Jakmile napíšete závěrečný odstavec formálního dopisu, můžete mít pocit, že jste hotovi a můžete přejít ke korektuře. Ale stejně jako existují pravidla, jak někoho oslovit ve formálním dopise, existují také pokyny, jak se podepsat.

Při ukončování formálního dopisu je důležité vyjádřit osobě, která dopis přijímá, patřičnou úctu. Například pro neznámého příjemce byste použili jiný, konzervativnější komplimentární závěr než pro obchodního partnera, kterého dobře znáte. Váš závěr a podpis by měly být stejně profesionální jako zbytek dopisu nebo e-mailové zprávy.

Použití komplimentárního závěru

Komplimentární závěr, známý také jako komplimentary closing, je výraz vložený před váš podpis v e-mailové zprávě nebo formálním dopise.

Ačkoli se může zdát poněkud staromódní, používání komplimentárního závěru se stále považuje za důležité při psaní formální obchodní korespondence. Při psaní motivačního dopisu nebo e-mailu o zaměstnání nebo jakéhokoli typu obchodního dopisu je vhodné použít komplimentární závěr. Ujistěte se však, že jste zvolili takový, který je spíše profesionální než neformální.

Příklady uzavření formálního dopisu

Všechny následující možnosti jsou vhodnými způsoby, jak uzavřít formální dopis:

• S pozdravem
• S pozdravem
• S přáním všeho nejlepšího
• S pozdravem
• S pozdravem
• S úctou
• S pozdravem
• S úctou
• S úctou Váš
• s pozdravem
• s pozdravem Váš
• Děkuji Vám
• s úctou
• s pozdravem Váš
• s úctou Váš
• s pozdravem Váš
• s pozdravem Váš
• Srdečně
• Srdečně Váš
• S uznáním
• S vděčností
• S úctou
• S upřímným uznáním
• S upřímným poděkováním

Jak vybrat nejlepší komplementární závěr

Všechny výše uvedené možnosti jsou vhodné pro použití v obchodní korespondenci.

Omezte například možnosti, které jsou určitou formou poděkování (jako „S uznáním“ a „S vděčností“), na případy, kdy žádáte o laskavost nebo vyjadřujete uznání.

„S pozdravem“, „S pozdravem“, „Srdečně“ a variace na tyto uzávěry můžete považovat za malé černé šaty komplimentových uzávěrů. Výběrem jedné z těchto možností neuděláte chybu – jsou vždy vhodné.

Mějte na paměti, že pokud píšete někomu z ozbrojených složek, je v armádě zvykem používat komplimentární uzávěrku „S velkou úctou“ nebo její zkratku „V/R“.

Vyvarujte se přílišné neformálnosti

Nepíšete si s přítelem nebo neposíláte poděkování příbuznému. Nepoužívejte neformální podpisy jako „S láskou“, „Na zdraví“, „Později“, „Čau“ nebo „Vždycky“. Tyto možnosti neodpovídají formálnosti vašeho dopisu. Udržujte profesionální tón korespondence od pozdravu přes obsah až po podpis.

Jak naformátovat závěr a připojit podpis

Vždy nezapomeňte navázat na závěr čárkou, jako v příkladech níže. Vaše napsané jméno bude následovat až za komplementární uzávěrkou. Pokud posíláte dopis v tištěné podobě, ponechte mezi uzávěrkou a vaším strojopisným jménem čtyři řádky mezery. Po vytištění dopisu tak budete mít dostatek místa, abyste se mohli podepsat modrým nebo černým inkoustem mezi komplementární uzávěrkou a vaším napsaným jménem.

Pod své jméno můžete napsat svůj titul a také telefon a e-mailovou adresu. V e-mailech můžete zahrnout část e-mailového podpisu s kontaktními údaji.

Příklady podpisu dopisů a e-mailů

Další pokyny pro psaní formálního dopisu

Pokud si stále nejste jisti, co by měl (nebo neměl) formální obchodní dopis obsahovat, mějte na paměti tyto klíčové rady:

• Formátujte obchodní dopis tak, aby byl čitelnější: Ponechte 1palcové okraje a dvojnásobnou mezeru mezi odstavci. Zvolte standardní písmo, například Times New Roman nebo Arial, a velikost písma 12.
• Buďte struční: Vyhněte se velkým blokům textu a pište v krátkých, jednoduchých větách a odstavcích.
• Projděte si vzorové obchodní dopisy:
• Před odesláním si zkontrolujte několik příkladů obchodních dopisů a nezapomeňte své sdělení přizpůsobit: Po dokončení psaní dopisu jej samozřejmě vždy zkontrolujte, zda neobsahuje pravopisné, gramatické a interpunkční chyby. Aby váš dopis udělal dobrý dojem, musí být bezchybně sestaven.

.