Přemýšlíte, jak zvýšit produktivitu na pracovišti?

Úspěšný majitel firmy si uvědomuje, jak důležitá je produktivita v pracovním prostředí.

Produktivita zaměstnanců může firmám pomoci efektivně využít kapacitu dostupné pracovní síly. A většina podniků, které se zaměřují na produktivitu, má obvykle zdravé a spokojené zaměstnance, což přispívá k jejich celkovému úspěchu.

Snaha použít jednotný přístup pro každého zaměstnance však s největší pravděpodobností selže, protože člověk nemusí snadno porozumět všemu. Znalost toho, jakou metodu použít pro každého zaměstnance, by nabídla lepší řešení a může vytvořit spokojené a zdravé prostředí pro zaměstnance i pro společnost – zaměstnanci tak snáze dosáhnou svých cílů.

V tomto článku se podíváme na 15 praktických tipů pro zvýšení produktivity na pracovišti.

Tento článek obsahuje:

(kliknutím na odkaz přejdete na konkrétní část)

• Jak zvýšit produktivitu na pracovišti
  • Zajistěte odpovědnost zaměstnanců

  .

  • Motivujte své zaměstnance
  • Provádějte pravidelné kontroly
  • Vyhýbejte se mikromanagementu
  • Zadávejte reálné úkoly
  • Buďte přísní v oblasti přestávek
  • Podněcujte Cvičení
  • Přerušit pracovní rutinu
  • Vždy nastavit laťku vysoko
  • Provádět školení
  • Vyhýbat se multitaskingu
  • Odstranit rušivé elementy
  • Nechte zaměstnance vyzdobit si kancelář
  • Odměňte zaměstnance skvělými benefity
  • Používejte software pro produktivitu

Začněme.

Jak zvýšit produktivitu na pracovišti

Předkládáme vám 15 tipů, jak zvýšit produktivitu na pracovišti:

Udržujte zaměstnance odpovědné

Pokud dáváte svým zaměstnancům příkazy, buďte vždy přesní a vyhněte se obecným příkazům.

Měli byste také určit úkoly jednotlivým přiděleným osobám a zajistit, aby plně chápaly, že jsou to právě ony, kdo je za své povinnosti zodpovědný.

Držet své zaměstnance zodpovědné za jejich úkoly a cíle znamená, že vynaloží větší úsilí a budou pečlivěji plnit své úkoly.

Jak?

Pokud budou mít pocit, že jsou zodpovědní, posílí to jejich pocit odpovědnosti za druh práce, který jim byl předán. S takovým smýšlením tedy mají tendenci ji splnit co nejlépe.

Tento proces je také dalším způsobem, jak zajistit, aby se dělalo méně chyb.

Motivujte své zaměstnance

Motivace zaměstnanců je zásadním faktorem pro zvýšení produktivity pracovní síly.

Proč?“

Zaměstnanci, kterým chybí motivace, se rychle nudí, zejména ti zaměstnanci, kteří každý pracovní den plní rutinní úkoly.

Dalším problémem je, že nemotivovaní zaměstnanci nemají radost z dokončení jakéhokoli úkolu, který jim byl zadán.

Jak tedy motivovat své zaměstnance?“

Jedním z účinných způsobů, jak zvýšit motivaci zaměstnanců, je gamifikace.

Jak naznačuje slovo gamifikace, udělejte z úkolu, který jim byl zadán, něco příjemného.

Podobně jako RPG (hry na hraní rolí) používají opakující se prvky, jako jsou boosty, odměny, životní síly a žebříčky pro zvyšování úrovně, potřebují vaši zaměstnanci něco, co je bude motivovat k dalším úspěchům, například:

• Být nejlepším prodejcem týdne.
• Mít nejvyšší procento docházky.
• Splnit nejvíce úkolů za měsíc atd.

Tento druh „herního“ prostředí také zvyšuje morálku a motivaci zaměstnanců.

Při tomto typu procesu jsou zaměstnanci motivováni k usilovné a efektivnější práci, protože za ni mohou něco získat.

Mnoho firem obvykle zapomíná ocenit dobře odvedenou práci nebo dokonce poděkovat zaměstnancům za to, že tvrdě pracují, což může mít za následek negativní dopad a nemotivovanost zaměstnanců.

Zaměstnanci si mohou myslet, že jejich úsilí není‘ uznáno, a tak zůstávají u průměrné práce, což je vede k nudě.

Slovo povzbuzení, prosté poděkování a drobné odměny za tvrdou práci ukáží, jak moc si vedení a společnost váží jejich práce. Je také možné převést odměny, body a hodnocení na peněžní prémie.

Vždy však pamatujte na to, že odměny mohou mít různou podobu, například povinného volna nebo pracovního volna.

To je udrží motivované a angažované, protože se jim dostane uznání i ocenění za to, že pro firmu dělají maximum.

Hledáte další způsoby, jak zvýšit angažovanost zaměstnanců?

Tady je 12 nejlepších softwarů pro zapojení zaměstnanců pro rok 2021.

Provádějte pravidelné hodnocení

Jedním ze způsobů, jak vytvořit produktivní a angažované zaměstnance, je vysvětlit jim, co se od nich očekává.

To je hlavní důvod, proč společnosti během nástupního procesu seznamují zaměstnance s vizí společnosti, základními hodnotami a firemní kulturou.

Vždy si však dávejte pozor na to, jakým způsobem úkoly delegujete, a nezapomínejte na to, abyste s každým zaměstnancem sledovali jeho přidělený úkol.

Nezapomeňte se ho zeptat na stav plnění zadaného úkolu. Budete tak vědět, že dochází k pokroku a že vaši zaměstnanci svou práci dělají.

Je také důležité, abyste jim poté, co vám poskytnou aktuální informace, poskytli zpětnou vazbu.

Proč?

Zpětná vazba je jedním ze způsobů, jak zajistit, aby zaměstnanci nezůstali u jakýchkoli nápadů.

Zpětnou vazbu od zaměstnavatele navíc zaměstnanci rádi slyší, protože díky ní vědí, které části úkolu je třeba vylepšit, co jim chybí a co dalšího je třeba změnit.

Měli byste také ocenit jejich úspěchy, ale také se zabývat jejich chybami a nedostatky a zároveň jim poskytnout řešení.

Klíčem je konstruktivní kritika jejich výkonu.

Vyhněte se mikromanagementu

Může být obtížné určit rozdíl mezi mikromanagementem a řízením.

Vždy však mějte na paměti, že mikromanagementem učíte své zaměstnance, aby se stali závislými na vás nebo na svých nadřízených.

Zaměstnanci potřebují vedení a měli by mít při výkonu své práce iniciativu.

Ale lžičkování v každém detailu jejich práce může bránit růstu zaměstnance.

Projektoví manažeři jsou zodpovědní za zadávání úkolů, definování povinností a poskytování zdrojů zaměstnancům, které potřebují k dokončení své práce. Je však na odpovědnosti zaměstnance, aby si sám vymyslel, jak by měl při plnění svých úkolů postupovat.

Abyste se vyhnuli mikromanagementu, povzbuzujte zaměstnance, aby pracovali tak, jak chtějí.

Požádejte je, aby se učili, pracovali a přemýšleli samostatně, což bude pro firmu přínosem.

A pokud udělají nějakou chybu, vždy si s nimi nejdříve promluvte, než uděláte nějaké závěry. Tak se vaši zaměstnanci budou snažit udělat maximum pro to, aby se v budoucnu stejných chyb vyvarovali.

Přidělujte realistické úkoly

Pokoušet produktivní zaměstnance až na hranici jejich možností je v pořádku, ale nepřehánějte to.

Zaměstnanci jsou lidé a lidé se unaví.

Někteří zaměstnanci se mohou cítit zcela přetíženi nekonečným seznamem úkolů.

Přetížení tunami každodenních úkolů může být důvodem, proč zaměstnanci prokrastinují. To může vést k častým zpožděním a neproduktivitě.

Zaměstnavatelé musí zaměstnancům zadávat splnitelné úkoly a poskytnout jim na jejich splnění dostatek času. Zaměstnanci se tak budou cítit motivovaní, protože plní všechny úkoly, které jste jim zadali.

Vypalování šílenou prací a nesplnitelnými termíny jsou hlavními zabijáky motivace.

Co tedy můžete udělat?

Stanovte svým zaměstnancům realistické individuální cíle a úkoly. Tímto způsobem můžete zvýšit jejich efektivitu, informovanost a vliv na jejich roli ve vaší společnosti.

Buďte přísní na přestávky

Podporujte zaměstnance v přestávkách a dalších volnočasových aktivitách.

Proč?

Stres z přepracování může vést ke dvěma věcem:

• Může zaměstnance demotivovat.
• Může také vést k prokrastinaci, což je hlavní zabiják produktivity.

Přestávky v práci mohou pomoci resetovat unavený mozek vašeho zaměstnance.

Navrhujeme 10minutovou přestávku po 50 minutách práce.

Krátká přestávka vám může pomoci cítit se svěží, když potřebujete začít nový úkol nebo pracovat na aktuálním úkolu.

Měli byste je také požádat, aby si každé 3 hodiny udělali 30minutovou přestávku.

A nezapomeňte své zaměstnance povzbudit, aby během této přestávky změnili prostředí.

Tento čas mohou využít k tomu, aby se šli projít, dali si kávu nebo si naplánovali týdenní nákupní seznam.

Podporujte cvičení

Zdraví vašich zaměstnanců by mělo být vaší nejvyšší prioritou. Vaše firma nemůže být úspěšná, když jsou vaši zaměstnanci často nemocní nebo nepřítomní.

Celodenní vysedávání u počítače může představovat velké zdravotní riziko.

Několik nápadů, které mohou zabránit onemocnění nebo stresu zaměstnanců, je následujících:

• Povzbuzujte zaměstnance, aby každý den na několik minut vstali.
• Přidejte do kanceláře stoly na stání.
• Dopřejte zaměstnancům možnost vykonávat práci na dálku, aby se vyhnuli stresu z dojíždění.
• Po pracovní době uspořádejte týdenní cvičení jógy / zumby / aerobiku.

Podstatné je, že byste měli podporovat zaměstnance, aby měli ve svém denním programu fyzickou kondici.

Může to být protahování, malé cvičení nebo třeba nějaké doma prováděné cvičení aerobiku nebo dokonce sportovní cvičení pro budování týmu, které také zlepšuje zapojení pracovníků.

Další výhodou je, že teambuildingové aktivity by mohly vést i k lepší týmové práci na pracovišti.

Tento druh aktivit je nejen udrží v kondici a zdraví, ale také zvýší angažovanost zaměstnanců a pomůže jim mít jasnější mysl, zejména při práci.

Je prokázáno, že zaměstnanci, kteří jsou fyzicky zdatní a psychicky aktivní, podávají v práci lepší výkony a mají pozitivní vztah k práci a jejímu pracovišti.

Rozbijte pracovní rutinu

Je sice dobré umožnit zaměstnanci soustředit se na určitý hlavní úkol, ale dělat stejnou práci přibližně 40 hodin může být vyčerpávající.

Chcete-li tuto nudnou pracovní rutinu rozbít, zkuste střídat odpovědnosti a představit nové role různým zaměstnancům.

Tímto způsobem můžete rozšířit jejich schopnosti a můžete dát svému týmu přehled o tom, jaký typ rolí mají jejich spolupracovníci. Získají také přehled o tom, jak společnost funguje.

Vždy nastavte laťku vysoko

Různé organizace mají své standardy a pro dlouhodobý úspěch je nezbytné seznámit zaměstnance s těmito očekáváními.

Uvědomte své zaměstnance, jaká pravidla vaše firma zavádí a co od nich očekáváte.

Vaši zaměstnanci také musí vědět, že díky rozvoji nových dovedností nebo získávání nových znalostí získají více příležitostí k povýšení.

Každý pracovní den by měl být pro každého zaměstnance výzvou.

Vaši zaměstnanci by neměli být samolibí a měli by se držet jen zvládnutelných úkolů. To by snižovalo jejich hodnotu a následně ovlivňovalo produktivitu práce.

Měli byste tedy svým zaměstnancům dát najevo, že důvěra, příležitosti a respekt jsou něco, co by si měl každý zasloužit.

Zajistěte školení

Stejně jako my aktualizujeme své technologie, i vaši zaměstnanci potřebují upgrade – pomůže jim to dosáhnout vyšší úrovně produktivity.

Učení je nepřetržitý proces a poskytování seminářů a školení vašim zaměstnancům zlepší jejich dovednosti.

Představení inovativních řešení vašim zaměstnancům je bude také motivovat k větší kreativitě při práci. Vždy mějte na paměti, že motivovaný zaměstnanec je spokojený zaměstnanec.

Neznamená to však, že musíte utratit značnou částku peněz jen proto, abyste jim poskytli potřebná školení. Vždy si můžete najmout přednášejícího nebo školitele, který by chtěl vaše zaměstnance učit nebo motivovat.

11. Jaké jsou vaše možnosti? Vyhněte se multitaskingu

Víme, že to zní divně.

Obvykle je multitasking považován za dovednost a pomáhá zaměstnancům rychle dosáhnout cílů.

V dnešní době existuje spousta nástrojů pro zvýšení produktivity, které vám mohou zefektivnit každodenní úkoly.

Není tedy nutné podporovat zaměstnance v multitaskingu, když mají skutečně čas soustředit se na konkrétní úkol.

Ačkoli multitasking může vést ke krátkodobým úspěchům, každodenní práce na mnoha úkolech může také vést k vyhoření.

Jakmile budou zaměstnanci vyhořelí, budou mít problém se soustředit, což může vést k několika chybám na projektech.

Odstraňte rozptylující prvky

Nechat své zaměstnance mít neustále přístup k mobilním telefonům může být trochu ztráta času.

Nemáme na mysli, že byste měli iniciovat zákaz používání mobilních telefonů.

Vytvoření zásad používání mobilních telefonů, které zaměstnance povzbuzují k tomu, aby si během práce vypínali telefony, však může vést ke zvýšení produktivity.

Je také důležité poskytnout jim čas na kontrolu případných zpráv, aby nebyli rozptylováni myšlenkami na příchozí zprávy, svými sociálními sítěmi nebo telefonáty.

Zatímco pracovník na dálku má tu výhodu, že může pracovat v klidu domova, zaměstnance v kanceláři mohou rozptylovat náhodné rozhovory a hluk v pozadí.

Jak tedy zabránit rozptylování na pracovišti?

Nabízíme několik řešení:

• Prosit zaměstnance, aby při vyřizování telefonních hovorů mluvili potichu.
• Povzbuzovat zaměstnance, aby používali sluchátka k poslechu hudby nebo podcastů, a tím blokovali hluk.
• Snížit počet zbytečných schůzek na pracovišti.

Nechte zaměstnance, aby si vyzdobili kancelář

Studie provedená Timem Harfordem ukazuje, že zaměstnanci jsou o 30 % produktivnější, když mají možnost vyzdobit si kancelář.

To znamená, že čím pohodlněji se vaši zaměstnanci cítí, tím méně jsou vystresovaní a produktivnější. Zvyšuje to také morálku a vede k vyšší produktivitě na pracovišti.

Navíc se vaši zaměstnanci budou těšit na to, že uvidí a budou pracovat v dobře vyzdobené kanceláři.

Odměňujte zaměstnance skvělými benefity

Tohle se týká spokojenosti zaměstnanců.

Co tím myslíme?

No, podívejme se na Google.

Google je dobře známý tím, že poskytuje zaměstnancům masážní místnosti, šlofíky a bezplatné stříhání.

Jde o to nabídnout zaměstnancům nějaké výhody, aby se jim lépe pracovalo a cítili se v pracovním prostředí dobře.

Podle zprávy Fellowes Workplace Wellness Trend Report by 87 % zaměstnanců chtělo, aby jejich současný zaměstnavatel nabízel zdravější benefity na pracovišti, jako jsou wellness místnosti, firemní fitness, možnost zdravých obědů a ergonomické sezení.

Zde jsou uvedeny některé další příklady výhod, které můžete zavést pro zvýšení spokojenosti zaměstnanců na pracovišti:

• Knihovní poukázky.
• Denní vstupenky do lázní.
• Měsíční vstupenky do kina.
• Členství v posilovně.

Použití softwaru pro produktivitu

Software pro produktivitu pomáhá lidem udělat v práci více práce díky funkcím, jako jsou sledování času, upomínky, zprávy a kontrolní seznamy.

Software pro produktivitu navíc nabízí projektovým manažerům vizuální znázornění pracovního postupu organizace, což zlepšuje delegování úkolů a koordinaci týmu.

A. Poznejte nové aplikace v obchodě

Každý den se na trhu prodává nebo dokonce zdarma stahuje nová aplikace.

V současné době jsou k dispozici aplikace, jako jsou jazykové výukové programy, aplikace pro tvorbu seznamů úkolů, a dokonce i aplikace, ve kterých si můžete zkontrolovat a zapsat své výdaje.

Při různých typech aplikací pro systémy iOS, Android a Windows na trhu si udělejte průzkum a najděte aplikaci, která se hodí pro vaše podnikání. Poté ji zkuste navrhnout svým zaměstnancům.

Můžete se také poohlédnout po rozšířeních prohlížeče, která mají pomoci zvýšit produktivitu zaměstnanců.

B. Nainstalujte a používejte aplikaci pro rychlé zasílání zpráv

Pro efektivní komunikaci byste měli na stanice svých zaměstnanců nainstalovat softwarovou aplikaci pro rychlé zasílání zpráv.

Vynikajícím nástrojem pro zlepšení komunikace může být aplikace pro skupinové zasílání zpráv, jako je Slack, kde můžete rychle předávat pokyny nebo zpětnou vazbu.

Rychlé sdílení informací prostřednictvím aplikace pro rychlé zasílání zpráv je neuvěřitelně užitečné pro velké společnosti a společnosti, které se zaměřují na práci na dálku.

C. Nainstalujte si aplikaci pro sledování času

Je důležité mít přehled o tom, jak vaši zaměstnanci využívají svůj čas.

K tomu potřebujete nástroj, který dokáže v reálném čase sledovat čas, který vaši zaměstnanci potřebují k dokončení jednotlivých úkolů i větších projektů.

Tento typ metriky ukazuje, kteří zaměstnanci jsou produktivní a kteří potřebují další školení.

Nástroj pro sledování času vám navíc ukáže, které oblasti pracovního procesu vám zabírají nejvíce času. A na základě těchto informací můžete zavést strategii, která vašim zaměstnancům pomůže věnovat těmto úkolům méně času.

Dokonalý nástroj pro sledování času, jako je Time Doctor, sleduje nejen čas strávený plněním úkolů, ale také čas nečinnosti zaměstnance.

Co je Time Doctor?

Time Doctor je dokonalý nástroj pro sledování času a řízení produktivity.

Používá se v neuvěřitelně produktivních společnostech, jako je Verizon, i v malých firmách, jako je Thrive Market, a Time Doctor je vhodný pro každou firmu, která chce udělat více práce.

S funkcemi od pokročilého sledování času až po vynikající integraci s předními nástroji pro správu projektů, jako je Jira, je Time Doctor nejlepší aplikací pro zvýšení produktivity zaměstnanců.

Tady je stručný přehled toho, jak vám Time Doctor může pomoci s řízením času:

• Sledujte, kolik času potřebují týmy k dokončení úkolů.
• Vytvářejte projekty a přidělujte úkoly členům týmu přímo v aplikaci Time Doctor.
• Pomocí hodnocení produktivity můžete vybrat, které webové stránky a aplikace chcete klasifikovat jako neproduktivní.
• Přístup ke komplexním přehledům o produktivitě práce, abyste mohli posoudit úroveň produktivity každého zaměstnance.
• Pořizujte snímky obrazovek počítačů svých zaměstnanců během pracovní doby.
• Sledujte čas na cestách pomocí aplikace pro Android.

Závěrečné myšlenky

Zvýšení produktivity na pracovišti může být náročný úkol.

Ale nebojte se!“

Stačí zavést tipy pro zvýšení produktivity, které jsme popsali výše, a vaši zaměstnanci budou mít k dispozici ty správné prostředky, aby byli superproduktivní.
A nezapomeňte, že zdravé a spokojené prostředí je klíčem k vyšší produktivitě na pracovišti.

O autorovi

Susan Culp je bloggerka specializující se na obchodní články. Píše jménem společnosti Moneybanker, která poskytuje nejlepší možnosti, pokud jde o půjčky. Kromě toho, že je blogerka a spisovatelka srdcem, také ráda objevuje inovativní způsoby, jak zlepšit své vůdčí a manažerské schopnosti.