Přijetí zaměstnance a vedení první mzdové agendy představuje pro každou malou firmu velký krok – a stejně jako každá nová fáze podnikání s sebou přináší řadu nových povinností a složitostí.

Noví zaměstnavatelé se musí vyznat ve mzdových formulářích a daních ze zaměstnání a k dispozici je překvapivě málo dobrých zdrojů, které by jim pomohly. Možná jste si vygooglovali několik svých otázek nebo prošli webové stránky finančního úřadu (IRS), ale stále se cítíte zmatení a nejistí.

Nezoufejte! Jsme tu, abychom vám objasnili svět mezd, daní a formulářů IRS, které jsou spojeny s přijetím prvního zaměstnance.

V této příručce vysvětlujeme formulář 941 IRS, čtvrtletní federální daňové přiznání zaměstnavatele, včetně:

• Co je to formulář 941
• Proč IRS vyžaduje, aby jej zaměstnavatelé vyplňovali
• Jak zjistit, zda musíte vyplnit formulář 941
• Kdy a jak vyplnit a podat formulář 941

Co je to formulář 941?

Pokud spěcháte, zde je podstata:

• Co se na formuláři 941 uvádí:
• Kdy se podává:
• Srážková daň z příjmu a daň FICA plus podíl zaměstnavatele: Čtvrtletně
• Kdo musí vyplňovat:

Formulář 941 je ve zkratce dokument, který musí zaměstnavatelé podle IRS vyplňovat čtvrtletně. Jeho účelem je pomoci IRS a samotným zaměstnavatelům zjistit, kolik daně z příjmu a federální daně z pojistného (Federal Insurance Contribution Act, FICA) dluží malý podnik federální vládě, a to na čtvrtletní bázi.

Na formuláři 941 podniky uvádějí daně z příjmu, sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění, které v průběhu čtvrtletí srazily z výplat zaměstnanců. Vzhledem k tomu, že daně FICA jsou rozděleny mezi zaměstnance a zaměstnavatele, formulář 941 obsahuje také vlastní podíl zaměstnavatele na těchto daních Social Security a Medicare (více o sdílených daních později).

Jak se formulář 941 liší od formuláře 940?“

Malé podniky a zaměstnavatelé jsou povinni podávat daňovému úřadu IRS řadu formulářů o dani ze mzdy, takže je snadné je zaměnit. Formuláře 940 a 941 jsou si podobné v tom, že oba slouží k výpočtu a vykazování daní, které zaměstnavatel dluží federální vládě. Formulář 941 je však třeba podávat každé čtvrtletí a vykazuje srážkové a sdílené daně.

Formulář 940 se podává pouze jednou ročně a místo toho vykazuje federální daň z nezaměstnanosti (FUTA) zaměstnavatele. Zde je další způsob, jak se na to podívat:

Jak se liší formulář 941 od formuláře 944?

Formuláře 941 a 944 jsou si ještě podobnější – oba se používají k hlášení srážek daně FICA a daně z příjmu finančnímu úřadu. Klíčový rozdíl zde závisí na výši daně, kterou váš malý podnik za rok dluží.

Když formulář 941 podává většina zaměstnavatelů čtvrtletně, malé podniky, jejichž roční daň FICA a srážková daň je nižší než 1 000 USD, podávají místo toho formulář 944, a to pouze jednou ročně.

Proč IRS vyžaduje, aby zaměstnavatelé podávali formulář 941

Formulář 941 je jedním z formulářů IRS, který se týká daní, jež většina lidí v USA zná. Ať už jako zaměstnanec nebo zaměstnavatel, pravděpodobně jste se již setkali se srážkami daně z příjmu a viděli jste, jak se z výplaty sráží federální daň z pojištění (FICA).

Pokud daň z příjmu platí zaměstnanec, zaměstnavatelé jsou zodpovědní za srážku této daně a její odvod federální vládě. Zaměstnavatelé jsou také odpovědní za odvedení 50 % daně FICA a za srážku dalších 50 % z výplat svých zaměstnanců.

Pro evidenci toho, kolik zaměstnavatelé srážejí daně z příjmu a daně FICA a kolik dluží za svůj podíl na dani FICA, používá daňový úřad IRS formulář 941 a vyžaduje, aby jej většina zaměstnavatelů vyplňovala každé čtvrtletí. Formulář pomáhá daňovému úřadu i zaměstnavateli udržet si přehled o sražených, dlužných a odvedených daních v průběhu roku – zjednodušuje daňové přiznání na konci roku.

Počkat – co to vlastně jsou srážkové daně a daně FICA?

Udělejme krátký krok zpět. I když mnozí z nás slyšeli o srážkové dani z příjmu a dani FICA, možná nemáte zcela jasnou představu o tom, co obnášejí. Ve světě mezd a zaměstnání existují tři hlavní typy daní:

• Srážkové daně: Jedná se o daně, které váš zaměstnanec odvádí ze svého příjmu – jak standardní daň z příjmu, tak část daně FICA. Jste zodpovědní za srážení těchto daní z výplat zaměstnanců a jejich odvádění správnému finančnímu úřadu. Jsou součástí toho, co se vykazuje na formuláři 941.
• Daně zaměstnavatele:
• Sdílené daně: Jak vyplývá z názvu, za odvedení všech těchto daní odpovídáte vy, zaměstnavatel: Tyto daně se dělí mezi vás a vaše zaměstnance a zahrnují daně ze sociálního a zdravotního pojištění (neboli FICA). Tyto daně se rovněž vykazují na formuláři 941. Opět je vaší povinností srazit zaměstnanci jeho část a odvést celou částku (vaši i jejich část) příslušnému finančnímu úřadu.

Daně z příjmu představují většinu daňového základu IRS, zatímco daně FICA přispívají do programů sociálního zabezpečení, jako jsou Social Security a Medicare. Vzhledem k tomu, že sazba daně z příjmu každého zaměstnance se bude lišit v závislosti na jeho ročním příjmu, kvalifikovaných závislých osobách, osobních preferencích a dalších faktorech, budete muset od každého zaměstnance každoročně shromažďovat formulář W-4 . Tento formulář vám sdělí, jakou výši daně z příjmu máte z jejich výplaty srazit.

Standardní daně FICA pro rok 2019 činí 7,65 % pro každou stranu, zaměstnavatele i zaměstnance. Rozdělení vypadá následovně:

• 6,2% daň ze sociálního zabezpečení (někdy nazývaná OASDI)
• 1,45% daň z lékařského pojištění

Daň ze sociálního zabezpečení se vztahuje pouze na prvních 132 900 USD, které zaměstnanec vydělá (pro rok 2019). Poté již zaměstnanci ani zaměstnavateli žádná daň ze sociálního zabezpečení nevzniká. Na druhé straně u zaměstnanců, kteří vydělávají více než stanovený roční příjem, vzniká dodatečná daň Medicare ve výši 0,9 % z každého výdělku nad 200 000 USD u těch, kteří podávají daňové přiznání jako svobodní, nebo 250 000 USD u těch, kteří podávají daňové přiznání společně s manželem/manželkou. Je důležité si uvědomit, že dodatečnou daň Medicare platí pouze zaměstnanec, nikoliv zaměstnavatel.

Musím podat formulář 941?

Nyní si odpovíme na tuto nejpalčivější otázku: Musíte odevzdávat formulář 941? Pokud jste zaměstnavatelem ve Spojených státech, je pravděpodobné, že odpověď zní ano. Naprostá většina podniků s jedním nebo více zaměstnanci s kódem W-2 je povinna čtvrtletně předkládat formulář 941.

Pokud:

• Vyplácíte mzdu zaměstnanci W-2 (pozn.: nikoli dodavateli) A
• Dlužíte ročně více než 1 000 USD na srážkové dani a dani FICA

, jste povinni formulář 941 podat.

Existuje však několik výjimek, na které je třeba upozornit. Jak zdůrazňuje Fundera, „podniky, které zaměstnávají pouze zemědělské pracovníky, a lidé, kteří zaměstnávají zaměstnance v domácnosti, jako jsou pokojské nebo chůvy“, nemusí podávat formulář 941.

V případě sezónních podniků jste navíc povinni podat formulář 941 pouze za čtvrtletí, ve kterých jste skutečně vyplatili mzdy. Pokud tedy například provozujete e-shop s dárkovými předměty, který zaměstnává zaměstnance pouze v období zimních prázdnin, pravděpodobně nebudete muset podávat formulář 941 za 2. čtvrtletí (duben až červen).

Pokud očekáváte, že vaše srážková daň a daňová povinnost FICA za rok klesne pod 1 000 USD, můžete se obrátit na daňový úřad a požádat o povolení podat místo toho každoročně formulář 944.

Jak vyplnit formulář 941

Pro ty zaměstnavatele, kteří musí vyplnit formulář 941, přejděme k tomu, jak a kdy. Než začneme, měli byste mít po ruce několik informací:

• Aktuální sazby daně FICA: Od roku 2019 činí sazba daně ze sociálního zabezpečení 6,2 % a sazba daně z pojištění Medicare 1,45 %, takže kombinovaná sazba daně FICA činí 7,65 % od zaměstnance a 7,65 % od zaměstnavatele. Jinak řečeno, daň ze sociálního pojištění činí celkem 12,4 % a daň Medicare celkem 2,9 %.
• Maximální hranice sociálního pojištění: Pro rok 2019 platí zaměstnavatel i zaměstnanec daň ze sociálního zabezpečení pouze z prvních 132 900 USD, které si zaměstnanec vydělá.
• Dodatečná sazba a práh daně Medicare: Dodatečná sazba daně Medicare činí 0,9 % a uplatňuje se jako daň pouze pro zaměstnance u jednotlivců, kteří vydělávají více než 200 000 USD ročně, nebo u společných poplatníků, kteří vydělávají více než 250 000 USD ročně.
• Počet zaměstnanců, které jste měli v daném čtvrtletí
• Celková mzda vyplacená zaměstnancům
• Zdanitelná mzda na sociální a zdravotní pojištění za dané čtvrtletí
• Celková částka sražená z mezd zaměstnanců

Výpočet výše daňové povinnosti

Výpočet daňové povinnosti za dané čtvrtletí je v podstatě celým smyslem formuláře 941, a podle pokynů k jeho vyplnění krok za krokem budete schopni zjistit, kolik za dané čtvrtletí dlužíte.

Protože formulář 941 obsahuje několik různých druhů daní, je vzorec pro zjištění vaší daňové povinnosti trochu složitější – rozdělíme si ho tedy na 4 části.

• Vzorce pro odvod daně z příjmu vypadá takto: x . Pokud tedy váš zaměstnanec podává daňové přiznání jako svobodný a vydělává 50 000 USD ročně, spadá do 22% daňového pásma a za čtvrtletí vydělá 12 500 USD hrubé mzdy. Daň z příjmu, kterou srazíte a kterou musíte předat finančnímu úřadu, tedy činí 22 % x 12 500 USD = 2 750 USD.
• Vzorec pro daň ze sociálního pojištění vypadá takto: x x . Předpokládejme například, že zaměstnáváte 5 lidí se stejným platem jako v našem předchozím příkladu – 50 000 USD ročně. Daň ze sociálního zabezpečení, kterou dlužíte, vypadá takto:
• Vzorec pro daň Medicare vypadá takto: x . Při použití stejného příkladu jako v předchozím případě vypadá vaše daňová povinnost na dani Medicare takto:
• Abychom to tedy shrnuli, můžeme zjistit celkovou dlužnou daň FICA za čtvrtletí sečtením těchto dvou posledních čísel: 7 750 $ + 1 812,50 $ = 9 562,50 $.

Dobrou zprávou je, že většina mzdových systémů (včetně Wave) provede všechny tyto výpočty za vás, takže si můžete snadno a rychle vytáhnout čísla, jako je celková vyplacená mzda, sražená daň z příjmu a zdanitelná mzda sociálního a zdravotního pojištění – bez veškeré matematiky.

Kdy odevzdat formulář 941

Formulář 941 IRS je čtvrtletní podání. To znamená, že daňový úřad IRS vyžaduje, aby jej zaměstnavatelé vyplnili a podali čtyřikrát ročně spolu s odvedením čtvrtletních daňových plateb, které jsou s ním spojeny. Pro naprostou většinu malých podniků je formulář 941 splatný dne:

• 31. ledna (za 4. čtvrtletí předchozího roku – od října do prosince)
• 30. dubna (za 1. čtvrtletí – od ledna do března)
• 31. července (za 2. čtvrtletí – od dubna do června)
• . 31. října (za 3. čtvrtletí-červenec až září)

Jak podat formulář 941 a odvést srážkovou daň FICA a daň z příjmu

Když jde o podání formuláře 941 a odvedení čtvrtletní daně, mají malé podniky na výběr z několika možností:

• Podat a zaplatit online
• Pošlete formulář a platby poštou
• Spolupracujte s účtem, který podá formulář za vás
• Jakákoli kombinace výše uvedených možností

Podat a zaplatit online

Firemní úřad IRS propaguje elektronické podání jako rychlejší, přesnější a bezpečnější způsob podání a platby čtvrtletních daní.

Chcete-li podat formulář 941 (nebo jakýkoli jiný formulář IRS) online, musíte si vybrat buď daňový software, nebo spolupracovat s autorizovaným daňovým odborníkem pro elektronické podání. Seznam softwaru schváleného IRS najdete zde a seznam autorizovaných poskytovatelů e-file zde.

Chcete-li zaplatit čtvrtletní daňový zůstatek na formuláři 941 a provádět měsíční nebo půlroční zálohy online, použijete elektronický federální systém pro placení daní (Electronic Federal Tax Payment System, EFTPS).

Pokud spolupracujete s daňovým softwarem nebo profesionálem, IRS doporučuje provádět platby prostřednictvím systému Electronic Funds Withdrawal (neboli EFW). Díky této možnosti můžete podat elektronické podání a autorizovat platbu v jednom kroku.

Pošlete formulář a platbu poštou

Ačkoli IRS upřednostňuje a doporučuje podání online, malé podniky mají také možnost zaslat formulář 941 spolu s příslušnými daňovými platbami poštou.

Chcete-li zaslat formulář a platbu poštou, vytiskněte si formulář 941 i formulář 941-V, platební poukaz. Pošlete je spolu s platbou na adresu uvedenou pro váš stát. Správnou poštovní adresu najdete na straně 6 pokynů k formuláři 941.

Spolupracujte s účetním, který za vás formulář vyplní

Vaší poslední možností, jak vyplnit formulář 941 a případné nezaplacené platby nebo zálohy, je spolupracovat s účetním nebo jiným daňovým odborníkem, který za vás formulář i platbu vyplní. Obvykle se tak děje prostřednictvím systému Electronic Funds Withdrawal (EFW), který jsme zmínili výše.

Zabalení

Uf, to bylo hodně. Shrneme-li to, zde jsou základní poznatky, které by měl mít průměrný zaměstnavatel na paměti, pokud jde o formulář 941 IRS:

• Formulář 941 uvádí výši srážky daně z příjmu a daně podle zákona o federálních pojistných odvodech (FICA), kterou je zaměstnavatel povinen odvést
• Převážná většina zaměstnavatelů, kteří měli v průběhu předchozího čtvrtletí jednoho nebo více zaměstnanců s platným formulářem W-2, je povinna vyplnit formulář 941

.