Se o seu negócio não tem uma política de capitalização ou se não foi actualizada nos últimos anos, esta é uma questão contabilística crítica. Uma política de capitalização estabelece, para fins contábeis, que uma compra de propriedade (1) sobre um gasto mínimo (por exemplo, $5.000, $2.500, $1.000, etc. por unidade) e (2) tendo uma vida útil de um ano ou mais seja capitalizada. Se uma despesa atende à política de capitalização, ela seria capitalizada para fins contábeis. Se um gasto não atender à política de capitalização, ele deverá ser capitalizado.

Existem benefícios em ter uma política de capitalização:

• O tratamento do negócio de adições e reparos e manutenção se tornará mais consistente. Independentemente de quem está registrando a entrada ou quando a entrada é registrada, uma política de capitalização garante que um item seja tratado da mesma maneira, sempre.
• A empresa gastará significativamente menos em manutenção de registros se a política de capitalização for seguida, pois a empresa gastará menos tempo mantendo registros para cada item imaterial. Um ativo capitalizado também será registrado no cronograma do ativo fixo no ano em que for colocado em serviço, depreciado a cada ano ao longo de sua vida útil, e eventualmente alienado. Além disso, o usuário terá uma lista mais longa de ativos imobilizados para atualizar a cada ano. Por ter uma política de maior capitalização, há menos manutenção de registros relacionados a ativos individuais que têm custos históricos menores.

Capitalização Limiar

Anteriormente, discutimos os regulamentos de bens tangíveis e os limites de safe harbor atualizados de minimis anunciados pelo Internal Revenue Service. De acordo com os recentes regulamentos da Receita Federal, os contribuintes empresariais podem deduzir, em vez de capitalizar, certos itens de capital até um determinado valor em dólares, com base no facto de o contribuinte ter uma declaração financeira aplicável (AFS), que é um conjunto de declarações financeiras que é (1) demonstrações financeiras auditadas acompanhadas por um relatório de uma empresa de CPA, (2) arquivadas na Comissão de Valores Mobiliários, ou (3) arquivadas noutra agência governamental. Se o contribuinte empresarial tiver um AFS, o limiar de porto seguro é de $5.000 por item. Se o contribuinte empresarial não tiver um AFS, o limiar do “porto seguro” é de $2.500 por item ($500 antes de 1 de Janeiro de 2016).

Os limiares de $5.000 e $2.500 são apenas o que está previsto nas regras do “porto seguro” de minimis. Uma empresa pode implementar uma política de capitalização com limites superiores ou inferiores a esses limites.

• Uma empresa não pode gastar com aquisições de valor em dólares mais elevados para fins fiscais do que os que foram gastos para fins contábeis. Só porque você pode gastar até $5.000 ou $2.500 sob as regras de minimis safe harbor não significa que você deve necessariamente maximizar sua política de capitalização.
• Ao adotar limites de capitalização mais altos, suas despesas aumentarão mais do que seus ativos, o que pode ter um impacto nos índices financeiros de sua empresa (menos ativos, despesas mais altas), o que, por sua vez, pode levar ao impacto de acordos de dívida.

Os limiares de $5.000 e $2.500 sob as regras de minimis safe harbor só se aplicam se a política de capitalização for assinada e entrar em vigor antes do início do ano fiscal.

Vidas úteis

Acima do GAAP dos EUA, não há vida útil pré-determinada. Entretanto, a melhor prática é estabelecer diretrizes para quanto tempo a administração espera razoavelmente que uma classe de ativo esteja em uso. Existem inúmeras organizações por aí que podem depreciar dois equipamentos comparáveis ao longo de diferentes vidas úteis sem pensar sobre isso. Seus profissionais de contabilidade na BlumShapiro podem ajudar a desenvolver diretrizes específicas para sua organização.

As diretrizes gerais que são comumente usadas incluem:

• Terra – Não é um bem depreciável
• Aprimoramentos da terra – 15 anos
• Buildings – 30-40 anos
• Equipamento de informática – 5 anos
• Mobiliário e equipamento – 10 anos
• Software – 3 anos

Estas diretrizes eliminam o trabalho de adivinhação e as discussões sobre quanto tempo depreciar um ativo quando os cronogramas de depreciação estão sendo gerados.

Para fins fiscais, a Receita Federal dita o que deve ser a vida útil depreciável de cada ativo. Seus profissionais da BlumShapiro ajudarão a fazer essas determinações.

Valor de Salvagem

Valor de Salvagem é o valor estimado de um ativo no final de sua vida útil quando o ativo não pode mais ser usado para o fim a que se destina. Por exemplo, se uma organização tem uma frota de veículos, a Organização pode determinar que cada veículo pode ter um valor residual que esperam que o veículo valha quando o veículo for alienado (por exemplo, se venderem o veículo para outra organização). Quando apropriado, a administração deve fazer uma melhor estimativa do valor de resgate de um ativo no final de sua vida útil.

Por exemplo, se a Organização comprar um caminhão de $100.000, espera que o caminhão tenha uma vida útil de 10 anos, e espera que o caminhão valha $10.000 no final de 10 anos, então a Organização teria uma depreciação de $9.000 por ano ($100.000 custo – $10.000 resgate = $90.000 / 10 anos = $9.000).

O impacto no valor residual pode ser sentido no lucro líquido (depreciação decrescente e lucro líquido) e no valor do ativo da Organização (aumento do valor contábil líquido, uma vez que menos depreciação é tomada). O valor residual também pode ter um impacto sobre os índices financeiros, como o índice de endividamento em relação ao patrimônio líquido.