Em qualquer negócio, o know-how das actividades diárias do seu negócio é o que mantém o seu negócio a funcionar.

Mais importante – é geralmente o que o faz destacar-se dos seus concorrentes.

Por isso, é muito importante ter a certeza de que esta experiência e informação é mantida dentro do seu negócio.

Pode parecer simples e normal etiqueta de negócio, mas você quer ter certeza de que nosso negócio está seguro contra qualquer potencial quebra de confidencialidade.

Este artigo irá falar sobre confidencialidade no local de trabalho – por que é importante, e o que você pode fazer para mantê-lo.

Por que a confidencialidade é importante?

A confidencialidade no local de trabalho refere-se a qualquer informação confidencial que você encontrar no curso do negócio.

Existem três tipos principais –

1. As informações pessoais dos clientes
2. Informações dos funcionários que os gerentes coletam, e
3. “informações proprietárias”

Este artigo focará o terceiro destes – informações proprietárias, que você pode simplesmente chamar de “informações comerciais” ou “segredos comerciais”.

Informação de negócios pode incluir desde documentos de negócios até aos processos de negócio, dados financeiros, lista de clientes, o código de software do seu produto e estratégia de marketing.

Normalmente, este tipo de informação não está disponível ao público, e muito menos aos seus concorrentes.

Porquê?

No clima altamente competitivo de hoje em dia, esta informação confidencial é o que poderia dar-lhe uma vantagem sobre os seus concorrentes – por isso quer mantê-la segura!

Exemplos de uma quebra de confidencialidade no local de trabalho

Para o ajudar a compreender a importância de manter a confidencialidade no local de trabalho, seria bom explorar as diferentes formas de a quebrar.

Comecemos com alguns exemplos.

Se o seu ex-funcionário sair para trabalhar para um concorrente e partilhar a sua lista de clientes, isto pode potencialmente deixar o seu negócio seco.

Or, imagine que um contratante cria um código de software para o seu novo produto, mas depois usa exactamente o mesmo código de software quando são contratados sob outra empresa.

Então isso significaria que você tem um produto idêntico a outra empresa.

Esta é a última coisa que você quer que aconteça ao seu negócio, e por isso há algumas coisas que você pode fazer para evitá-lo.

Manter a confidencialidade no local de trabalho

Existem medidas legais e não legais que você pode tomar para garantir que as informações confidenciais sejam protegidas dentro e fora do seu local de trabalho.

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Tem-no Por Escrito?

Cláusulas de Confidencialidade

É sempre um bom começo para tornar clara a sua abordagem às informações confidenciais desde o início quando traz novos funcionários, empreiteiros, prestadores de serviços, fornecedores ou clientes a bordo.

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Comece com um contrato legalmente vinculativo, mas é sempre uma boa ideia incluir uma “cláusula de confidencialidade”.

Esta é uma primeira etapa importante: salvaguardar as informações do seu negócio de serem roubadas por qualquer pessoa que entre em contacto com o seu negócio.

Acordos de Não Divulgação/ Acordos de Confidencialidade

As informações confidenciais podem, por vezes, sair do local de trabalho – por isso, quer ter a certeza de que também está protegido contra isso.

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Embora você não esteja formalmente envolvido com alguém como empregado ou empreiteiro, você ainda pode estar compartilhando informações comerciais através de discussões comerciais.

Por exemplo, um investidor pode estar interessado em seu negócio.

Isso pode envolver uma série de discussões onde você pode estar divulgando muitas informações comerciais confidenciais para fazer seu negócio parecer bom – desde seus dados financeiros até sua clientela e estratégia de vendas.

Se for este o caso, é sempre uma boa ideia ter um Non Disclosure Agreement (NDA), ou um Confidentiality Agreement, para garantir que o investidor não usa ou partilha essas informações confidenciais em qualquer outro lugar.

Não tem a certeza de como estas funcionam? IP Austrália lhe dá uma rápida execução aqui.

IP Assignment Deeds

Este é um tipo de documento legal que transfere completamente a propriedade de qualquer propriedade intelectual (PI) criada por uma pessoa para outra pessoa.

IP é a chave para o sucesso de muitos negócios – e certificar-se de que sua PI está protegida também se certifica de que seu negócio está protegido (nós escrevemos sobre PI aqui!).

No negócio, ter este contrato legal garantirá que quaisquer empregados, acionistas ou empreiteiros que acessem ou contribuam para qualquer propriedade intelectual feita no curso do seu negócio irá, portanto, atribuir esse direito de PI de volta para você.

Por exemplo, se você contratar um contratante para ajudar a criar o logotipo da sua empresa, você quer ter certeza de que o logotipo da empresa pertence à sua empresa.

Outra forma, esse contratante terá todo o direito de revender e distribuir esse logotipo para outras empresas.

Baixo uma Escritura de Atribuição de PI, esse contratante atribuirá todos os direitos do logotipo à sua empresa, de modo que somente você e sua empresa tenham o direito exclusivo de usá-lo.

Se não tiver a certeza sobre o que significa proteger a propriedade intelectual para o seu negócio, pode ler o nosso guia.

Políticas de confidencialidade

Por último, pode também considerar uma Política de Local de Trabalho.

Quando gere um local de trabalho, é importante certificar-se de que todos os seus trabalhadores compreendem as suas funções, responsabilidades e obrigações.

As políticas de local de trabalho bem elaboradas asseguram que as suas directrizes são consistentes e práticas.

Esta é uma boa oportunidade para incluir regras em torno da confidencialidade no local de trabalho, que lembrará constantemente aos seus trabalhadores que você a leva muito a sério.

Você tem práticas de escritório para proteger suas informações confidenciais?

Embora seja ótimo ter políticas e contratos de confidencialidade, há passos não legais que você também pode tomar.

No mundo de hoje, a tecnologia tem facilitado o acesso a todo tipo de informações sensíveis e confidenciais dentro de uma empresa.

Você quer ter certeza de que está usando uma plataforma de armazenamento segura que proíbe o acesso externo ou potenciais ameaças à segurança.

Além disso, há muitas ferramentas novas que permitem restringir o acesso e as permissões a certas informações e documentos dentro do seu negócio.

Isso ajuda a restringir quem pode ver informações sensíveis e confidenciais, e também promove uma cultura de confidencialidade no local de trabalho.

Por exemplo, você poderia restringir todas as contas e dados financeiros de seu negócio para as pessoas específicas que trabalham com essas informações diretamente.

Isso evita que outros trabalhadores tropecem acidentalmente (ou intencionalmente) nessa informação sensível, o que pode convidar a preconceitos, discriminação e críticas.

Passos seguintes

Então, falamos sobre a importância de manter a confidencialidade no local de trabalho.

Para onde, daqui?

Como primeiro passo, é uma boa idéia procurar a ajuda de um advogado para garantir que todos os seus contratos incluam cláusulas de confidencialidade.

Então, é bom começar a pensar sobre os Contratos de Atribuição de IP, NDAs e Políticas de Confidencialidade.

Você quer ter certeza de que está fazendo certo, pois essas cláusulas de confidencialidade podem ser complicadas, e às vezes sua redação pode deixar algumas lacunas.

Outras vezes, pode haver requisitos legais específicos para acordos de confidencialidade.

Cada estado na Austrália tem as suas próprias leis relativas à privacidade e vigilância no local de trabalho (mais detalhes no final desta página).

Então, você quer ter certeza de que procura ajuda de um advogado para redigir seus contratos e prestar especial atenção às disposições de confidencialidade que lhe dariam paz de espírito.

Se você gostaria de ajudar a endireitar seus contratos para proteger suas informações confidenciais, ou gostaria de uma consulta sobre suas opções de avançar, nós estamos aqui para ajudar!

Você pode nos contactar em 1800 730 617 ou [email protected].

Regie Anne Gardoce

Regie é advogada na Sprintlaw, com um diploma de direito da UNSW. Regie tem experiência anterior de trabalho em escritórios de advocacia e start-ups de tecnologia, e reuniu essas paixões em seu trabalho na Sprintlaw.

Tomoyuki Hachigo

Tomo é a co-fundadora da Sprintlaw e advogada comercial com uma ampla experiência jurídica. Antes de começar a Sprintlaw, ele foi um M&Advogado de um escritório de advocacia de alto nível, aconselhando empresas de todos os tamanhos, desde grandes corporações a startups.