O tempo de descanso é uma coisa rara na maioria dos locais de trabalho – mas há uma boa chance de você experimentar um dia lento de vez em quando. (Se você está lendo isso no trabalho, você pode estar tendo um hoje.)

“Esses períodos de silêncio podem ser mudanças no jogo se você usá-los para verificar se você está cumprindo estrategicamente os objetivos do trabalho, ou, mais importante, no caminho certo para seus objetivos de carreira a longo prazo. E o Ano Novo é a oportunidade perfeita para bloquear intencionalmente desta vez”, diz Lynn Taylor, uma especialista nacional em trabalho e autora de Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job.

“Não há dúvida de que os funcionários têm mais do que nunca em suas placas”, acrescenta Mark Strong, um coach de vida, carreira e executivos baseado em Nova York. “Contudo, todos nós temos dias em que a nossa carga de trabalho diminui ou o nosso apetite para fazer um trabalho real diminui. E é importante usar os dias lentos de uma forma mais estratégica porque eles não vêm com tanta frequência”

Teri Hockett, o chefe executivo de What’s For Work?, um site de carreira para mulheres, concorda. Ela diz que embora os dias lentos sejam poucos e distantes nos locais de trabalho de hoje – eles certamente não estão extintos. “A maioria das indústrias tem períodos de inatividade natural, o que proporciona dias mais lentos do que o normal. Há sempre uma chance de recuperar o fôlego; o truque é fazer bom uso do tempo”

Felizmente, os funcionários normalmente não sabem como maximizar seu tempo em dias de trabalho lentos “porque esses raros intervalos são tão estranhos quanto seu chefe dizendo: ‘Você tem feito um trabalho tão bom ultimamente, eu acho que você deveria apenas chamar isso de dia e ir para casa'”, diz Taylor. “Se você for sábio, porém, sua lista de tarefas inclui projetos de longo prazo; projetos de longo prazo, tarefas padrão para tempos mais lentos”. Ou, você usará o tempo para refletir sobre seu papel geral e se está alcançando seus objetivos maiores”, diz Taylor. “

Strong diz que é bastante comum que os trabalhadores usem dias mais lentos para mudar para “marcha lenta” e completar tarefas como limpar suas mesas, terminar tarefas pessoais, ou socializar com colegas de trabalho. “Isso é óptimo”, diz ele. “Mas uma parte dos dias mais lentos pode e deve ser dedicada a tarefas ‘high gear’ menos óbvias, que é uma área que merece alguma iluminação”, diz Cynthia Kyriazis, presidente da Productivity Partners, Inc. “A maior parte do que eu vejo e ouço é que um slowdown tem muitos funcionários a entrar na Internet”, diz Cynthia Kyriazis, presidente da Productivity Partners, Inc. “A maior parte do que eu vejo e ouço é que um slowdown tem muitos funcionários a entrar na Internet”, diz Cynthia Kyriazis, presidente da Productivity Partners, Inc. “Não necessariamente para receber e-mails ou pesquisas relacionadas ao trabalho, mas para jogar jogos, explorar novos sites e conceitos, e talvez fazer algumas compras on-line”, diz Cynthia Kyriazis, presidente da Productivity Partners, Inc. “Outros terão intervalos mais longos para o almoço, sairão do escritório mais cedo, ou ficarão em dia com a correspondência pessoal – e estas não são necessariamente más escolhas, dependendo das suas circunstâncias, acrescenta Taylor. “Tirar algum tempo para fazer coisas não relacionadas com o trabalho pode ser necessário para a sua saúde mental”, diz ela. “Estudos no local de trabalho mostraram que intervalos são necessários para refrescar a mente e ajudarão a sua produtividade no trabalho”. Se você trabalha semanas a fio sem pausas, você sofrerá as conseqüências”, diz Kyriazis, “

Neste dia e idade, é um presente poder trabalhar em prioridades pessoais e relacionadas ao trabalho sem toda a pressão e caos que um dia ocupado muitas vezes traz”. Então você vai querer estar preparado com antecedência para fazer este tempo contar.

Aqui estão 14 coisas que você deve fazer em um dia de trabalho lento:

Erganize-se. Passar tempo à procura de informação mal colocada zaps foco e energia e aumenta o stress, diz Kyriazis. “Uma vez que a desordem é sintomática do atraso na tomada de decisões, um dia lento pode ser um ótimo momento para tomar algumas decisões e ter o monstro do papel e da informação sob controle. Isso ajuda a limpar sua mesa e sua mente”

Agora é também sua chance de entrar na frente daqueles e-mails que inundam sua caixa de entrada, acrescenta Hockett. “Use este tempo para limpar sua caixa de entrada, seguindo uma abordagem clássica de gerenciamento conhecida como ‘Do it – Dump it – Delegate it’. Você se sentirá bem depois de se certificar de que as coisas estão em ordem, e provavelmente se destacará de forma positiva dentro da sua organização”

Track accomplishments. A maioria de nós não tem tempo para fazer um inventário das nossas realizações – mas um dia de trabalho lento fornece a oportunidade perfeita para fazer isso. “Isto é crítico por tantas razões”, diz Strong. “É claro que torna as revisões de desempenho de meio e fim de ano muito mais fáceis de preparar”. Mas mais importante, esta lista é inestimável quando uma posição se abre na sua empresa que você quer ou quando uma promoção se torna disponível. Esteja sempre pronto”

Plan. Cinco minutos de planeamento poupa 30 minutos de trabalho, diz Kyriazis. “Passe tempo planejando como será o seu próximo dia ou semana, e especialmente planejando o que fazer com o próximo dia ou tempo lento que rolar. A pior coisa a fazer é conseguir o tempo e não ter algumas idéias de como gastá-lo”

Rede. O trabalho em rede com outros na sua área o mantém no topo das tendências da indústria e o ajuda a permanecer visível no seu círculo de profissionais da indústria, diz Taylor. “Quer pretenda ou não permanecer no seu emprego actual durante anos, ter uma reputação sólida na sua área é reforçado pela sua maior visibilidade”. Talvez você tenha perdido o contato com ex-colegas e esteja na hora de fazer o check-in”. Você pode pegar alguns truques do ofício, novos vendedores, ou até mesmo levar a novas contratações. É sempre inteligente manter os seus contactos vivos.”

In Pictures: 14 Coisas para fazer num dia de trabalho lento

Religação corporal com a sua equipa. Aproveite esta oportunidade para ir almoçar com um colega de trabalho ou mesmo com o seu chefe, se possível, diz Taylor. No ritmo normal do break-neck dos negócios, é difícil tirar um tempo em um ambiente social para discutir o quadro geral; a missão da empresa e do departamento; ou apenas para construir um vínculo mais forte com os membros da equipe. “Acrescenta um sentimento comunitário de construir algo em conjunto: uma das maiores razões pelas quais as pessoas encontram satisfação no trabalho”

Hockett concorda. “Pegue o telefone, mensagem instantânea, ou melhor ainda, ande por aí e interaja com os colegas de trabalho”. Pergunte-lhes como vão as coisas, e faça questão de ouvir mais do que você fala. Isto irá fornecer uma visão valiosa de um aspecto pessoal e de negócios, ao mesmo tempo em que proporciona uma grande exposição para você pessoalmente”

Strong também sugere usar o tempo para reconhecer os outros. “Passe algum tempo apreciando aqueles ao seu redor. Escreva algumas notas agradecendo às pessoas por um grande 2013 ou destacando sua vontade de trabalhar juntos em 2014”

Avalie seus objetivos e intenções. Tanto as intenções profissionais como pessoais para os próximos meses ou ano são cruciais para o crescimento e prosperidade, diz Hockett. “Torne suas intenções visíveis para você ver todos os dias e compartilhe-as livremente com os outros”. As intenções diferem dos objectivos na medida em que lhe permitem a flexibilidade para o sucesso, explica ela. “Por exemplo, um objectivo seria ‘Aumentar a minha rede em 15%’ e uma intenção seria, ‘pretendo passar mais tempo de qualidade a crescer e a manter as minhas relações pessoais e profissionais'”. Ambos são importantes, embora – por isso, leve tempo para avaliar seus objetivos e intenções atuais, e considere definir alguns novos.

Sonho. “Passe uma hora pensando em como você gostaria que as coisas fossem, novas idéias de produtos, como poderia ser o trabalho sem barreiras”, diz Strong. “Nenhum de nós faz isso o suficiente e dias lentos permitem que o espaço do cérebro o faça bem”

Hockett diz que o devaneio pode ser eficaz num dia lento “porque excita a mente e fornece oportunidades para visualizar as coisas que você quer realizar no trabalho”. Por exemplo, se você sonhar acordado sobre um novo papel ou cargo dentro da sua empresa, seu cérebro o ajudará a desenvolver um plano sobre a melhor maneira de chegar lá.

Avalie seu uso do tempo. Um dia calmo é uma grande oportunidade para analisar como você está passando seus dias, e se você está trabalhando com inteligência. “Considere-se seu próprio consultor de gerenciamento de tempo e examine as reuniões e os resultados do mês passado”, sugere Taylor. “Crie o que você acha que é o seu fluxo de trabalho diário geral em um documento, e depois comece a fazer ajustes para maior eficiência”. Pode ser uma grande chamada de despertar se você perceber que está passando muito tempo ao telefone com um cliente ou colega em particular; lidar com e-mails nas primeiras duas horas do dia; não priorizar seus e-mails; demorar muito para lidar com relatórios comerciais; não usar ferramentas tecnológicas para atividades transacionais; ou não delegar o suficiente, por exemplo”. Se às vezes você se sente como se estivesse se afogando em tarefas, este é o momento ideal para fazer algumas mudanças reais.

Aprenda. Use este tempo para expandir seu próprio conhecimento profissional, diz Hockett. “Recupere artigos de revistas que você tem empilhado, livros coletando poeira, ou atividades digitais como webinars, blogs, ou interagindo com colegas em fóruns”

Se você às vezes sente que seus olhos estão brilhando quando seus colegas falam sobre o último widget, ou você muda de assunto rapidamente depois de ouvir sobre essa última tendência uma vez demais – talvez seja hora de marcar alguns sites importantes que o mantenham atualizado, diz Taylor. “Navegue pelos principais sites e publicações online de negócios, comércio e blogs da sua indústria, pois conhecimento é poder. Seu chefe, colegas e clientes sempre apreciarão os artigos e links de interesse que você enviar, beneficiando ainda mais sua carreira”

Equipar algum exercício. Vá dar um passeio lá fora ou tire um tempo extra no ginásio. “Faça algo que o faça levantar-se e mexer-se”, diz Kyriazis. “Agarra um amigo se tiveres de… mas limpar a mente e dar-lhe descanso é o que procuramos.”

Imprimir um processo. Quando estamos correndo a 100 milhas por hora, é difícil ver a floresta através das árvores, diz Strong. “Use os tempos lentos para avaliar um determinado processo ou sistema que você usa com bastante frequência e procure oportunidades para criar eficiência ou melhor maneira de trabalhar””

Volunteer. Considere voluntariar o seu tempo para ajudar outro colega de trabalho ou departamento, diz Hockett. “Isto pode ajudar aqueles que não estão tendo um dia lento, e também fornecer uma oportunidade para você adquirir novas habilidades, seja estrategicamente relacionadas ao seu próprio avanço na carreira, ou por diversão””

Check in with your boss. “Depois de ter tido a oportunidade de recuperar o fôlego em um dia lento, refletindo sobre seus projetos e objetivos, você tem a oportunidade perfeita para chegar ao seu chefe”, diz Taylor. “Seus projetos e o quadro geral estão no topo da cabeça; que melhor hora para dar ao seu chefe uma atualização presencial, verbal ou escrita sobre as realizações que você fez recentemente (claramente, você tem algumas porque ganhou uma pausa) – e para descrever seus próximos passos”? Os funcionários muitas vezes se esquecem de passar boas notícias e sua futura direção ao chefe; muitas vezes o tempo é gasto apagando fogos. Que gerente não gosta de receber boas notícias e tranquilizações? Isto reforça as suas capacidades para coisas maiores e melhores no futuro.

Apanhar ou avançar. “Isso inclui trabalho conduzido pela linha de morte, segmentos de projetos maiores que precisam continuar avançando, e tarefas pessoais”, diz Kyriazis.

Se você tem adiado tarefas pessoais que só podem ser tratadas durante a semana de trabalho, agora seria o melhor momento para fazê-lo, desde que você tenha se precavido, Taylor diz.

“Este também é o momento de se desfazer dos projetos que você deixou para um dia chuvoso”, acrescenta ela. “A sua lista de afazeres precisa de uma limpeza proverbial? Existem projetos novos, mais críticos para a missão? Você precisa re-priorizar e executar sua lista revisada pelo seu gerente?”

Tempo calmo permite que você faça uma amolgadela em projetos de longo prazo, de longo prazo. Às vezes essas atribuições aparentemente de prioridade mais baixa virão de repente para a frente. Você ficará feliz por ter um avanço sobre eles mais tarde. “A parte mais difícil é mergulhar nos primeiros 10 minutos; depois disso, você provavelmente estará em um rolo”, diz ela.

Dia baixos na maioria dos ambientes de trabalho são raros, conclui Hockett. Por essa razão, é importante aproveitá-los ao máximo e considerar esses dias uma chance de focar em seus próprios interesses e ser proativo, em vez de reagir às necessidades dos outros. “Use bem este tempo, e você será capaz de avançar na sua carreira, ganhar conhecimento profissional e sentir-se mais em cima das coisas”

In Pictures: 14 Coisas para fazer num dia de trabalho lento