Contratando um funcionário e executando sua primeira folha de pagamento representa um grande passo para cada pequeno negócio – e como cada nova etapa do negócio, vem com sua própria série de novas responsabilidades e complexidades.

Novos empregadores têm que descobrir folhas de pagamento e impostos de trabalho, e há surpreendentemente poucos bons recursos lá fora para ajudar. Talvez você tenha pesquisado no Google algumas de suas perguntas ou navegado pelo site do Internal Revenue Service (IRS), mas você ainda está se sentindo confuso e inseguro.

Nunca se preocupe! Estamos aqui para desmistificar o mundo da folha de pagamento, impostos e formulários do IRS que vêm junto com a contratação de seu primeiro funcionário.

Neste guia, estamos a explicar o Formulário 941 do IRS, a Declaração Trimestral de Impostos Federais do Empregador, incluindo:

• O que é o formulário 941
• Por que a Receita Federal exige que os empregadores o preencham
• Como descobrir se você precisa preencher o formulário 941
• Quando e como preencher e arquivar o formulário 941

O que é o formulário 941?

Se você está com pressa, aqui está a essência:

• O que é relatado no Formulário 941: Rendimento e retenção de impostos do FICA, mais a parte do empregador
• Quando é arquivado: Trimestralmente
• Quem precisa de arquivar: A maioria dos empregadores nos EUA

Form 941, em poucas palavras, é um documento que a Receita Federal exige que os empregadores arquivem trimestralmente. Ele foi elaborado para ajudar a Receita Federal e os próprios empregadores a descobrir quanto o imposto de renda e a Lei Federal de Contribuição de Seguros (FICA) tributam trimestralmente uma pequena empresa ao governo federal.

No Formulário 941, as empresas informam os impostos de renda, Previdência Social e Medicare que retiveram dos cheques de pagamento dos empregados ao longo do trimestre. Como os impostos do FICA são divididos entre empregado e empregador, o Formulário 941 também inclui a parte do empregador nesses impostos da Previdência Social e do Medicare (mais sobre os impostos compartilhados mais tarde).

Como o Formulário 941 é diferente do Formulário 940?

As pequenas empresas e os empregadores são obrigados a apresentar à Receita Federal uma série de formulários de impostos sobre a folha de pagamento, por isso é fácil confundi-los. Os formulários 940 e 941 são semelhantes, pois ambos são usados para calcular e declarar impostos devidos por um empregador ao governo federal. O formulário 941, no entanto, precisa ser preenchido trimestralmente e informa sobre impostos retidos na fonte e compartilhados.

O formulário 940 é preenchido apenas uma vez por ano e, em vez disso, informa o imposto de desemprego federal (FUTA) de um empregador. Aqui está outra maneira de olhar para isso: O Formulário 940 informa impostos somente do empregador, enquanto o Formulário 941 informa impostos retidos na fonte e impostos compartilhados (aqueles divididos entre empregador e empregado).

Como o Formulário 941 é diferente do Formulário 944?

Forms 941 e 944 são ainda mais semelhantes – ambos são usados para informar o FICA e a retenção de imposto de renda na fonte ao IRS. A diferença principal aqui depende de quanto imposto a sua pequena empresa deve no ano.

Onde o formulário 941 é arquivado trimestralmente pela maioria dos empregadores, pequenas empresas cujo FICA anual e impostos retidos na fonte são inferiores a $1.000 arquivam o formulário 944, e o fazem apenas uma vez por ano.

Por que a Receita Federal exige que os empregadores preencham o formulário 941

O formulário 941 é um formulário da Receita Federal que trata de impostos com os quais a maioria das pessoas nos EUA está familiarizada. Seja como empregado ou como empregador, você provavelmente já lidou com a retenção do imposto de renda e viu os impostos do Seguro Federal (FICA) retidos dos cheques de pagamento.

Embora o imposto de renda seja pago pelo empregado, os empregadores são responsáveis por reter este imposto e depositá-lo no governo federal. Os empregadores também são responsáveis por pagar 50% do imposto FICA e reter os outros 50% dos cheques de pagamento dos seus empregados.

Para acompanhar o valor da renda e do FICA retido na fonte pelos empregadores e o valor devido pela sua participação no FICA, a Receita Federal utiliza o Formulário 941 e exige que a maioria dos empregadores o deposite a cada trimestre. O formulário ajuda tanto a Receita Federal quanto o empregador a se manterem em dia com os impostos retidos, devidos e pagos durante todo o ano – simplificando a declaração de imposto de final de ano.

Espera – o que são impostos retidos e FICA de qualquer forma?

Vamos dar um passo atrás muito rápido. Enquanto muitos de nós já ouvimos falar de retenção de imposto de renda e do FICA, você pode não ter uma compreensão super clara do que eles implicam. No mundo dos salários e do emprego, existem três tipos principais de impostos:

• Impostos retidos na fonte: Estes são os impostos que o seu empregado paga sobre os seus rendimentos – tanto o imposto de renda padrão como a sua parte dos impostos FICA. O usuário é responsável por reter esses impostos dos cheques de pagamento dos empregados e depositá-los na autoridade fiscal correta. Estes são parte do que é relatado no Formulário 941.
• Impostos do empregador: Como o nome indica, você, o empregador, é responsável pelo pagamento da totalidade destes impostos.
• Impostos compartilhados: Estes impostos são divididos entre você e seus empregados e incluem os impostos da Previdência Social e Medicare (ou FICA). Estes também são reportados no Formulário 941. Novamente, é sua responsabilidade reter a parte do empregado e depositar o valor total (sua parte e a deles) na autoridade fiscal apropriada.

Income taxes representam a maior parte da base tributária do IRS enquanto os impostos do FICA pagam em programas de rede de segurança social como a Previdência Social e o Medicare. Como a alíquota do imposto de renda de cada funcionário varia de acordo com sua renda anual, dependentes qualificados, preferência pessoal e outros fatores, será necessário recolher anualmente um formulário W-4 de cada funcionário. Este formulário irá dizer-lhe quanto imposto de renda a deduzir do seu salário.

Impostos padrão FICA para 2019 totalizam 7,65% para cada parte, o empregador e o empregado. A repartição é a seguinte:

• 6,2% Imposto de Segurança Social (às vezes chamado OASDI)
• 1,45% Imposto de Medicare

O imposto de Segurança Social só se aplica aos primeiros $132.900 que um empregado ganha (para 2019). Depois disso, nenhum outro imposto da Previdência Social é cobrado pelo empregado ou pelo empregador. No caso contrário, os empregados que ganham mais do que um determinado rendimento anual incorrem num imposto Medicare adicional de 0,9% sobre quaisquer rendimentos superiores a $200.000 para aqueles que se apresentam como solteiros ou $250.000 para aqueles que se apresentam conjuntamente com um cônjuge. É importante notar que o imposto adicional de Medicare é pago apenas pelo empregado e não pelo empregador.

Preciso enviar o formulário 941?

Agora vamos responder à maioria das perguntas escaldantes: Você precisa enviar o formulário 941? Se você é um empregador nos Estados Unidos, as chances são, a resposta é sim. A grande maioria das empresas com um ou mais funcionários W-2 são obrigados a enviar o Formulário 941 trimestralmente.

Se você:

• Salários pagos a um empregado W-2 (Nota: não um contratante) E
• Pagar mais de $1.000 em impostos retidos na fonte e FICA anualmente

Você deve enviar o formulário 941.

Existem, no entanto, algumas exceções a serem observadas. Como salienta Fundera, “empresas que contratam somente trabalhadores rurais e pessoas que contratam empregados domésticos, como empregadas domésticas ou babás” não precisam preencher o formulário 941.

Além disso, para negócios sazonais, você só precisa preencher o formulário 941 para os trimestres nos quais você realmente pagou os salários. Assim, por exemplo, se você administra uma loja de presentes de comércio eletrônico que contrata empregados somente durante as férias de inverno, provavelmente não precisará preencher o Formulário 941 para o trimestre 2 (abril a junho).

Se você espera que a sua retenção na fonte e a obrigação fiscal do FICA para o ano fique abaixo de $1.000, você pode entrar em contato com o IRS para obter permissão para preencher o formulário 944 anualmente.

Como preencher o formulário 941

Para aqueles empregadores que têm que preencher o formulário 941, vamos ao como e quando. Antes de começarmos, você deve ter algumas informações à mão:

• As atuais taxas de impostos do FICA: A partir de 2019, a taxa de imposto da Segurança Social é de 6,2% e a taxa de imposto do Medicare é de 1,45%, fazendo uma taxa combinada de 7,65% do FICA do empregado e 7,65% do empregador. Por outras palavras, a taxa da Segurança Social é de 12,4% no total e a do Medicare é de 2,9% no total.
• O limite máximo da Segurança Social: Para 2019, tanto o empregador como o empregado pagam apenas o imposto da Segurança Social sobre os primeiros $132.900 que um empregado ganha.
• A taxa e o limite adicional do Medicare: A taxa de imposto adicional do Medicare é de 0,9% e aplica-se apenas como um imposto de empregado para arquivistas individuais que ganham mais de $200.000 por ano ou arquivistas conjuntos que ganham mais de $250.000 anualmente.
• O número de empregados que você teve durante o trimestre
• Total de salários pagos aos empregados
• Salários da Previdência Social e Medicare tributáveis para o trimestre
• O valor total retido do salário do empregado

Calcular quanto imposto você deve

Calcular o seu passivo fiscal para o trimestre em questão é basicamente o ponto inteiro do Formulário 941, e seguindo as instruções passo a passo para preenchê-lo, você será capaz de descobrir o que você deve pelo trimestre.

Desde que o formulário 941 inclui alguns tipos diferentes de impostos, a fórmula para encontrar a sua obrigação fiscal é um pouco mais complexa – por isso vamos dividi-la em 4 partes.

• A fórmula para retenção de imposto de renda tem o seguinte aspecto: x . Assim, se o seu empregado apresenta os seus impostos como único e ganha $50.000 anualmente, ele cai no escalão de 22% de imposto e ganha $12.500 em salário bruto a cada trimestre. Assim, o imposto de renda que você retém e deve encaminhar para o IRS é de 22% x $12.500 = $2.750,
• A fórmula para o imposto de renda é assim: x x . Por exemplo, vamos supor que você emprega 5 pessoas com o mesmo salário do nosso exemplo anterior – $50.000 por ano. O imposto da Segurança Social que você deve se parece com isto: 12,4% x 5 empregados x $12.500 = $7.750,
• A fórmula para o imposto de Medicare parece-se com isto: x . Usando o mesmo exemplo de antes, o seu imposto de Medicare parece-se com isto: 2,9% x $62.500 salários tributáveis pagos = $1.812,50.
• Então, para resumir, você pode encontrar o total do imposto FICA devido para o trimestre, adicionando esses dois últimos números: $7.750 + $1.812,50 = $9.562,50.

A boa notícia é que a maioria dos sistemas de folha de pagamento (incluindo o Wave) fará todo esse cálculo para você, assim você pode rápida e facilmente puxar números como o total de salários pagos, imposto de renda retido na fonte, e salários de Previdência Social e Medicare tributáveis – sem todos os cálculos.

Quando enviar o Formulário 941

O Formulário 941 do FICA é um preenchimento trimestral. Isso significa que o IRS exige que os empregadores o preencham e preencham 4 vezes por ano, juntamente com o pagamento trimestral do imposto que vem junto com ele. Para a grande maioria das pequenas empresas, o formulário 941 deve ser preenchido:

• 31 de Janeiro (para o Trimestre 4 do ano anterior – Outubro a Dezembro)
• 30 de Abril (para o Trimestre 1-Janeiro a Março)
• 31 de Julho (para o Trimestre 2-Abril a Junho)
• 31 de Outubro (para o Trimestre 3-Julho até Setembro)

Como enviar o Formulário 941 e fazer o seu FICA e pagamentos de imposto de renda retido na fonte

Quando se trata de enviar o Formulário 941 e fazer os seus pagamentos trimestrais de imposto de renda retido na fonte, As pequenas empresas têm algumas opções para escolher:

• E-arquivo e pagamento online
• Mail no seu formulário e pagamentos
• Trabalhar com uma conta para arquivar para você
• Uma combinação dos acima

E-arquivo e pagamento online

O IRS touts e-filing como a forma mais rápida, precisa e segura de arquivar e pagar impostos trimestrais.

Para arquivar o formulário 941 (ou qualquer formulário do IRS, aliás) online, você precisará escolher um software de impostos ou trabalhar com um profissional autorizado de impostos de arquivos eletrônicos. Você pode encontrar uma lista de software aprovado pelo IRS aqui e fornecedores autorizados de arquivos eletrônicos aqui.

Para pagar seu saldo trimestral de impostos do Formulário 941 e fazer seus depósitos mensais ou semestrais online, você usará o Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (EFTPS).

Se você estiver trabalhando com um software de impostos ou profissional, o IRS recomenda que você faça seus pagamentos via Retirada Eletrônica de Fundos (ou EFW). Com esta opção, você pode arquivar e autorizar o pagamento em um passo.

Mail em seu formulário e pagamento

Embora a Receita prefira e recomende o arquivamento on-line, as pequenas empresas também têm a opção de enviar por correio no Formulário 941 junto com os pagamentos de impostos correspondentes.

Para enviar por correio em seu formulário e pagamento, imprima tanto o Formulário 941 como o Formulário 941-V, o comprovante de pagamento. Envie-os, juntamente com o seu pagamento, para o endereço indicado para o seu estado. Você pode encontrar o endereço correto para correspondência na página 6 das Instruções do Formulário 941.

Trabalhe com um contador para arquivar para você

Sua última opção para arquivar o Formulário 941 e qualquer pagamento ou depósito pendente é trabalhar com um contador ou outro profissional de impostos que pode arquivar tanto o formulário quanto o pagamento para você. Normalmente, isto é feito através do sistema de Retirada Eletrônica de Fundos (EFW) que mencionamos acima.

Aparcelamento

Phew, isso foi muito. Resumindo, aqui estão as considerações básicas que o empregador médio precisa ter em mente sobre o Formulário 941:

• Form 941 informa o valor do imposto de renda retido na fonte e da Lei Federal de Contribuições para o Seguro Social (FICA) que um empregador é responsável pelo pagamento
• A grande maioria dos empregadores que tiveram um ou mais empregados W-2 ao longo do trimestre anterior são obrigados a apresentar o Formulário 941