Dobré memo organizuje sdělované informace jak pro pohodlí čtenáře a snadné pochopení, tak pro co nejefektivnější dosažení účelu pisatele.

Přejděte na:

Záhlaví

Otevření

Shrnutí

Odstavec(y) diskuse

Váš závěr

Přílohy

Záhlaví

Záhlaví každého memo má stejný základní formát:

TO:

cc:

FROM: <:>

Váš předmět by měl být stručný, ne více než několik slov, ale jasný, aby nedošlo k nedorozumění. Například „Objednávka pizzy“ jako předmět by mohl vést čtenáře k domněnce, že vaše zpráva bude obsahovat instrukce o správném postupu při objednávání jídla s sebou v pozdních nočních hodinách v kanceláři, zatímco ve skutečnosti předáváte stížnosti uklízeček na rajčatovou omáčku na koberci a krabice rozházené po podlaze. Něco jako „Před odchodem si ukliďte nepořádek“ oznamuje hlavní myšlenku memo.

Úvodní věty

V úvodních větách nebo odstavcích memo čtenáři sdělíte kontext problému, navrhovaný úkol nebo zadání a účel memo:

Kontext

Kontext, který popisujete, je událost, situace nebo pozadí problému nebo záležitosti, kterou řešíte. Zda to zabere větu nebo odstavec, bude záviset na složitosti situace. Kontext může začínat například takto:

Úklidová firma si stěžovala, že čištění našich podlah trvá příliš dlouho…

Buďte jasní a přímí a poskytněte jen tolik informací, kolik čtenáři potřebují.

Úkol

Vaše vyjádření úkolu nebo zadání popisuje, co děláte pro vyřešení problému, záležitosti nebo situace. Pokud vás čtenář požádal, abyste jednali, můžete říci:

Požádal jste mě, abych se podíval na…

Pokud chcete zaměstnancům předložit alternativy, které mají zvážit, můžete říci:

Musíme zvážit alternativy, které uspokojí úklidovou firmu, aniž by…

Účel

Vaše prohlášení o účelu vysvětluje, proč zprávu píšete, a vede ke zbytku. Musíte být přímí a vyhnout se snaze zlehčovat informace. Vaše prohlášení by mohlo začínat takto:

Tento memo popisuje mé chápání stížnosti úklidové firmy, navrhuje několik způsobů, jak těmto lidem vyhovět, a mé vlastní doporučení, jak problém vyřešit.

Pokud bude memo tak dlouhé, že přidání nadpisů oddílů usnadní sledování uspořádání informací, rozhodně tak učiňte.

Pokud je účelem memo přesvědčit čtenáře, že existuje skutečný problém, vyhněte se zabíhání do větších podrobností, než situace vyžaduje. Pokud zjistíte, že se vám nedaří úkol popsat, možná budete muset před psaním memo více přemýšlet. Pokud se rozhodnete memorandum rozdělit na segmenty, ujistěte se, že jsou v nich nejdůležitější body.

Shrnutí

Počkejte, až napíšete hlavní část memoranda, a napište shrnující část. Pokud má vaše memorandum jednu stranu nebo méně, nemusí být shrnutí nutné. Pokud jste se však zabývali několika důležitými otázkami nebo událostmi nebo je vaše analýza poměrně podrobná, je shrnující odstavec vhodný.

Pokud je memo krátkou zprávou o výzkumu, který jste provedli k danému problému nebo k projektu, je toto místo vhodné pro shrnutí metod a zdrojů, které jste dosud použili. Nezapomeňte však, že se jedná o shrnutí. Buďte struční a zbytečně neopakujte podrobné informace.

Odstavec(y) diskuse

Poté, co jste dostatečně popsali základní prezentaci svého tématu, je zde místo, kde vyložíte všechny podrobnosti – fakta, statistiky, hypotézy -, které podporují myšlenky, o nichž jste hovořili. V této části prokazujete svou schopnost tvůrčího a kritického myšlení při prezentaci svých myšlenek.

Začněte nejdůležitějšími nebo nejvíce vypovídajícími informacemi a postupujte od nejsilnějšího faktu k nejslabšímu (nebo, pokud uvádíte historické souvislosti, od nejstarších informací k nejnovějším).

Tyto odstavce jsou také místem, kde předkládáte svá doporučení, uznáváte doporučení ostatních a popisujete budoucí problémy, které by mohly nastat, a jak vaše návrhy zajistí, aby k takovým problémům prostě nedošlo.

Často pomáhá zařadit důležitá fakta nebo podrobnosti do číslovaných seznamů nebo seznamů s odrážkami, přičemž opět postupujte od nejsilnějšího bodu k nejslabšímu.

Váš závěr

Poté, co jste čtenářům poskytli všechny informace, které se vztahují k předmětu vašeho sdělení, použijte zdvořilý závěr, v němž popíšete opatření, která chcete, aby přijali, a poukážete na to, jak tato opatření všem prospějí. Tento jednoodstavcový závěr může začínat takto:

Můžeme si o mých doporučeních podrobněji promluvit na naší příští schůzce…

nebo

Pokud budete potřebovat další informace, rád vám….

Přílohy

Předložte veškerou dokumentaci nebo další informace, které budou vaši čtenáři potřebovat, aby sami dospěli k pochopení události, záležitosti nebo problému, který jste popsali, a tyto přílohy uveďte na konci.

Pokud například došlo k výměně dopisů týkajících se vašeho tématu, připojte jejich kopie (pokud tím neporušíte důvěrnost nebo pokud obsahují informace, které vaši čtenáři potřebují znát). Pokud jste vytvořili grafy faktů či statistik nebo diagramy, které ilustrují fyzikální vztahy, připojte je. Na takovýchto grafech, schématech nebo ilustracích se můžete také na vhodných místech svého memo objevit.

Nepřipojujte materiály, které se netýkají přímo předmětu memo.

.