Především si nepřejeme a ani nechceme, abyste informace v tomto blogu považovali za právní rady. Místo toho mají být pouze užitečnými (avšak obecnými) informacemi. Doporučujeme vám, abyste se poradili se svým právním poradcem, pokud jde o zákony zmíněné v tomto blogu a případné povinnosti, které vám nebo vaší firmě mohou vzniknout.

Na vlastní kůži jste se přesvědčili, jak nábor správných zaměstnanců může rozhodnout o produktivitě na pracovišti. Skvělý tým zaměstnanců je stejně výkonný, energický a dynamický jako dobře namazaný stroj. Náhodné najmutí nekvalitního zaměstnance však může hodit pořádný šroub do soukolí – a celý systém zastavit.

Pro majitele malých firem se takové výpadky v komunikaci a efektivitě promítají do ztráty peněz. Proto je velmi důležité důkladně prověřit své kandidáty pomocí dobře organizovaného náborového procesu, včetně komplexní kontroly minulosti. Přestože je prověřování minulosti pro zaměstnavatele zásadní, vyžaduje pozornost k detailům i z právního hlediska. Prověrky zaměstnanců jsou obecně považovány za „spotřebitelské zprávy“ podle federálního zákona o spravedlivém úvěrovém zpravodajství (FCRA), což znamená, že podléhají parametrům týkajícím se přístupu a použití. Zachování souladu s předpisy FCRA v průběhu celého procesu prověřování je zásadní. Pokud budete ignorovat spotřebitelské zákony – a to i náhodou – můžete se vystavit drahým a časově náročným soudním sporům, které vás mohou vyřadit z podnikání.

Při přijímání nových lidí je nezbytné používat službu prověřování zaměstnanců v souladu se zákonem FCRA, jako je ShareAble® for Hires. Vědomí, že prověřování zaměstnanců probíhá v souladu s předpisy o informování spotřebitelů, znamená, že při výběru nejlepšího kandidáta na zaměstnání máte o jednu starost méně.

V tomto článku probereme – z obecné roviny (nejedná se o právní poradenství; to si ověřte u svého právního zástupce) – jak předpisy FCRA ovlivňují proces prověřování minulosti a probereme některé důležité kroky.

Co je to zákon o spravedlivém úvěrovém zpravodajství (FCRA)?

Zákon FCRA je federální zákon, který byl přijat v roce 1970. Tento zákon byl původně navržen tak, aby pomáhal spotřebitelům zpochybňovat a řešit nepřesnosti v jejich úvěrových zprávách, ale od té doby byl rozšířen na řadu dalších zpráv pro spotřebitele.

Správy pro spotřebitele obsahují informace poskytnuté agenturou podávající zprávy pro spotřebitele. Tyto informace mohou podrobně popisovat:

• Úvěrové zdraví spotřebitele
• Charakter
• Všeobecnou pověst
• Osobní charakteristiky
• Způsob života

Výše uvedené informace se obvykle používají k určení způsobilosti pro různé účely, včetně zaměstnání, úvěru nebo pojištění.

Soulad s normami FCRA dnes obecně upravují zaměstnavatelé, kteří využívají zprávy o minulosti, spolu s agenturami pro podávání zpráv spotřebitelům (CRA), které jim tyto zprávy poskytují. Pravidla FCRA se obecně uplatňují vždy, když zaměstnavatel získá prověrku potenciálního uchazeče o zaměstnání ze zdroje třetí strany.

Mezi jinými ustanoveními a podle FTC chrání FCRA uchazeče o zaměstnání tím, že zajišťuje:

• Mají právo být informováni o prověřování minulosti
• Mají právo udělit souhlas s prověřováním minulosti v zaměstnání
• Mají právo nahlížet do informací týkajících se jejich osobních a finančních údajů
• Mají právo nahlížet do informací týkajících se jejich osobních a finančních údajů
• .
• Mají právo na opravu nepřesností, které může obsahovat jejich zpráva o minulosti
• Mají právo na odvolání proti rozhodnutí, pokud se uchazeč domnívá, že rozhodnutí bylo učiněno nespravedlivě

Co je to dodržování FCRA a co to znamená pro zaměstnavatele?

„Soulad s FCRA“ obvykle znamená dodržování požadavků stanovených zákonem Fair Credit Reporting Act. Tyto požadavky obecně vyžadují, aby zaměstnavatelé prováděli prověrky, které jsou přesné, transparentní a spravedlivé vůči spotřebitelům.

Chcete-li zajistit, aby vaše malá firma byla chráněna před žalobou podle zákona FCRA, je důležité seznámit se s procesem vyžádání prověrky v souladu se zákonem FCRA.

Federální obchodní komise (FTC) stanoví povinnosti zaměstnavatele ve třech různých kategoriích:

• Před vyžádáním prověření minulosti
• Před přijetím nepříznivého opatření
• Po přijetí nepříznivého opatření

Každá konkrétní fáze prověřování minulosti má své vlastní požadavky v procesu prověřování.

Povinnosti zaměstnavatele před vyžádáním prověrky

Zaměstnavatelé by měli před vyžádáním prověrky zvážit následující kroky:

• Poskytnout uchazeči písemné oznámení s vysvětlením, že informace získané v jeho spotřebitelské zprávě mohou být použity pro rozhodnutí týkající se zaměstnání. Toto oznámení musí být samostatné a nemůže být součástí žádosti o zaměstnání.
• Získejte písemný souhlas uchazeče se získáním spotřebitelské zprávy.

Zodpovědnost zaměstnavatele před přijetím nepříznivého opatření

Pokud se rozhodnete, že výsledky prověrky uchazeče o zaměstnání diskvalifikují, musíte učinit určité kroky, než můžete jeho žádost zamítnout, odmítnout povýšení nebo přijmout jiné nepříznivé opatření v zaměstnání. Obecně platí, že musíte uchazeči nebo zaměstnanci poskytnout:

• Oznámení s kopií spotřebitelské zprávy, kterou jste použili při rozhodování o přijetí do zaměstnání
• Kopii Shrnutí vašich práv podle zákona o spravedlivém úvěrovém zpravodajství
• Přiměřenou dobu na přezkoumání zprávy a buď potvrzení, nebo zpochybnění jejích zjištění

Odpovědnosti zaměstnavatele po přijetí nepříznivého opatření

Pokud se rozhodnete přistoupit k nepříznivému opatření, musíte svůj záměr zpravidla oznámit žadateli ústně, elektronicky nebo písemně.

V oznámení o nepříznivém opatření jsou vysvětlena práva jednotlivce na přezkoumání informací uvedených při prověřování. Má tak možnost opravit nepřesné informace. Oznámení by mělo obecně obsahovat:

• Informace o agentuře pro spotřebitelské informace, která zprávu poskytla
• Upozornění, že služba prověřování minulosti nerozhodla o přijetí nepříznivého opatření a nemůže uvést konkrétní důvody
• Uvést právo osoby na zpochybnit přesnost nebo úplnost jakýchkoli informací
• Informovat osobu, že může od společnosti získat další bezplatnou zprávu, pokud o ni požádá do 60 dnů

Podle Komise pro rovné příležitosti v zaměstnání (EEOC), musíte tuto dokumentaci uchovávat po dobu jednoho roku od vytažení zprávy nebo od přijetí opatření, podle toho, co nastane později. Po uplynutí této doby musíte zprávu o spotřebiteli řádně zlikvidovat. V případě dotazů se opět obraťte na svého právního poradce.

Soulad s předpisy EEOC o diskriminaci

Kromě dodržování zákona FCRA musí podniky obvykle dodržovat také normy stanovené Komisí pro rovné příležitosti v zaměstnání. Tyto normy mohou zahrnovat následující:

• Nemůžete prověřovat minulost uchazečů a zaměstnanců, pokud je toto rozhodnutí založeno na věku, rase, národnosti, barvě pleti, pohlaví, náboženství, zdravotním postižení nebo genetických informacích. Například dotazování se na finanční historii pouze uchazečů určitého věku nebo starších může být klasifikováno jako diskriminace.
• Musíte uplatňovat stejné standardy na všechny.
• Nesmíte zakládat rozhodnutí o přijetí do zaměstnání na problémech s minulostí, které mohou být častější u určitých skupin.
• Může být nutné učinit výjimky v případě problémů odhalených při prověřování minulosti, které byly způsobeny zdravotním postižením.

Většina majitelů firem by sice předpisy FCRA záměrně neignorovala, ale i neúmyslné nedodržení předpisů může mít vážné následky, které mohou zničit vaše podnikání.

Je velmi důležité potvrdit, že agentura poskytující zprávy o spotřebitelích je důvěryhodná a spolehlivá; chyba agentury, kterou si najmete k provedení prověrky, může poškodit i vaše podnikání. Proto je zásadní vybrat si renomovanou službu pro prověřování minulosti zaměstnavatele, která od začátku dodržuje všechny předpisy o spotřebitelském zpravodajství.

Jaké jsou důsledky nedodržení předpisů FCRA?

Vaše podnikání může čelit přísným finančním sankcím za porušení předpisů FCRA – a to i v případě, že k porušení došlo náhodně. Urovnání soudního sporu týkajícího se prověřování FCRA může být neuvěřitelně nákladné.

Podle společnosti Webrecon LLC bylo jen v únoru 2018 podáno 422 žalob týkajících se FCRA. Tato čísla se každoročně neustále zvyšují, což svědčí o tom, že potenciální zaměstnanci jsou obeznámeni se svými právy a jsou připraveni podniknout kroky proti zaměstnavatelům, kteří nedodržují předpisy.

Tak nákladné soudní spory by mohly zruinovat váš malý podnik; žaloby zaměstnavatelů jsou neuvěřitelně nákladné a jejich řešení může trvat měsíce – nebo dokonce roky. Zaměstnavatel by měl obecně vynaložit veškeré úsilí, aby zůstal v souladu se zákonem FCRA.

Jak mám postupovat v souladu se zákonem FCRA při přijímání zaměstnanců?

Tuto otázku byste měli projednat se svým právním poradcem. Jedním ze způsobů, jak zajistit, aby váš proces prověřování byl v souladu se zákonem FCRA, je využít renomovanou prověřovací službu. Poskytovatel prověřování v souladu se zákonem FCRA pokrývá shromažďování a uchovávání zprávy o osobě.

Poznámka: existují zákony specifické pro některé státy, které mohou omezit vaši možnost získat určité osobní údaje během prověřování. Například (nejedná se nutně o vyčerpávající seznam) v Kalifornii a Massachusetts platí předpisy, které částečně stanoví, že zaměstnavatelé nemohou brát v úvahu ani vyhledávat informace o zatčeních, která nevyústila v odsouzení. Kromě dodržování příručky pro dodržování zákona FCRA je nutné mít přehled o zákonech jednotlivých států, ve kterých vaše firma působí.

Provádějte prověrky v souladu se zákonem FCRA pomocí aplikace ShareAble for Hires

Přijímání nových zaměstnanců do firmy je choulostivý úkol; musíte dodržovat platné zákony o informování spotřebitelů a zároveň se snažit určit, zda budou pro vaši firmu přínosem, nebo přítěží. Posilte svůj proces dodržování předpisů komplexním prověřováním minulosti zaměstnanců prostřednictvím služby ShareAble for Hires.

Společnost ShareAble® for Hires, vytvořená speciálně na pomoc malým podnikům, poskytuje komplexní zprávy v souladu se zákonem FCRA během několika minut. Potvrďte osobní údaje uchazeče a pomozte předejít podvodům pomocí prověřování bonity před nástupem do zaměstnání a kontroly totožnosti. Díky těmto hloubkovým zprávám můžete odhalit červené vlajky související s identitou a dozvědět se více o finanční historii kandidáta, včetně nesplacených dluhů. Vědomí, že váš potenciální zaměstnanec zachází s penězi zodpovědně, vám může dodat klid – zejména pokud daná pozice zahrnuje finanční dohled. Díky podpoře společnosti TransUnion, významné agentury pro vykazování úvěrové spolehlivosti, si můžete být jisti, že výsledky jsou přesné a spolehlivé.

Pomozte ochránit svou firmu, zaměstnance a zákazníky před potenciálním klíčem v soukolí pomocí špičkových prověrek trestní minulosti. Každá trestní zpráva dodržuje platné předpisy FCRA a zároveň prohledává národní a státní trestní databáze, včetně Nejhledanějších osob FBI, Národního veřejného registru sexuálních delikventů a Celní a pohraniční ochrany. Díky hloubkové kontrole záznamů o zatčení, zatykačů a soudních řízení můžete být klidnější, protože víte, že jste použili prověrky v souladu s předpisy, které pomohou snížit riziko nebezpečných zaměstnanců.

ShareAble for Hires poskytuje jednoduchou a přímočarou cenu bez požadavků na předplatné nebo registračních poplatků. To je ideální pro manažery náboru, kteří nepotřebují prověřovat stovky uchazečů ročně. Platíte pouze za prověrky, které potřebujete, když je potřebujete.

Ačkoli nemůžete ochránit svou firmu před každou potenciální hrozbou, můžete pomoci snížit riziko žalob ze strany spotřebitelů díky prověrkám v souladu se zákonem FCRA. Chraňte své podnikání a udržujte svůj dobře namazaný stroj v hladkém chodu s nástrojem ShareAble for Hires. Zjistěte více informací a začněte s prověřováním ještě dnes.