Gondolkodik azon, hogyan növelheti a termelékenységet a munkahelyen?

A sikeres vállalkozó tisztában van azzal, hogy milyen fontos a termelékenység a munkahelyi környezetben.

A munkavállalók termelékenysége segíthet a vállalatoknak abban, hogy hatékonyan használják ki a rendelkezésre álló munkaerő kapacitását. A legtöbb, a termelékenységre összpontosító vállalkozásnak pedig általában egészséges és boldog alkalmazottai vannak, ami hozzájárul az általános sikerükhöz.

Az azonban, hogy minden alkalmazott esetében egyetlen megközelítést próbálunk alkalmazni, valószínűleg kudarcot vall, mert nem biztos, hogy mindent könnyen megértünk. Ha tudnánk, hogy melyik módszert alkalmazzuk az egyes munkavállalók esetében, az jobb megoldást kínálna, és mind a munkavállaló, mind a vállalat számára boldog és egészséges környezetet teremthetne – így a munkavállalók könnyebben elérhetik céljaikat.

Ebben a cikkben 15 gyakorlati tippet tekintünk át a munkahelyi termelékenység növelésére.

Ez a cikk a következőket tartalmazza:

(Kattintson a linkekre, ha egy adott részre szeretne ugrani)

• Hogyan növelheti a munkahelyi termelékenységet
  • Felelősségre kell vonnia a munkavállalókat

  .

  • Motiválja a munkatársait
  • Végezzen rendszeres értékeléseket
  • Kerülje a mikromenedzselést
  • Adjon reális feladatokat
  • Szigorúan tartsa meg a szüneteket
  • Bátorítsa a munkatársakat
  • Bátorítsa őket! Gyakorlásra
  • Törje meg a munkarutinokat
  • Mindig tegye magasra a lécet
  • Tréninget biztosít
  • Kerülje a multitaskingot
  • Távolítsa el a zavaró tényezőket
  • Hagyja, hogy az alkalmazottak díszítsék fel az irodájukat
  • Jutalmazza meg az alkalmazottakat nagyszerű juttatásokkal
  • Használjon termelékenységi szoftvereket

Lássunk hozzá!

Hogyan növelje a termelékenységet a munkahelyen

Íme 15 tipp a munkahelyi termelékenység növeléséhez:

Felelősségre kell vonnia az alkalmazottakat

Amikor utasításokat ad az alkalmazottainak, mindig legyen pontos, és kerülje az általános utasításokat.

A feladatot is meg kell jelölnie az egyes kijelölt személyek számára, és biztosítania kell, hogy teljes mértékben megértsék, hogy ők a felelősek a feladataikért.

Azzal, hogy az alkalmazottait felelősségre vonja a feladataikért és a céljaikért, azt jelenti, hogy extra erőfeszítést fognak tenni, és gondosabban fogják végezni a feladataikat.

Hogyan?

Ha úgy érzik, hogy felelősségre vonják őket, az erősíti bennük a felelősségérzetet a nekik átadott munka fajtája iránt. Így ilyen gondolkodásmóddal hajlamosak arra, hogy a lehető legjobban teljesítsék azt.

Ez a folyamat egy másik módja annak, hogy kevesebb hibát kövessenek el.

Motiválja a munkavállalóit

A munkavállalók motiválása alapvető tényező a munkaerő termelékenységének javításában.

Miért?

A motiválatlan alkalmazottak gyorsan unatkoznak, különösen azok a munkavállalók, akik minden egyes munkanapon rutinfeladatokat végeznek.

Egy másik probléma, hogy a motiválatlan alkalmazottaknak nem okoz örömet a rájuk bízott feladatok elvégzése.

Hogyan lehet tehát motiválni az alkalmazottakat?

Az egyik hatékony módja az alkalmazottak motivációjának növelésére a gamifikáció.

Amint a gamifikáció szó is sugallja, a rájuk bízott feladatból valami élvezeteset kell csinálni.

Mint ahogyan az RPG-kben (szerepjátékok) olyan ismétlődő elemeket használnak, mint az erősítések, jutalmak, életerők és rangsorok a szintlépéshez, az Ön alkalmazottainak is szükségük van valamire, ami motiválja őket, hogy többet érjenek el, például:

• A hét legjobb értékesítési vezetőjének lenni.
• A legmagasabb részvételi arányt elérni.
• A legtöbb feladatot elvégezni egy hónap alatt stb.

Ez a fajta “játékos” környezet a dolgozói morált és a dolgozói motivációt is növeli.

Az ilyen típusú folyamatoknál a dolgozók motiváltak a kemény és hatékonyabb munkavégzésre, mert kereshetnek vele valamit.

Nagyon sok vállalat általában elfelejti elismerni a jól végzett munkát, vagy akár meg is köszöni a dolgozóknak a kemény munkát, ami negatív hatást és motiválatlan dolgozókat eredményezhet.

A dolgozók azt gondolhatják, hogy erőfeszítéseiket nem’ ismerik el, ezért ragaszkodnak a közepes munka elvégzéséhez, ami unalomhoz vezet.

Egy bátorító szó, egy egyszerű köszönet és apró jutalmak a kemény munkáért megmutatják, hogy a vezetőség és a vállalat mennyire értékeli a munkájukat. Az is lehetséges, hogy a jutalmakat, pontokat és rangsorokat pénzbeli bónuszokká alakítsák át.

De mindig emlékezzenek arra, hogy a jutalmazás sokféle formában történhet, például kötelező szabadsággal vagy szabadidővel.

Ezzel motiváltak és elkötelezettek maradnak, mert egyszerre elismerik és értékelik, hogy a legjobbat teszik a vállalatért.

Még több módot keres a dolgozók elkötelezettségének növelésére?

Itt van a 12 legjobb munkavállalói elkötelezettséget segítő szoftver 2021-re.

Rendszeres felülvizsgálatok tartása

A produktív és elkötelezett alkalmazottak kialakításának egyik módja, ha elmagyarázza, mit várnak el tőlük.

Ez a fő oka annak, hogy a vállalatok a cégbefogadási folyamat során megismertetik a munkavállalókat a vállalat jövőképével, alapvető értékeivel és a vállalati kultúrával.

Mindig ügyeljen azonban arra, hogy hogyan delegálja a feladatokat, és ne felejtse el nyomon követni az egyes alkalmazottakat a rájuk bízott feladatokkal kapcsolatban.

Ne felejtsen el érdeklődni a rájuk bízott feladat állásáról. Így tudni fogja, hogy történik-e előrelépés, és az alkalmazottak elvégzik-e a munkájukat.

Az is fontos, hogy visszajelzést adjon, miután adtak egy frissítést.

Miért?

A visszajelzés az egyik módja annak, hogy az alkalmazottak ne ragadjanak le bármilyen ötletüknél.

Az alkalmazottak emellett azért is szeretik hallani a visszajelzést a munkaadójuktól, mert így megtudhatják, hogy a feladat mely részein kell finomítani, mi az, ami hiányzik, és mi az, amin változtatniuk kell.

El kell ismernie az eredményeiket is, de a hibáikkal és hiányosságaikkal is foglalkoznia kell, miközben megoldásokat kínál nekik.

A kulcs az, hogy építő jellegű kritikát adjon a teljesítményükről.

Kerülje a mikromenedzselést

Nehéz lehet meghatározni a különbséget a mikromenedzselés és az irányítás között.

Mindig tartsa azonban szem előtt, hogy a mikromenedzseléssel arra tanítja az alkalmazottakat, hogy függővé váljanak Öntől vagy a felettesüktől.

A munkavállalóknak irányításra van szükségük, és munkájuk végzése közben kezdeményezőkészségre van szükségük.

De a munkájuk minden részletének kanalazása akadályozhatja az alkalmazott fejlődését.

A projektmenedzserek feladata a feladatok kiosztása, a feladatok meghatározása és az alkalmazottak számára a munkájuk elvégzéséhez szükséges erőforrások biztosítása. Az azonban a munkavállaló felelőssége, hogy kitalálja, hogyan végezze el a feladatait.

A mikromenedzsment elkerülése érdekében bátorítsa a munkavállalókat, hogy úgy dolgozzanak, ahogyan ők akarnak.

Kérje meg őket, hogy tanuljanak, dolgozzanak és gondolkodjanak önállóan, ami a vállalat hasznára válik.

És ha hibáznak, mindig először beszéljen velük, mielőtt bármilyen következtetést levon. Így az alkalmazottai mindent megtesznek majd azért, hogy a jövőben ne kövessék el ugyanazokat a hibákat.”

Reális feladatok kijelölése

A termelékeny alkalmazottait a képességeik határáig nyomja, de ne vigye túlzásba.

Az alkalmazottak is emberek, és az emberek elfáradnak.

Egyes alkalmazottak teljesen túlterheltnek érezhetik magukat a véget nem érő feladatlistával.

A napi feladatok tonnáival való túlterheltség lehet az oka annak, hogy az alkalmazottak halogatják a munkát. Ez gyakori késedelemhez és termékenységhez vezethet.

A munkáltatóknak teljesíthető feladatokat kell kiosztaniuk, és elegendő időt kell adniuk az alkalmazottaknak e feladatok elvégzésére. Így az alkalmazottak motiváltnak fogják érezni magukat, mert elvégzik a számukra biztosított feladatokat.

Az őrült munkával és az elérhetetlen határidőkkel való kiégetés a legfőbb motivációgyilkosok.

Mit tehet tehát?

Meghatározhat reális egyéni célokat és célkitűzéseket az alkalmazottai számára. Így növelheti hatékonyságukat, tudatosságukat és a vállalatnál betöltött szerepükre gyakorolt hatásukat.

Szigorúan kezelje a szüneteket

Bátorítsa az alkalmazottakat a szünetekre és egyéb rekreációs tevékenységekre.

Miért?

A túlhajszoltságból eredő stressz két dologhoz vezethet:

• Demotiválhatja az alkalmazottat.
• A halogatáshoz is vezethet, ami a termelékenység egyik fő gyilkosa.

A munkaszünetek tartása segíthet a munkavállaló fáradt agyának újraindításában.

50 perc munka után 10 perc szünetet javasolunk.

A rövid szünet segíthet felfrissülni, amikor új feladatot kell elkezdeni, vagy az aktuális feladaton kell dolgozni.

Azt is meg kell kérni, hogy 3 óránként 30 perc szünetet tartsanak.

És ne feledje, hogy ösztönözze alkalmazottait arra, hogy a szünet alatt változtassanak a környezetükön.

Ezt az időt felhasználhatják arra, hogy sétálni menjenek, megigyanak egy kávét, vagy megtervezzék a heti bevásárlólistájukat.

Bátorítsa a testmozgásra

A dolgozói egészségének a legfontosabb prioritásnak kell lennie. Vállalkozása nem lehet sikeres, ha a dolgozói gyakran betegek vagy távol vannak.

Az egész napos számítógép előtti ülés komoly egészségügyi kockázatot jelenthet.

Egy pár ötlet, amellyel megelőzheti, hogy a dolgozói megbetegedjenek vagy stresszesek legyenek:

• Bátorítsa a dolgozókat, hogy minden nap álljanak fel néhány percre.
• Adjunk álló asztalokat az irodába.
• Adjunk lehetőséget az alkalmazottaknak arra, hogy távmunkát végezzenek, hogy elkerüljék az ingázással járó stresszt.
• Közösítsünk heti egy jóga/ zumba/ aerobic foglalkozást munkaidő után.

A lényeg az, hogy ösztönözze a munkavállalókat arra, hogy a napi tevékenységeik között szerepeljen a fizikai fitnesz.

Ez lehet nyújtás, egy kis edzés, esetleg otthon végzett aerobic-gyakorlat vagy akár egy sportos csapatépítő gyakorlat, ami szintén javítja a munkavállalók elkötelezettségét.

Egy másik előnye, hogy a csapatépítő tevékenységek jobb csapatmunkát is eredményezhetnek a munkahelyén.

Ez a fajta tevékenység nemcsak fitten és egészségesen tartja őket, hanem fokozza a munkavállalók elkötelezettségét is, és segít a munkavállalóknak, hogy tisztább legyen az elméjük, különösen munka közben.

Bizonyított, hogy a fizikailag fitt és szellemileg aktív munkavállalók jobban teljesítenek a munkahelyükön, és pozitívan viszonyulnak a munkához és a munkahelyükhöz.

Törje meg a munkarutinokat

Míg jó, ha a munkavállaló egy adott alapfeladatra koncentrálhat, ha ugyanazt a munkát végzi körülbelül 40 órán keresztül, az kimerítő lehet.

Az unalmas munkarutin megtörése érdekében próbálja meg rotálni a feladatokat, és új szerepeket vezet be a különböző alkalmazottaknak.

Így bővítheti a képességeiket, és áttekintést adhat a csapatának arról, hogy a munkatársaik milyen típusú szerepeket töltenek be. Emellett betekintést nyerhetnek abba is, hogyan működik a vállalat.

Mindig tegye magasra a lécet

A különböző szervezeteknek megvannak a maguk elvárásai, és a hosszú távú siker érdekében elengedhetetlen, hogy megismertesse az alkalmazottakat ezekkel az elvárásokkal.

Tájékoztassa az alkalmazottait, hogy milyen szabályokat állít fel a vállalkozása, és mit vár el tőlük.

Az alkalmazottaknak azt is tudniuk kell, hogy az új készségek fejlesztésével vagy új tudás megszerzésével több előléptetési lehetőséget kapnak.

Minden munkanapnak kihívást kell jelentenie minden alkalmazott számára.

Az Ön alkalmazottai ne legyenek önelégültek, és csak a kezelhető feladatokhoz ragaszkodjanak. Ez csökkentené az értéküket, és következésképpen befolyásolná a munkatermelékenységet.

Meg kell értetnie az alkalmazottaival, hogy a bizalmat, a lehetőségeket és a tiszteletet mindenkinek ki kell érdemelnie.

Továbbképzés

Amint ahogy mi is frissítjük a technológiánkat, úgy az alkalmazottai is frissítésre szorulnak – ez segít nekik magasabb szintű termelékenységet elérni.

A tanulás egy folyamatos folyamat, és ha szemináriumokat és képzéseket biztosít alkalmazottai számára, az javítani fogja készségeiket.

Az innovatív megoldások megismertetése alkalmazottaival arra is motiválja őket, hogy munka közben kreatívabbak legyenek. Ne feledje mindig, hogy a motivált alkalmazott boldog alkalmazott.

De ez nem jelenti azt, hogy jelentős összegeket kell költenie csak azért, hogy a szükséges képzést megadhassa nekik. Mindig felvehet egy előadót vagy trénert, aki szeretné tanítani vagy motiválni az alkalmazottait.

11. Kerülje a multitaskingot

Tudjuk, hogy ez furcsán hangzik.

A multitaskingot általában készségnek tekintik, és segít az alkalmazottaknak a célok gyors elérésében.

Ma már rengeteg termelékenységi eszköz létezik, amelyek racionalizálhatják a napi feladatokat az Ön számára.

Nem kell tehát multitaskingra ösztönözni az alkalmazottait, ha valójában van idejük egy adott feladatra koncentrálni.

A multitasking ugyan rövid távú eredményekhez vezethet, de a napi sok feladattal való foglalkozás kiégéshez is vezethet.

Amikor az alkalmazottak kiégnek, nehezen tudnak majd koncentrálni, ami számos hibához vezethet a projekteknél.

Távolítsa el a zavaró tényezőket

Az, hogy alkalmazottai bármikor hozzáférhetnek a mobiltelefonjukhoz, időrabló lehet.

Nem arra gondolunk, hogy mobiltelefon-tilalmat kellene kezdeményeznie.

Egy olyan mobiltelefon-szabályzat létrehozása azonban, amely arra ösztönzi az alkalmazottakat, hogy munka közben kapcsolják ki a telefonjukat, a termelékenység növekedéséhez vezethet.

Az is fontos, hogy időt adjon nekik az esetleges üzenetek ellenőrzésére, hogy ne vonja el a figyelmüket a beérkező üzenetek, a közösségi médiájuk vagy a telefonhívások gondolata.

Míg egy távmunkás előnye, hogy csendes otthonában dolgozhat, addig egy irodai alkalmazottat az alkalmi beszélgetések és a háttérzajok elvonhatják a figyelmét.

Hogyan lehet tehát megelőzni a munkahelyi zavaró tényezőket?

Íme néhány megoldás:

• Kérje meg az alkalmazottakat, hogy halkan beszéljenek, amikor telefonhívásokat fogadnak.
• Bátorítsa az alkalmazottakat, hogy fejhallgatóval hallgassanak zenét vagy podcastokat, hogy kizárják a zajt.
• Vágja vissza a munkahelyi felesleges megbeszélések számát.

Hagyja, hogy az alkalmazottak díszítsék az irodájukat

A Tim Harford által végzett tanulmány szerint az alkalmazottak 30%-kal produktívabbak, ha hagyják, hogy díszítsék az irodájukat.

Ez azt jelenti, hogy minél kényelmesebben érzik magukat az alkalmazottak, annál kevésbé lesznek stresszesek és annál produktívabbak lesznek. Ez emeli a morált is, és produktívabb munkahelyhez vezet.

Az alkalmazottak ráadásul alig várják majd, hogy egy jól feldíszített irodai környezetet lássanak, és ott dolgozzanak.

Jutalmazza a dolgozókat nagyszerű juttatásokkal

Ez a dolgozók elégedettségéről szól.

Mire gondolunk?

Nézzük csak a Google-t.

A Google jól ismert arról, hogy masszázsszobákat, szundikálófülkéket és ingyenes hajvágást biztosít a dolgozóknak.

A lényeg itt az, hogy az alkalmazottaknak kínáljon néhány kedvezményt, hogy jobb legyen a munkavállalói élményük, és jól érezzék magukat a munkahelyi környezetükben.

A Fellowes Workplace Wellness Trend Report szerint a munkavállalók 87%-a szeretné, ha jelenlegi munkáltatója egészségesebb munkahelyi juttatásokat kínálna, például wellness szobákat, vállalati fitness juttatásokat, egészséges ebédlehetőségeket és ergonomikus ülőhelyeket.

Itt van még néhány példa a juttatásokra, amelyeket bevezethet a munkavállalók munkahelyi elégedettségének növelése érdekében:

• Könyvesbolt-utalványok.
• Spa-napijegyek.
• Havi mozijegyek.
• Gym-tagságok.

Termelékenységi szoftverek használata

A termelékenységi szoftverek segítenek az embereknek, hogy többet végezzenek a munkahelyükön olyan funkciókkal, mint az időkövetők, emlékeztetők, jelentések és ellenőrzőlisták.

Ezeken felül a termelékenységi szoftverek a projektvezetők számára a szervezet munkafolyamatának vizuális megjelenítését is kínálják, ami javítja a feladatok delegálását és a csapatkoordinációt.

A. Ismerje meg az új alkalmazásokat az áruházban

Minden nap van egy új alkalmazás, amelyet a piacon árulnak vagy akár ingyenesen letöltenek.

Ma már kaphatók olyan alkalmazások, mint a nyelvi oktatóprogramok, a teendőlistákat tartalmazó alkalmazások, sőt olyanok is, amelyekkel ellenőrizheti és feljegyezheti a kiadásait.

Az iOS-, Android- és Windows-alkalmazások különböző típusai a piacon vannak, végezzen némi kutatást, és találjon olyan alkalmazást, amely megfelel az Ön vállalkozásának. Ezt követően próbálja meg javasolni azt alkalmazottainak.

Az alkalmazottak termelékenységének növelésére tervezett böngészőbővítményeket is kereshet.

B. Telepítsen és használjon azonnali üzenetküldő alkalmazást

A hatékony kommunikáció érdekében telepítenie kell egy azonnali üzenetküldő szoftveralkalmazást az alkalmazottai állomásaira.

A csoportos üzenetküldő alkalmazás, például a Slack, ahol gyorsan adhat utasításokat vagy visszajelzést, kiváló eszköz lehet a kommunikáció javítására.

Az információk gyors megosztása egy azonnali üzenetküldő alkalmazáson keresztül hihetetlenül hasznos a nagyvállalatok és a távmunkára összpontosító vállalatok számára.

C. Telepítsen egy Time Tracker

Nagyon fontos, hogy tisztában legyen azzal, hogyan használják fel az alkalmazottai az idejüket.

Ezért olyan eszközre van szüksége, amely valós időben képes nyomon követni, hogy alkalmazottai mennyi időt vesznek igénybe az egyes feladatok és a nagyobb projektek elvégzésére.

Ez a fajta mérőszám megmutatja, hogy mely alkalmazottak produktívak, és melyeknek van szüksége további képzésre.

Az időkövető eszköz emellett azt is megmutatja, hogy a munkafolyamat mely területei veszik el a legtöbb időt. És ennek az információnak a felhasználásával olyan stratégiát vezethet be, amely segítheti alkalmazottait abban, hogy kevesebb időt szánjanak ezekre a feladatokra.

Egy jól felszerelt időkövető eszköz, mint a Time Doctor, nem csak a feladatokra fordított időt követi nyomon, hanem az alkalmazottak üresjárati idejét is.

Mi a Time Doctor?

A Time Doctor a tökéletes időkövető és termelékenység-menedzsment eszköz.

A Time Doctor-t olyan hihetetlenül produktív vállalatok, mint a Verizon, és olyan kisvállalkozások, mint a Thrive Market használják, és minden olyan vállalkozás számára alkalmas, amely többet szeretne elérni.

A fejlett időkövetéstől a vezető projektmenedzsment eszközökkel, például a Jira-val való kiváló integrációig terjedő funkciókkal a Time Doctor a legjobb alkalmazás az alkalmazottak termelékenységének növelésére.

Itt egy gyors áttekintés arról, hogyan segíthet a Time Doctor az időgazdálkodásban:

• Követheti nyomon, mennyi időbe telik a csapatoknak a feladatok elvégzéséhez.
• Hozzon létre projekteket, és ossza ki a feladatokat a csapattagoknak közvetlenül a Time Doctorban.
• A termelékenységi besorolások segítségével kiválaszthatja, mely weboldalakat és alkalmazásokat szeretné nem produktívnak minősíteni.
• Történjen átfogó munkatermelékenységi jelentésekhez való hozzáférés, hogy felmérhesse az egyes alkalmazottak termelékenységi szintjét.
• Képernyőképeket készíthet alkalmazottai számítógépének képernyőiről munkaidőben.
• Az Android alkalmazással útközben is nyomon követheti az időt.

Végső gondolatok

A munkahelyi termelékenység növelése kihívást jelentő feladat lehet.

De ne aggódjon!

Egyszerűen hajtsa végre a fentiekben ismertetett termelékenységi tippeket, és alkalmazottai rendelkezésére állnak majd a megfelelő erőforrások, hogy szuper produktívak legyenek.
És ne feledje, az egészséges és boldog környezet a kulcsa a magasabb munkahelyi termelékenységnek.

A szerzőről

Susan Culp üzleti cikkekre szakosodott blogger. A Moneybanker nevében ír, egy olyan cég nevében, amely a legjobb lehetőségeket kínálja, ha hitelekről van szó. Amellett, hogy szívből blogger és író, szeret innovatív módszereket felfedezni a vezetői és menedzsment készségek fejlesztésére.