Nemůžete si říkat profesionál a přitom používat starou bezplatnou e-mailovou adresu. Však víte, tu, která končí na @gmail.com, yahoo.com, nebo když půjdeme ještě dál do minulosti, hotmail.com. Jistě, můžete ji používat, ale je to zaručený způsob, jak před svými potenciálními zákazníky vypadat neprofesionálně. Ať už chcete zachovat profesionální image pro rozesílání životopisů, zobrazení na blogu nebo pro svou firmu a její zaměstnance, profesionální e-mailová adresa je nutností.

Používání pouze celých jmen

Nejběžnějším formátem e-mailové adresy je použití jména vlastníka e-mailové adresy. Může to být pouze jméno, pouze příjmení nebo jméno i příjmení.

Pouze křestní jméno

Příklad e-mailové adresy pouze na jméno

Emailová adresa pouze na jméno je vhodný formát pro blogery a soloprůmyslníky. Působí přátelštěji než pouze příjmení a je také lépe zapamatovatelná. Není to však dobrá volba, pokud jste rostoucí firma, protože pravděpodobně nakonec budete mít zaměstnance se stejným jménem.

Pouze příjmení

Příklad e-mailové adresy pouze s příjmením

Formát e-mailové adresy pouze s příjmením je dobrou volbou pro malé firmy, které chtějí působit profesionálnějším dojmem. Může být ideální například pro malou advokátní kancelář, která má jen několik zaměstnanců. Stejně jako formát pouze s křestním jménem není dobrou volbou pro rostoucí firmy, protože pravděpodobně skončíte u zaměstnanců se společným příjmením.

Křestní jméno & Příjmení

Příklad e-mailové adresy se jménem a příjmením

Emailová adresa se jménem a příjmením je velmi dobře identifikovatelná, i když může být také dlouhá. Pokud se například jmenujete Elizabeth Thompson, bude vaše e-mailová adresa dost dlouhá. A čím je delší, tím větší je pravděpodobnost, že ji lidé omylem špatně napíší.

Kombinace iniciál se jménem

Jedním z nejlepších – a tedy nejběžnějších – formátů profesionálního e-mailu pro podnikání je použití kombinace jmen a iniciál. Na rozdíl od používání celých jmen pomáhá kombinace iniciál se jménem nebo příjmením uživatele snížit pravděpodobnost, že v rámci firmy bude mít stejný e-mail více lidí.

Počáteční část křestního jména & Příjmení

Příklad e-mailu s iniciálami a příjmením

První způsob formátování je uvedení první iniciály uživatele jako první. Zda použít tečku mezi nimi, záleží na osobních preferencích, i když může být rozumné ji použít, protože některá příjmení mohou splývat s iniciálou a vytvářet nové slovo, což může vypadat divně. Mimochodem, většina e-mailových služeb bude jméno, ať už s tečkou, nebo bez tečky, považovat za stejné, což znamená, že pokud někdo zapomene, stále dostanete jeho e-mail.

Příjmení & Iniciála křestního jména: [email protected] nebo [email protected]

Příklad e-mailu s příjmením a první iniciálou

Stejně jako u předchozího nápadu s profesionální e-mailovou adresou můžete také použít příjmení s první iniciálou za ním. To je vhodnější pro velké organizace, které spravují uživatele podle příjmení na rozdíl od křestních jmen.

Zkrácení jmen

V některých případech se organizace mohou rozhodnout jména zkrátit, aby zajistily, že e-mailové adresy nepřekročí určitý počet znaků. To je běžné zejména u velmi velkých organizací, jako jsou univerzity. Pro malé firmy se to však nedoporučuje, protože nejsou tak zapamatovatelné a mohou svádět k většímu počtu překlepů při psaní vaší e-mailové adresy ostatními.

První iniciála, Střední iniciála & První čtyři písmena příjmení

Příklad zkrácené e-mailové adresy

Můžete použít libovolnou kombinaci nebo počet znaků. Ve výše uvedeném příkladu jsme použili první a prostřední iniciály následované prvními čtyřmi písmeny příjmení uživatele. Můžete však zvolit libovolnou kombinaci iniciál a libovolný počet znaků.

Použití klíčových slov nebo identifikátorů

Dalším nápadem na profesionální e-mailovou adresu je použití klíčových slov nebo identifikátorů v rámci adresy. Můžete například přidat titul uživatele (např. md nebo jd), pozici nebo oddělení (např, prodej nebo CPA), nebo dokonce místo pro podniky s více pobočkami.

Jméno & Oddělení

Příklad e-mailu se jménem a oddělením

Kombinace jména uživatele s jeho pracovní pozicí je dalším nápadem na profesionální e-mailovou adresu. Ačkoli se nejedná o běžně používaný formát e-mailu, mohl by být jedinečnou volbou pro malé firmy, které mají na pozicích zaměřených na klienty několik různých oddělení. Například agentura pro digitální marketing by mohla tento formát e-mailu použít, pokud jsou její klienti v kontaktu s několika lidmi, například s obchodním zástupcem, webovým designérem a stratégem SEO.

Jméno & Titul

Příklad e-mailu se jménem a titulem

V některých případech můžete jít ještě dál a místo uvedení oddělení uživatele v jeho e-mailové adrese můžete použít jeho pracovní název nebo pozici. Například účetní firma by mohla uvést CPA, asistent a správce daní, aby odlišila jednotlivé uživatele a klienti mohli snadno identifikovat, s kým mluví, aniž by si museli pamatovat jeho roli. Potíž je samozřejmě v tom, že pokud se zaměstnanci přesunou do jiných rolí, budete muset jejich e-mailovou adresu aktualizovat.

Jméno & Titul nebo certifikace

Příklad e-mailu se jménem a titulem

Podobně jako při uvádění názvu pracovní pozice v rámci e-mailové adresy je v mnoha případech lepší uvést titul nebo certifikaci uživatele. Například uvedení titulu M.D. (doktor medicíny) nebo J.D. (doktor práv) označuje pracovní zařazení uživatele bez přímého uvedení konkrétní pozice, která se může v průběhu času měnit.

Jméno & Lokalita

Příklad e-mailu se jménem a lokalitou

Pokud má vaše firma více poboček, můžete zvážit uvedení lokality uživatele v rámci jeho e-mailové adresy. Mějte na paměti, že tento formát uživatelského jména není vhodný, pokud jsou vaše provozovny blízko sebe a zaměstnanci často pracují na různých místech.

Používání obecných názvů schránek

Pokud vytváříte profesionální e-mailovou adresu, která se bude veřejně zobrazovat na vašich webových stránkách, je dobré vytvořit obecnou e-mailovou adresu. Můžete například použít adresu [email protected] nebo [email protected], která se bude zobrazovat na vaší kontaktní stránce. Pomůže to snížit množství spamu do vaší osobní schránky a také to pomůže firmám s týmy spravujícími jednu schránku, jako je například zákaznický servis.

Obecná kontaktní schránka

Každá webová stránka by měla obsahovat kontaktní informace. Možná však nechcete, aby se na webu zobrazovala vaše osobní nebo přímá e-mailová adresa. Chcete-li svůj e-mail ochránit, použijte obecnou kontaktní e-mailovou adresu.

Obecná schránka zákaznické podpory

To samé platí pro schránku zákaznické podpory. Poskytněte návštěvníkům webu přímý přístup k týmu zákaznického servisu tím, že vytvoříte schránku specifickou pro zákaznickou podporu.

Generická schránka pro vrácení zboží: [email protected]

Ti, kdo prodávají online, by také měli zvážit vytvoření schránky pro vrácení zboží. Ačkoli mnoho firem stále používá pro zpracování vratek obecnou schránku zákaznického servisu, oddělení obou vám pomůže poskytovat lepší služby všem vašim zákazníkům.

Obecná schránka pro prodej

Prodej je pro firmy klíčový a nasměrování vašich potenciálních zákazníků do obecné schránky pro kontakty je rychlý způsob, jak v nich vyvolat pocit, že se jim nedostává dobré zákaznické zkušenosti. Místo toho dejte svým potenciálním zákazníkům najevo, že se jim dostane pomoci, kterou hledají, tím, že jim poskytnete schránku určenou pro prodej.

Generická schránka pro lidské zdroje: [email protected]

Podniky s týmem lidských zdrojů nebo ty, které jednoduše přijímají žádosti o zaměstnání online, by měly zvážit vytvoření generické schránky pro lidské zdroje, například [email protected]. Pomůže to vaší firmě vypadat profesionálněji a důvěryhodněji, což může v kvalifikovaných uchazečích vzbudit důvěru.

Tipy pro výběr profesionální e-mailové adresy

Nezáleží na tom, zda jste blogger, profesionální freelancer nebo firma, při vytváření profesionální e-mailové adresy je vždy potřeba mít několik věcí. Například bezpodmínečně musíte mít vlastní název domény. Měli byste se také snažit, aby formáty uživatelských jmen byly krátké, zapamatovatelné a snadno uspořádatelné.

• Vždy používejte vlastní doménu
• Udržujte ji krátkou
• Usnadněte její uspořádání
• Při výběru formátu uživatelského jména zvažte velikost své firmy

Při výběru profesionální e-mailové adresy nezapomeňte dodržovat tato tři pravidla.

Často kladené otázky (FAQ)

Jak nastavit firemní e-mailovou adresu?

Chcete-li nastavit firemní e-mailovou adresu, musíte nejprve získat název domény. Tu můžete získat u registrátora doménových jmen, například GoDaddy nebo Hover. Nebo pokud plánujete k vytvoření svých webových stránek použít WordPress, můžete získat bezplatnou doménu prostřednictvím poskytovatele webhostingu, například DreamHost. Poté si vyberte poskytovatele e-mailových služeb, připojte doménu a zvolte si uživatelské jméno. Získejte pokyny krok za krokem, jak vytvořit vlastní e-mailovou adresu.

Je možné získat bezplatnou firemní e-mailovou adresu?

Ano, existuje několik různých způsobů, jak získat bezplatnou firemní e-mailovou adresu. Například pokud již máte doménové jméno, můžete prostřednictvím služby Zoho Mail získat až pět bezplatných firemních e-mailových adres. Pokud ještě nemáte název domény a plánujete vytvořit web se systémem WordPress, pak budete moci získat bezplatný firemní e-mail s webhostingovým plánem, například u společnosti DreamHost. Přečtěte si, jak získat bezplatnou firemní e-mailovou adresu.

Jaký je nejlepší registrátor doménových jmen?

S tolika registrátory doménových jmen může být obtížné vybrat, který je nejlepší. Nejlepší registrátoři jsou ti, kteří jsou nejen cenově nejdostupnější, ale také ti, kteří nabízejí řadu rozšíření doménových jmen, uživatelsky přívětivé rozhraní a doplňky, jako je ochrana soukromí doménových jmen. Mezi celkově nejlepší patří Namecheap, Hover, GoDaddy a 1&1 IONOS. Chcete-li se rozhodnout, který je pro vás ten pravý, podívejte se na kompletní přehled nejlepších registrátorů doménových jmen.

Stojí soukromí doménového jména za to?

Pro většinu z vás je soukromí doménového jména dobře vynaloženými penězi. Důvodem je to, že bez ochrany soukromí doménového jména budou kontaktní údaje, které jste použili při registraci doménového jména, veřejně dostupné na internetu. To znamená, že budete náchylní k velkému množství nevyžádané pošty a potenciálně i k horším bezpečnostním problémům. Chcete-li se rozhodnout, zda se vám to vyplatí, zjistěte více informací o ochraně soukromí doménových jmen.