Um bom memorando organiza a informação a ser transmitida tanto para a conveniência e facilidade de compreensão do leitor como para alcançar o propósito do escritor da maneira mais eficaz.

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Parágrafo(s) de discussão

O seu fechamento

Aparcelamentos

Cabeçalho

O cabeçalho de cada memorando segue o mesmo formato básico:

TO:

cc:

FROM:

DATE:

SUBJECT:

Sua linha de assunto deve ser breve, não mais do que algumas palavras, mas explícita, para que não haja hipótese de mal-entendido. “Encomendar Pizza” como linha de assunto, por exemplo, pode levar os seus leitores a pensar que o seu memorando dará instruções sobre o procedimento correcto para encomendar takeaway em noites tardias no escritório quando, de facto, está a transmitir queixas da equipa de limpeza sobre o molho de tomate no tapete e as caixas espalhadas por todo o chão. Algo como “Limpe sua bagunça antes de sair” anuncia o ponto principal do memorando.

Abertura

As frases de abertura ou parágrafos de um memorando dizem aos leitores o contexto da edição, a atribuição ou tarefa sugerida e o propósito do memorando:

Contexto

O contexto que você descreve é o evento, a situação ou o pano de fundo do problema ou questão que você está abordando. Se é preciso uma frase ou um parágrafo, dependerá da complexidade da situação. Por exemplo, o contexto pode começar com:

A empresa de limpeza queixou-se que demora demasiado tempo a limpar os nossos pavimentos…

Seja claro e directo, fornecendo apenas tanta informação como os seus leitores precisam.

Task

Sua tarefa ou declaração de atribuição descreve o que está a fazer para resolver o problema, problema ou situação. Se o seu leitor lhe pedir para agir, você pode dizer:

Você me pediu para olhar…

Se você quiser apresentar alternativas para os funcionários considerarem, você pode dizer:

Precisamos considerar alternativas que satisfaçam a empresa de limpeza sem…

Propósito

Sua declaração de propósito explica porque você está escrevendo o memorando e leva ao restante. Você precisa ser direto, e evite tentar minimizar a informação. A sua declaração pode começar com:

Esta nota descreve a minha compreensão da queixa da empresa de limpeza, propõe várias formas de acomodar estas pessoas e as minhas próprias recomendações para resolver o problema.

Se a nota for tão longa que a adição de títulos de secção tornará mais fácil seguir a organização da informação, por todos os meios, faça-o.

Quando o objectivo de uma nota é convencer os seus leitores de que existe um problema real, evite entrar em mais detalhes do que a situação exige. Se você descobrir que está tendo dificuldades para descrever a tarefa, talvez precise pensar mais antes de escrever o memorando. Se decidir dividir o seu memorando em segmentos, certifique-se de que são os pontos mais importantes.

Resumo

Espere até ter escrito o corpo principal do seu memorando para escrever uma secção de resumo. Se o seu memorando for de uma página ou menos, um resumo pode não ser necessário. Se, no entanto, você tiver coberto vários assuntos ou eventos importantes, ou se sua análise for bastante detalhada, um parágrafo de resumo é apropriado.

Se o memorando for um pequeno relatório de pesquisa que você fez sobre um assunto ou para um projeto, este é um bom lugar para resumir os métodos e fontes que você usou até agora. Lembre-se, no entanto, que este é um resumo. Mantenha-o breve e não repita desnecessariamente informações detalhadas.

Parágrafo(s) de discussão

Depois de ter coberto adequadamente a apresentação básica do seu tópico, aqui é onde você expõe todos os detalhes – fatos, estatísticas, hipóteses – que suportam as idéias que você discutiu. Nesta seção você demonstra sua capacidade de pensar criativamente e criticamente apresentando suas idéias.

Begin com as informações mais importantes ou mais reveladoras, procedendo do seu fato mais forte para o mais fraco (ou, se você estiver fornecendo informações históricas, do mais antigo para o mais novo).

Estes parágrafos também são o lugar onde você faz suas recomendações, reconhece as recomendações dos outros e descreve os problemas futuros que podem ocorrer e como suas sugestões irão garantir que tais problemas simplesmente não aconteçam.

Muitas vezes ajuda a colocar fatos ou detalhes importantes em listas numeradas ou em bloco, novamente indo do ponto mais forte para o mais fraco.

Seu fechamento

Após ter dado a seus leitores todas as informações relevantes ao assunto de seu memorando, use um fechamento cortês que descreva as ações que você quer que eles tomem, e aponte como essas ações beneficiarão a todos. Este encerramento de um parágrafo pode começar com:

Podemos discutir minhas recomendações com mais detalhes em nossa próxima reunião…

ou

Se você precisar de mais informações, ficarei feliz em….

Anexos

Forneça qualquer documentação ou informação adicional que seus leitores precisarão para chegar ao seu próprio entendimento do evento, questão ou problema que você descreveu, e liste tais anexos no final.

Por exemplo, se houve uma troca de cartas sobre o seu assunto, inclua cópias das mesmas (se isso não viola a confidencialidade ou se elas contêm informações que seus leitores precisam saber). Se você criou gráficos de fatos ou estatísticas ou diagramas que ilustram as relações físicas, anexe os mesmos. Você também pode consultar tais gráficos, diagramas ou ilustrações em pontos apropriados da sua nota.

Não anexe materiais que não tenham relação direta com o assunto da nota.