Vyjednávací proces proniká do interakcí téměř všech lidí ve skupinách a organizacích.
V dnešních volně strukturovaných organizacích, v nichž členové pracují s kolegy, nad nimiž nemají přímou moc a s nimiž nemusí mít ani společného šéfa, se vyjednávací dovednosti stávají kritickými.
Podstatou pěti kroků vyjednávacího procesu je skutečné dávání a braní ve snaze dosáhnout dohody, řádného obchodu vhodného pro všechny strany.
Pět kroků vyjednávacího procesu je;
- Příprava a plánování.
- Definování základních pravidel.
- Vyjasnění a zdůvodnění.
- Vyjednávání a řešení problémů.
- Uzavření a realizace.
V tomto příspěvku se budeme zabývat procesem vyjednávání, který se skládá z pěti kroků. Tyto kroky jsou popsány níže;
Příprava a plánování
Před zahájením negociací je třeba znát konflikt, historii vedoucí k vyjednávání zúčastněných osob a jejich vnímání konfliktu, očekávání od vyjednávání atd.
Před zahájením vyjednávání je třeba udělat domácí úkol.
- Jaká je povaha konfliktu?
- Jaká je historie, která vedla k tomuto vyjednávání?
- Kdo je do konfliktu zapojen a jak ho vnímá?
Dříve než dojde k jakémukoli vyjednávání; je třeba rozhodnout, kdy a kde se uskuteční schůzka k projednání problému a kdo se jí zúčastní.
Stanovení omezeného časového rozsahu může být také užitečné, aby se zabránilo pokračování neshod. V této fázi je třeba zajistit, aby byla známa všechna relevantní fakta o situaci s cílem vyjasnit vlastní postoj.
Je také třeba připravit posouzení toho, jaké jsou cíle jednání druhé strany. Co budou pravděpodobně požadovat?
Definice základních pravidel
Po vypracování plánování a strategie je třeba začít definovat základní pravidla a postupy s druhou stranou nad samotným jednáním, které se bude konat.
- Kde se bude konat?
- Jaká budou případná časová omezení?
- Na jaké otázky bude jednání omezeno?
- Bude stanoven konkrétní postup pro případ, že dojde k patové situaci?
V této fázi si strany rovněž vymění své původní návrhy nebo požadavky.
Vysvětlení a zdůvodnění
Po výměně původních stanovisek obě strany vysvětlí, objasní, posílí a zdůvodní své původní požadavky. To nemusí být konfrontační.
Je to spíše příležitost pro vzájemné vzdělávání a informování o problémech, proč jsou důležité a jak každá z nich dospěla ke svým původním požadavkům.
V tomto okamžiku může jedna strana chtít poskytnout druhé straně jakoukoli dokumentaci, která pomůže podpořit její stanovisko.
Podstatou procesu vyjednávání je skutečné dávání a braní ve snaze dohodnout se, řádně vyjednat. Právě zde budou muset obě strany nepochybně učinit ústupky.
Uzavření a realizace
Závěrečným krokem v procesu vyjednávání je formalizace vypracované dohody a vypracování a postupy, které jsou nezbytné pro realizaci a kontrolu.
V případě velkých jednání – to bude vyžadovat vyladění konkrétních podmínek ve formální smlouvě.
V případě velkých jednání – to bude vyžadovat vyladění konkrétních podmínek ve formální smlouvě.