Pokud jste někdy byli požádáni o zachování tajemství, pak již chápete základní koncept dohod o mlčenlivosti.

Dohoda o mlčenlivosti neboli „NDA“ vytváří důvěrný vztah mezi osobou nebo podnikem, který má důvěrné informace nebo obchodní tajemství, a osobou, která má k těmto informacím přístup. Dohoda NDA chrání tato obchodní tajemství tím, že omezuje způsob, jakým mohou být použita nebo zveřejněna.

Termín „obchodní tajemství“ zní velmi high-tech a ve skutečnosti technologické společnosti často obchodní tajemství mají. Důvěrné informace však mohou být jakéhokoli druhu, které chce podnik udržet v tajnosti, aby mohl využívat ekonomickou výhodu oproti svým konkurentům. Může se jednat o seznamy zákazníků, plány expanze, informace o nově vyvíjených produktech, informace o probíhajících soudních sporech nebo údaje o klientech či zákaznících společnosti.

Někdy strany podepíší vzájemnou dohodu o mlčenlivosti, v níž se zaváží, že o sobě nebudou zveřejňovat důvěrné informace. Vzájemná dohoda o mlčenlivosti je užitečná, pokud si dva podniky potřebují vyměňovat informace, například když uvažují o fúzi nebo společném podnikatelském záměru.

Co obsahuje dohoda o mlčenlivosti?

Standardní dohoda o mlčenlivosti nebo dohoda o zachování důvěrnosti obsahuje:

• Definici informací, které jsou považovány za důvěrné.
• Popis všech informací, které jsou z důvěrnosti vyloučeny. Například důvěrné informace mohou být obvykle zveřejněny, pokud jsou vyžadovány pro právní nebo účetní účely, a informace obvykle nejsou považovány za důvěrné, pokud již byly zveřejněny.
• Popis povinností přijímající strany. Kromě zachování důvěrnosti informací může být přijímající strana povinna zničit nebo vrátit důvěrné informace, jakmile s nimi skončí.
• Časové lhůty. Dohoda o mlčenlivosti může omezit dobu, po kterou jsou informace považovány za důvěrné.
• Různé podmínky. Stejně jako většina smluv může NDA na konci obsahovat standardní smluvní podmínky, včetně podmínek týkajících se změn, volby práva, volby místa konání, rozhodčího řízení a odměn advokátů.

Smlouva o mlčenlivosti může být samostatným dokumentem nebo mohou být doložky o mlčenlivosti součástí jiného dokumentu, jako je pracovní smlouva, smlouva s nezávislým dodavatelem nebo smlouva, která zakládá obchodní vztah.

Jaké jsou některé způsoby použití smluv o mlčenlivosti?

Smlouvy o mlčenlivosti jsou stále běžnější. Zde je několik běžných způsobů, jak se objevují:

• Smlouvy o zachování mlčenlivosti zaměstnanců. Pokud se vaše firma zabývá citlivými informacemi, vynálezy, výzkumem nebo vývojem produktů, budete chtít zajistit, aby vaši zaměstnanci neprozradili informace o firmě cizím osobám. I když máte jen běžné obchodní informace, jako jsou údaje o prodeji a seznamy zákazníků, může smlouva o mlčenlivosti zaměstnanců pomoci udržet tajné informace mimo dosah konkurence.
• Smlouvy o nezávislých dodavatelích. Ať už je to váš virtuální asistent, účetní na částečný úvazek nebo osoba, kterou jste si najali na pomoc se speciálním projektem, nezávislí dodavatelé mají často přístup k informacím, které nechcete zveřejnit.
• Smlouvy s lidmi, od kterých žádáte finanční prostředky. Pokud oslovíte investory rizikového kapitálu nebo místní investory, budete muset prozradit informace o svých produktech, financích a plánech. NDA může pomoci zajistit, aby vaše nápady nesdělili konkurenčnímu startupu.
• Smlouvy s lidmi, se kterými obchodujete. Lékaři a právníci jsou povinni zachovávat důvěrnost informací o svých pacientech a klientech, ale to neplatí pro většinu ostatních podnikatelů. Pokud lidé, se kterými obchodujete, dostávají vaše důvěrné informace nebo k nim mají přístup, můžete po nich chtít, aby podepsali dohodu NDA. Příkladem může být společnost, kterou si najmete na výrobu vašeho nového výrobku, a úklidová služba, jejíž pracovníci jsou v noci sami ve vaší kanceláři.
• Smlouvy v soudním nebo rozhodčím řízení. Když jsou dvě strany ve sporu, existuje formální postup pro výměnu informací. Strany po sobě běžně požadují podepsání dohod o mlčenlivosti, které zakazují zveřejnění nebo použití informací mimo soudní spor.

Co dělat, když jste požádáni o podepsání formuláře NDA

V průběhu podnikání nebo zaměstnání je pravděpodobné, že budete požádáni, abyste podepsali něčí dohodu o mlčenlivosti. Nezapomeňte, že dohody o mlčenlivosti mohou být obsaženy v jiných dokumentech, takže byste měli hledat nadpisy jako „Důvěrnost“, „Důvěrné informace“ nebo „Nezveřejňování informací“

Měli byste začít tím, že si dohodu přečtete. Většina NDA je připravena podle nějaké šablony nebo formuláře NDA a může být dlouhá a obsahovat věci, které se na vaši situaci zdánlivě nevztahují. Po jejím přečtení si položte otázku, zda z ní vyplývají nějaké povinnosti, které budete mít problém splnit. Pokud ano, proberte je s osobou, která vás požádala o podpis NDA, a zjistěte, zda můžete podmínky znovu projednat.

Pokud máte důvěrné informace, dejte si pozor na prohlášení o mlčenlivosti, které může vypadat jako NDA, ale má přesně opačný účinek. Tento druh doložky obvykle říká, že dohoda nezakládá důvěrný vztah nebo nezakládá povinnost mlčenlivosti nebo důvěrnosti. To znamená, že druhá strana nemá žádnou povinnost zachovávat mlčenlivost o vašich důvěrných informacích.

Ať už ji sepíšete od začátku, nebo použijete formulář smlouvy o mlčenlivosti, NDA je skvělý způsob, jak ochránit citlivé obchodní informace před zveřejněním dříve, než budete připraveni. Pokud běžně dostáváte důvěrné informace od jiných osob, pravděpodobně budete požádáni, abyste podepsali i jejich NDA. Jen se ujistěte, že jste si je nejprve přečetli a rozumíte svým povinnostem.