Nem nevezheted magad profinak, ha még mindig azt a régi, ingyenes e-mail címet használod. Tudod, azt, amelyik @gmail.com-ra, yahoo.com-ra vagy még régebbre, hotmail.com-ra végződik. Persze, használhatod ezt is, de ez egy tuti módja annak, hogy a potenciális ügyfeleid előtt szakszerűtlennek tűnj. Akár önéletrajzok küldéséhez, blogján való megjelenítéshez, akár vállalkozása és annak munkatársai számára szeretne professzionális képet fenntartani, a professzionális e-mail cím elengedhetetlen.

Kizárólag teljes nevek használata

A leggyakoribb e-mail cím formátum az e-mail cím tulajdonosának neve. Ez lehet csak a keresztnév, csak a vezetéknév, vagy a keresztnév és a vezetéknév is.

Kizárólag keresztnév

Kizárólag keresztnév e-mail példa

A csak keresztnévvel megadott e-mail cím jó formátum bloggerek és egyéni vállalkozók számára. Barátságosabbnak hat, mint a csak a vezetéknév, és megjegyezhetőbb is. Nem túl jó választás azonban, ha egy növekvő vállalkozásról van szó, mert valószínűleg ugyanolyan nevű alkalmazottai lesznek.

Kizárólag vezetéknév

Kizárólag vezetéknév e-mail példa

A csak vezetéknév e-mail cím formátum jó választás olyan kisvállalkozások számára, amelyek professzionálisabb benyomást szeretnének kelteni. Ez például ideális lehet egy kis ügyvédi iroda számára, amelynek csak néhány alkalmazottja van. A csak keresztnevet tartalmazó formátumhoz hasonlóan ez sem jó választás növekvő vállalkozások számára, mivel valószínűleg olyan munkatársakkal fog összejönni, akiknek a vezetékneve közös.

Elő- & Vezetéknév

Elő- és vezetéknév e-mail példa

A kereszt- és vezetéknév e-mail cím nagyon jól azonosítható, bár hosszú is lehet. Ha például Elizabeth Thompson a neved, akkor az e-mail címed elég hosszú lesz. És minél hosszabb, annál valószínűbb, hogy az emberek véletlenül elírják.

A kezdőbetűk és a nevek kombinálása

Az egyik legjobb – és ezért legelterjedtebb – professzionális e-mail formátum üzleti célokra a nevek és a kezdőbetűk kombinációja. A teljes nevek használatával ellentétben a kezdőbetűk kombinálása a felhasználó kereszt- vagy vezetéknevével segít csökkenteni annak valószínűségét, hogy egy vállalkozáson belül több személynek is ugyanaz az e-mail címe legyen.

A keresztnév kezdőbetűje & vezetéknév

Elő- és vezetéknév e-mail példa

Az első formázási mód az, hogy a felhasználó első kezdőbetűje kerül először. Hogy használ-e pontot a kettő között, az a személyes preferenciáktól függ, bár bölcs dolog lehet, ha használ, mivel egyes vezetéknevek egy kezdőbetűvel keveredve új szót alkothatnak, ami furcsán nézhet ki. Egyébként a legtöbb e-mail szolgáltatás ugyanúgy kezeli a nevet, akár ponttal, akár anélkül, ami azt jelenti, hogy ha valaki elfelejti, akkor is megkapja az e-mailjét.

Vezetéknév & A keresztnév kezdőbetűje: [email protected] vagy [email protected]

Vezetéknév és első kezdőbetű e-mail példa

Az előző szakmai e-mail cím ötlethez hasonlóan a vezetéknevet is érdemes a kezdőbetű után használni. Ez jobb olyan nagy szervezeteknél, amelyek a felhasználókat a vezetéknév alapján kezelik, szemben a keresztnévvel.

Nevek lerövidítése

Némely esetben a szervezetek a nevek lerövidítése mellett dönthetnek annak érdekében, hogy az e-mail címek ne lépjenek túl egy bizonyos karakterszámot. Ez különösen gyakori a nagyon nagy szervezetek, például egyetemek esetében. Kisvállalkozások számára azonban nem ajánlott, mivel kevésbé megjegyezhetőek, és több elgépeléshez vezethetnek, amikor mások beírják az e-mail címét.

Első kezdőbetű, Középső kezdőbetű & A vezetéknév első négy betűje

Lerövidített e-mail cím példa

A karakterek bármilyen kombinációját vagy számát használhatja. A fenti példában a kereszt- és középső kezdőbetűt, majd a felhasználó vezetéknevének első négy betűjét használtuk. Azonban a kezdőbetűk bármilyen kombinációját és a karakterek tetszőleges számát használhatja.

Kulcsszavak vagy azonosítók használata

Egy másik professzionális e-mail cím ötlet a kulcsszavak vagy azonosítók használata a címen belül. Például hozzáadhatja a felhasználó diplomáját (pl. md vagy jd), beosztását vagy osztályát (pl, értékesítés vagy CPA), vagy akár a több telephellyel rendelkező vállalkozások esetében a telephelyet is.

Név & Osztály

Név és osztály e-mail példa

A felhasználó nevének és munkakörének kombinálása egy másik szakmai e-mail cím ötlet. Bár ez nem egy általánosan használt e-mail formátum, egyedi választás lehet olyan kisvállalkozások számára, amelyeknek számos különböző osztálya van ügyfélkapcsolati pozícióban. Például egy digitális marketingügynökség használhatná ezt az e-mail formátumot, ha ügyfeleik több emberrel állnak kapcsolatban, például egy értékesítési képviselővel, egy webdesignerrel és egy SEO-stratégával.

Név & Cím

Név és cím e-mail példa

Egyes esetekben még tovább mehet, és ahelyett, hogy a felhasználó osztályát szerepeltetné az e-mail címében, használhatja a munkakörét vagy pozícióját. Egy könyvelőcég például a CPA, asszisztens és adómenedzser címeket is megadhatja, hogy megkülönböztesse a felhasználókat, így az ügyfelek könnyen azonosítani tudják, kivel beszélnek, anélkül, hogy emlékeznének a szerepére. Ezzel persze az a baj, hogy ha a munkatársak más szerepkörbe kerülnek, frissíteni kell az e-mail címüket.

Név & Végzettség vagy tanúsítvány

Név és diploma e-mail példa

Hasonlóan a munkakör megnevezésének e-mail címben való feltüntetéséhez, sok esetben jobb megoldás a felhasználó diplomájának vagy tanúsítványának feltüntetése. Például az M.D. (doctor of medicine) vagy a J.D. (Juris doctor) feltüntetése jelzi a felhasználó munkakörét anélkül, hogy közvetlenül megadná a konkrét pozíciót, amely idővel változhat.

Név & Helyszín

Név és hely e-mail példa

Ha vállalkozása több telephellyel rendelkezik, érdemes megfontolni a felhasználó helyének azonosítását az e-mail címében. Ne feledje, hogy ez nem jó felhasználónév-formátum, ha a telephelyei közel vannak egymáshoz, és a munkatársak gyakran dolgoznak különböző helyszíneken.

Általános bejövő nevek használata

Ha professzionális e-mail címet hoz létre, amelyet nyilvánosan megjelenít a webhelyén, érdemes általános e-mail címet létrehozni. Például használhatja a [email protected] vagy a [email protected] címet a kapcsolatfelvételi oldalon való megjelenítéshez. Ez segít csökkenteni a személyes postafiókjába érkező kéretlen levelek számát, és segít az olyan vállalkozásoknak is, ahol a csapatok egy postafiókot kezelnek, például az ügyfélszolgálatnak.

Általános kapcsolattartó postaláda

Minden weboldalnak tartalmaznia kell elérhetőségi adatokat. Azonban nem biztos, hogy szeretné, ha személyes vagy közvetlen e-mail címe megjelenne a webhelyén. E-mailjének védelme érdekében használjon egy általános kapcsolattartási e-mail címet.

Általános ügyfélszolgálati postafiók

Az ügyfélszolgálati postafiókra ugyanez vonatkozik. Adjon weboldalának látogatói számára közvetlen hozzáférést az ügyfélszolgálati csapatához egy ügyfélszolgálat-specifikus postafiók létrehozásával.

Általános visszaküldési postafiók: [email protected]

Azoknak, akik online értékesítenek, szintén fontolóra kell venniük egy visszaküldési postafiók létrehozását. Bár sok vállalkozás még mindig egy általános ügyfélszolgálati postaládát használ a visszaküldések feldolgozására, a kettő szétválasztása segít abban, hogy jobb szolgáltatást nyújtson minden ügyfelének.

Generikus értékesítési postaláda

Az értékesítés kulcsfontosságú a vállalkozások számára, és ha potenciális ügyfeleit egy általános kapcsolattartási postaládába irányítja, az gyors módja annak, hogy úgy érezzék, nem kapnak jó ügyfélélményt. Ehelyett tudassa potenciális ügyfeleivel, hogy a keresett segítséget fogják kapni, ha egy értékesítés-specifikus postafiókot biztosít.

Általános humánerőforrás postafiók: [email protected]

A humánerőforrás-csapattal rendelkező vállalkozásoknak vagy azoknak, amelyek egyszerűen csak online fogadják az álláspályázatokat, érdemes megfontolniuk egy általános humánerőforrás postafiók létrehozását, például a [email protected] címen. Ez segít abban, hogy vállalkozása professzionálisabbnak és hitelesebbnek tűnjön, ami segíthet bizalmat kelteni a képzett jelentkezőkben.