Ha vállalkozása nem rendelkezik aktiválási politikával, vagy ha azt az elmúlt években nem frissítették, ez egy kritikus számviteli kérdés. Az aktiválási politika a könyvelés szempontjából meghatározza, hogy egy ingatlanvásárlás (1) egy minimális kiadást (pl. egységenként 5.000, 2.500, 1.000 stb. dollárt) meghaladó és (2) legalább egyéves hasznos élettartammal rendelkező vagyontárgyat aktiválni kell. Ha egy kiadás megfelel az aktiválási politikának, akkor azt könyvviteli célokra aktiválnák. Ha egy kiadás nem felel meg az aktiválási politikának, akkor azt költségként kell elszámolni.

Az aktiválási politika előnyei:

• Az ingatlanhozzáépítések, javítások és karbantartások gazdálkodói kezelése következetesebbé válik. Függetlenül attól, hogy ki rögzíti a könyvelést, vagy mikor rögzítik a könyvelést, az aktiválási politika biztosítja, hogy egy tételt minden alkalommal ugyanúgy kezeljenek.
• A vállalkozás jelentősen kevesebbet fog költeni a nyilvántartások vezetésére, ha az aktiválási politikát követik, mivel a vállalkozás kevesebb időt fog fordítani az egyes immateriális tételek nyilvántartásának vezetésére. Az aktivált eszközt abban az évben, amikor üzembe helyezik, a befektetett eszközök jegyzékében is rögzítik, a hasznos élettartama alatt minden évben értékcsökkenést számolnak el, majd végül elidegenítik. Ezenkívül minden évben hosszabb lesz a karbantartandó tárgyi eszközök listája. A magasabb aktiválási politika révén kevesebb nyilvántartást kell vezetni az egyes eszközökkel kapcsolatban, amelyek kisebb múltbeli költségekkel rendelkeznek.

Az aktiválási küszöb

Az előzőekben tárgyaltuk a tárgyi eszközökre vonatkozó szabályokat és az Internal Revenue Service által bejelentett frissített de minimis safe harbor küszöbértékeket. Az IRS legújabb szabályozása szerint az üzleti adóalanyok bizonyos tőkeelemeket egy meghatározott dollárösszegig levonhatnak, nem pedig aktiválhatnak, attól függően, hogy az adóalany rendelkezik-e alkalmazandó pénzügyi kimutatással (AFS), ami olyan pénzügyi kimutatások összessége, amely (1) könyvvizsgáló cég jelentésével kísért auditált pénzügyi kimutatás, (2) az Értékpapír- és Tőzsdefelügyelethez benyújtott, vagy (3) más kormányzati szervhez benyújtott. Ha az üzleti adóalany rendelkezik AFS-szel, a biztonságos kikötő küszöbértéke tételenként 5 000 USD. Ha az üzleti adóalany nem rendelkezik AFS-szel, a biztonságos kikötő küszöbértéke tételenként 2500 dollár (2016. január 1-je előtt 500 dollár).

Az 5000 és 2500 dolláros küszöbértékek éppen azok, amelyeket a de minimis safe harbor szabályok előírnak. Egy vállalkozás olyan aktiválási politikát alkalmazhat, amelynek küszöbértékei magasabbak vagy alacsonyabbak ezeknél a küszöbértékeknél.

• A vállalkozás nem számolhat el magasabb dollárértékű beszerzéseket adózási célokra, mint amennyit könyvelési célokra költségként elszámolt. Csak azért, mert a de minimis safe harbor szabályok alapján legfeljebb 5000 dollárig vagy 2500 dollárig költséget számolhat el, nem jelenti azt, hogy feltétlenül maximalizálnia kell az aktiválási politikáját.
• A magasabb aktiválási küszöbértékek elfogadásával a kiadásai nagyobb mértékben fognak növekedni, mint az eszközei, ami hatással lehet a vállalkozás pénzügyi mutatóira (kevesebb eszköz, magasabb kiadás), ami viszont az adósságkovenánsok befolyásolásához vezethet.

A de minimis safe harbor szabályok szerinti 5 000 és 2 500 dolláros küszöbértékek csak akkor alkalmazandók, ha az aktiválási szabályzatot az üzleti év kezdete előtt aláírták és hatályba lépett.

Hasznos élettartam

Az U.S. GAAP szerint nincs előre meghatározott hasznos élettartam. A legjobb gyakorlat azonban az, hogy irányelveket állapítanak meg arra vonatkozóan, hogy a vezetés ésszerűen mennyi ideig várja, hogy egy eszközcsoportot használjanak. Számtalan olyan szervezet van, amely két összehasonlítható eszközt különböző hasznos élettartamra ír le anélkül, hogy ezt végiggondolná. A BlumShapiro könyvelési szakemberei segíthetnek az Ön szervezetére jellemző iránymutatások kidolgozásában.

Az általánosan használt általános irányelvek közé tartoznak:

• Föld – Nem értékcsökkenthető eszköz
• Földjavítások – 15 év
• Épületek – 30-40 év
• Számítógépes berendezések – 5 év
• Bútorok és berendezések – 10 év
• Szoftverek – 3 év

Ezek az iránymutatások megszüntetik a találgatásokat és vitákat arról, hogy mennyi ideig kell leírni egy eszközt, amikor az értékcsökkenési terveket készítik.

Adózási célokból az adóhatóság diktálja, hogy mennyi legyen az egyes eszközök értékcsökkenthető élettartama. A BlumShapiro adószakértői segítenek e meghatározások elvégzésében.

Értékvesztés

A értékvesztés értéke egy eszköz becsült értéke a hasznos élettartam végén, amikor az eszköz már nem használható a rendeltetésének megfelelően. Például, ha egy szervezetnek járműparkja van, a szervezet meghatározhatja, hogy minden egyes járműnek lehet egy mentési értéke, amelyet a jármű várhatóan érni fog, amikor a járművet elidegenítik (pl. ha eladják a járművet egy másik szervezetnek). Adott esetben a vezetésnek a legjobb becslést kell készítenie arra vonatkozóan, hogy az eszköz hasznosítási értéke a hasznos élettartam végén mennyi lehet.

Például, ha a Szervezet vásárol egy 100 000 $ értékű tehergépkocsit, arra számít, hogy a tehergépkocsi hasznos élettartama 10 év, és arra számít, hogy a tehergépkocsi 10 000 $ értékű lesz a 10 év végén, akkor a Szervezet évente 9 000 $ értékcsökkenést számol el (100 000 $ bekerülési érték – 10 000 $ hasznosítási érték = 90 000 $ / 10 év = 9 000 $).

A mentési értékre gyakorolt hatás érezhető a nettó jövedelemre (csökkenő értékcsökkenés és nettó jövedelem) és a Szervezet eszközeinek értékére (növekvő nettó könyv szerinti érték, mivel kevesebb értékcsökkenés kerül elszámolásra). A mentési érték hatással lehet a pénzügyi mutatókra is, mint például az adósság/saját tőke arányra.