Výstupy z učení:

• rozlišit technickou a odbornou komunikaci a psaní
• pochopit roli technického komunikátora
• vědět, jak se při tvorbě dokumentace propojuje etika, spolupráce, povědomí o kontextu, výzkum, psaní a design
• identifikovat tři artefakty technické komunikace v místnosti. Co mají společného? V čem se liší?
• Vyhledejte na populárních portálech (monster.com, stránky místních novin, stc.org atd.) pracovní nabídky pro technické spisovatele. Vyměňte výraz „technický“ za „odborný“ a „spisovatel“ za „komunikátor“. Vytvořte si tabulku a uveďte rozdíly mezi těmito čtyřmi možnými termíny. Poté na základě kvalifikace a úkolů uvedených u pracovních pozic pod jednotlivými názvy napište definici každého z nich.

Profesionální a techničtí spisovatelé obecně spadají do dvou kategorií: spisovatelé, jejichž zaměření je v
„technických“ oblastech, a profesionálové, kteří píší v rámci své práce. Mnoho profesionálů se sice nepovažuje za spisovatele, ale jejich práce vyžaduje, aby četli a psali poměrně často.

Co se skrývá v názvu?“

V oboru se poměrně zaměnitelně používají termíny „profesionální“ a „technický“, stejně jako „psaní“ a „komunikace“. I když jsou níže zdůrazněny některé rozdíly, obecně chápejte, že kterékoli z těchto spojení se vztahuje k prezentaci informací publiku s konečným cílem získat práci. Jedná se o poměrně širokou definici a vlastně i samotný obor je poměrně široký.

Technická komunikace je všude kolem. Neomezuje se pouze na návody, na které se občas odkazujete, nebo na brožury dodávané s novou technologií. Pokud za technologii považujete cokoli, co aplikuje vědecké poznatky, pak se s ní začnete setkávat všude. Zatímco špičkové technologie, jako jsou chytré telefony a wifi, se stávají všudypřítomnými, nízké technologie jsou tu od doby, kdy lidé začali vyrábět nádobí. Protože technologie vznikají v určitém kontextu a často se šíří do mnohem širšího okolí, je důležité, aby jejich tvůrci a zastánci informovali o účelu použití výrobku, aby se předešlo nesprávnému zacházení a také aby se podpořila etická distribuce. Technickým písmem může být předpis napsaný na vnitřní straně obroučky brýlí, štítek uvnitř košile nebo výstražná cedule před staveništěm.

Zastřešující pojem „odborná komunikace“ přitom zahrnuje veškeré psaní na pracovišti, od interních poznámek a zásad až po externí tiskové zprávy a marketing pro relevantní veřejnost. Tento druh komunikace probíhá neustále napříč institucemi, včetně vládního sektoru, nemocnic, podniků, korporací, univerzit atd. Na rozdíl od akademických prací, v nichž je zpravidla cílem rozvinout myšlenku, předložit teoretický argument nebo prokázat kompetence, je cílem odborných textů přesvědčit lidi s pravomocí, aby podnikli konkrétní kroky.

Jaké druhy textů patří do „odborné a technické komunikace“?

Základně se za „technickou komunikaci“ považuje jakýkoli text, jehož cílem je sdělit informace o tom, jak používat technologie. Mezitím se za odbornou komunikaci považuje jakýkoli text, který koluje v profesionálním prostředí za účelem vykonání práce. Tyto texty mohou být písemné, vizuální nebo ústní a tištěné nebo elektronické.

Texty se často nazývají „výstupy“, protože přinášejí výzkum a informace v hmatatelných artefaktech (a obvykle v běžných žánrech), jako jsou interní poznámky, zprávy, návrhy, prezentace atd. Aby autoři pochopili, který text je pro určitý úkol nejvhodnější, musí vzít v úvahu koncepty rétoriky, jako je analýza publika a kontextu, a také zásady designu.

Co je to rétorika?“

Tato otázka je v oboru sporná. Nejzákladnější definice rétoriky by se dala zredukovat na studium přesvědčování neboli toho, jak slova působí. V médiích má pojem „rétorika“ často špatnou pověst jako nástroj politiků k manipulaci s ostatními pomocí prázdných slov, ale to není přesně úloha rétoriky. Ve skutečnosti Platón odsuzoval sofisty za to, že jsou lživými rétory (Gorgias tvrdil, že dokáže jakýkoli zdánlivě směšný argument přimět k tomu, aby vypadal rozumně). Quintilianus otevřeně obhajoval nutnost etiky v rétorice, když řekl, že úspěšná rétorika je „dobrý člověk, který dobře mluví“. Tvrdit tedy, že rétorika je ze své podstaty lživá, znamená zaměňovat toto umění za manipulaci a ignorovat morální základ, který podporuje občanskou společnost.

Ačkoli se studium argumentace může zdát jako abstraktní a často filozofická debata, rétorické tahy lze pozorovat téměř v každé interakci. Vzpomeňte si, jak jste byli přesvědčeni, abyste si přečetli tento text, nebo na různé faktory, které se podílely na vašem rozhodnutí, co si dnes ráno dáte (nebo nedáte) k snídani. Přesvědčování zahrnuje kulturní studia, psychologické úvahy, jazyk a mnoho dalšího a je jádrem komunikace.

Každý písemný projev, jehož cílem je přesvědčit člověka, aby něčemu věřil, ať už jde o nejvhodnější osobu na funkci prezidenta nebo nejlepší způsob řešení počítačové chyby, se opírá o rétoriku. Toto umění zohledňuje také prvky, jako je invence a podání, které uznávají všechny aspekty procesu psaní. Profesionálové používají rétoriku vědomě i nevědomě, od vypracování nápadu na projekt až po zveřejnění zprávy. Čtyři pojmy, o kterých se v této knize dočtete více, jsou étos, patos, logos a kairos. První tři jsou rétorické apely, které rozlišoval Aristoteles, a kairos je myšlenka vhodného času a místa, která byla stěžejní pro sofistickou školu. Analýza fungování těchto apelů v textech může zlepšit vaši schopnost používat je koherentně tak, abyste dosáhli svého záměru pro zamýšlené publikum.

Více se o rétorice dozvíte, když se podíváte na video „In Defense of Rhetoric“, které vytvořili postgraduální studenti magisterského programu Professional Communication na Clemson University:

Nepředávají klikací texty jen přímé informace?

Ano i ne. Na jedné straně rozlišení PTC jako psaní na pracovišti na rozdíl od jiných komunikačních žánrů pomáhá definovat tento obor. Nicméně veškerá komunikace je ze své podstaty nějakým způsobem zaujatá a situovaná. O novém tetování možná neřeknete rodičům stejným způsobem, jakým byste to řekli svým přátelům. Stejně tak byste kolegovi nebo profesorovi biomedicínského inženýrství neřekli, jak funguje nový kardiostimulátor, stejným způsobem, jakým byste to řekli chirurgovi nebo pacientovi. Kromě úvah o použitelnosti a funkčnosti je důležité mít na paměti i etiku, která je základem klikacích textů. Při rozhodování o způsobu sdělování informací musí pisatelé přemýšlet o tom, jak jejich volba ovlivní jejich publikum. Kdo je odříznut od přístupu k informacím? Jak jedna volba upřednostňuje určitou demografickou skupinu, způsob chápání nebo jednu kulturu před druhou? Nevylučuje publikování nebo šíření textů určité lidi neeticky a neznemožňuje jim získat informace, které by jim pomohly v kariérním postupu nebo při plnění nějakého úkolu?“

Další, zásadnější otázky týkající se funkčnosti se opírají o rétorické volby: Sděluje text přiměřené množství informací, aniž by posluchače zahltil? Je vytvořen smysluplným a užitečným způsobem, nebo bude dále ležet na poličce a bude jen zřídkakdy čten? To vše jsou otázky, které ovlivňují obor a jsou důležité pro lidi píšící v profesních rolích.

Jak vypadá pracovní prostředí technické komunikace?“

Technické psaní probíhá v prostředí spolupráce. V organizačním prostředí jsou dokumenty, zejména pro externí publikum, vytvářeny a/nebo schvalovány týmem. Více pohyblivých částí znamená, že osvojení si dovedností pracovat ve skupinách a zůstat organizovaný je důležité pro získání a udržení kariéry v organizaci. Ať už jste akademický vědec, obchodní konzultant, strojní inženýr nebo poskytovatel péče o pacienty, budete potřebovat porozumět správným komunikačním postupům. Tato prostředí často zahrnují lidi z nejrůznějších prostředí, kultur a představ o tom, co je správné. Vyhněte se zbytečným a časově náročným konfliktům tím, že budete k projektům přistupovat s otevřenou myslí a s vědomím vlastních předsudků, které se mohou lišit nejen od předsudků vašich čtenářů, ale i vašich kolegů.

Taktiky spolupráce, jako je projektové řízení, vám budou prospěšné i při řešení jednotlivých úkolů. V současné době se velká část technického psaní odehrává prostřednictvím práce na dálku, a proto profesionální autoři často pracují pro více klientů současně. Ve skutečnosti se lze prací z domova na několik smluvních nebo částečných úvazků docela dobře uživit, ale být úspěšný znamená neustále vyvažovat úkoly vytvořením systému jejich organizace. Získání schopnosti multitaskingu se přenese na jakoukoli práci, kde je třeba podávat zprávy různým zainteresovaným stranám o stejných nebo podobných projektech.

Vzhledem ke kolaborativní povaze této práce i přirozenému procesu psaní je nedílnou součástí tvorby písemné komunikace kontrola a revize dokumentů.

Píšou profesionální a techničtí spisovatelé jenom?“

Přestože velkou část oboru tvoří psaní, existuje řada dalších úkolů spojených s tvorbou a distribucí úkolů. Protože jejich cílem je často vytvořit texty, které pomohou uživatelům dokončit úkoly, provádějí profesionálové v oblasti technického psaní testy použitelnosti, aby zjistili, jak byl jejich text úspěšný a jak jej před zveřejněním vylepšit. Dalšími prvky tvorby textů jsou grafický design, vizualizace dat a remediace (znovuvytváření textů v různých médiích pro různé publikum nebo účely).

Úloha technologií

Profesionálové v oblasti technického psaní obvykle zůstávají v předstihu, pokud jde o nové technologie. Protože se technologie neustále vyvíjejí a denně se objevují nové nástroje, bylo by nemožné ovládat všechny relevantní nástroje. Místo toho si pracovníci v oblasti technické komunikace osvojují analytické dovednosti a základy systémů, aby se dokázali přizpůsobit měnícímu se prostředí oboru. Profesionálové, kteří ovládají dovednosti ve svém vlastním kontextu, ať už se jedná o nemocniční prostředí nebo velkou korporaci, se seznámí s určitými postupy; pro profesionály v oblasti psaní to znamená, že mají preferovaný návrhový a editační software pro tištěné i elektronické publikování a jejich dobrá znalost znamená, že si mohou poměrně snadno osvojit klientem preferované nástroje.

Mám začít nejdříve s návrhem nebo psaním?“

Oboje/And/Neither. Design a obsah se vzájemně doplňují. Omezení prostoru někdy znamená, že psaní musí být extrémně stručné a zbavené všech detailů. Na druhou stranu je někdy z právních nebo jiných důvodů důležité uvést mnoho informací bez ohledu na to, kolik místa zaberou. V obou případech musí pisatelé v první řadě zvážit své cíle. Pokud víte, že píšete v druhé situaci, kdy o prostor nejde, může délka znamenat umístění nejdůležitějších informací na první stránku, nebo to může znamenat začlenění výsuvných prvků nebo obrázků do designu, abyste udrželi zájem čtenáře až do poslední stránky. Naopak prostorová omezení mohou od autorů vyžadovat, aby přehodnotili strukturu vět a hlas.

Prostor není jediným omezením, které určuje design a obsah. Spisovatelé musí brát v úvahu hodnoty publika, rétorickou situaci, v níž se nacházejí, a institucionální omezení, jako jsou náklady a formátování, a také dostupnost. Různé publikum bude mít různé interpretace textů na základě své kultury, priorit a vztahu k tématu. Proto proces kompozice vyžaduje, aby pisatelé před zahájením psaní zvážili, pro koho píší. Na pracovišti často existují dvě publika: interní neboli vnitroorganizační a externí, což je často veřejnost. Někdy se interní dokumenty dostanou na externí místa (a naopak), zejména s rozšířením sociálních médií, takže je důležité, aby profesionální komunikátoři zvážili potenciální sekundární publikum.

Seznam klíčových definic

• Přístupnost- čitelnost textu pro různé uživatele s různými schopnostmi, které mohou být fyzické, kognitivní, peněžní, kulturní atd.
• Artefakt- v technické komunikaci obecně cokoli, co se počítá za konečný produkt, od textového dokumentu přes instruktážní audioklip až po webové stránky. Na rozdíl od produktu je artefakt nejčastěji definován z hlediska čtenáře nebo veřejnosti a nese s sebou prvek chronos neboli času, jako něco, co je konečné a spotřebované v době, kdy se na něj odkazuje.
• Audience Analysis (analýza publika) – proces zkoumání primárního a sekundárního publika s cílem přizpůsobit výstupy jeho potřebám a hodnotám.
• Deliverable (výstup) – konečný produkt, který je připraven ke zveřejnění, nebo text, který autor plánuje dodat svému klientovi. Obvykle se tento termín používá v souvislosti s produkcí a finalizací; po zveřejnění může být deliverable považován za artefakt, ale tyto termíny můžete považovat za do jisté míry zaměnitelné.
• Repurposing- proces převzetí původního textu a vytvoření nových (někdy multimodálních nebo smíšených mediálních) deliverables pro různé publikum nebo účely.
• Retorická situace- příležitost, publikum a omezení, v nichž člověk píše.
• Testování použitelnosti- v technické komunikaci akt, kdy si uživatelé vyzkouší úkoly nastíněné v textu s cílem odhalit problémy s textem před jeho zveřejněním pro zamýšlené publikum.

Cvičení:

• Identifikujte v místnosti tři artefakty technické komunikace. Co mají společného? V čem se liší?
• Vyhledejte na populárních portálech (monster.com, stránky místních novin, stc.org atd.) pracovní nabídky pro technické spisovatele. Vyměňte výraz „technický“ za „odborný“ a „spisovatel“ za „komunikátor“. Vytvořte si tabulku a uveďte rozdíly mezi těmito čtyřmi možnými termíny. Poté na základě kvalifikace a úkolů uvedených u pracovních pozic pod jednotlivými názvy napište definici každého z nich.