Prázdniny jsou na většině pracovišť vzácnou záležitostí – ale je velká šance, že jednou za čas zažijete volný den. (Pokud tento článek čtete v práci, možná ho máte právě dnes.)

„Tato klidná období mohou změnit pravidla hry, pokud je využijete ke kontrole, zda strategicky plníte pracovní cíle, nebo, což je důležitější, zda jste na dobré cestě ke svým dlouhodobým kariérním cílům. A nový rok je ideální příležitostí, jak si tento čas záměrně zablokovat,“ říká Lynn Taylorová, národní expertka na pracovní prostředí a autorka knihy Zkroťte svého hrozného kancelářského tyrana:

„Není pochyb o tom, že zaměstnanci mají na krku více práce než kdykoli předtím,“ dodává Mark Strong, životní, kariérní a manažerský kouč z New Yorku. „Všichni však máme dny, kdy se naše pracovní nasazení zpomalí nebo naše chuť do skutečné práce ochabne. A je důležité využít pomalé dny strategičtějším způsobem, protože nepřicházejí tak často.“

Teri Hockettová, výkonná ředitelka kariérního webu pro ženy What’s For Work? Říká, že i když je dnes na pracovištích málo volných dnů – rozhodně nejsou vyhynulé. „Většina odvětví má období přirozených prostojů, které poskytují pomalejší než běžné dny. Vždy existuje možnost nabrat dech; trik spočívá v tom, jak tento čas dobře využít.“

Naneštěstí zaměstnanci obvykle nevědí, jak maximalizovat svůj čas v pomalých pracovních dnech, „protože tyto vzácné intervaly jsou jim asi tak cizí, jako když vám šéf řekne: ‚V poslední době jsi odvedl tak dobrou práci, že si myslím, že bys to měl zabalit a jít domů,'“ říká Taylor. „Pokud jste však moudří, váš seznam úkolů obsahuje dlouhodobější projekty; zadní, výchozí úkoly pro pomalejší období. Nebo tento čas využijete k tomu, abyste se zamysleli nad svou celkovou rolí a nad tím, zda dosahujete svých větších cílů.“

Strong říká, že je poměrně běžné, že pracovníci využívají pomalejší dny k tomu, aby přeřadili na „nižší rychlostní stupeň“ a dokončili úkoly, jako je úklid stolu, dokončení osobních úkolů nebo společenské setkání s kolegy. „To je skvělé,“ říká. „Ale část pomalejších dnů může a měla by být věnována méně zřejmým úkolům „vysokého převodového stupně“, což je oblast, která si zaslouží osvětlení.“

„Většinou vidím a slyším, že při zpomalení se mnoho zaměstnanců dostane na internet,“ říká Cynthia Kyriazisová, prezidentka společnosti Productivity Partners, Inc. „Ne nutně proto, aby si vyřídili e-mail nebo provedli průzkum související s prací, ale aby si zahráli hry, prozkoumali nové stránky a koncepty a možná i nakoupili online.“

Jiní si udělají delší přestávku na oběd, odejdou z kanceláře dříve nebo dohánějí osobní korespondenci – a to nejsou nutně špatné volby, záleží na okolnostech, dodává Taylor. „Udělat si čas na věci, které nesouvisejí s prací, může být pro vaše duševní zdraví nezbytné,“ říká. „Studie na pracovišti prokázaly, že přestávky jsou nezbytné pro osvěžení mysli a pomohou vaší produktivitě v práci. Pokud budete pracovat celé týdny bez přestávky, ponesete následky.“

V dnešní době je dar moci pracovat na osobních a pracovních prioritách bez všeho toho tlaku a chaosu, který často přináší rušný den, říká Kyriazis. Proto byste se měli předem připravit, abyste tento čas využili.

Tady je 14 věcí, které byste měli udělat během volného dne v práci:

Zorganizujte si práci. Podle Kyriazise trávení času hledáním špatně umístěných informací ubírá soustředění a energii a zvyšuje stres. „Protože nepořádek je příznakem opožděného rozhodování, může být volný den skvělou příležitostí učinit některá rozhodnutí a dostat papírové a informační monstrum pod kontrolu. Pomůže vám to vyčistit stůl i mysl.“

Teď máte také šanci vypořádat se s e-maily, které zaplavují vaši schránku, dodává Hockett. „Využijte tento čas k vyčištění doručené pošty podle klasického manažerského přístupu známého jako ‚Udělej to – vyhoď to – deleguj to‘. Poté, co se ujistíte, že máte ve věcech pořádek, budete mít dobrý pocit a pravděpodobně budete v rámci organizace pozitivně vynikat.“

Sledujte dosažené výsledky. Většina z nás nemá čas na inventarizaci svých úspěchů – ale volný den v práci k tomu poskytuje ideální příležitost. „Je to velmi důležité z mnoha důvodů,“ říká Strong. „Samozřejmě se díky tomu mnohem snadněji připravuje hodnocení výkonnosti v polovině roku a na konci roku. Ale ještě důležitější je, že tento seznam je neocenitelný, když se ve firmě otevře pozice, o kterou stojíte, nebo se uvolní místo pro povýšení. Buďte vždy připraveni.“

Plánujte. Pět minut plánování ušetří 30 minut práce, říká Kyriazis. „Věnujte čas plánování toho, jak bude vypadat váš další den nebo týden, a zejména plánování toho, co udělat s dalším volným dnem nebo časem, který se naskytne. Nejhorší je získat čas a nemít nápady, jak ho strávit.“

Síť. Navazování kontaktů s ostatními lidmi z vašeho oboru vás udržuje v obraze, pokud jde o trendy v oboru, a pomáhá vám zůstat viditelní v okruhu profesionálů z oboru, říká Taylor. „Bez ohledu na to, zda plánujete zůstat na svém současném pracovišti i v příštích letech, k dobré pověsti ve svém oboru přispívá vaše větší viditelnost. Možná jste ztratili kontakt s bývalými kolegy a je čas se ozvat. Možná získáte nějaké triky z oboru, nové dodavatele nebo dokonce vodítka k novým zaměstnancům. Vždy je rozumné udržovat své kontakty živé.“

Na obrázcích:

Navazujte vztahy se svým týmem: 14 věcí, které můžete dělat během volného dne v práci

Navazujte vztahy se svým týmem. Využijte této příležitosti a zajděte si se spolupracovníky nebo dokonce se svým šéfem na oběd, pokud je to možné, říká Taylor. V běžném krkolomném pracovním tempu je obtížné najít si ve společnosti čas na diskusi o širších souvislostech; o poslání společnosti a oddělení nebo jen na vybudování pevnějšího pouta se členy týmu. „Dodává to pocit společenství, které společně něco buduje: jeden z největších důvodů, proč lidé nacházejí v práci uspokojení.“

Hockett souhlasí. „Zvedněte telefon, pošlete okamžitou zprávu, nebo ještě lépe, projděte se a komunikujte se spolupracovníky. Zeptejte se jich, jak se věci mají, a snažte se více naslouchat, než mluvit. Získáte tak cenné informace z osobního i obchodního hlediska a zároveň se skvěle zviditelníte osobně.“

Strong také doporučuje využít čas k ocenění ostatních. „Věnujte nějaký čas ocenění lidí kolem sebe. Napište ručně několik vzkazů, ve kterých poděkujete lidem za skvělý rok 2013 nebo zdůrazníte svou ochotu spolupracovat v roce 2014.“

Zhodnoťte své cíle a záměry. Profesní i osobní záměry pro nadcházející měsíce či rok jsou pro růst a prosperitu klíčové, říká Hockett. „Zviditelněte své záměry tak, abyste je viděli každý den, a svobodně se o ně podělte s ostatními.“ Záměry se od cílů liší tím, že vám umožňují flexibilitu pro dosažení úspěchu, vysvětluje. „Například cíl by mohl znít: ‚Rozšířit svou síť kontaktů o 15 %‘ a záměr by mohl znít: ‚Mám v úmyslu trávit více kvalitního času rozvíjením a udržováním svých osobních a profesních vztahů‘.“ Obojí je však důležité – věnujte tedy čas zhodnocení svých současných cílů a záměrů a zvažte stanovení některých nových.

Snít. „Věnujte hodinu přemýšlení o tom, jak byste si přáli, aby věci vypadaly, o nápadech na nové produkty, o tom, jak by mohla vypadat práce bez překážek,“ říká Strong. „Nikdo z nás to nedělá dostatečně a pomalé dny poskytují mozku prostor, aby to mohl dělat dobře.“

Hockett říká, že snění může být účinné i v pomalý den, „protože vzrušuje mysl a poskytuje příležitost představit si věci, kterých chcete v práci dosáhnout“. Pokud například sníte o nové roli nebo pozici ve firmě, mozek vám pomůže vytvořit plán, jak se tam nejlépe dostat.

Zhodnoťte, jak využíváte čas. Klidný den je skvělou příležitostí analyzovat, jak trávíte své dny a zda pracujete chytře. „Považujte se za svého vlastního poradce pro řízení času a prozkoumejte schůzky a výsledky za uplynulý měsíc,“ navrhuje Taylor. „Vytvořte si v dokumentu, co si myslíte, že je váš obecný denní pracovní tok, a pak začněte provádět úpravy pro větší efektivitu. Může být velkým probuzením, pokud si uvědomíte, že trávíte příliš mnoho času telefonováním s konkrétním klientem nebo kolegou; vyřizujete e-maily první dvě hodiny dne; neurčujete si prioritu e-mailů; vyřizování obchodních výkazů vám trvá příliš dlouho; nevyužíváte technologické nástroje pro transakční činnosti nebo například nedostatečně delegujete.“ Pokud máte někdy pocit, že se topíte v povinnostech, je ideální čas na skutečné změny.

Učte se. Využijte tento čas k rozšíření vlastních profesních znalostí, říká Hockett. „Dožeňte články z časopisů, které se vám hromadí, knihy, na které se práší, nebo digitální aktivity, jako jsou webináře, blogy nebo interakce s kolegy na fórech.“

Pokud máte někdy pocit, že se vám klíží oči, když vaši kolegové mluví o nejnovějším widgetu, nebo rychle změníte téma poté, co jste o tom nejnovějším trendu slyšeli příliš mnohokrát – možná je čas založit si některé klíčové stránky, které vás udrží v obraze, říká Taylor. „Projděte si nejlepší online obchodní, odborné a blogové publikace a stránky ve vašem oboru, protože ve znalostech je síla. Váš šéf, spolupracovníci a klienti vždy ocení zajímavé články a odkazy, které jim pošlete, což dále prospěje vaší kariéře.“

Zajistěte si trochu pohybu. Jděte se projít ven nebo si udělejte čas navíc v posilovně. „Dělejte něco, co vás rozhýbe,“ říká Kyriazis. „Vezměte si kamaráda, pokud musíte – ale jde nám o vyčištění mysli a dopřání jí odpočinku.“

Zlepšete nějaký proces. Když běžíme 100 mil za hodinu, je těžké přes stromy vidět les, říká Strong. „Využijte pomalé období k vyhodnocení určitého procesu nebo systému, který používáte poměrně často, a hledejte příležitosti k vytvoření efektivity nebo lepšího způsobu práce.“

Dobrovolník. Zvažte možnost dobrovolně věnovat svůj čas pomoci jinému spolupracovníkovi nebo oddělení, říká Hockett. „Může to pomoci těm, kteří nemají zrovna volný den, a také vám to poskytne příležitost získat nové dovednosti, ať už strategicky související s vaším vlastním kariérním postupem, nebo pro zábavu.“

Zkonzultujte to se svým šéfem. „Poté, co jste během pomalého dne měli možnost popadnout dech a zamyslet se nad svými projekty a cíli, máte ideální příležitost oslovit svého šéfa,“ říká Taylor. „Vaše projekty a celkový obraz jsou na vrcholu zájmu; jaká je lepší příležitost poskytnout šéfovi osobně, ústně nebo písemně aktuální informace o úspěších, kterých jste v poslední době dosáhli (je jasné, že jich máte několik, protože jste si zasloužili přestávku) – a popsat své další kroky?“ Zaměstnanci často zapomínají předat šéfovi dobré zprávy a své budoucí směřování; příliš často tento čas tráví hašením požárů. Který manažer by nerad dostal nějaké dobré zprávy a ujištění? To posiluje vaše schopnosti pro větší a lepší věci v budoucnu.

Dohnat nebo předběhnout. „Patří sem práce, která se řídí termíny, segmenty větších projektů, které se musí neustále posouvat kupředu, a osobní úkoly,“ říká Kyriazis.

Pokud jste odkládali osobní úkoly, které se dají vyřídit pouze během pracovního týdne, nyní je nejlepší čas je vyřídit, pokud jste si je pokryli, říká Taylor.

„Je také čas na to, abyste rozpracovali projekty, které jste nechali na horší časy,“ dodává. „Potřebuje váš seznam úkolů příslovečné oprášení? Existují nové, kritičtější projekty? Potřebujete změnit priority a projít svůj revidovaný seznam s nadřízeným?“

Klidný čas vám umožní udělat díru do dlouhodobějších, odložených projektů. Někdy se tyto zdánlivě méně prioritní úkoly náhle dostanou do popředí. Později budete rádi, že jste si na ně udělali náskok. „Nejtěžší je ponořit se do práce na prvních 10 minut; poté se pravděpodobně rozjedete,“ říká.“

Prázdné dny jsou ve většině pracovních prostředí vzácné, uzavírá Hockett. Z tohoto důvodu je důležité je maximálně využít a považovat tyto dny za příležitost zaměřit se na vlastní zájmy a být aktivní, nikoliv reagovat na potřeby ostatních. „Využijte tento čas dobře a budete moci postoupit ve své kariéře, získat odborné znalosti a cítit se více nad věcí.“

Na obrázcích: 14 věcí, které se dají dělat během volného dne v práci

.