A tárgyalási folyamat szinte mindenki interakcióit áthatja a csoportokban és szervezetekben.
A mai laza felépítésű szervezetekben, ahol a tagok olyan kollégákkal dolgoznak együtt, akik felett nincs közvetlen hatalmuk, és akikkel talán még közös főnökük sincs, a tárgyalási készség kritikus jelentőségűvé válik.
A tárgyalási folyamat öt lépésének lényege a tényleges adok-kapok, amikor megpróbálnak egy megállapodást, egy megfelelő, minden fél számára megfelelő alkut kötni.
A tárgyalási folyamat 5 lépése a következő;
- Előkészítés és tervezés.
- Az alapszabályok meghatározása.
- Magyarázat és indoklás.
- Tárgyalás és problémamegoldás.
- Zárás és végrehajtás.
Ebben a bejegyzésben a tárgyalási folyamatot tekintjük át, amely öt lépésből áll. Ezeket a lépéseket az alábbiakban ismertetjük;
Előkészítés és tervezés
A tárgyalások megkezdése előtt tisztában kell lenni a konfliktussal, az érintettek tárgyaláshoz vezető előzményekkel, a konfliktus felfogásával, a tárgyalásokkal szembeni elvárásokkal stb.
A tárgyalás megkezdése előtt házi feladatot kell készíteni.
- Milyen jellegű a konfliktus?
- Milyen előzmények vezettek ehhez a tárgyaláshoz?
- Kik az érintettek, és hogyan látják a konfliktust?
Még a tárgyalás megkezdése előtt; döntést kell hozni arról, hogy mikor és hol kerüljön sor a probléma megvitatására, és kik vesznek részt rajta.
A korlátozott időkeret meghatározása szintén hasznos lehet a nézeteltérések folytatódásának megelőzése érdekében. Ebben a szakaszban biztosítani kell, hogy a saját álláspont tisztázása érdekében a helyzet minden lényeges ténye ismert legyen.
Azt is elő kell készíteni, hogy a másik félnek milyen tárgyalási céljai vannak. Mit fognak valószínűleg kérni?
Az alapszabályok meghatározása
Mihelyt a tervezés és a stratégia kialakult, el kell kezdeni meghatározni az alapszabályokat és az eljárásokat a másik féllel magáról a tárgyalásról, amely a tárgyalást végzi.
- Hol fog zajlani?
- Milyen időkorlátok, ha lesznek?
- Milyen kérdésekre korlátozódik a tárgyalás?
- Lesz-e konkrét eljárás, amelyet holtpontra jutás esetén követni kell?
Ebben a szakaszban a felek kicserélik eredeti javaslataikat vagy követeléseiket.
Magyarázat és indoklás
Amikor a kezdeti álláspontok kicserélése megtörtént, mindkét fél kifejti, felerősíti, tisztázza, megerősíti és indokolja eredeti követeléseit. Ennek nem kell konfrontatívnak lennie.
Ez inkább egy lehetőség arra, hogy egymást felvilágosítsák és tájékoztassák a kérdésekről, hogy miért fontosak, és hogyan jutottak el az eredeti követeléseikhez.
Ez az a pont, amikor az egyik fél esetleg a másik fél rendelkezésére kíván bocsátani minden olyan dokumentumot, amely segít alátámasztani az álláspontját.
Tárgyalás és problémamegoldás
A tárgyalási folyamat lényege a tényleges adok-kapok, amikor megpróbálnak egy megállapodást, egy megfelelő alkut kialakítani. Ez az a pont, ahol kétségtelenül mindkét félnek engedményeket kell tennie.
Lezárás és végrehajtás
A tárgyalási folyamat utolsó lépése a kidolgozott megállapodás hivatalossá tétele, valamint a végrehajtáshoz és ellenőrzéshez szükséges eljárások és eljárások kidolgozása.
A nagyobb tárgyalások esetében – ehhez a konkrétumok hivatalos szerződésben való rögzítésére lesz szükség.