A legtöbb munkahelyen ritkaságszámba megy a munkaidő – de jó esély van rá, hogy időnként megtapasztalsz egy-egy lassú napot. (Ha ezt a munkahelyén olvassa, lehet, hogy ma éppen ilyenje van.)

“Ezek a csendes időszakok megváltoztathatják a játékot, ha arra használja őket, hogy ellenőrizze, hogy stratégiailag megfelel-e a munkahelyi céloknak, vagy ami még fontosabb, hogy a hosszabb távú karriercéljai felé halad-e. Az újév pedig tökéletes alkalom arra, hogy szándékosan blokkolja ezt az időt” – mondja Lynn Taylor, országos munkahelyi szakértő és a Tame Your Terrible Office Tyrant (Szelídítsd meg a szörnyű irodai zsarnokodat) című könyv szerzője: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job.”

“Kétségtelen, hogy a munkavállalóknak több dolguk van, mint valaha” – teszi hozzá Mark Strong, New York-i élet-, karrier- és vezetői coach. “Azonban mindannyiunknak vannak olyan napjai, amikor a munkaterhelésünk lelassul, vagy a kedvünk a valódi munka elvégzéséhez csökken. És fontos, hogy a lassú napokat stratégiai módon használjuk ki, mert nem jönnek olyan gyakran.”

Teri Hockett, a What’s For Work? nevű, nőknek szóló karrieroldal vezérigazgatója egyetért. Azt mondja, bár a lassú napok ma már ritkák a munkahelyeken – de semmiképpen sem haltak ki. “A legtöbb iparágban vannak természetes leállási időszakok, amelyek a szokásosnál lassabb napokat biztosítanak. Mindig van lehetőség arra, hogy kifújjuk magunkat; a trükk az, hogy jól használjuk ki az időt.”

Sajnos a munkavállalók általában nem tudják, hogyan maximalizálják az idejüket a lassú munkanapokon, “mert ezek a ritka intervallumok körülbelül annyira idegenek, mintha a főnökünk azt mondaná: “Olyan jó munkát végeztél mostanában, hogy szerintem jobb lenne, ha befejeznéd és hazamennél”” – mondja Taylor. “Ha azonban bölcs vagy, a teendőid listáján szerepelnek hosszabb távú projektek; hátralévő, alapértelmezett feladatok a lassabb időszakokra. Vagy arra használja az időt, hogy elgondolkodjon az általános szerepén és azon, hogy eléri-e a nagyobb célkitűzéseit.”

Strong szerint meglehetősen gyakori, hogy a munkavállalók a lassabb napokat arra használják, hogy “alacsony sebességbe” kapcsoljanak és elvégezzék az olyan feladatokat, mint az asztaluk kitakarítása, a személyes feladatok befejezése vagy a munkatársakkal való társalgás. “Ez nagyszerű” – mondja. “De a lassabb napok egy részét kevésbé nyilvánvaló “nagy sebességű” feladatokra is lehet és kell szánni, ami egy olyan terület, amely megérdemel némi megvilágítást.”

“A legtöbb, amit látok és hallok, hogy a lassúság miatt sok alkalmazott internetezik” – mondja Cynthia Kyriazis, a Productivity Partners, Inc. elnöke. “Nem feltétlenül azért, hogy e-mailezzenek vagy munkával kapcsolatos kutatásokat végezzenek, hanem azért, hogy játsszanak, új oldalakat és koncepciókat fedezzenek fel, és esetleg online vásároljanak.”

Mások hosszabb ebédszünetet tartanak, korábban távoznak az irodából, vagy bepótolják a személyes levelezést – és ezek nem feltétlenül rossz döntések, a körülményektől függően, teszi hozzá Taylor. “Ha időt szánunk arra, hogy a munkához nem kapcsolódó dolgokkal foglalkozzunk, az szükséges lehet a mentális egészségünk érdekében” – mondja. “Munkahelyi tanulmányok kimutatták, hogy a szünetek szükségesek az elme felfrissítéséhez, és segítik a munkahelyi termelékenységet. Ha hetekig dolgozik szünet nélkül, akkor szenvedni fog a következményektől.”

A mai korban ajándék, hogy a személyes és a munkával kapcsolatos prioritásokon dolgozhatunk anélkül a nyomás és a káosz nélkül, amellyel egy rohanó nap gyakran jár, mondja Kyriazis. Ezért érdemes előre felkészülni arra, hogy ez az idő hasznos legyen.

Itt van 14 dolog, amit egy lassú munkanapon meg kell tennie:

Rendezkedjen. Azzal, hogy időt töltesz az elkeveredett információk keresésével, elveszed a fókuszt és az energiát, és fokozod a stresszt, mondja Kyriazis. “Mivel a rendetlenség a késleltetett döntéshozatal tünete, egy lassú nap remek alkalom lehet arra, hogy meghozzunk néhány döntést, és kordában tartsuk a papír- és információmonstrumot. Ez segít kitisztítani az íróasztalát és az elméjét.”

Hockett hozzáteszi, hogy most van esélye arra is, hogy a postaládáját elárasztó e-mailek elé kerüljön. “Használja ki ezt az időt arra, hogy megtisztítsa a postaládáját a ‘Csináld – Dobd el – Delegáld’ elnevezésű klasszikus menedzsment megközelítést követve. Jól fogja érezni magát, miután gondoskodott arról, hogy a dolgok rendben legyenek, és valószínűleg pozitívan fog kitűnni a szervezetén belül.”

Kövesse nyomon az elért eredményeket. A legtöbbünknek nincs ideje leltárt készíteni az elért eredményeinkről – de egy lassú munkanap tökéletes lehetőséget nyújt erre. “Ez nagyon sok okból kritikus” – mondja Strong. “Természetesen sokkal könnyebbé teszi az évközi és év végi teljesítményértékelésekre való felkészülést. De ami még ennél is fontosabb, ez a lista felbecsülhetetlen értékű, amikor a vállalatnál megnyílik egy olyan pozíció, amelyet szeretne, vagy amikor elérhetővé válik egy előléptetés. Mindig álljon készen.”

Tervezzen. Öt perc tervezés 30 perc cselekvést takarít meg, mondja Kyriazis. “Töltsön időt azzal, hogy megtervezi, hogyan fog kinézni a következő napja vagy hete, és különösen tervezze meg, hogy mit kezdjen a következő lassú nappal vagy idővel, ami eljön. A legrosszabb dolog, ha megkapja az időt, és nincsenek ötletei, hogyan töltse el.”

Hálózat. Taylor szerint a hálózatépítés másokkal a saját szakterületén tartja a lépést az iparági trendekkel, és segít, hogy látható maradjon az iparági szakemberek körében. “Függetlenül attól, hogy tervezed-e, hogy még évekig a jelenlegi munkahelyeden maradsz, vagy sem, a megnövekedett ismertségednek jót tesz, ha szilárd hírneved van a szakterületeden. Lehet, hogy elvesztette a kapcsolatot korábbi kollégáival, és itt az ideje, hogy bejelentkezzen. Lehet, hogy szert tehet néhány szakmai trükkre, új szállítókra, vagy akár új alkalmazottakhoz vezető nyomokra. Mindig okos dolog életben tartani a kapcsolatait.”

Képekben: 14 dolog, amit egy lassú munkanapon megtehetsz

Építs kapcsolatot a csapatoddal. Használd ki az alkalmat, hogy elmész ebédelni egy munkatársaddal vagy akár a főnököddel, ha lehetséges, mondja Taylor. Az üzleti élet szokásos nyaktörő tempójában nehéz időt szakítani egy társasági környezetben arra, hogy megbeszéljük a nagyobb képet; a vállalat és az osztály küldetését; vagy csak arra, hogy szorosabb köteléket építsünk a csapattagokkal. “Ez növeli a közösségi érzést, hogy együtt építünk valamit: ez az egyik legnagyobb ok, amiért az emberek elégedettséget találnak a munkahelyükön.”

Hockett egyetért. “Vegye fel a telefont, küldjön azonnali üzenetet, vagy ami még jobb, sétáljon körbe, és lépjen kapcsolatba a munkatársakkal. Kérdezd meg tőlük, hogy mennek a dolgok, és törekedj arra, hogy többet hallgass, mint amennyit beszélsz. Ez értékes betekintést nyújt személyes és üzleti szempontból, miközben személyesen is nagyszerű nyilvánosságot biztosít Önnek.”

Strong azt is javasolja, hogy használja ki az időt mások elismerésére. “Töltsön egy kis időt a körülötte lévők megbecsülésével. Írjon kézzel néhány üzenetet, amelyben megköszöni az embereknek a nagyszerű 2013-as évet, vagy kiemeli a 2014-es közös munkára való buzgalmát.”

Értékesítse céljait és szándékait. Mind a szakmai, mind a személyes szándékok a következő hónapokra vagy évre vonatkozóan döntő fontosságúak a növekedés és a jólét szempontjából, mondja Hockett. “Tegye láthatóvá a szándékait, hogy minden nap láthassa, és ossza meg őket szabadon másokkal”. A szándékok abban különböznek a céloktól, hogy rugalmasságot biztosítanak a sikerhez, magyarázza. “A cél például az lenne, hogy “Növeljem a hálózatomat 15%-kal”, a szándék pedig az lenne, hogy “Több minőségi időt szándékozom fordítani a személyes és szakmai kapcsolataim fejlesztésére és ápolására””. Mindkettő fontos azonban – tehát szánjon időt arra, hogy értékelje jelenlegi céljait és szándékait, és fontolja meg néhány új cél kitűzését.

Álmodjon. “Töltsön el egy órát azzal, hogy elgondolkodik azon, hogy milyenek szeretnének lenni a dolgok, új termékötletek, milyen lehetne a munka akadályok nélkül” – mondja Strong. “Egyikünk sem csinálja ezt eleget, és a lassú napok lehetővé teszik, hogy az agynak legyen helye ahhoz, hogy ezt jól tegye.”

Hockett szerint az álmodozás hatékony lehet egy lassú napon, “mert izgatja az elmét, és lehetőséget ad arra, hogy vizualizáljuk azokat a dolgokat, amelyeket el akarunk érni a munkában”. Ha például egy új szerepkörről vagy pozícióról álmodozik a vállalaton belül, az agya segít kidolgozni egy tervet, hogyan lehet a legjobban eljutni oda.”

Értékezze az időfelhasználását. Egy nyugodt nap remek alkalom arra, hogy elemezd, hogyan töltöd a napjaidat, és hogy okosan dolgozol-e. “Tekintse magát saját időgazdálkodási tanácsadójának, és vizsgálja meg az elmúlt hónap megbeszéléseit és teljesítéseit” – javasolja Taylor. “Készítsd el egy dokumentumon a szerinted általános napi munkafolyamatodat, majd kezdj el kiigazításokat végezni a nagyobb hatékonyság érdekében. Nagy ébresztő lehet, ha rájön, hogy túl sok időt tölt telefonon egy adott ügyféllel vagy kollégával; a nap első két órájában e-maileket kezel; nem rangsorolja az e-mailjeit; túl sokáig tart az üzleti jelentések kezelése; nem használ technológiai eszközöket a tranzakciós tevékenységekhez; vagy például nem delegál eleget”. Ha néha úgy érzi, hogy belefullad a feladatokba, ez az ideális alkalom arra, hogy valódi változtatásokat hajtson végre.

Tanulja meg! Használja ki ezt az időt saját szakmai ismereteinek bővítésére, mondja Hockett. “Pótolja a felhalmozott magazincikkeket, a porosodó könyveket, vagy az olyan digitális tevékenységeket, mint a webináriumok, blogok, vagy a fórumokon való interakció a kollégákkal.”

Ha néha úgy érzi, hogy a szeme elkerekedik, amikor a kollégái a legújabb widgetről beszélnek, vagy gyorsan témát vált, miután túl sokszor hallott a legújabb trendről – itt az ideje, hogy könyvjelzőbe tegyen néhány kulcsfontosságú webhelyet, amelyek naprakészen tartják, mondja Taylor. “Böngésszen az iparágának legjobb online üzleti, kereskedelmi és blogkiadványai és oldalai között, hiszen a tudás hatalom. Főnöke, munkatársai és ügyfelei mindig értékelni fogják az Ön által küldött érdekes cikkeket és linkeket, ami tovább segíti karrierjét.”

Mozogjon egy kicsit. Sétáljon egyet a szabadban, vagy szánjon extra időt az edzőteremben. “Csináljon valamit, ami felkelti és megmozgatja” – mondja Kyriazis. “Fogjon egy barátot, ha kell – de az elme kitisztítása és pihentetése az, amire törekszünk.”

Folyamatot fejleszteni. Amikor 100 mérföld per órával rohanunk, nehéz meglátni az erdőt a fák között, mondja Strong. “Használja ki a lassú időket arra, hogy értékeljen egy adott folyamatot vagy rendszert, amelyet meglehetősen gyakran használ, és keressen lehetőségeket a hatékonyság növelésére vagy a munka jobb módjára.”

Volunteer. Hockett szerint fontolja meg, hogy önkéntesnek ajánlja fel az idejét, hogy segítsen egy másik munkatársnak vagy részlegnek. “Ez segíthet azoknak, akiknek épp nincs lassú napjuk, és lehetőséget adhat arra is, hogy új készségeket szerezzen, akár stratégiai szempontból a saját karrierje előrehaladásához kapcsolódóan, akár szórakozásból.”

Kérdezze meg a főnökét. “Miután egy lassú napon volt alkalma levegőhöz jutni, és elgondolkodni a projekteken és a célokon, tökéletes alkalom nyílik arra, hogy felkeresse a főnökét” – mondja Taylor. “A projektjeid és az összkép a legfontosabbak; mi lenne jobb alkalom arra, hogy személyesen, szóban vagy írásban tájékoztasd a főnöködet a közelmúltban elért eredményeidről (nyilván van néhány, mert kiérdemelted a szünetet) – és ismertesd a következő lépéseidet.” A munkavállalók gyakran elfelejtik átadni a jó híreket és a jövőbeli irányt a főnöknek; túl gyakran a tűzoltással telik az idő. Melyik vezető ne szeretne jó híreket és megnyugtatásokat kapni? Ez megerősíti a képességeit a jövőbeni nagyobb és jobb dolgokra.”

Hozd fel a lemaradást, vagy lépj előre. “Ide tartoznak a határidőhöz kötött munkák, a nagyobb projektek olyan szegmensei, amelyeket folyamatosan előre kell vinni, és a személyes feladatok” – mondja Kyriazis.

“Ha olyan személyes feladatokat halogat, amelyeket csak a munkahét alatt lehet elintézni, most lenne a legjobb alkalom, hogy elintézze őket, feltéve, hogy fedezi magát” – mondja Taylor.

“Itt az ideje annak is, hogy a rosszabb napokra hagyott projekteket is elintézze” – teszi hozzá. “Szüksége van a teendőid listájára egy közmondásos leporolásra? Vannak új, kritikusabb projektek? Újra kell rangsorolnia, és át kell futtatnia a felülvizsgált listát a vezetőjével?”

A nyugodt idő lehetővé teszi, hogy a hosszabb távú, háttérbe szorult projektekbe is belevágjon. Néha ezek a látszólag alacsonyabb prioritású feladatok hirtelen előtérbe kerülnek. Később örülni fogsz, hogy előnyt szereztél velük kapcsolatban. “A legnehezebb az első 10 percben belevetni magad; utána valószínűleg lendületben leszel” – mondja.”

A legtöbb munkakörnyezetben ritkák a csendes napok, állapítja meg Hockett. Éppen ezért fontos, hogy a legtöbbet hozza ki belőlük, és tekintse ezeket a napokat esélynek arra, hogy a saját érdekeire koncentráljon, és proaktív legyen, ahelyett, hogy mások igényeire reagálna. “Használja ki jól ezt az időt, és képes lesz előrébb lépni a karrierjében, szakmai ismereteket szerezhet, és úgy érezheti, hogy jobban a helyzet magaslatán áll.”

Képekben: 14 dolog, amit egy lassú munkanapon is megtehetsz