamentos a serem feitos ao advogado também podem estar sujeitos a retenção de reserva. Como uma questão prática, alguns requeridos podem recusar-se a pagar sobre o dinheiro sem os números de identificação do contribuinte exigidos, ou irão procurar pagar o dinheiro através de um tribunal. Normalmente não vale a pena lutar por causa dos formulários W-9. Se você tiver negociado por linguagem no acordo de compensação deixando claro o que os Formulários 1099 serão (ou não) emitidos, normalmente não deve haver razão para lutar por fornecer os Formulários W-9.
Conclusion
Receiver Forms 1099 não é particularmente divertido, mas pelo menos é um lembrete para informar o pagamento na sua declaração de impostos. Mesmo muitos emissores de Formulários 1099 podem não gostar especialmente do formulário. Os advogados devem prestar especial atenção a estas regras, e não apenas quando estão a resolver casos ou a fechar negócios imobiliários. Mais do que muitos outros negócios e profissionais, os advogados costumam enviar e receber os Formulários 1099. Os clientes também se preocupam muito com estas regras, especialmente se receberem um formulário 1099 grande e gordo no correio que não estavam esperando.
Robert W. Wood é advogado fiscal com www.WoodLLP.com e autor de vários livros sobre impostos, incluindo Taxation of Damage Awards & Settlement Payments (www.TaxInstitute.com). Esta discussão não pretende ser um conselho legal.