Dá se říci, že průměrný zaměstnanec skutečně neocení, kolik práce stojí za uspořádáním firemního výjezdního zasedání.

Přiznejme si, že většina zaměstnanců vnímá firemní výjezdní zasedání jako den volna. Je to pro ně jen příležitost poznat své spolupracovníky, zúčastnit se několika teambuildingových aktivit a možná vypít sklenku růžového (nebo pět).

Kdyby to jen věděli.

Pro office manažery, výkonné asistentky, administrátory a personalisty, kteří mají za úkol tyto akce pořádat, je to mnohem, mnohem jiná zkušenost.

„Může to být velký tlak,“ říká Liza Goldbergová, bývalá manažerka SnackNation Vibe, která se stala hvězdou Event Marketingu. „Ať už jde o plánování zasedání pro výkonné vedení nebo o zábavnou oslavu pro firmu, může se zdát, že všechno leží na vašich bedrech.“

A aby bylo jasno, nejčastěji jsou plánováním těchto offsitů pověřeni Office Manager, Executive Assistant nebo Admin.

Podle údajů z našich nedávných zpráv State of the Office Manager a State of the Executive Assistant 84 % Office Managerů označilo plánování akcí za jednu ze svých hlavních povinností, zatímco neuvěřitelných 90 % výkonných asistentů nám řeklo totéž.

Pokud se povedou, mohou firemní výjezdní zasedání přinést spoustu užitku. Vyjít z kanceláře do nového prostředí může inspirovat k novým nápadům a setkání lidí z různých částí organizace pomáhá odbourávat siločáry a podněcovat novou spolupráci. Výjezdní zasedání navíc poskytují příležitost k vytváření a posilování sociálních vazeb mezi členy týmu, což je zásadní složka angažovanosti zaměstnanců.

Ale když selžou, bývají velmi neúspěšná. A každý vám dá vědět, když je nespokojený.

Abyste se ujistili, že vaše příští firemní výjezdní zasedání bude mít u vašeho týmu úspěch, požádali jsme o pomoc naše stálé odborníky na výjezdní zasedání – to je výše zmíněná Liza a naše současná manažerka Vibe, Alexis Normanová.

Společně uspořádaly řadu nezapomenutelných a produktivních firemních výjezdních zasedání a nyní se s vámi podělí o tajemství svého úspěchu.

Ujasněte si cíle od začátku

Firemní výjezdní zasedání vyžadují spoustu plánování a mohou být nákladná, takže je dobré vsadit na to, že většina firem je nedělá jen proto, aby je udělala. Obvykle mají na mysli nějaký konkrétní cíl.

Důvodů, proč je koordinovat, je mnoho a jsou různé.

Může to být jen upuštění páry nebo oslava po dosažení nějakého milníku. Může to být brainstorming pro zcela konkrétní projekt nebo nadcházející výzvu.

Může to být podpora stmelování týmu nebo zvýšení komunikace mezi odděleními. Může to být posílení firemních hodnot a kultury.

Může to být kombinace všech těchto věcí!

Čím dříve zjistíte, jaký je tento cíl, tím lépe. Jasné cíle vám pomohou řídit veškeré rozhodování při plánování a realizaci této akce.

Ačkoli se to může zdát samozřejmé, byli byste překvapeni, jak často vedoucí pracovníci předpokládají, že jste na stejné vlně, pokud jde o cíle, aniž by s vámi o nich skutečně diskutovali. Vy mezitím zůstáváte v nejistotě.

Stejně jako u mnoha jiných problémů spočívá řešení v komunikaci. Jakmile váš šéf nadhodí myšlenku firemního výjezdního zasedání, položte mu štiplavé otázky:

• Je cílem, aby se všichni jen dobře bavili?
• Co tím chceme získat? Hromadu nových nápadů pro třetí čtvrtletí?“
• Jde o strukturovaný teambuilding? Nebo spíše o neformální společenské stmelování?“

Pokud je cílů více (což je velmi pravděpodobné), ujistěte se, že jste se svým šéfem určili prioritu. Pokud pak budete muset učinit těžké rozhodnutí ohledně rozpočtu nebo času, můžete se rozhodnout správně.

Liza upřesňuje:

„U jedné z offsite, kterou jsem plánovala, se ukázalo, že brainstorming byl mnohem důležitější součástí akce, než jsem si původně uvědomovala. Poskytli jsme sice papír a propisky, ale ne dost, a nikdo si nepřinesl počítač. Spousta poznámek, které si lidé dělali, se ztratila.“

Tomu se dalo předejít, kdyby Liza měla jasnější pocit, že odejít z tohoto výjezdního zasedání s nějakými solidními nápady z tohoto brainstormingu je hlavní prioritou.“

Nulový rozpočet

Na chvíli se podívejme do reality. Pokud jde o výjezdní zasedání, je pravděpodobné, že váš šéf bude požadovat rolexky, ale dá vám rozpočet na Casio.

Rozpočet bude jednou z největších výzev, které budete čelit při pořádání několika prvních firemních výjezdních zasedání. Opět pomůže stanovení priorit:

„Ať se děje cokoli, budete muset pracovat v rámci omezeného rozpočtu,“ vysvětluje Liza. „Znalost vašich priorit vám pomůže určit, zda musíte trochu šetřit na obědě, abyste si mohli objednat ten honosný prostor pro akci, nebo naopak.“

Další klíčová součást práce v rámci omezeného rozpočtu – řízení očekávání. Někdy si můžete připadat, jako by váš šéf vystoupil přímo z filmu „Mých super sladkých 16“. Nemůžete mít dort Ferrari a diamantovou čelenku. Pokud budete realističtí ohledně toho, co můžete v rámci svého rozpočtu zvládnout, předejdete velkému zklamání.

Další tip – čtěte drobné písmo!

„Rozhodně se ujistěte, že jste si prošli všechny položky ve smlouvě – zejména pokud jde o jídlo a alkohol,“ říká Alexis. „Místa konání jsou mistry ve vkrádání dodatečných poplatků, které nějakým způsobem nafouknou váš rozpočet.“

Zajistěte si místo konání co nejdříve

Zajištění místa konání by mělo být jednou z prvních věcí, které uděláte. Místo konání vaší akce může být rozhodující z hlediska jejího přijetí. Z tohoto důvodu je velmi důležité, abyste si místo zarezervovali co nejdříve, abyste se vyhnuli tomu, že se zaseknete na místě, které prostě nebude fungovat. Navíc čím dříve si místo zarezervujete, tím lepší nabídku získáte.

Jak poznáte, že máte to správné místo? Velikost vašeho setkání bude hodně určovat, ale opět jde opravdu o cíle.

Vyberte si místo, které podporuje činnost, kterou chcete podpořit. Pokud jde především o sbližování, budete potřebovat prostor s aktivitami a místy k jídlu a společenskému setkávání.

Pro-Tip: Pokud váš tým zahrnuje členy, kteří žijí v jiných částech země, přemýšlejte o způsobech, jak můžete podpořit poutavé virtuální výjezdní zasedání pro vzdálené týmy, které se možná nebudou moci akce zúčastnit osobně.

Pokud jde spíše o cílenou práci, jako je brainstorming, nemusí být například místo u bazénu tou nejlepší volbou. Místo toho se ujistěte, že místo konání má nějaký klidný prostor, který je relativně bez rušivých vlivů.

Liza také doporučuje využít jedinečných možností, které vaše město nebo region nabízí.

„Sídlíme v Los Angeles a spousta našeho týmu pochází ze středozápadu,“ říká Liza, „takže si dáváme záležet na tom, abychom naše offsites pořádali na místech, která našemu týmu umožní poznat úžasné věci v Kalifornii. To může znamenat, že pojedeme na pláž v Santa Monice, do domu v Malibu nebo do místního vinařství, aby lidé mohli zažít skvělé počasí.“

Pokud žijete v blízkosti hor, zvažte mimosezónní dovolenou v místním lyžařském středisku. Pokud náhodou bydlíte poblíž prosperujícího centra, převezměte módní restauraci nebo umělecký prostor. Najděte věci, které dělají vaši oblast jedinečnou, a vyzdvihněte je.

Další faktor – místo, které má zkušenosti s pořádáním firemních akcí.

„Ani nevíte, jak užitečné je spolupracovat s místem, které už výjezdní zasedání pořádalo, zejména pokud takové akce plánujete poprvé,“ vysvětluje Alexis. „Podívejte se na jejich webové stránky a zjistěte, zda mají zaměstnance, kteří se specializují na firemní akce. Hledejte kontakt na ‚koordinátora firemních akcí‘ nebo ‚služby pro firmy‘. To jsou lidé, kteří mohou poskytnout své zkušenosti a pomoci vám, aby se vaše akce vydařila.“

Navštivte místo předem

Pokud je to možné, udělejte si prohlídku, abyste se seznámili s terénem. Pomůže vám to vyhnout se litanii potenciálních úskalí, o kterých jste ani neuvažovali.

Tady je opět Liza:

„Jestli bych si přála udělat něco, než jsem uspořádala svou první offsite akci, pak je to navštívit místo na vlastní pěst předem, abych se seznámila s terénem,“ vysvětluje. „Předešlo by se tak několika bolestem hlavy, na které jsme narazili, jako například že se ztratily autobusy nebo že jsme nevěděli, kde zaparkovat.“

Spojte své výjezdní zasedání s cílem vaší společnosti

Někdy je těžší nadchnout svůj tým pro výjezdní zasedání, než si myslíte. I když mají být tyto akce zábavné a odpočinkové, najde se ve vašem týmu několik lidí, kteří je považují za rozptýlení od práce, kterou by měli dělat, nebo by raději měli jen volný den.

Podpořte interní souhlas tím, že vaše výjezdní zasedání bude mít účel.

„Na našem posledním výjezdním zasedání jsme dali lidi dohromady do týmů a nechali je soutěžit pro charitativní organizaci podle jejich výběru,“ vysvětluje Alexis. „To, že jsme lidem dali nějaký cíl a věc, kolem které se mohli shromáždit, opravdu pomohlo lidi nadchnout a zapojit – nikomu to nepřipadalo jako ztráta času.“

Jmenujte bezpečnostního pracovníka

Jít na výjezdní zasedání mimo pracoviště s sebou nese o něco větší riziko než běžný den.

Pravda, je nepravděpodobné, že byste svůj tým vystavili přímému nebezpečí, ale budete v novém prostředí a možnost zranění nebo jiných neštěstí je zvýšená. (Zvlášť když do toho ještě přimícháte alkohol.)

Pro jistotu je dobré plánovat i to nejhorší. K tomu slouží bezpečnostní technik.

Váš bezpečnostní technik by měl:

• Souhlasit s tím, že zůstane střízlivý po celý den, aby mohl v případě nouze řídit.
• Znát polohu nejbližší nemocnice.
• Mít s sebou kancelářskou lékárničku.
• Znát první pomoc.

Bezpečnostním pracovníkem byste neměli být vy. Tímto způsobem, pokud váš bezpečnostní pracovník bude muset někoho odvézt do nemocnice, budete stále k dispozici, abyste pomohli s vedením akce.

Uspokojte „vlivné osoby“

Ať děláte, co děláte, nemůžete se zavděčit všem – buďte proto strategičtí.

„Část toho prostě spočívá v tom, že znáte svůj tým,“ vysvětluje Liza. „V každé firmě se najde hrstka „vlivných osob“, jejichž názory se budou otírat o ostatní.“

Zjednodušeně řečeno, pokud nejsou spokojeni oni, není spokojený nikdo. Zjistit, kdo jsou vaši influenceři, a dělat maličkosti, abyste si je udrželi v oblibě, je zásadní.“

Zajistit dopravu

Nechat všechny členy týmu jezdit vlastním autem obvykle nepřipadá v úvahu. Je to příliš chaotické, pravděpodobně nebudete mít na místě dostatek parkovacích míst a každý přijede v jinou dobu, což vám rozhodí harmonogram. (Pokud žijete ve městě s dobrou veřejnou dopravou, většina vašeho týmu možná ani nevlastní auto.)

Aplikace Swoop je jednou ze skvělých možností, kterou jsme v minulosti využili, abychom lidi bezpečně dopravili do kanceláře a zpět.

„K dopravě našeho týmu na místo jsme používali skvělou službu Swoop,“ vysvětluje Alexis. „Nejlepší na tom, že jsme jeli s nimi, je to, že spolupracují s mnoha prostory pro pořádání akcí ve městě a vlastně měli spoustu rad, jak zajistit úspěch akce.“

Naplánujte den do puntíku, ale počítejte s rezervními časy

Dejte svému týmu itinerář. To pomůže hladkému průběhu akce, ale počítejte s vyrovnávacími časy, jako jsou přestávky na vodu, koktejlové hodiny a společenské setkání. Vždy se vyskytnou nepředvídaná zpoždění, takže zapracování této flexibility vám pomůže udržet akci v zajetých kolejích.

Buďte rozumní ohledně alkoholu

Pít, či nepít?“

To, zda se na vašem offsite bude pít, záleží na vedení, a tedy mimo vaši kontrolu. Pokud však vaše společnost poskytuje na výjezdním zasedání alkohol, ujistěte se, že máte k dispozici dostatek vody. Dobrým pravidlem je mít k dispozici stejné množství vody jako alkoholu. Pokud tedy máte 15 lahví vína, mějte po ruce také 90 lahví vody (předpokládejte šest skleniček na láhev).

Další klíč – nezapomeňte podávat jídlo dříve, než vypustíte alkohol. Pití na lačný žaludek je recept na katastrofu. (A jen tak mimochodem, želé panáky se jako jídlo nepočítají.)

A samozřejmě vždy, když lidé pijí, neřiďte. Nikdy se to nevyplatí. Bez výjimky.

Podívejte se na náš příspěvek o pití v práci, kde najdete další tipy.

Užívejte si

Nakonec mějte na paměti, že firemní výjezdní zasedání jsou ku prospěchu celého týmu. A víte, kdo je super důležitou součástí týmu? Vy!

Jistě, snadněji se to řekne, než udělá. Jako osoba, která akci vede, budete nevyhnutelně cítit větší odpovědnost. Ale i tak byste si měli dát záležet na tom, abyste se zúčastnili aktivit, ochutnali některé z jídel a navázali kontakt se svými kolegy z týmu.

Liza upřesňuje:

„Ať už to znamená najmout úklidovou četu, abyste do půlnoci netrčeli v místě konání akce a neuklízeli, nebo ať je to jen dvacet minut na to, abyste si mohli vydechnout, vychutnat si nějaké jídlo a dát si sklenku vína, musíte se ujistit, že z akce také něco máte. Nezapomeňte, že tyto akce jsou pro celý tým – a to se týká i vás.“

Na co je nejdůležitější pamatovat při plánování firemního výjezdního zasedání? Je něco, co jsme přehlédli?“

Dejte nám vědět v komentářích níže.

Kancelářské zdroje Jak na to:

25 epických nápadů na kancelářské večírky, ze kterých budou všichni nadšení ještě několik týdnů

15 kreativních nápadů na uspořádání kanceláře, které lidi nadchnou

Dali jsme kancelářským mazlíčkům volnou ruku na pracovišti – takhle to udělalo naši kancelář Lepší

Definitivní návod, jak uspořádat kancelářský archivační systém

Jediný kontrolní seznam pro plánování firemních akcí, který kdy budete potřebovat

7 kreativních způsobů, jak udělat nezapomenutelná oznámení pro nové zaměstnance

Vaše jedničkyZ Cheat Sheet pro výběr nejlepší služby konferenčních hovorů